Jak prawidłowo rozliczyć firmowe podróże wakacyjne

Wraz z końcem wakacji część przedsiębiorców zaczyna podliczać inwestycje i inne wydatki poniesione w tym okresie. Rozliczyć trzeba nie tylko sezonowe przedsięwzięcia, takie jak remonty czy modernizacje, lecz także podróże, w tym związane z uczestnictwem w targach komercyjnych czy też ze spotkaniami z kontrahentami.

Nie wszystkie jednak wydatki, które potencjalnie mogłyby być uznane za koszty podatkowe, będą mogły prowadzić do zmniejszenia podstawy opodatkowania. Kosztami podatkowymi nie mogą być np. te wydatki, które są przeznaczone na reprezentację podatnika, w szczególności poniesione na usługi gastronomiczne.

Jeśli chodzi o specyficzne wydatki związane z podróżami, to przepisy o nich wprost nie mówią, jednak pomocne są w tym zakresie interpretacje indywidualne przepisów prawa podatkowego oraz orzecznictwo sądów administracyjnych. Najwięcej wątpliwości związanych jest z rozgraniczeniem podróży służbowej od podróży prywatnej.

Podróż służbowa

Ponieważ ustawa o PIT, jak i ustawa o CIT nie definiują pojęcia podróży służbowej, należy odnieść się do definicji zawartej w kodeksie pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 z późn. zm.). Kodeks ten określa, że pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową. [Przykład 1]

Dodatkowo wysokość oraz warunki ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju, określają przepisy wykonawcze ministra pracy i polityki społecznej. W szczególności wyznaczają one wysokość diet, z uwzględnieniem czasu trwania podróży, a w przypadku podróży poza granicami kraju - walutę, w jakiej będzie ustalana dieta i limit na nocleg w poszczególnych państwach, a także warunki zwrotu kosztów przejazdów, noclegów i innych wydatków. W przypadku wypłacania należności z tytułu podróży służbowej pracownikowi zatrudnionemu u innego pracodawcy niż ze sfery budżetowej, warunki te określone są w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę (jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania).

Postanowienia układu zbiorowego pracy, regulaminu wynagradzania lub umowy o pracę nie mogą ustalać diety za dobę podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju w wysokości niższej niż dieta z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju określona dla pracownika zatrudnionego w sferze budżetowej.

Jeśli jednak układ zbiorowy pracy, regulamin wynagradzania lub umowa o pracę nie zawierają szczególnych postanowień, to pracownikowi przysługują należności na pokrycie kosztów podróży służbowej odpowiednio według zasad określonych w przepisach wykonawczych dla pracowników sfery budżetowej.

W odniesieniu do wydatków związanych z wyjazdami służbowymi pracowników przepisy podatkowe nie przewidują wyłączeń ani też ograniczenia co do możliwości zaliczenia tego rodzaju wydatków do kosztów uzyskania przychodów. [Przykład 2]

Podróż prywatna

Inaczej będzie jednak w przypadku takiej podróży, która nie ma już charakteru służbowego, ale tylko prywatny, nawet jeśli początkowo miała charakter delegacji służbowej.

Jednak często zdarza się, że po realizacji celu służbowego, za zgodą pracodawcy, pracownicy przedłużają pobyt, ale już w celach prywatnych. W czasie wykonywania zadań służbowych przez pracowników firma pokrywa wszystkie koszty pobytu delegowanego. Natomiast koszt pobytu prywatnego powinien już ponieść pracownik. Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji z 2 października 2009 r. (sygn. IPPB5/423-414/09-4/JC) stwierdził, że przepisy prawa podatkowego nie zakazują łączenia podróży służbowej z wyjazdem prywatnym. W takiej sytuacji firma może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wydatki na podróż służbową pracownika, w tym na bilet powrotny, jeżeli za zgodą pracodawcy pracownik przedłużył podróż służbową i za czas pobytu prywatnego sam ponosił określone wydatki. [Przykład 3]

Spotkania w restauracji

W trakcie podróży służbowych zatrudnieni w firmie pracownicy czy też sami właściciele firmy ponoszą wydatki na spotkania z kontrahentami, w szczególności w restauracjach. Takiego rodzaju wydatki gastronomiczne zaliczane są do kosztów reprezentacji.

W interpretacjach organów podatkowych ukształtowany jest pogląd, zgodnie z którym wydatkiem, który potencjalnie nie może zostać uznany za koszt reprezentacji, jest ten związany z wystawnością czy wytwornością, nacechowany luksusem i przekraczający aktualne zwyczaje czy standardy. Pojęcie kosztów reprezentacji jest też bogato uzasadnione w orzecznictwie, które jednak pozostaje niejednolite.

Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 27 kwietnia 2012 r. (sygn. akt II FSK 2066/10) uznał, że dla ustalania warunków transakcji handlowych, zasad współpracy gospodarczej czy też negocjowania, zawierania i podpisywania umów obrotu gospodarczego, ponoszenie wydatków na usługi gastronomiczne nie jest warunkiem istotnym. Jeżeli podatnik koszty takie ponosi, to są to w istocie rzeczy koszty kreowania i (lub) utrwalania jego dobrego wizerunku jako podmiotu oraz kontrahenta gospodarczego. Wydatki na zakup usług gastronomicznych (posiłków) są kosztami reprezentacji podatnika i na podstawie art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT nie mogą stanowić kosztów uzyskania przychodów w rozumieniu art. 15 ust. 1 tej ustawy.

Nieco inny jednak pogląd wyraził NSA w wyroku z 25 maja 2012 r. (sygn. akt II FSK 2200/10). Sąd uznał, że reprezentacyjny charakter wydatku należy oceniać przez pryzmat definicji słownikowej. "Reprezentacja" to ogólnie okazałość, wystawność w czyimś sposobie życia, związana ze stanowiskiem, pozycją społeczną. Reprezentacją będą wszelkie wydatki, które w sposób ponadstandardowy kreują pozytywny wizerunek firmy, w tym wobec innych podmiotów, z którymi ona współpracuje.

Nie będzie reprezentacją wydatek poczyniony w restauracji na posiłek, zwyczajowo przyjęty w obecnych realiach życia gospodarczego. Wydatki te jednak muszą być poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, nie mogą odbiegać od standardów przyjętych w dynamicznie zmieniającej się rzeczywistości gospodarczej, a o zaliczeniu danego wydatku do kosztów uzyskania przychodów decydować będzie konkretny stan faktyczny sprawy. W tej sprawie chodziło o możliwość odliczenia wydatków na spotkania w restauracji przez prawnika działającego w spółce.

Podróż samochodem

Specyficzne rozliczenie może dotyczyć też podróży odbywanej samochodem - jeśli pracownik podróżował wynajętym samochodem od innej firmy. Generalnie w takim przypadku wydatki związane z samochodem i jego eksploatacją mogą być rozliczone w granicach limitu określonego tzw. kilometrówką, czyli ewidencją przebiegu pojazdu. Jednak Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 16 marca 2012 r. (II FSK 2030/10) stanął na stanowisku, że czynsz opłacany za wynajmowanie samochodów jest kosztem nielimitowanym. Sąd uznał, że taka opłata jest kosztem samodzielnym i niezależnym od ewidencji jego przebiegu.

Ważne

Kosztami podatkowymi nie mogą być np. te wydatki, które są przeznaczone na reprezentację podatnika, w szczególności poniesione na usługi gastronomiczne

DGP przypomina

. Istotne są te dokumenty, które potwierdzają wysokość poszczególnych kosztów podróży służbowej, np. bilety, faktury, opłaty za uczestnictwo w szkoleniach czy konferencjach.

PRZYKŁADY

1 Czy bilet kupiony w nagrodę pracownikowi jest jego przychodem

Firma, która pokrywa za pracownika koszt biletu lotniczego w związku z jego prywatnym wyjazdem wypoczynkowym, musi to doliczyć do przychodu pracownika i odprowadzić za niego podatek dochodowy. Podatkowi dochodowemu podlegają bowiem wszelkiego rodzaju dochody, chyba że korzystają ze zwolnienia od podatku. Ponadto zdefiniowanie w ustawie o PIT pojęcia przychodu pracownika jest bardzo szerokie. Przychodem pracownika, oprócz wynagrodzeń, są również wszelkie inne kwoty, niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych. Zatem bilet kolejowy czy lotniczy, o ile nie dotyczy wyjazdu służbowego, a jest sfinansowany ze źródeł pracodawcy, powinien zostać doliczony do przychodów pracownika w dacie otrzymania.

2 Czy szkolenie zorganizowane w egzotycznym miejscu jest kosztem

Wydatek mógłby być kosztem, o ile przedsiębiorca przedstawiłby dowody na to, że koszt zagranicznego wyjazdu w egzotyczne miejsce w celu odbycia szkolenia miałby związek z prowadzoną działalnością. Tak stwierdził NSA w wyroku z 16 marca 2011 r. (sygn. akt II FSK 1907/09). Sprawa, którą rozstrzygnął sąd, dotyczyła podatnika, który prowadził działalność w zakresie obrotu złomem metali kolorowych. Organ podatkowy zakwestionował ujęcie w kosztach przez tego podatnika wydatków związanych m.in. z wyjazdami szkoleniowymi do krajów Afryki i Bliskiego Wschodu, posiłkami w restauracjach oraz na higienę osobistą. Sąd przyznał rację izbie skarbowej, że wydatki na organizację konferencji w Kenii nie miały związku z działalnością podatnika. Dlaczego? Ponieważ była to oferta last minute biura podróży, a podatnik nie przedstawił dowodów na służbowy charakter wyjazdu.

3 Czy ubezpieczenie pracownika jest jego przychodem i podlega opodatkowaniu

Takie ubezpieczenie ma formę nieodpłatnego świadczenia i podlega opodatkowaniu, tak jak przychody pracownika ze stosunku pracy. Dla kierowców wykonujących zagraniczne podróże służbowe takie opłacone roczne ubezpieczenie jest realną korzyścią. Potwierdził to NSA w wyroku z 1 czerwca 2012 r. (sygn. akt II FSK 2351/10). Sąd nie zgodził się ze spółką, że opłacenie przez nią składki ubezpieczeniowej nie stanowi żadnego świadczenia dla pracowników do momentu wystąpienia przesłanek określonych umową ubezpieczenia. Ważne jest to, że pracownik ma możliwość w każdej chwili skorzystać z ochrony ubezpieczeniowej.

Przemysław Molik

przemyslaw.molik@infor.pl

Podstawa prawna

Art. 22 ust. 1, art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2012 r., poz. 361 z późn. zm.). Art. 15 ust. 1, art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2011 r. nr 74, poz. 397 z późn. zm.). Art. 775 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (t.j. Dz.U.z 1998 r. nr 21, poz. 94 z późn. zm.).