Kiedy wydatki na poczęstunek będą kosztem

Możliwość zaliczenia określonej kategorii wydatku do kosztów uzyskania przychodów spędza sen z powiek wielu przedsiębiorcom oraz służbom finansowo-księgowym, które na co dzień identyfikują transakcje pod względem prawidłowego ujęcia w ewidencji podatkowej. Przykładem mogą być wydatki na zakup usług gastronomicznych konsumowanych podczas organizowanych spotkań wewnętrznych, w których uczestniczą pracownicy bądź też sami kontrahenci. Trudno dziś sobie wyobrazić przedsiębiorcę kontaktującego się z klientem wyłącznie telefonicznie czy też poprzez e-mail. Względy marketingowe wręcz wymagają, aby relacje nie były anonimowe. Niejednokrotnie też złożoność transakcji przesądza o konieczności bezpośredniego spotkania. Dlatego też przedsiębiorcy organizują spotkania, na których ustalane są warunki sprzedaży, przedstawiana jest aktualna oferta handlowa czy też negocjowane są postanowienia zawieranych umów.

Spotkania takie mogą mieć miejsce w siedzibie przedsiębiorcy (jeśli posiada ku temu odpowiednie warunki), a także w restauracji, np. ze względu na łatwiejszy dojazd klientów bądź dlatego, że przedsiębiorca zawiera transakcje w miejscowości poza swoją siedzibą. W ich trakcie klienci częstowani są napojami, słodyczami, a w restauracji często obiadem bądź kolacją. Słusznie zatem wydawać by się mogło, że wymagają tego zasady dobrego wychowania, jak również logika, zważywszy, że takie spotkania mają przede wszystkim charakter biznesowy. Wyraźnie widać zatem ich związek z przychodem. Zostały one bowiem poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zabezpieczenia ich źródła i nie są wydatkami na reprezentację. Trudno tutaj mówić o wystawności, zwłaszcza gdy klient częstowany jest symboliczną kawą i kruchym ciastem. Zatem wydatki te powinny być zaliczone do kosztów zgodnie z ogólną zasadą określoną w art. 15 ust. 1 ustawy o CIT.

Organy podatkowe i sądy stały na stanowisku, że z katalogu kosztów należało wyłączyć wszelkie wydatki na zakup usług gastronomicznych konsumowanych podczas spotkań z klientami. Trudno się jednak zgodzić, że wydatki na drobny poczęstunek mają charakter okazałości i wytworności, co zdaniem fiskusa przesądza o ich wyłączeniu z kosztów (przykładowo Izba Skarbowa w Olsztynie z 30 lipca 2007, nr PBP/4218-005-5/07).

Również sądy zwróciły na to uwagę. WSA w Łodzi w jednym z wyroków z 27 listopada 2008 r. (sygn. akt I SA/Łd 1112/08), opowiedział się za możliwością zaliczania do kosztów wydatków na zakup kawy oraz usługi gastronomiczno-hotelowej, gdy wydatki związane są z organizacją spotkania biznesowego. Jego zdaniem decydujące znaczenie dla stwierdzenia, czy wydatki mogą być kwalifikowane jako koszty reprezentacji, ma charakter spotkania. W związku z tym niektóre z wydatków ponoszonych na zakup artykułów spożywczych czy usług gastronomicznych nie powinny być rozpatrywane jako wydatki o charakterze reprezentacyjnym, lecz jako zwykle koszty związane z prowadzeniem działalności i powinny być zaliczane do kosztów.

Podobnie wypowiedział się WSA w Warszawie w wyroku z 21 stycznia 2009 r. (sygn. akt III SA/Wa 1597/08), w którym wyraził pogląd, że aby dany wydatek mógł być uznany za reprezentacyjny, konieczne jest to, aby głównym celem działania podatnika było zaprezentowanie jego wystawności, okazałości, wysokiego standardu. Sąd zauważył więc, że bez okazałości i wystawności nie może być mowy o reprezentacji.

Z czasem również fiskus zmienił stanowisko, argumentując, że wydatki z tytułu zakupu kawy, herbaty, soków, wody mineralnej, słodyczy oraz usługi z firmy cateringowej, które nie noszą znamion reprezentacji, są zwyczajowo przyjęte i nie mają charakteru okazałości, mogą stanowić koszty (Izba Skarbowa w Warszawie z 30 października 2008 r., nr IPPB3/423-1220/08-2/MW).

Fiskus zdecydowanie podzielił w niej stanowisko podatnika, wskazując, że ponoszone wydatki nie wiążą się z okazałością, wytwornością, a zatem nie mają charakteru reprezentacyjnego. A zaproszenie kontrahenta na kawę, lunch czy obiad do restauracji nie jest działaniem o charakterze nadzwyczajnym. Ponadto jest to powszechnie spotykana praktyka. Posiłek spożywany w restauracji nie jest okazały ani wykwintny, bo powodem organizacji spotkania w restauracji nie jest chęć zaimponowania kontrahentowi okazałością czy wystawnością.

Mimo jednak tak stanowczej tezy nie wpłynęła ona znacząco na kolejne wydawane przez izby skarbowe opinie (np. z 15 marca 2010 r., również Izby Skarbowej w Warszawie, nr IPPB5/423-8/10-4/JC).

To prawda. W analizowanym wyroku w opisie stanu faktycznego przedsiębiorca wskazał na organizowane szkolenia wewnętrzne z udziałem prelegentów zewnętrznych, wewnętrznych, a także spotkania biznesowe w ramach firmy, bez udziału kontrahentów, podsumowujące działania zakładu lub dotyczące ustalania planów działania i założeń. W trakcie tych szkoleń (spotkań) podawany jest zwyczajowo skromny poczęstunek (m.in. kawa, herbata, woda mineralna, słodycze, gotowe posiłki itp.). Ponadto w zakładzie i poza siedzibą zakładu odbywają się spotkania biznesowe z kontrahentami mające na celu np. omówienie zasad wzajemnej współpracy, negocjowanie kontraktu, podczas których podawany jest zwyczajowo przyjęty skromny posiłek lub poczęstunek (m.in. kawa, herbata, woda mineralna, słodycze, gotowe posiłki itp.).

Spór dotyczył kosztów reprezentacji.

Zdaniem organu koszty związane z poczęstunkiem w trakcie spotkań odbywających się na terenie zakładu mogą zostać zaliczone w koszty uzyskania przychodów. Natomiast spotkania poza zakładem pracy, których cel jest ten sam, a odbywające się np. z konieczności w restauracji, są kosztami reprezentacji, mimo że w trakcie tego spotkania podawany jest drobny poczęstunek. A zatem przesłanką warunkującą uznanie za koszt prowadzonej działalności powinno być, zdaniem fiskusa, miejsce spotkania, a nie cel.

Z tą interpretacją trudno się zgodzić. Nie zgodził się z nią również sąd, uznając skargę za zasadną. Stwierdził, że to cel poniesienia kosztów i ich wystawny charakter decyduje o uznaniu wydatków za koszty reprezentacyjne. Jeśli zatem wyłącznym bądź dominującym celem ponoszonych kosztów jest właśnie wykreowanie takiego obrazu podatnika, to koszty te mają z pewnością charakter reprezentacyjny.

A zatem, co słusznie zauważył sąd, aby określone wydatki zostały uznane za reprezentacje, muszą wychodzić poza ustalone normy czy zwyczaje, mieć istotnie charakter wytworności i wystawności, a celem ich poniesienia musi być wyłącznie kreowanie wizerunku firmy. Trudno zaś mówić o wytworności w przypadku wydatków na drobny, tzw. zwyczajowy poczęstunek w trakcie spotkań biznesowych z klientami. Tym samym wskazał, że dokonana przez fiskus interpretacja, w której kryterium uznania lub odmowy jest miejsce poniesionych wydatków, jest nieprawidłowa ,zważywszy na prawa wolnego rynku. Absurdalne byłoby założenie, że wydatki gastronomiczne skonsumowane podczas spotkań w biurze można zaliczyć w koszty, w przeciwieństwie do analogicznych wydatków na posiłki i napoje w trakcje spotkań biznesowych z kontrahentami w restauracji, które tylko z powodu miejsca ich konsumowania nosiłyby znamiona reprezentacji, przez co nie mogłyby być zaliczone do kosztów.

@RY1@i02/2010/183/i02.2010.183.086.012a.001.jpg@RY2@

Hanna Kozłowska, doradca podatkowy w KDA Kancelaria Doradców i Audytorów Spółka Doradztwa Podatkowego

notowała Ewa Matyszewska