Jak rozliczyć poniesione koszty

Prowadzenie działalności gospodarczej nieodłącznie wiąże się z ponoszeniem kosztów. Zasadą jest, że wydatki związane z prowadzeniem firmy, tzw. koszty uzyskania przychodu, uwzględniane są przy obliczaniu podstawy opodatkowania, czyli dochodu. Innymi słowy, im wyższe koszty, tym niższy dochód do opodatkowania.

Już na etapie planowania rozpoczęcia prowadzenia działalności gospodarczej przedsiębiorca, rozważając wybór sposobu opodatkowania, powinien przede wszystkim przeanalizować właśnie kwestię ewentualnych przyszłych kosztów takiej działalności. Jeżeli będą one spore, lepiej wybrać sposób rozliczeń, który pozwala uwzględniać w rozliczeniach podatkowych koszty uzyskania przychodów, czyli tzn. skalę podatkową lub jednolitą 19-proc. stawkę podatku. Jeżeli przedsiębiorca przewiduje, że prowadzenie działalności będzie generować niewielkie bądź prawie żadne koszty, można rozważyć wybór ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych, ewentualnie - w przypadku osób prowadzących niewielką działalność wytwórczą lub usługową - kartę podatkową. Dla każdego przedsiębiorcy jedną z najistotniejszych spraw jest zatem odpowiedź na pytanie, jakiego rodzaju wydatki może uwzględniać przy dokonywaniu rozliczeń z fiskusem?

Definicja kosztów uzyskania przychodów została uregulowana jednolicie w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz ustawie o podatku dochodowym od osób prawnych. Zgodnie z art. 22 ustawy o PIT oraz art. 15 ustawy o CIT kosztami uzyskania przychodów są wszelkie koszty ponoszone w celu:

● osiągnięcia przychodów lub

● zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów.

Wydatki, które spełniają powyższe reguły, mogą być uznane za koszty uzyskania przychodów. Jest tylko jeden warunek - nie mogą zostać one wymienione w tzw. negatywnym katalogu kosztów uzyskania przychodów. W tym zamkniętym wykazie - został on uregulowany w art. 23 ustawy o PIT oraz 16 ustawy o CIT - zostały wyliczone wydatki, które nie są uznawane przez ustawodawcę za koszty uzyskania przychodów. Można tu przykładowo wymienić takie rodzaje wydatków jak: kary, odsetki, grzywny, różnego rodzaju opłaty sankcyjne nałożone przepisami szczególnymi, podatki i inne należności o charakterze podatkowym, świadczenia nieodpłatne, straty (z wyjątkiem strat w środkach trwałych i obrotowych), wydatki i odpisy związane z rezerwami i funduszami (z wyjątkami dotyczącymi np. funduszy szkoleniowych czy zakładowych funduszy świadczeń socjalnych), wydatki związane ze środkami trwałymi.

W definicji kosztów uzyskania przychodów ustawodawca wskazuje, że przedsiębiorca może odliczać wszelkie koszty ponoszone w celu osiągnięcia przychodów. Z przepisów tych wynika, że podatnik do celów podatkowych ma możliwość odliczenia wszelkich kosztów pod warunkiem, że wykaże ich bezpośredni związek z prowadzoną działalnością gospodarczą, przy czym ich poniesienie może mieć nie tylko bezpośredni, ale również pośredni związek z osiąganym przychodem, jego zachowaniem lub zabezpieczeniem. Oznacza to, że dla uznania danego wydatku za koszt uzyskania przychodu wystarczy zaistnienie pośredniego związku łączącego wydatek z możliwością uzyskania przychodu lub nawet jego zachowania oraz zabezpieczenia. Przykładowo wydatki poniesione na przeszkolenie pracowników kontrahenta mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów, jeżeli przedsiębiorca wykaże, że koszt ten został poniesiony w celu osiągnięcia przychodów.

Koszty bezpośrednie uzyskania przychodów to wydatki związane z prowadzeniem firmy, które można powiązać z konkretnym przychodem. W praktyce wygląda to tak, że konkretnym kosztom można przypisać konkretne przychody w określonym czasie. Typowymi kosztami bezpośrednimi będą koszty wytworzenia towaru lub usługi. Do bezpośrednich kosztów uzyskania przychodów będą również należały np. koszty bezpośrednio związane z nową inwestycją, m.in. wydatki poniesione na rozbiórkę budynku, wypłacone odszkodowania, koszty usług prawnych związanych z inwestycją (przygotowywanie umów, tłumaczenia umów i dokumentów wykonywane przez tłumaczy języków obcych, kserowanie dokumentów), a także opłaty sądowe.

Jeżeli np. przedsiębiorca buduje lokal usługowy, to do kosztów bezpośrednich zaliczy wydatki na: zakup nieruchomości, materiałów czy usług obcych; ochronę obiektu; usługi telekomunikacyjne, energetyczne, a także inne wydatki eksploatacyjne związane z inwestycją.

O związku pomiędzy kosztami a przychodami (związku przyczynowo-skutkowym) można mówić, gdy wydatek bezpośrednio wpływa na osiągnięcie konkretnego przychodu. Nie zawsze jednak poniesiony wydatek - choć pozostaje niewątpliwie w związku z prowadzoną działalnością - może być powiązany z konkretnym przychodem. Istnieją wydatki, które tylko pośrednio pozostają w związku gospodarczym z przychodem.

Do kosztów pośrednich zalicza się wydatki, które nie mają bezpośredniego odzwierciedlenia w osiąganych przychodach. Ich ponoszenie warunkuje natomiast uzyskanie przychodów w przyszłości. Takie koszty, chociaż niewątpliwie związane są z osiąganymi przychodami, nie pozostają w związku z konkretnymi przychodami. Koszty pośrednie dotyczą całokształtu prowadzonej działalności gospodarczej i zazwyczaj ponoszone są w celu zachowania źródła przychodów, tak aby przynosiło ono przychody w przyszłości.

Jako koszty pośrednie przyjmowane są przede wszystkim koszty funkcjonowania podatnika związane z prowadzeniem działalności (np. wydatki na ochronę hal produkcyjnych, ubezpieczenie składników majątku, zakup prasy i literatury fachowej, koszty transportu, a także podatki majątkowe, tj. opłata skarbowa, podatek od czynności cywilnoprawnych czy podatek od nieruchomości) lub tzw. koszty utrzymania zakładu (wydatki na czynsz, opłaty za energię elektryczną, telefon, wodę, gaz, centralne ogrzewanie czy wywóz śmieci). Do kosztów funkcjonowania zakładu można także zaliczyć wydatki na wyposażenie biura, a także koszty remontów i konserwacji.

Charakter kosztów ma wpływ na ich rozliczenie w czasie. Zasadą jest potrącanie kosztów uzyskania przychodów tylko w tym roku podatkowym, w którym zostały poniesione. Od tej reguły są wyjątki. U podatników prowadzących księgi rachunkowe, koszty uzyskania przychodów, inne niż koszty bezpośrednio związane z przychodami, są potrącane w dacie ich poniesienia. Jeżeli koszty te dotyczą okresu przekraczającego rok podatkowy, a nie jest możliwe określenie, jaka ich część dotyczy danego roku podatkowego, w takim przypadku stanowią koszty uzyskania przychodów proporcjonalnie do długości okresu, którego dotyczą.

Za dzień poniesienia kosztu uważa się dzień, na który ujęto koszt w księgach rachunkowych na podstawie otrzymanej faktury lub rachunku, albo dzień, na który ujęto koszt na podstawie innego dowodu w przypadku braku faktury lub rachunku.

U podatników prowadzących podatkowe księgi przychodów i rozchodów, za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów, uważa się dzień wystawienia faktury (rachunku) lub innego dowodu stanowiącego podstawę do zaksięgowania (ujęcia) kosztu.

Koszty uzyskania przychodów pomniejszają przychód. Oznacza to, że po odliczeniu poniesionych wydatków zaliczanych do kosztów podatkowych przychód staje się dochodem i jest traktowany jako podstawa opodatkowania

Magdalena Majkowska

magdalena.majkowska@infor.pl

Art. 22, art. 23 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2010 r. nr 51, poz. 307 z późn. zm.).

Art. 15, art. 16 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz.U. nr 54, poz. 654 z późn. zm.).