Wynajem mieszkań dla pracowników

Przy omawianiu skutków wynajmu mieszkań lub kwater dla pracowników zasadnicze znaczenie będzie miała możliwość rozliczania tych wydatków w kosztach uzyskania przychodów firmy. Przedsiębiorcy będą mieli taką możliwość.

Z drugiej strony powstaje wątpliwość, czy wartość czynszu opłacanego przez firmę za pracownika nie będzie jego przychodem ze stosunku pracy. Nie będzie, w granicach ustawowego limitu, czyli do wysokości nieprzekraczającej miesięcznie 500 zł.

Kosztami uzyskania przychodów są wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT i art. 23 ust. 1 ustawy o PIT.

Podatnik ma więc możliwość odliczenia dla celów podatkowych wszelkich wydatków, pod tym jednak warunkiem, że wykaże ich związek z prowadzoną działalnością gospodarczą, a ich poniesienie ma lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętego przychodu.

Aby więc wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, wydatek ten musi spełnić następujące warunki:

● został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika,

● jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,

● pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

● został poniesiony w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,

● został właściwie udokumentowany,

● nie może znajdować się w grupie wydatków, których nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Zatem za koszty uzyskania przychodów należy uznać wszelkie wydatki - po wyłączeniu zastrzeżonych w ustawie, tj. wymienionych w negatywnym katalogu wydatków nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów - o ile pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z przychodami. Mowa tu o kosztach bezpośrednio i pośrednio związanych z uzyskiwanym przychodem oraz o kosztach dotyczących całokształtu działalności podatnika, czyli związanych z funkcjonowaniem firmy.

Zastanówmy się nad rozliczeniem w kosztach np. wydatków poniesionych na wynajem mieszkania dla prezesa spółki, który jest jej pracownikiem, ale nie udziałowcem. Prezes ma stałe miejsce zamieszkania w Niemczech. W związku z tym spółka wynajmuje dla niego mieszkanie i ponosi koszty tego wynajmu (opłaty za czynsz i media).

Po pierwsze musimy pamiętać o negatywnym katalogu wydatków nie uznawanych za koszty uzyskania przychodów w ustawie o CIT. Są to:

● wydatki związane z dokonywaniem jednostronnych świadczeń na rzecz udziałowców (akcjonariuszy) lub członków spółdzielni niebędących pracownikami w rozumieniu odrębnych przepisów, z tym że wydatki ponoszone na rzecz członków rolniczych spółdzielni produkcyjnych i innych spółdzielni zajmujących się produkcją rolną są kosztem uzyskania przychodów w części dotyczącej działalności objętej obowiązkiem podatkowym w zakresie podatku dochodowego,

● wydatki na rzecz osób wchodzących w skład rad nadzorczych, komisji rewizyjnych lub organów stanowiących osób prawnych, z wyjątkiem wynagrodzeń wypłacanych z tytułu pełnionych funkcji.

Po drugie musimy sobie przypomnieć definicję "pracownika". Przepisy mówią, że jest to osoba zatrudniona na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania lub spółdzielczej umowy o pracę.

Tak więc zaprezentowane w przykładzie wydatki stanowią koszty uzyskania przychodów po spełnieniu unormowania zawartego w art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Prawidłowe zaliczenie wydatku do kosztów uzyskania przychodów uwarunkowane jest nie tylko wykazaniem jego celowości i związku z przychodem, ale także prawidłowym udokumentowaniem. Zatem to na podatniku ciąży obowiązek odpowiedniego udokumentowania ponoszonych wydatków oraz wykazania, że wydatek ten jest uzasadniony z punktu widzenia prowadzonej działalności gospodarczej.

Teraz przeanalizujmy inną sytuację. Klub sportowy, który zatrudnia na umowę-zlecenie zawodniczkę, zobowiązuje się do wynajęcia mieszkania i pokrycia kosztów lokalu mieszkalnego oraz pokrycia czesnego za studia, choć kierunek nie jest związany z wykonywaną pracą. Celem statutowym klubu jest organizowanie i prowadzenie szkolenia sportowego w piłce ręcznej kobiet we wszystkich kategoriach wiekowych oraz działalność na rzecz popularyzacji dyscypliny sportu wśród mieszkańców miasta, a w szczególności dzieci i młodzieży.

Zgodnie z art. 17 ust. 1 pkt 4 ustawy o CIT wolne od podatku są dochody podatników, których celem statutowym jest między innymi działalność w zakresie kultury fizycznej i sportu - w części przeznaczonej na te cele.

Skoro przy kwalifikowaniu poniesionych wydatków do kosztów uzyskania przychodów należy brać pod uwagę przeznaczenie wydatku i jego związek z uzyskiwanym przychodem, to jeżeli podatnik uzyskuje dochody zwolnione od podatku dochodowego w związku z prowadzeniem określonej działalności statutowej - tak jak ma to miejsce w przypadku klubu sportowego - wszelkie wydatki powinny być analizowane pod kątem możliwości zaliczenia ich do kosztów uzyskania przychodów jako wydatków związanych z realizacją tych celów statutowych.

Skoro celem statutowym klubu jest organizowanie i prowadzenie szkolenia sportowego w piłce ręcznej kobiet we wszystkich kategoriach wiekowych, wydatki te mogą stanowić koszty uzyskania przychodów pod warunkiem wskazania związku tych wydatków z prowadzoną działalnością statutową klubu. Jeżeli zatem wydatki te są niezbędne do pozyskania kluczowego zawodnika (mającego duży wpływ na osiągnięcia zespołu), to będą miały one pośredni związek z realizacją celów statutowych klubu, a w konsekwencji stanowić mogą koszty uzyskania przychodów.

Pamiętać należy jednak, że prawidłowe zaliczenie wydatku do kosztów uzyskania przychodów uwarunkowane jest wykazaniem przez podatnika jego celowości i związku z przychodem oraz prawidłowym udokumentowaniem. To na podatniku bowiem ciąży obowiązek wykazania związku poniesionego wydatku z przychodem, bo to on wywodzi skutki prawne w postaci zmniejszenia obciążenia podatkowego.

Wydatki zaliczane do kosztów uzyskania przychodów muszą być odpowiednio udokumentowane. Sposób sporządzania dokumentów będzie zależał od tego, od kogo firma wynajmuje mieszkania - od osoby fizycznej (prywatnej) czy firmy. Osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej na żądanie firmy (wynajmującej mieszkanie pracownikom) wystawią rachunek. Z kolei jeśli spółka będzie wynajmować mieszkania lub kwatery pracownikom od innej firmy, w grę będzie wchodziło wystawienie rachunków lub faktur VAT (gdy firma będzie podatnikiem VAT).

Spółka może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wydatki związane z wynajmem mieszkania dla prezesa zarządu pod warunkiem spełnienia ogólnych przesłanek dotyczących kosztów uzyskania przychodów i ich właściwego udokumentowania

Do przychodów ze stosunku pracy zalicza się każde świadczenie, które zostało wypłacone w związku z faktem pozostawania w stosunku pracy z pracodawcą. Do przychodów ze stosunku pracy zalicza się otrzymane przez pracownika pieniądze, wartość pieniężną świadczeń w naturze, świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Skierowanie oferty zajęć bądź imprez integracyjnych do pracowników umożliwia ustalenie dokładnej liczby osób w nich uczestniczących, co przy znanej kwocie odpłatności za całość świadczonych usług skutkuje określeniem wartości nieodpłatnych świadczeń i przyporządkowaniem ich poszczególnym pracownikom. Nieistotne jest przy tym, ile razy dana osoba korzystała z opisanych zajęć czy też spotkań, gdyż koszty zakupu tych usług ponoszone są niezależnie od tego, czy pracownik skorzystał z nich w pełnym zakresie, czy też nie. Tym samym przychód u pracownika rozpoznawany jest ze względu na samą możliwość uczestnictwa w zajęciach sportowych czy w imprezie integracyjnej, a nie ze względu na fakt skorzystania z określonych usług bądź nie. Przy czym sfinansowane ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych świadczenia rzeczowe oraz otrzymane przez pracownika w tym zakresie świadczenia pieniężne korzystają ze zwolnienia, o którym mowa w art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym 380 zł pod warunkiem że spełniają wszystkie warunki wymienione w tym przepisie. Natomiast wartość świadczeń sfinansowanych ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, które nie korzystają z przedmiotowego zwolnienia, firma ma obowiązek doliczyć do wynagrodzenia wypłaconego w danym miesiącu i od łącznej wartości obliczyć, pobrać i odprowadzić zaliczkę na podatek.

Tak. Usługa objęcia opieką medyczną finansowana pracownikom przez pracodawcę jest powszechna na polskim rynku i odpłatność z tego tytułu wynika z faktu objęcia opieką medyczną, a nie z faktu korzystania z konkretnych świadczeń. Tego typu umowy polegają z jednej strony na przekazaniu świadczenia pieniężnego, a z drugiej na przyrzeczeniu zapewnienia opieki medycznej w razie takiej potrzeby. W związku z tym pracownik, gdyby nie otrzymał przedmiotowego świadczenia od spółki, mógłby indywidualnie zawrzeć taką umowę, ponosząc z tego tytułu wydatek.

W przypadku pakietów medycznych oferowanych pracownikom przez pracodawców nie ma trudności z indywidualizacją świadczenia. W momencie wykupu tych usług znana jest zarówno globalna kwota przypadająca do zapłaty, jak i liczba pracowników, dla których wykupiono świadczenie. W tej sytuacji ustalenie przychodu u poszczególnych pracowników jest sprawą oczywistą nawet wtedy, gdy umowa nie określa jednostkowej ceny pakietu medycznego.

Spółka powinna ustalić wartość nieodpłatnego świadczenia dla każdego pracownika bez względu na to, który z nich weźmie udział w spotkaniu.

Możliwość wzięcia udziału w imprezie integracyjnej zorganizowanej przez pracodawcę prowadzi do powstania u pracownika przychodu podlegającego opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych, a w konsekwencji spółka powinna zwiększać przychody pracowników z tytułu umowy o pracę. Przychód pracowników powinien być ustalany poprzez podzielenie łącznej ceny zakupu danej imprezy integracyjnej przez liczbę zaproszonych na nią pracowników.

Ewa Matyszewska

ewa.matyszewska@infor.pl

Ustawa z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2010 r. nr 51, poz. 307 z późn. zm.).

Ustawa z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2000 r. nr 54, poz. 654 z późn. zm.).