Rozliczenie samochodu w 2009 roku

Eksploatacja samochodu w prowadzonej działalności gospodarczej wpływa zarówno na rozliczenia w podatku dochodowym (PIT), jak i w podatku od towarów i usług (VAT). W codziennej praktyce pojawia się wątpliwość, czy dla celów podatkowych wydatek ponoszony przez przedsiębiorcę na firmowe auto należy wpisywać w koszty podatkowe czy też w rozliczenia VAT.

Kwalifikacja podatkowa pojazdu używanego w działalności gospodarczej zależy od tego, czy jest to samochód osobowy czy ciężarowy. W przypadku zakupu samochodów ciężarowych oraz pojazdów specjalistycznych przedsiębiorca może skorzystać z pełnego odliczenia VAT naliczonego. Natomiast w przypadku zakup samochodu osobowego oraz innego pojazdu samochodowego o dopuszczalnej masie całkowitej nieprzekraczającej 3,5 tony może jedynie skorzystać z częściowego odliczenia VAT.

Takie rozróżnienie w eksploatacji samochodów dla celów podatkowych oraz ograniczenia przy używaniu samochodu osobowego powodują, że posiadanie i używanie w firmie samochodu ciężarowego z punktu widzenia podatkowego jest zawsze korzystniejsze dla przedsiębiorcy.

Przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych definiują samochód osobowy jako pojazd samochodowy o dopuszczalnej masie całkowitej nieprzekraczającej 3,5 tony, konstrukcyjnie przeznaczony do przewozu nie więcej niż 9 osób łącznie z kierowcą (art. 5a pkt 19 ustawy o PIT).

Za samochód ciężarowy uznany będzie na podstawie art. 5a pkt 19 lit. a)-d) ustawy o PIT również:

a) pojazd samochodowy mający jeden rząd siedzeń, który oddzielony jest od części przeznaczonej do przewozu ładunków ścianą lub trwałą przegrodą, klasyfikowany na podstawie przepisów prawa o ruchu drogowym do podrodzaju: wielozadaniowy, van,

b) pojazd samochodowy mający więcej niż jeden rząd siedzeń, które oddzielone są od części przeznaczonej do przewozu ładunków ścianą lub trwałą przegrodą i u którego długość części przeznaczonej do przewozu ładunków, mierzona po podłodze od najdalej wysuniętego punktu podłogi pozwalającego postawić pionową ścianę lub trwałą przegrodę pomiędzy podłogą a sufitem do tylnej krawędzi podłogi, przekracza 50 proc. długości pojazdu; dla obliczenia proporcji, o której mowa w zdaniu poprzednim, długość pojazdu stanowi odległość pomiędzy dolną krawędzią przedniej szyby pojazdu a tylną krawędzią podłogi części pojazdu przeznaczonej do przewozu ładunków, mierzona w linii poziomej wzdłuż pojazdu pomiędzy dolną krawędzią przedniej szyby pojazdu a punktem wyprowadzonym w pionie od tylnej krawędzi podłogi części pojazdu przeznaczonej do przewozu ładunków,

c) pojazd samochodowy, który ma otwartą część przeznaczoną do przewozu ładunków,

d) pojazd samochodowy, który posiada kabinę kierowcy i nadwozie przeznaczone do przewozu ładunków jako konstrukcyjnie oddzielne elementy pojazdu,

e) pojazd samochodowy będący pojazdem specjalnym w rozumieniu przepisów prawa o ruchu drogowym o przeznaczeniach wymienionych w załączniku nr 9 do ustawy o VAT.

W przypadku pojazdów samochodowych o dopuszczalnej masie całkowitej nieprzekraczającej 3,5 tony spełnienie wymagań określonych w art. 5a pkt 19 lit. a)-d) ustawy o PIT, pozwalających na niezaliczenie danego pojazdu samochodowego do samochodów osobowych, stwierdza się na podstawie dodatkowego badania technicznego. Badanie musi być przeprowadzone przez okręgową stację kontroli pojazdów i potwierdzone zaświadczeniem wydanym przez tę stację, a w dowodzie rejestracyjnym pojazdu powinna być właściwa adnotacja o spełnieniu wspomnianych wymagań.

Nie jest natomiast wymagane przeprowadzanie dodatkowego badania technicznego w przypadku samochodów będących pojazdami specjalnymi w rozumieniu przepisów prawa o ruchu drogowym o przeznaczeniach wymienionych w załączniku nr 9 do ustawy o VAT. Są to pojazdy samochodowe o następującym przeznaczeniu: agregat elektryczny/spawalniczy; bankowóz; do prac wiertniczych; koparka, koparkospycharka; ładowarka; do oczyszczania dróg; podnośnik do prac konserwacyjno-montażowych; pomoc drogowa; do zimowego utrzymania dróg; żuraw samochodowy; pogrzebowy. Pojazdy te powinny spełniać warunki i wymagania techniczne określone dla przeznaczeń tych pojazdów, zawarte w odrębnych przepisach.

Przepisy ustawy o PIT wprowadzają istotne ograniczenia przy kwalifikacji wydatków poniesionych na eksploatację samochodu w koszty uzyskania przychodu. Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o PIT kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.

Jeden z tych wyjątków - określony w art. 23 ust. 1 pkt 4 ustawy, stanowi, że nie zalicza się do kosztów odpisów z tytułu zużycia samochodu osobowego, dokonywanych według zasad określonych w art. 22a-22o ustawy, w części ustalonej od wartości samochodu przewyższającej równowartość 20 tys. euro przeliczonej na złote według kursu średniego euro ogłaszanego przez NBP z dnia przekazania samochodu do używania.

Kosztem podatkowym nie będą też kwoty składek na ubezpieczenie samochodu osobowego w wysokości przekraczającej ich część ustaloną w takiej proporcji, w jakiej pozostaje równowartość 20 tys. euro, przeliczona na złote według kursu sprzedaży walut obcych ogłaszanego przez NBP z dnia zawarcia umowy ubezpieczenia w wartości samochodu przyjętej dla celów ubezpieczenia (art. 23 ust. 1 pkt 47). Odliczeniu od przychodu nie podlegają też straty powstałe w wyniku utraty lub likwidacji samochodów oraz koszty ich remontów powypadkowych, jeżeli samochody nie były objęte ubezpieczeniem dobrowolnym (art. 23 ust. 1 pkt 48).

Zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 36 za koszt nie uznaje się też wydatków ponoszonych na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów na potrzeby wykonywanej działalności:

a) w celu odbycia podróży służbowej (jazdy zamiejscowe) w wysokości przekraczającej kwotę ustaloną przy zastosowaniu stawek za jeden kilometr przebiegu pojazdu,

b) w jazdach lokalnych - w wysokości przekraczającej wysokość miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo w wysokości przekraczającej stawki za jeden kilometr przebiegu pojazdu, określonych w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra.

Kosztem nie będą też wydatki zaliczone do kosztów uzyskania przychodów z tytułu używania niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych samochodu osobowego, w tym także stanowiącego własność osoby prowadzącej działalność gospodarczą, dla potrzeb działalności gospodarczej podatnika - w części przekraczającej kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za 1 km przebiegu.

Zaznaczyć trzeba, że w celu ustalenia faktycznego przebiegu samochodu podatnik jest obowiązany do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu. W tym przypadku ilekroć w ustawie wymieniona jest stawka za jeden kilometr przebiegu pojazdu, rozumie się przez to stawkę określoną dla samochodów osobowych, uwzględniającą odpowiednio pojemność silnika.

Przebieg pojazdu powinien być, z wyłączeniem ryczałtu pieniężnego, udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu potwierdzonej przez podatnika na koniec każdego miesiąca. Do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu obowiązana jest osoba używająca tego pojazdu. W razie braku tej ewidencji wydatki ponoszone przez podatnika z tytułu używania samochodów na potrzeby podatnika nie stanowią kosztu uzyskania przychodów.

Ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać co najmniej następujące dane: nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu, numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika, kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu, opis trasy (skąd - dokąd), liczbę faktycznie przejechanych kilometrów, stawkę za 1 km przebiegu, kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu oraz podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane.

Obecnie stawka za 1 km dla samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika do 900 cm³ wynosi 0,5214 zł, zaś o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm³ 0,8358 zł.

Zakupiony samochód, który przez prowadzącego działalność gospodarczą nie będzie wykorzystywany do celów osobistych, będzie mógł być wprowadzony do ewidencji środków trwałych, a odpisy amortyzacyjne dokonywane od jego wartości będą stanowić koszty uzyskania przychodów.

Samochód może zostać uznany za środek trwały, jeżeli spełnia kryteria określone w art. 22a ust. 1 ustawy o PIT, tzn. przede wszystkim został nabyty lub wytworzony we własnym zakresie, stanowi własność lub współwłasność podatnika, jest kompletny i zdatny do użytku w dniu przyjęcia do używania, a przewidywany okres używania pojazdu jest dłuższy niż rok. A także jest wykorzystywany przez podatnika na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej bądź też oddany do używania innym podmiotom na podstawie umowy najmu, dzierżawy lub umowy leasingu.

Dla przypomnienia podatnicy prowadzący podatkową księgę przychodów i rozchodów są obowiązani, na podstawie art. 22n ust. 2 ustawy o PIT, do prowadzenia ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych. Natomiast podatnicy opodatkowani w formie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych są obowiązani, na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy z 20 listopada 1998 r. o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne, prowadzić wykaz środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych.

Wartość początkową samochodu ustala się na podstawie art. 22g ust. 1 ustawy o PIT, który uzależnia ustalenie tej wartości od sposobu nabycia samochodu. I tak w przypadku zakupu samochodu za wartość początkową samochodu przyjmuje się cenę nabycia określoną w art. 22g ust. 3, czyli kwotę należną sprzedającemu:

powiększoną o koszty związane z zakupem naliczone do dnia przekazania samochodu do używania, do których zalicza się w szczególności koszty: transportu, załadunku i wyładunku, ubezpieczenia w drodze, opłat notarialnych, skarbowych i innych oraz odsetki i prowizje,

pomniejszoną o VAT, z wyjątkiem przypadków, gdy zgodnie z odrębnymi przepisami VAT nie stanowi podatku naliczonego albo podatnikowi nie przysługuje prawo obniżenia kwoty należnego podatku o podatek naliczony, albo zwrot różnicy podatku,

powiększoną o cło i podatek akcyzowy od importu składników majątku sprowadzanych lub nadsyłanych z zagranicy (w przypadku zakupu z importu).

Cenę nabycia koryguje się o różnice kursowe, naliczone do dnia przekazania samochodu do używania.

Tak ustalona wartość początkowa samochodu jest podstawą do naliczania odpisów amortyzacyjnych. Odpisów amortyzacyjnych dokonuje się począwszy od pierwszego miesiąca następującego po miesiącu, w którym samochód wprowadzono do ewidencji.

Zgodnie z przepisami regulującymi amortyzację środków trwałych występują różnice w amortyzacji samochodów osobowych i ciężarowych:

samochody osobowe mogą być amortyzowane tylko przy zastosowaniu metody liniowej,

samochody ciężarowe mogą być amortyzowane według metody liniowej lub degresywnej.

Podstawowe stawki amortyzacyjne są określone w wykazie stawek amortyzacyjnych, który stanowi załącznik do ustawy o PIT. Dla samochodów osobowych, jak i ciężarowych podstawowa stawka amortyzacyjna wynosi 20 proc. w skali roku

Zgodnie z art. 22i ust. 2 pkt 2 ustawy o PIT podatnicy eksploatujący samochody dla celów działalności gospodarczej zarówno osobowe, jak i ciężarowe mogą podwyższać stawki amortyzacyjne współczynnikiem nie wyższym niż 1,4 w przypadku używania samochodu bardziej intensywnie w stosunku do warunków przeciętnych albo wymagających szczególnej sprawności technicznej. Ustalenie podwyższonej stawki amortyzacyjnej sprowadza się do pomnożenia stawki przez ten współczynnik. Za samochody wymagające szczególnej sprawności technicznej uważa się te pojazdy, które używane są w pracy na trzy zmiany, mimo że nie działają ze swej istoty w ruchu ciągłym, używane w warunkach terenowych, w warunkach leśnych, pod ziemią lub innych wskazujących na bardziej intensywne zużycie.

Zgodnie z art. 22i ust. 5 ustawy o PIT podatnicy mają również możliwość obniżenia stawki amortyzacyjnej. Obniżenie stawki nie jest uzależnione od wystąpienia jakichkolwiek okoliczności. Obniżenie stawki amortyzacyjnej zmniejsza wielkość odpisu w danym roku podatkowym i wydłuża okres amortyzacji.

Na podstawie art. 22j ustawy o PIT podatnicy mogą również indywidualnie ustalić stawki amortyzacyjne dla środków trwałych używanych lub ulepszonych, po raz pierwszy wprowadzonych do ewidencji, z tym że okres amortyzacji w przypadku samochodów osobowych, nie może być krótszy niż 30 miesięcy.

Zastosowanie indywidualnej stawki amortyzacyjnej jest możliwe tylko przy amortyzacji metodą liniową pod warunkiem, że środek trwały został wprowadzony do ewidencji przez podatnika po raz pierwszy. Środek ten musi spełniać również wymogi pozwalające uznać go za używany bądź ulepszony. Podatnik, który zdecyduje się na stosowanie indywidualnej stawki amortyzacyjnej, nie może jednocześnie używać współczynników podwyższających.

Samochód osobowy lub ciężarowy stanowiący środek trwały zgodnie z art. 22j ust. 2 pkt 1 ustawy o PIT uznaje się za używany, jeżeli podatnik udowodni, że przed jego nabyciem pojazd był wykorzystywany przez co najmniej 6 miesięcy. Natomiast samochód ciężarowy lub osobowy uważa się za ulepszony, zgodnie z art. 22j ust. 2 pkt 2 ustawy o PIT, jeżeli przed wprowadzeniem do ewidencji wydatki poniesione przez podatnika na ulepszenie tego samochodu stanowiły co najmniej 20 proc. wartości początkowej.

Podatnicy mają również możliwość jednorazowej amortyzacji środków trwałych zaliczonych do grupy 3-6 i 8 Klasyfikacji oraz środków transportu - możliwość ta nie obejmuje jednak samochodów osobowych (art. 22k ust. 1 ustawy o PIT).

Jednym z głównych uprawnień, które przysługują podatnikowi VAT, jest możliwość odliczania VAT zawartego na fakturach zakupu.

Tylko zakup samochodu ciężarowego uprawnia do odliczenia VAT w całości. Zakup samochodu osobowego oraz innego pojazdu samochodowego o dopuszczalnej masie całkowitej nieprzekraczającej 3,5 tony uprawnia do odliczenia VAT częściowego. Odliczenie, czyli kwota podatku naliczonego, stanowi 60 proc. kwoty podatku określonej w fakturze lub kwoty podatku należnego z tytułu wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów lub kwoty podatku należnego od dostawy towarów, dla której podatnikiem jest ich nabywca, nie więcej jednak niż 6 tys. zł Ograniczenie to określa art. 86 ust. 3 ustawy o VAT.

Ograniczenia nie stosuje się do pojazdów specjalnych (np. samochodów do czyszczenia dróg, samochodów pomocy drogowej), od których zakupu zawsze przysługuje odliczenie VAT w pełnej wysokości. Warunkiem jest tylko spełnienie przez taki samochód na podstawie przepisów prawa o ruchu drogowym warunków i wymagań technicznych określonych dla przeznaczeń tych pojazdów.

Ograniczenia w pełnym odliczeniu VAT od samochodu osobowego i innych pojazdów samochodowych o dopuszczalnej masie całkowitej nieprzekraczającej 3,5 tony, które są używane w działalności gospodarczej, stosuje się również przy samochodach sprowadzanych z zagranicy. W takim przypadku kwotę podatku naliczonego stanowi 60 proc. kwoty wynikającej z dokumentu celnego, nie więcej jednak niż 6 tys. zł. Na podstawie art. 86 ust. 7 ustawy o VAT przy użytkowaniu wynajmowanych, dzierżawionych lub leasingowanych samochodów osobowych można odliczyć 60 proc. podatku naliczonego zawartego na fakturach VAT, ale nie więcej niż 6 tys. zł.

Przedsiębiorcy wykorzystujący do celów prowadzonej działalności samochody ciężarowe mogą całkowicie odliczyć VAT z faktur dokumentujących zakup paliwa. Obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego nie stosuje się jednak do nabywanych przez podatnika paliw silnikowych, oleju napędowego oraz gazu, wykorzystywanych do napędu samochodów osobowych i innych pojazdów samochodowych o dopuszczalnej masie całkowitej nieprzekraczającej 3,5 tony.

Kwoty brutto od zakupionego paliwa przedsiębiorcy użytkujący samochody osobowe mogą jednak zaliczyć w koszty uzyskania przychodów.

Sprzedaż samochodu osobowego podlega opodatkowaniu 22-proc. stawką VAT. Od sprzedaży należny jest 22 proc. VAT nawet wtedy, gdy przy zakupie przysługiwało limitowane odliczenie VAT. Samochód osobowy zakupiony do prowadzonej działalności gospodarczej stanowi środek trwały firmy, a odliczeniu podlegał VAT w wysokości 60 proc. podatku naliczonego, ale nie więcej niż 6 tys. zł.

Przy sprzedaży tego samochodu powinno się odprowadzić podatek należny w pełnej wysokości, a nie w wysokości odliczenia, czyli 60 proc. wartości VAT (odliczonego przy zakupie). Dotyczy to tylko sprzedaży nowego środka transportu, do którego nie ma zastosowania zwolnienie z VAT. Zwalnia się bowiem z VAT dostawę samochodów osobowych i innych pojazdów samochodowych przez podatników, którym przy ich nabyciu przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego, o którym mowa w art. 86 ust. 3 ustawy (czyli w ograniczonym zakresie), jeżeli te samochody i pojazdy są towarami używanymi w rozumieniu art. 43 ust. 2 ustawy o VAT.

Na podstawie rozporządzenia ministra finansów z 28 listopada 2008 r. w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o podatku od towarów i usług, zgodnie z par. 13 ust. 1 pkt 5, zwalnia się od podatku dostawę samochodów osobowych i innych pojazdów samochodowych.

Zwolnienie to ma zastosowanie do podatników, którym przy nabyciu tych pojazdów przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego, o którym mowa w art. 86 ust. 3 ustawy (tj. 60 proc. kwoty podatku określonej w fakturze lub kwoty podatku należnego z tytułu wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów lub kwoty podatku należnego od dostawy towarów, dla której podatnikiem jest ich nabywca - nie więcej jednak niż 6 tys. zł), jeżeli te samochody i pojazdy są towarami używanymi, czyli okres używania tych samochodów i pojazdów przez podatnika dokonującego ich dostawy wyniósł co najmniej pół roku.

Jeśli chodzi o możliwość zakwalifikowania w koszty opłacanego ubezpieczenia samochodu, to również opłacone składki są tylko częściowym kosztem. Zgodnie z przepisami kosztem podatkowym nie będą jednak kwoty składek na ubezpieczenie samochodu osobowego w wysokości przekraczającej ich część ustaloną w takiej proporcji, w jakiej pozostaje równowartość 20 tys. euro, przeliczona na złote według kursu sprzedaży walut obcych ogłaszanego przez NBP z dnia zawarcia umowy ubezpieczenia w wartości samochodu przyjętej dla celów ubezpieczenia.

W każdej firmie na podstawie umów cywilnoprawnych mogą być używane do celów służbowych samochody osobowe, motocykle i motorowery, które nie są własnością pracodawcy. Można korzystać z nich nawet w podróży służbowej w kraju lub za granicą.

Pracownicy, którzy są oddelegowani w podróż służbową związaną z prowadzoną przez pracodawcę działalnością, jako środek transportu mogą - za zgodą pracodawcy - wykorzystać własny samochód. Wydając polecenie odbycia podróży służbowej, przedsiębiorca określa nie tylko zadania, które pracownik musi podczas niej wykonać, lecz również wskazuje w jakim terminie i miejscu powinien to zrobić, a także jakim środkiem transportu należy się tam udać. Wskazuje miejsce rozpoczęcia oraz zakończenia podróży służbowej. Pracodawca może uznać za miejscowość rozpoczęcia lub zakończenia podróży miejscowość pobytu stałego lub czasowego pracownika. Polecenie służbowe wiąże pracownika i dlatego nie może samowolnie zmienić środka transportu. Gdyby pracodawca zalecił mu wyjazd pociągiem, a pracownik pojechał własnym samochodem i za benzynę zapłacił więcej niż za bilet, to wówczas może nie otrzymać zwrotu wyższych wydatków.

Wyjazdy służbowe samochodem niestanowiącym własności firmy odbywają też pracodawcy i osoby współpracujące.

Przedsiębiorca, który zatrudnia zleceniobiorców (na podstawie umowy zlecenia) oraz wykonawców (na podstawie umowy o dzieło), ma prawo wydać im również polecenie wyjazdu służbowego, pod warunkiem że będzie się on wiązał z zadaniem wynikającym z zawartej z nimi umowy cywilnoprawnej.

Podróże zarówno ich, jak i pracowników muszą być rozliczane w sposób właściwy, aby nie zostały zakwestionowane podczas kontroli prowadzonych w firmie oraz przez urząd skarbowy, wówczas gdy zostaną wliczone w koszty działalności przedsiębiorstwa.

Pracownikowi przysługuje zwrot należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową. Jego uprawnienia określa art. 77⁵ ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (tj. Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 z późn. zm.).

Zwrot kosztów dla pracowników zatrudnionych w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej regulują dwa rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej - w zależności od tego, czy podróż służbowa odbywa się w kraju, czy za granicą. Są to:

rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz.U. nr 236, poz. 1991), które zostało następnie znowelizowane rozporządzeniem ministra gospodarki i pracy z 14 września 2005 r. zmieniającym rozporządzenie w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności, przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz.U. nr 186, poz. 155). Przede wszystkim uległy zmianie: wysokość diet za dobę podróży, limit za nocleg w hotelu oraz zasady rozliczania przejazdu samochodem;

rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz.U. nr 236, poz. 1990 z późn. zm.).

Rozporządzenia te określają wysokość diet z uwzględnieniem czasu trwania podróży, warunki zwrotu kosztów przejazdów, noclegów i innych wydatków, a w razie podróży poza granicami kraju również walutę, w jakiej będzie ustalana dieta i limit za nocleg w poszczególnych państwach.

Natomiast dla pozostałych pracowników warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowej powinny być uzgodnione w układach zbiorowych pracy (jeżeli w danej branży one funkcjonują), w regulaminach wynagradzania lub w umowie o pracę, gdy pracownik nie jest objęty układem zbiorowym lub nie ma obowiązku ustalać regulaminu wynagradzania. Jednakże postanowienia tam zawarte nie mogą ustalać za dobę diety krajowej albo zagranicznej niższej niż dla pracowników państwowej lub samorządowej sfery budżetowej.

Może się zdarzyć, że układ zbiorowy pracy, regulamin wynagradzania lub umowa o pracę nie regulują zwrotu kosztów podróży służbowej. Wtedy pracownikowi przysługują należności na pokrycie kosztów tego wyjazdu na zasadach określonych we wspomnianych obu rozporządzeniach.

Polecenie odbycia podróży służbowej może wydać pracownikowi pracodawca lub bezpośredni kierownik pracownika, jeżeli to należy do jego uprawnień.

Nie może być ono sprzeczne z prawem lub treścią umowy o pracę. Gdyby było sprzeczne, to wówczas pracownik ma prawo odmówić wyjazdu.

Natomiast w innych przypadkach pracownik nie może odmówić odbycia wyjazdu służbowego, ponieważ w ten sposób naruszyłby podstawowe obowiązki pracownicze i naraził się na karę, a nawet na rozwiązanie umowy o pracę. Na przykład przy podróży trwającej dłużej niż osiem godzin nie może powoływać się na to, że przekroczył już dopuszczalny limit godzin nadliczbowych.

Natomiast niektórzy pracownicy nie mogą zostać wysłani w podróż służbową, nawet własnym samochodem, bez swojej zgody. Są to: kobiety w ciąży oraz kobiety i mężczyźni sprawujący opiekę nad dzieckiem, które nie ukończyło jeszcze czterech lat.

Przepisy nie określają, w jakiej formie pracownik powinien otrzymać polecenie podróży służbowej. Jednak dla celów dowodowych dla pracodawcy najbardziej korzystne będzie zachowanie formy pisemnej.

Pracownikowi, który odbywa podróż służbową w kraju, przysługuje dieta oraz zwrot kosztów: przejazdów, noclegów, dojazdów środkami komunikacji miejscowej oraz innych udokumentowanych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Dieta stanowi ekwiwalent pieniężny przysługujący pracownikowi na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia podczas podróży służbowej. Pracownik ma do niej prawo, gdy pracodawca nie zapewnia mu bezpłatnego całodziennego wyżywienia podczas podróży.

Pracownik nie musi rozliczyć ani udokumentować, na co wydał pieniądze otrzymane z tytułu diety. Jeżeli na wyżywienie wydał więcej, niż wynosi dieta, to pracodawca nie musi mu zwracać tej nadwyżki.

Wysokość diety zależy od czasu trwania podróży służbowej. Pracownik ma prawo do:

połowy diety - gdy podróż trwa od 8 do 12 godzin,

całej diety - gdy podróż trwa ponad 12 godzin.

Gdy podróż służbowa trwa kilka dni, to wówczas pracownikowi za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości. Natomiast niepełną, ale rozpoczętą dobę rozlicza w następujący sposób:

otrzymuje połowę diety - gdy niepełna rozpoczęta doba trwała do 8 godzin;

ma prawo do diety w pełnej wysokości - gdy niepełna, ale rozpoczęta doba trwała ponad 8 godzin.

W następujących przypadkach pracownik nie dostanie diety:

pracownikowi zapewniono bezpłatne całodzienne wyżywienie;

pracownik został delegowany do miejscowości swojego stałego lub czasowego pobytu.

Pracodawca określa, jakim środkiem podróży pracownik powinien odbyć podróż służbową w kraju. Na wniosek pracownika może zgodzić się na to, aby pojechał samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem, który nie jest własnością pracodawcy. Przysługuje mu wówczas zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu.

Stawkę tę określa pracodawca, ale nie może być ona wyższa od wskazanej w rozporządzeniu ministra infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz.U. nr 27, poz. 271 z późn. zm.).

Pracodawca ma prawo wskazać prywatny samochód pracownika jako środek transportu, gdy przebywa on w podróży służbowej co najmniej 10 dni. W takim przypadku ma on prawo przejazdu w dniu wolnym od pracy do miejscowości stałego lub czasowego pobytu i z powrotem środkiem transportu wskazanym przez pracodawcę. Takim środkiem może też być samochód, który nie jest własnością przedsiębiorcy. W tym przypadku za ten dzień wolny pracownik nie ma prawa do diety.

Gdyby pracownik korzystał z innego środka transportu, to wówczas ma prawo do zwrotu ceny biletu z uwzględnieniem, ulgi jaka mu przysługuje, bez względu na to, z jakiego tytułu jest ta ulga (np. nie z tytułu zatrudnienia pracownika, lecz z tytułu zatrudnienia jego małżonka).

Gdy pracownik korzysta z kolei, to pracodawca powinien określić rodzaj pociągu: osobowy, pospieszny, express, pociąg InterCity lub EuroCity oraz w której klasie ma podróżować. Następnie zwraca koszty przejazdu w wysokości ceny biletu wskazanego środka transportu.

Jeżeli pracownik nie odbywa podróży służbowej samochodem prywatnym lub samochodem służbowym, to wówczas przysługuje mu jeszcze zwrot kosztów dojazdów komunikacją miejscową. Za każdą rozpoczętą dobę pobytu otrzymuje ryczałt w wysokości 20 proc. diety. Nie musi dokumentować np. biletami, że te wydatki rzeczywiście poniósł. Ryczałt wypłacany jest wówczas, gdy pracodawca nie wyrazi zgody na pokrycie faktycznie poniesionych kosztów na dojazdy pracownika środkami komunikacji miejscowej. Gdyby na wniosek pracownika taką zgodę wyraził, to pokrywa faktycznie poniesione koszty, ale nie płaci ryczałtu.

Natomiast ryczałt nie przysługuje, gdy pracownik odbywa podróż samochodem prywatnym lub służbowym, albo już na miejscu otrzymał taki pojazd do dyspozycji w celu poruszania się po mieście i faktycznie żadnych kosztów związanych z dojazdem nie ponosi.

Z kolei za nocleg pracownikowi przysługuje zwrot kosztów, jakie faktycznie poniósł. Powinien je potwierdzić rachunkiem na przykład z hotelu, pensjonatu, kwatery prywatnej itd.

Natomiast zwrot kosztów nie przysługuje mu wówczas, gdy został mu zapewniony (przez pracodawcę, kontrahenta itd.) bezpłatny nocleg. Gdyby jednak pracownik nie korzystał z hotelu i nie mógł się wylegitymować rachunkiem, to wówczas ma prawo do ryczałtu za nocleg, pod warunkiem że trwał on co najmniej 6 godzin między godzinami: 21.00 a 7.00.

Zarówno zwrot kosztów za nocleg, jak i ryczałt nie przysługują, gdy pracodawca uzna, że nawet przebywający w kilkudniowej podróży służbowej pracownik ma możliwość codziennie powracać do miejscowości stałego lub czasowego pobytu.

Pracownik ma prawo ubiegać się o zwrot innych udokumentowanych wydatków, które poniósł w związku z podróżą, np. na wstępy na targi, wystawy i inne podobne imprezy. Wcześniej jednak powinien uzyskać zgodę pracodawcy na udział w nich. Aby uzyskać zwrot kosztów, pracownik musi wykazać, że je poniósł, np. okazując zakupione bilety wstępu.

Zanim pracownik wyjedzie w podróż służbową prywatnym samochodem lub innym środkiem lokomocji, może wystąpić z wnioskiem do pracodawcy o przyznanie mu zaliczki. Zawsze koszty podróży powinien rozliczyć w ciągu 14 dni od zakończenia podróży, dołączając dokumenty i rachunki na potwierdzenie poniesionych wydatków. Nie potwierdza jedynie wydatków objętych ryczałtami i dietą. Gdyby nie mógł uzyskać rachunku, powinien złożyć oświadczenie o poniesionym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania.

Pracownikowi przysługuje zwrot należności z tytułu wyjazdu służbowego za granicę. Może tam pojechać prywatnym samochodem albo innym środkiem lokomocji wskazanym przez pracodawcę. Podróż do państwa określonego przez pracodawcę powinien odbyć we wskazanym przez niego terminie. Przysługują mu wówczas następujące należności:

diety

zwrot kosztów:

- przejazdów i dojazdów,

- noclegów,

- innych wydatków określonych przez pracodawcę, odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Sposób wyliczenia czasu pobytu pracownika za granicą zależy od tego z jakiego środka komunikacji korzysta. Przy komunikacji lądowej liczy się od chwili przekroczenia polskiej granicy, w drodze za granicę do chwili przekroczenia granicy polskiej w drodze powrotnej do kraju. Natomiast w razie podróży lotniczej - od chwili startu samolotu w drodze za granicę z ostatniego lotniska w kraju do chwili lądowania samolotu w drodze powrotnej na pierwszym lotnisku w kraju. Przy podróży odbywanej środkami komunikacji morskiej liczy się on od chwili wyjścia statku (promu) z portu polskiego do chwili wejścia statku (promu) w drodze powrotnej do portu polskiego.

Przy podróżach zagranicznych dieta przysługuje w wysokości obowiązującej dla docelowego państwa podróży. Za każdą dobę wypłacana jest w pełnej wysokości. Natomiast za niepełną dobę podróży przysługuje:

1/3 diety - gdy podróż trwa do 8 godzin,

1/2 diety - gdy podróż trwa od 8 do 12 godzin,

w pełnej wysokości - gdy podróż trwa ponad 12 godzin, ale niepełną dobę.

Tylko 25 proc. diety otrzyma pracownik, który dostaje za granicą bezpłatne całodzienne wyżywienie, lub gdy wyżywienie zostało opłacone w cenie karty okrętowej albo promowej. Gdyby zaś pracownik miał prawo za granicą do częściowego wyżywienia, to wówczas przysługuje mu część diety w następującej wysokości:

15 proc. diety - na śniadanie,

30 proc. diety - na obiad,

30 proc. diety - na kolację,

25 proc. diety - na inne wydatki.

Diety nie otrzyma pracownik, który dostaje za granicą ekwiwalent pieniężny na wyżywienie. Gdyby zaś był on niższy od diety, to wówczas pracownik ma prawo do wyrównania do wysokości należnej diety.

Dietę dodatkowo podwyższoną o 25 proc. dostaje pracownik odbywający podróż w charakterze kuriera dyplomatycznego.

Gdyby zaś pracownik podczas pobytu za granicą zachorował i przebywał w zakładzie leczniczym, to wówczas ma prawo za każdy dzień (dobę) pobytu w szpitalu do 25 proc. diety.

Pracodawca określa, jakim środkiem transportu będzie odbywał podróż służbową pracownik. Na wniosek pracownika może wyrazić zgodę na przejazd samochodem osobowym, który nie jest własnością pracodawcy.

Zwrot kosztów przejazdu oblicza się wówczas w sposób następujący: jest to iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, jaką ustala pracodawca. Nie może być ona jednak wyższa niż określona w przepisach wydanych na podstawie art. 34a ust. 2 ustawy z 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (Dz.U. z 2004 r. nr 204, poz. 2088 z późn. zm.).

Natomiast zwrot kosztów przejazdu innymi środkami transportu obejmuje cenę biletu z opłatami dodatkowymi. Uwzględnia się też przy tym wszystkie przysługujące pracownikowi ulgi na przejazd.

Pracownikowi przysługuje zwrot kosztów noclegów za granicą. Zasady rozliczania są takie same, bez względu na to, czy podróżuje on prywatnym samochodem, czy korzysta z innego środka transportu.

W razie złożenia rachunku za nocleg dostanie zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej tym rachunkiem, ale tylko do ustalonego na ten cel limitu. Tylko w uzasadnionych przypadkach przedsiębiorca może zgodzić się na cały koszt noclegu według rachunku, gdy przewyższa on ustalony limit. Gdy nie ma rachunku za nocleg, to dostanie ryczałt w wysokości 25 proc. limitu. Natomiast ryczałt nie przysługuje za czas przejazdu.

Zwrot kosztów za noclegi (wg rachunku lub ryczałt) nie przysługuje, gdy pracownik ma zapewniony za granicą bezpłatny nocleg przez swojego pracodawcę albo zagranicznego kontrahenta.

Jeżeli podróż trwa ponad 30 dni, albo gdy państwem docelowym jest państwo pozaeuropejskie, to wówczas pracodawca może wyrazić zgodę, aby pracownik przewiózł na jego koszt bagaż osobisty o wadze do 30 kg liczonej łącznie z wagą bagażu opłaconego w cenie biletu.

Pracownik, który nie odbywa podróży zagranicznej pojazdem samochodowym służbowym albo prywatnym, ma prawo do ryczałtu na pokrycie kosztów dojazdu za granicę środkami komunikacji miejscowej w wysokości 10 proc. za każdą rozpoczętą dobę pobytu. Oprócz tego pracownik ma prawo do ryczałtu w wysokości jednej diety na pokrycie kosztów dojazdu z dworca i do dworca kolejowego, autobusowego, portu lotniczego albo morskiego w miejscowości docelowej, za granicą oraz w każdej innej miejscowości, w której korzysta z noclegu. Ryczałt taki nie przysługuje mu, gdy odbywa podróż samochodem.

Na niezbędne koszty podróży i pobytu za granicą pracownik dostaje zaliczkę w walucie obcej. Natomiast za jego zgodą zaliczka zostanie wypłacona w złotych do wysokości stanowiącej równowartość należnej mu w dewizach.

Pracownik koszty podróży rozlicza w tej walucie, w jakiej dostał zaliczkę. Powinien to zrobić w ciągu 14 dni od zakończenia podróży, dołączając do rozliczenia rachunki i inne dokumenty potwierdzające wydatki. Nie musi rozliczać i dokumentować wydatków objętych ryczałtami. W razie braku rachunku i dokumentu musi złożyć pisemne Oświadczenie o dokonanym wydatku i wyjaśnić brak dokumentacji.

Zwrot kosztów używania przez pracownika w celach służbowych do jazd lokalnych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy następuje na podstawie umowy cywilnoprawnej między pracownikiem i pracodawcą.

Koszty używania pojazdów do celów służbowych pokrywa pracodawca według stawek za 1 kilometr przebiegu pojazdu, które nie mogą być wyższe niż:

dla samochodu osobowego:

- o pojemności skokowej silnika do 900 cm³ - 0,5214 zł,

- o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm³ - 0,8358 zł,

dla motocykla - 0,2303 zł,

dla motoroweru - 0,1382 zł.

Miesięczny limit kilometrów na jazdy lokalne ustala pracodawca.

Limit ustalony w zależności od liczby mieszkańców w danej gminie lub mieście, w których pracownik jest zatrudniony, nie może przekroczyć:

300 km - do 100 tys. mieszkańców,

500 km - ponad 100 tys. do 500 tys. mieszkańców,

700 km - ponad 500 tys. mieszkańców.

Limit dla pojazdów do celów służbowych w służbie leśnej może zostać podwyższony, przy czym nie może on przekroczyć 1,5 tys. km.

Limit dla pojazdów do celów służbowych w służbach ratowniczych i w innych właściwych instytucjach w sytuacji zagrożenia klęską żywiołową lub usuwania jej skutków, albo skutków katastrofy ekologicznej może zostać podwyższony, przy czym nie może on przekroczyć 3 tys. km.

Zwrot kosztów używania pojazdów do celów służbowych następuje w formie miesięcznego ryczałtu obliczonego jako iloczyn stawki za 1 kilometr przebiegu i miesięcznego limitu przebiegu kilometrów na jazdy lokalne, po złożeniu przez pracownika pisemnego oświadczenia o używaniu przez niego pojazdu do celów służbowych w danym miesiącu. Oświadczenie to powinno zawierać dane dotyczące pojazdu (pojemność silnika, marka, numer rejestracyjny) oraz określać liczbę dni nieobecności pracownika w miejscu pracy w danym miesiącu z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej lub innej nieobecności, a także liczbę dni, w których pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych.

Kwotę ustalonego ryczałtu zmniejsza się o 1/22 za każdy roboczy dzień nieobecności pracownika w miejscu pracy z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej trwającej co najmniej 8 godzin lub innej nieobecności oraz za każdy dzień roboczy, w którym pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych.