Firma zaliczy do kosztów ponadlimitowe wydatki

Pracownik naszej firmy w rozliczeniu delegacji zagranicznej przedstawił bilety dokumentujące dojazd na spotkanie służbowe oraz rachunek za usługi taksi. Suma udokumentowanych wydatków przekroczyła jednak ryczałt. Czy do kosztów uzyskania przychodów firma może zaliczyć pełną wysokość wydatków zwróconych pracownikowi?

ekspert w ECDDP sp. z o.o.

Wyjazdy zagraniczne łączą się z koniecznością przejazdów do miejsc, w których pracownik wykonuje zadanie służbowe, np. negocjacje handlowe z partnerem zagranicznym, z przejazdami z dworca (lotniska) do hotelu. Dlatego też, pracownikowi zapewniono rekompensatę wydatków związanych z przejazdami i dojazdami w trakcie zagranicznej podróży służbowej. Zgodnie z par. 10 ust. 2 rozporządzenia w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz.U. nr 236, poz. 1991 z późn. zm.) przysługuje mu ryczałt w wysokości 10 proc. diety za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej. Będą nimi autobusy, tramwaje, metro, a także wszelkie inne formy transportu na terenie miejscowości, w tym taksówki.

Przedmiotowe koszty dojazdów i przejazdów pracownika firmy, w trakcie odbywania podróży służbowych, dotyczą działalności gospodarczej prowadzonej przez tę firmę. Są one w sposób pośredni związane z jej przychodami, mogą zatem stanowić w całości koszty uzyskania przychodów, na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, o ile zostaną prawidłowo udokumentowane. Firma może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wszystkie faktycznie poniesione wydatki, związane z wyjazdem służbowym pracowników, jeżeli ich poniesienie ma lub może mieć wpływ na osiągnięcie przychodu, a także o ile nie są one wyszczególnione jako niestanowiące takich kosztów.

Bez znaczenia pozostaje to, że cytowane wyżej rozporządzenie przyznaje pracownikom ryczałt w limitowanej wysokości 10 proc. diety za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej. Taką kwalifikację potwierdza np. dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu w interpretacji z 20 stycznia 2009 r. (nr ILPB3/423-705/08-5/KS). Stwierdza w niej, że w ciężar kosztów uzyskania przychodów firma może zaliczyć kwotę zwróconych kosztów dojazdu pracownika, np. z lotniska do hotelu, w wysokości przekraczającej ryczałt, jaki przysługiwałby mu na podstawie ww. rozporządzenia, przy spełnieniu warunków, iż przedmiotowe koszty są potwierdzone dokumentami (rachunkami).

EC

Podstawa prawna

Ustawa z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2011 r. nr 74, poz. 397 z późn. zm.).