Wydatki poniesione na windykację mogą pomniejszyć przychód

Realia prowadzenia działalności gospodarczej to również konieczność dochodzenia swoich należności. Zmagania z nierzetelnymi kontrahentami często wymagają skorzystania z usług wyspecjalizowanych firm windykacyjnych. Usługa taka jednak kosztuje. Kwestią istotną dla przedsiębiorcy jest możliwość uznania poniesionych wydatków na windykację należności do kosztów uzyskania przychodów. Na gruncie obowiązujących przepisów ustaw o podatkach dochodowych dopuszczalność zaliczenia wynagrodzenia firmy windykacyjnej do kosztów uzyskania przychodów nie powinno budzić wątpliwości. Niezależnie od tego, w jaki sposób prowadzona jest windykacja należności, tzn. bez względu na to, czy działania windykacyjne prowadzone są przez samego wierzyciela czy też przez wynajętą przez niego firmę profesjonalnie świadczącą tego rodzaju usługi, wydatki ponoszone na czynności zmierzające do uzyskania od dłużnika należnej kwoty zasadniczo zaliczane są do podatkowych kosztów uzyskania przychodów wierzyciela. Ważne jest jednak, aby spełnione przy tym były pewne warunki.

Punktem wyjścia są generalne zasady uwzględniania wydatków w kosztach podatkowych, uregulowane w art. 22 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz art. 15 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. Przepisy te stanowią, że kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wprost nieuznawanych przez ustawodawcę za koszty uzyskania przychodu, które zostały określone w art. 23 ustawy o PIT oraz art. 16 ustawy o CIT.

Wydatki związane z korzystaniem z usług firmy windykacyjnej nie zostały wymienione w katalogu wydatków nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów. Oznacza to, że aby mogły one pomniejszyć przychód przedsiębiorcy, powinny spełniać ogólne wymogi warunkujące ich zaliczenie do kosztów podatkowych. Jeżeli działania podatnika zmierzające do odzyskania należności mają związek z prowadzoną działalnością gospodarczą i osiąganymi przychodami, a poniesienie wydatku na wynagrodzenie firmy zajmującej się egzekucją długu jest uzasadnione i właściwie udokumentowane, to przedsiębiorca może taki wydatek zaliczyć do kosztów. Pogląd taki wyraziło również Ministerstwo Finansów w wyjaśnieniu z 11 marca 2004 r. (znak: PB3-530/8214-56/HR/04). Ministerstwo potwierdziło w tym zakresie stanowisko Naczelnego Sądu Administracyjnego zawarte w wyroku z 15 października 1998 r. (sygn. I SA/Po 173/98).

Kwestią problematyczną może być właściwe dokumentowanie wydatków na windykację należności, a więc w sposób niebudzący podejrzliwości fiskusa. Wydatki na tego rodzaju usługi, które zaliczane są do usług niematerialnych, w praktyce mogą być kwestionowane przez organy podatkowe jako niezwiązane z osiągnięciem przychodu przez podatnika, szczególnie gdy brak jest wymiernych efektów tych usług. Podatnik, który dokonał zmniejszenia podstawy opodatkowania w podatku dochodowym o koszty usług niematerialnych, powinien mieć dowody faktycznego ich poniesienia i wykonania. Przy braku dowodów świadczących o tym, że usługa rzeczywiście została wykonana, organy podatkowe mogą zarzucić fikcyjność dokonanej transakcji. Problem pojawia się, jeżeli tego rodzaju nakłady dokumentowane są jedynie fakturami, brak jest natomiast umów, z których wyraźnie wynika zakres świadczonych usług. Jeżeli na podstawie faktur nie można ustalić szczegółowego zakresu wykonywanych usług, ich celowości oraz nie można definitywnie potwierdzić faktu wykonania usługi, organ podatkowy może odwołać się np. do zawartej umowy, wyjaśnień podatnika czy też osób wykonujących usługi.

Pewnie może czuć się podatnik, który posiada zawartą w formie pisemnej umowę o współpracy z firmą windykacyjną, szczegółowo regulującą wzajemne relacje pomiędzy stronami, przedmiot usług oraz warunki płatności. Istotne jest bowiem, aby z dokumentacji wynikało, że działania windykacyjne zostały faktycznie podjęte i że były prowadzone jedynie w celu wyegzekwowania należności oraz były one odpowiednie do okoliczności. Ma to znaczenie szczególnie wtedy, gdy podejmowane działania windykacyjne okazały się nie w pełni skuteczne.

Warto pamiętać, że do kosztów uzyskania przychodów nie można zaliczyć wierzytelności odpisanych jako nieściągalne. Ustawy o podatkach dochodowych zawierają jednak wyjątek w tym zakresie. Mianowicie, zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 25 ustawy o CIT oraz art. 23 ust. 1 pkt 20 ustawy o PIT, do kosztów można zaliczyć wierzytelności, które uprzednio zostały zarachowane jako przychody należne i których nieściągalność została udokumentowania (lub uprawdopodobniona w przypadku ustawy o PIT).

Za wierzytelności nieściągalne uważa się te wierzytelności, których nieściągalność została udokumentowana: postanowieniem o nieściągalności, uznanym przez wierzyciela jako odpowiadającym stanowi faktycznemu, wydanym przez właściwy organ postępowania egzekucyjnego albo protokołem sporządzonym przez podatnika, stwierdzającym, że przewidywane koszty procesowe i egzekucyjne związane z dochodzeniem wierzytelności byłyby równe albo wyższe od jej kwoty, albo postanowieniem sądu o:

● oddaleniu wniosku o ogłoszenie upadłości obejmującej likwidację majątku, gdy majątek niewypłacalnego dłużnika nie wystarcza na zaspokojenie kosztów postępowania lub

● umorzeniu postępowania upadłościowego obejmującego likwidację majątku, gdy zachodzi okoliczność wymieniona powyżej, lub

● ukończeniu postępowania upadłościowego obejmującego likwidację majątku.

Oznacza to, że przedsiębiorca, który posiada wierzytelność udokumentowaną jednym z powyższych sposobów, będzie mógł ją zaliczyć w koszty tylko przy spełnieniu warunku wcześniejszego zachowania jej jako przychodu należnego i uprawdopodobnienia nieściągalności zgodnie z ustawowymi wytycznymi.