Jak rozliczyć wydatki na windykacje

Jeżeli kontrahent unika spłaty zobowiązania, podatnik ponosi koszty wynikające nie tylko z braku należności za sprzedane towary czy świadczoną usługę, ale również z konieczności wywiązania się z zobowiązania podatkowego. Przepisy nakładają bowiem na przedsiębiorcę obowiązek wykazania przychodu i odprowadzania zaliczek na podatek dochodowy również wtedy, gdy kontrahent nie zapłaci należności. Wynika to z zasady, że za przychód z pozarolniczej działalności gospodarczej uważa się kwoty należne, choćby nie zostały faktycznie otrzymane, po wyłączeniu wartości zwróconych towarów, udzielonych bonifikat i skont.

Kiedy kwoty należności są wysokie, przedsiębiorcy często decydują się na ich odzyskanie albo na drodze sądowej, albo korzystając z usług firm windykacyjnych. Powstaje przy tym pytanie, jakie wydatki związane z windykacją należności przedsiębiorcy mogą zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów.

Przepisy ustaw o podatkach dochodowych (PIT oraz CIT) stanowią, że, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów enumeratywnie wymienionych w przepisach.

Ponadto, aby podatnik poniesiony wydatek mógł zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów, wydatek ten musi zostać przez niego opłacony i nie podlegać zwrotowi. Ponadto powinien on pozostawać w związku z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą i musi być poniesiony w celu uzyskania przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów. Wydatek spełniający te kryteria powinien przy tym zostać właściwie udokumentowany.

Usługi windykacji należności należą do tzw. usług niematerialnych, podobnie jak np. wydatki na usługi doradztwa ekonomicznego. Żeby móc je zaliczyć do kosztów, przedsiębiorca powinien zadbać, aby z podpisanej umowy wynikał szczegółowo zakres świadczonych usług. Ułatwi to przedsiębiorcy ewentualną konieczność udowodnienia poniesionego wydatku przed organami podatkowymi.

Możliwość ujęcia wydatków na usługi windykacyjne do kosztów uzyskania przychodów została potwierdzona przez Ministerstwo Finansów w piśmie z 11 marca 2004 r. (nr PB3-580/8214-56/HR/04). Fiskus z korzyścią dla podatników podzielił wcześniejsze stanowisko sądów administracyjnych (m.in. NSA).

Zgodnie z korzystną dla podatników interpretacją wydatki związane z windykacją należności podatnika są kosztami uzyskania przychodów także wtedy, gdy windykację prowadził inny podmiot niż komornik sądowy. Jeśli brak jest przeszkód prawnych w korzystaniu z tego rodzaju metod windykacji i jeżeli są one prowadzone z zachowaniem przepisów prawa, to działania prowadzone przez firmę windykacyjną i związane z tym wydatki (koszty) mają związek i wpływ na uzyskanie przychodu.

Tym samym poniesione koszty windykacji należności stanowią dla podatnika koszty uzyskania przychodów, pod warunkiem że podatnik wykaże związek przyczynowo-skutkowy pomiędzy poniesieniem kosztu i uzyskaniem przychodu, a poniesienie wydatku będzie uzasadnione i właściwie udokumentowane. Wydatki poniesione na usługi windykacji prowadzone przez wyspecjalizowany podmiot są jak najbardziej uzasadnione i mają związek z osiągnięciem przychodów przez podatnika w ramach prowadzonej działalności.

W praktyce za usługi ściągania wierzytelności firmy windykacyjne pobierają wynagrodzenie - jest to ustalona procentowo prowizja od odzyskanych należności. Jeśli spełnione są warunki rozpoznania kosztów podatkowych, podatnik może je zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. Pobrana prowizja może być zaliczona do kosztów uzyskania przychodów, ponieważ są to koszty dotyczące całokształtu czynności ściągania należności związanej z przychodami podatnika.

Wydatki ponoszone w postępowaniu sądowym w związku z dochodzeniem wierzytelności od niesolidnego kontrahenta spełniają warunki uznania ich za koszty podatkowe.

W przypadku gdy dłużnik pomimo wyroku lub nakazu zapłaty nadal uchyla się od spłaty należności, przedsiębiorca może dochodzić swoich praw na drodze postępowania egzekucyjnego. Wszelkie poniesione opłaty komornicze, jakie wystąpią w związku, egzekucją wierzyciel może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów, nawet wtedy gdy należność nie zostanie odzyskana.

Przepisy podatkowe określają, że nie uważa się za koszty uzyskania przychodów kosztów egzekucyjnych związanych z niewykonaniem zobowiązań. Tak sformułowany przepis odnosi się do zobowiązań, a nie należności i nie ma tym samym zastosowania do kosztów egzekucyjnych ponoszonych przez wierzyciela na skutek egzekucji przysługującej mu należności. Wyłączenie z kosztów podatkowych dotyczy kosztów egzekucyjnych ponoszonych przez dłużnika w związku z niewykonaniem lub nienależytym wykonaniem zobowiązań.

Przedsiębiorca wierzyciel może również zwolnić dłużnika z długu i jeśli dłużnik zwolnienie przyjmie, to dochodzi do umorzenia wierzytelności.

Zarówno przepisy o podatku dochodowym od osób fizycznych jak i podatku dochodowym od osób prawnych określają, że nie uważa się za koszty uzyskania przychodów umorzonych wierzytelności, z wyjątkiem tych, które uprzednio zostały zarachowane jako przychody należne.

Tym samym dla wierzyciela kosztem uzyskania przychodów jest wartość wierzytelności, która poprzednio została zarachowana jako przychód należny w wartości netto. Z kolei dla dłużnika (który przyjął zwolnienie z długu) umorzone zobowiązanie staje się przychodem.

Ważne Wierzyciel może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wszelkie poniesione wydatki związane z odzyskaniem należności od dłużnika. Stanowią one koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów i nie ma przy tym znaczenia, czy w wyniku czynności egzekucyjnych albo korzystania z usług windykacyjnych należność zostanie odzyskana

Kosztami uzyskania przychodów z prowadzonej działalności są koszty bezpośrednio jak i pośrednio związane z uzyskiwanymi przychodami podatnika (osiągniętym przychodem lub zabezpieczeniem źródła przychodów).

Określenie zasad i warunków ściągania należności, w tym prowizji i wynagrodzenia pobranego przez firmę oraz rozliczenie w sytuacji braku skuteczności windykacji.

Udokumentowanie fakturami poniesionych wydatków z opisem dokonanych czynności.

Poniesione wydatki na usługi windykacyjne zostały poniesione przez podatnika wierzyciela, mają charakter definitywny (nie podlegają zwrotowi), zostały poniesione w celu uzyskania przychodów (odzyskanie zaległej należności) oraz zostały udokumentowane odpowiednimi fakturami.

przemyslaw.molik@infor.pl

Art. 14 ust. 1; art. 22; art. 23 ust. 1 pkt 14, 41 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2000 r. nr 14, poz. 176 z późn. zm.).

Art. 12 ust. 3; art. 15 ust. 1; art. 16 ust. 1 pkt 17, 44 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2000 r. nr 54, poz. 654 z późn. zm.).

Art. 508 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny (Dz.U. nr 16, poz. 93 z późn. zm.)