Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 22 czerwca 2016 r. w sprawie informacji dotyczących kwot obniżenia wpłat na Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych oraz ewidencji wystawionych informacji o kwocie obniżenia

Na podstawie art. 22 ust. 12 ustawy z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (Dz. U. z 2011 r. poz. 721, z późn. zm.) zarządza się, co następuje:

Rozporządzenie określa:

1) wzory informacji, o których mowa w art. 22 ust. 10 pkt 1 i 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, zwanej dalej "ustawą";

2) zakres danych gromadzonych w ewidencji, o której mowa w art. 22 ust. 10 pkt 2 ustawy, oraz sposób jej prowadzenia.

1. Określa się:

1) wzór informacji, o której mowa w art. 22 ust. 10 pkt 1 ustawy, o symbolu INF-U, zwanej dalej "informacją INF-U" - stanowiący załącznik nr 1 do rozporządzenia;

2) wzór informacji, o której mowa w art. 22 ust. 10 pkt 3 ustawy, o symbolu INF-1-u, zwanej dalej "informacją INF-1-u" - stanowiący załącznik nr 2 do rozporządzenia.

2. Do wskazania części lub całości informacji wymienionych w załącznikach do rozporządzenia odpowiednio sprzedający lub nabywca mogą dodatkowo stosować fotokody, w tym kody QR, umieszczone powyżej górnej krawędzi bloku informacyjnego formularza lub na odwrocie formularza, oznaczenia lub etykiety ułatwiające identyfikację dokumentu, w tym etykiety dźwiękowe i etykiety pisane alfabetem Braille’a, których zastosowanie nie wyłącza uznania informacji INF-U ani informacji INF-1-u za zgodne ze wzorami określonymi w ust. 1 ani uznania informacji INF-U za zgodną z oryginałem.

1. Ewidencja wystawionych informacji o kwocie obniżenia, zwana dalej "ewidencją", zawiera:

1) numer wpisu z zachowaniem ciągłości numeracji w roku sprawozdawczym;

2) datę wystawienia informacji wykazaną w poz. 40 informacji INF-U;

3) znak informacji wykazany w poz. 16 informacji INF-U;

4) dane o zwykłym lub korygującym statusie informacji wykazane w poz. 15 informacji INF-U;

5) numer identyfikacji podatkowej (NIP) oraz pełną nazwę albo firmę, albo imię i nazwisko nabywcy wykazane odpowiednio w poz. 18 oraz w poz. 20 informacji INF-U;

6) kwotę przysługującego obniżenia wykazaną w poz. 38 informacji INF-U;

7) uwagi, w tym odpowiednie adnotacje dotyczące dokonania korekty informacji oraz zakresu korekty.

2. W ewidencji wykazuje się dane dotyczące zwykłych i korygujących informacji o kwocie obniżenia wystawionych od dnia 1 lipca 2016 r.

3. Zapisy w ewidencji są dokonywane na bieżąco, w sposób trwały i czytelny, niezwłocznie po wystąpieniu zdarzenia podlegającego rejestracji.

4. Ewidencję oraz wykazane w niej dane chroni się w szczególności przed:

1) utratą;

2) uszkodzeniem lub zniszczeniem;

3) kradzieżą;

4) dostępem osób nieuprawnionych.

5. Przepis § 2 ust. 2 stosuje się odpowiednio do prowadzenia ewidencji i oceny jej zgodności z oryginałem.

Ewidencja może być prowadzona w formie dokumentu pisemnego lub elektronicznego.

1. W przypadku prowadzenia ewidencji w formie dokumentu pisemnego przed przystąpieniem do jej wypełniania karty ewidencji powinny być przeszyte, a strony ponumerowane.

2. Wpisów do ewidencji dokonuje się w sposób trwały i czytelny. Zmian i poprawek w ewidencji dokonuje się tak, by przekreślony tekst pierwotny pozostał czytelny. Każdą zmianę lub poprawkę należy potwierdzić podpisem osoby dokonującej zmiany lub poprawki oraz podać datę ich wprowadzenia, a w razie potrzeby opisać również w rubryce "uwagi".

1. Ewidencja w formie dokumentu elektronicznego jest prowadzona zgodnie z instrukcją obsługi programu komputerowego wykorzystywanego do prowadzenia tej ewidencji i w taki sposób, aby:

1) umożliwiała wgląd w treść dokonywanych wpisów oraz ochronę przechowywanych danych przed zniekształceniem lub utratą;

2) umożliwiała dokonywanie korekty danych opatrzonej adnotacją osoby dokonującej tej korekty oraz datą jej dokonania;

3) pozwalała na drukowanie wpisów w porządku chronologicznym;

4) uniemożliwiała usuwanie wpisów.

2. W przypadku prowadzenia ewidencji w formie dokumentu elektronicznego warunkiem prowadzenia ewidencji jest zapewnienie, by wykorzystywane oprogramowanie i zasoby, w tym zestawienia danych wygenerowane z wykorzystaniem tego oprogramowania, spełniały wymagania Web Content Accessibility Guidelines (WCAG 2.0) co najmniej na poziomie AA.

3. Dane z ewidencji prowadzonej w formie dokumentu elektronicznego powinny być archiwizowane na informatycznych nośnikach danych nie rzadziej niż raz w miesiącu.

1. Ewidencja jest przechowywana w siedzibie sprzedającego przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym wystawiono informacje uwidocznione w ewidencji.

2. Podmiot prowadzący ewidencję w formie dokumentu elektronicznego przechowuje kopię ewidencji za dany rok zapisaną na informatycznych nośnikach danych lub w formie wydruku.

Rozporządzenie wchodzi w życie z dniem 1 lipca 2016 r.

●Ostatnim komentowanym rozporządzeniem jest r.o.w. Zostało ono wydane na podstawie art. 22 ust. 12 u.r.o.n. i jest nowym rozporządzeniem. Wdraża nowe obowiązki sprzedającego, o którym mowa w art. 22 ust. 1 u.r.o.n., wprowadzone 1 lipca 2016 r. nowelizacją u.r.o.n. z 25 września 2015 r.

●W par. 1 określono zakres przedmiotowy regulacji. Obejmuje ona wzory informacji dla nabywcy o kwocie obniżenia (INF-U) oraz informacji przekazywanej PFRON o wystawionych informacjach o kwocie obniżenia (INF-1-u), a także zakres ewidencji ulg.

●W par. 2 wprowadzono wzory INF-U i INF-1-u.

●Informacja INF-U dotyczy kwoty obniżenia i jest przekazywana nabywcy przez sprzedającego. Składa się z:

- bloku informacyjnego,

- bloku A zawierającego jednolite dane ewidencyjne (zob. komentarz do INF-1),

- bloku B - zawierającego dane o INF-U: rodzaj informacji (zwykła, korygująca), standaryzowany znak wystawianej informacji (poz. 16), a w przypadku korekty - znak korygowanej informacji (poz. 17) oraz okres sprawozdawczy (poz. 14), którym jest miesiąc, w którym przypadł termin płatności za zakup (bez względu na to, kiedy faktycznie za niego zapłacono) albo miesiąc wystawienia INF-U w przypadku ulg z tytułu zakupów potwierdzonych fakturą wystawioną przed 1 lipca 2016 r. i dokonania przed tą datą zapłaty za ten zakup,

- bloku C - ze standaryzowanymi danymi ewidencyjnymi i adresowymi nabywcy,

- bloku D - właściwej informacji o kwocie obniżenia, która w poz. 27 i 28 określa to, czy i w jaki sposób ulga przedawnia się oraz na jakich zasadach należy obliczyć jej wysokość. Od wypełnienia najistotniejszej tu poz. 28 zależy sposób wypełnienia dalszych danych. Należy bowiem pamiętać, że od lat 90. sposób obliczania ulgi zmieniał się kilkukrotnie. Dlatego możliwie najogólniej określono nazwy pozycji dotyczące przychodów, stanów zatrudnienia czy wynagrodzeń. W objaśnieniach dokładnie wskazano, jakie dane należy wpisać w poszczególnych pozycjach (np. wynagrodzenia wszystkich pracowników, wynagrodzenia osób niepełnosprawnych ogółem, wynagrodzenia osób o znacznym lub umiarkowanym stopniu niepełnosprawności, czy też może najniższe wynagrodzenie pomnożone przez stan zatrudnienia osób o znacznym lub umiarkowanym stopniu niepełnosprawności). Należy pamiętać o odesłaniu do INF-1, więc metodologia ustalania danych o zatrudnieniu w INF-U jest analogiczna jak w INF-1. W poz. 38 wykazuje się obliczoną kwotę ulgi,

- bloku E, w którym wykazuje się uwagi (w tym dotyczące zakresu korekty INF-U),

- bloku uwag i podpisu.

●Informacja INF-1-u ma maksymalnie uproszczoną konstrukcję. Składa się z: bloku informacyjnego, bloków merytorycznych A-C i bloku oświadczeń i podpisu.

Blok A jest jednolitym blokiem danych ewidencyjnych pracodawcy (sprzedającego) o konstrukcji takiej jak w INF-1 (zob. komentarz do r.inf.).

W bloku B wykazuje się dane o informacji. W poz. 14 określa się okres sprawozdawczy (miesiąc i rok). Należy pamiętać, że INF-1-u służy do poinformowania PFRON o informacjach INF-U wystawionych przez sprzedającego. Dlatego okresem sprawozdawczym jest miesiąc, w którym wystawiano zwykłe i korygujące informacje INF-U, bez względu na to, za jaki okres sprawozdawczy wystawiono INF-U. Oznacza to, że np. INF-1-u za sierpień może dotyczyć np. informacji INF-U wystawionych za sierpień 2016 r. i za lipiec 2016 r.

W poz. 15 określa się, czy INF-1-u jest informacją zwykłą, czy korygującą. Korekty INF-1-u składa się w przypadku popełnienia błędów lub konieczności wprowadzenia ex post zmiany danych w tym dokumencie (a nie w załączonych do niej INF-U; korekta INF-U nie powoduje bowiem obowiązku dokonania korekty w INF-1-u).

W poz. 16 INF-1-u wykazuje się liczbę informacji INF-U wystawionych w okresie sprawozdawczym wykazanym w poz. 14 INF-1-u. Ponadto do INF-1-u należy załączyć kopie wspomnianych INF-U. [przykłady 11 i 12]

W bloku C wykazuje się uwagi do INF-1-u, a ostatnim blokiem jest blok oświadczeń i podpisu, w którym oświadcza się o tym, że do INF-1-u załączono kopie wszystkich INF-U wystawionych w okresie sprawozdawczym, za który składana jest INF-1-u. Ponadto w bloku tym określa się datę wypełnienia tej informacji, imię i nazwisko osoby upoważnionej przez pracodawcę do składania informacji w jego imieniu oraz pole podpisu. Tak jak w przypadku wypełniania INF-U doprecyzowano, że wykroczenie podpisem poza to pole nie spowoduje nieważności INF-1-u. Jest to rozwiązanie wprowadzone z myślą o zwiększeniu komfortu wypełniania formularzy przez osoby niewidome lub z zaburzeniami motorycznymi.

●Zarówno w przypadku informacji INF-U, jak i informacji INF-1-u, w par. 2 ust. 2 u.r.o.n. wprowadzono - przede wszystkim z myślą o osobach z dysfunkcjami wzroku - możliwość zastosowania wybranych przez użytkownika środków identyfikacji dokumentu, takich jak np. fotokody, w tym kody QR umieszczone powyżej górnej krawędzi bloku informacyjnego formularza lub na odwrocie formularza, oznaczenia lub etykiety ułatwiające identyfikację dokumentu, w tym etykiety dźwiękowe i pisane alfabetem Braille’a, których zastosowanie nie wyłącza uznania informacji INF-U ani informacji INF-1-u za zgodne ze wzorami określonymi w ust. 1 ani uznania informacji INF-U za zgodną z oryginałem. Zarówno osoby niewidome zatrudnione przy obsłudze procesu udzielania i ewidencjonowania ulg, jak i osoby zapewniające archiwizację tych dokumentów z wykorzystaniem fotokodów (np. kodów paskowych) mają możliwość zastosowania pomocnych im środków identyfikacji dokumentów, tak by również po wydrukowaniu osoby te mogły łatwo sprawdzić, co to za dokument, bez obawy, że użycie tych środków spowoduje kwestionowanie zgodności z oryginałem czy ze wzorem określonym w par. 2 r.o.w.

●Ponadto r.o.w. w par. 3 i nast. normuje zasady prowadzenia ewidencji ulg. Nowy obowiązek prowadzenia ewidencji nałożono na sprzedającego w art. 22 ust. 10 pkt 2 u.r.o.n.

Paragraf 3 ust. 1 r.o.w. określa zamknięty katalog elementów ewidencji ulg. Zgodnie z par. 3 ust. 2 r.o.w. w ewidencji wykazuje się dane dotyczące zwykłych i korygujących informacji o kwocie obniżenia wystawionych od 1 lipca 2016 r. Oznacza to, że wykazuje się w niej wszystkie (zwykłe i korygujące) INF-U wystawione od tego dnia. Zatem każda informacja wstawiona od tej daty zostanie zaewidencjonowana. Dlatego określając zakres ewidencji, odniesiono się do konkretnych pozycji INF-U.

Paragraf 3 ust. 3 r.o.w. określa sposób dokonywania zapisów w ewidencji tak, by zapewnić jej kompletność i rzetelność.

W par. 3 ust. 4 r.o.w. określono ogólne cele zmierzające do uchronienia ewidencji przed niepożądanymi zdarzeniami. W r.o.w. nie określono, jakimi środkami sprzedający ma osiągnąć te cele. Dlatego wybór tych sposobów postępowania należy do sprzedającego. Dotyczy to również sposobów zapewnienia archiwizacji i przechowywania ewidencji (par. 6 ust. 3 i par. 7 r.o.w.).

●Zgodnie z par. 4 r.o.w. ewidencję prowadzi się w formie dokumentu pisemnego lub elektronicznego. Paragraf 5 określa standardowe warunki prowadzenia ewidencji w formie pisemnej, zaś w par. 6 wskazano wymogi dotyczące prowadzenia ewidencji w formie elektronicznej. Najwięcej emocji wśród zainteresowanych prowadzeniem ewidencji ulg w tej formie wzbudził par. 6 ust. 2 r.o.w. Zgodnie z tym przepisem warunkiem prowadzenia ewidencji w formie dokumentu elektronicznego jest zapewnienie, by wykorzystywane oprogramowanie i zasoby, w tym zestawienia danych wygenerowane z wykorzystaniem tego oprogramowania, spełniały wymagania Web Content Accessibility Guidelines (WCAG 2.0) co najmniej na poziomie AA. Należy pamiętać, że wytyczne te wymagają po prostu zastosowania nieskomplikowanych środków przy konstruowaniu ewidencji, tak by współpracowała z dostępnym oprogramowaniem typu screenreader (np. NVDA). Wytyczne mogą być stosowane bez względu na format, w którym powstanie ewidencja. Stanowią one zbiór punktów listy kontrolnej i metod ich wdrożenia - także w popularnych wśród nie informatyków formatach takich jak PDF czy pliki arkuszy kalkulacyjnych. Rozwiązanie to zmniejszy ograniczenia w dostępie do pracy przy ulgach.

Informacje INF-U i INF-1-u mogą być sporządzane w formie pisemnej lub elektronicznej. W tym drugim przypadku konieczne jest zapewnienie spełnienia warunków wynikających z WCAG 2.0. (dla PFRON wynika to z krajowych ram interoperacyjności, a dla sprzedającego - ze wzoru INF-U).

●Zgodnie z par. 8 rozporządzenie weszło w życie 1 lipca 2016 r.

PRZYKŁAD 11

Korekta INF-1-u...

Meddjan Sp. z o.o. wystawiła w lipcu i za lipiec 2016 r. pięć informacji INF-U dla swoich kontrahentów. Dokonała sprawozdania o nich do 20 sierpnia 2016 r., składając informację INF-1-u zwykłą, i załączyła 5 INF-U do INF-1-u. Jednak w poz. 16 INF-1-u pomyliła się i zamiast wpisać 5, wpisała 15. W związku z tym niezwłocznie dokonała korekty INF-1-u za lipiec. Nie koryguje wówczas INF-U.

PRZYKŁAD 12

...oraz INF-U

Agencja ochrony Mitra wystawiła w lipcu i za lipiec 2016 r. 26 informacji INF-U dla swoich kontrahentów. Dokonała sprawozdania o nich do 20 sierpnia 2016 r., składając informację INF-1-u zwykłą. W trzech INF-U pomyliła się, o czym się przekonała 10 sierpnia 2016 r., więc 22 sierpnia 2016 r. sporządziła INF-U korygujące (za lipiec - tak jak informacje INF-U korygowane). Agencja nie koryguje INF-1-u za lipiec, ponieważ nie popełniła błędu w tym formularzu i załączyła do niej wszystkie INF-U wystawione w lipcu. Korekty INF-U wystawione w sierpniu 2016 r. zostaną sprawozdane do PFRON w INF-1-u za sierpień.

ⒸⓅ