Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 22 czerwca 2016 r. w sprawie określenia wzorów miesięcznych i rocznych informacji o zatrudnieniu, kształceniu lub o działalności na rzecz osób niepełnosprawnych

Na podstawie art. 21 ust. 2f ustawy z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (Dz. U. z 2011 r. poz. 721, z późn. zm.) zarządza się, co następuje:

Określa się wzory miesięcznych i rocznych informacji odpowiednio o zatrudnieniu osób niepełnosprawnych, o zatrudnieniu i kształceniu osób niepełnosprawnych lub o działalności na rzecz osób niepełnosprawnych, składanych Zarządowi Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych przez pracodawców zwolnionych z wpłat na Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych na podstawie art. 21 ust. 2, 2a, 2b i 2e ustawy z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych:

1) wzór informacji miesięcznej o zatrudnieniu, kształceniu lub o działalności na rzecz osób niepełnosprawnych, o symbolu INF-1, stanowiący załącznik nr 1 do rozporządzenia;

2) wzór informacji miesięcznej o zatrudnieniu, kształceniu lub o działalności na rzecz osób niepełnosprawnych - informacji ewidencyjnej, o symbolu INF-Z, stanowiący załącznik nr 2 do rozporządzenia;

3) wzór informacji rocznej o zatrudnieniu, kształceniu lub o działalności na rzecz osób niepełnosprawnych, o symbolu INF-2, stanowiący załącznik nr 3 do rozporządzenia.

1. Informacje miesięczne, o których mowa w § 1 pkt 1 i 2, za okresy sprawozdawcze do czerwca 2016 r. włącznie oraz informacje roczne, o których mowa w § 1 pkt 3, za okresy sprawozdawcze do 2015 r. włącznie składa się według wzorów określonych w przepisach dotychczasowych.

2. Zmiany w informacjach, o których mowa w ust. 1, dokonuje się, składając informacje według wzorów określonych w § 1.

Rozporządzenie wchodzi w życie z dniem 1 lipca 2016 r.

●Rozporządzenie zostało wydane na podstawie art. 21 ust. 2f u.r.o.n. Dotyczy ono informacji składanych na tej podstawie przez pracodawców o co najmniej 25-etatowym zatrudnieniu ogółem, zwolnionych z wpłat na PFRON z tytułu nieosiągania wymaganego poziomu zatrudnienia osób niepełnosprawnych, jeżeli zwolnienie to przysługuje im zgodnie z:

- art. 21 ust. 2 u.r.o.n. - w związku z osiągnięciem ustawowego 6-procentowego lub obniżonego wskaźnika zatrudnienia osób niepełnosprawnych przez pracodawcę, który nie rozlicza się z wpłat na podstawie art. 21 ust. 2a ani art. 21 ust. 2b u.r.o.n.,

- art. 21 ust. 2a u.r.o.n. - w związku z osiągnięciem ustawowego 6-procentowego lub obniżonego wskaźnika zatrudnienia osób niepełnosprawnych przez pracodawcę będącego państwową lub samorządową jednostką organizacyjną stanowiącą jednostkę budżetową, zakład budżetowy albo gospodarstwo pomocnicze, instytucję kultury lub jednostkę organizacyjną zajmującą się statutowo ochroną dóbr kultury uznanych za pomnik historii,

- art. 21 ust. 2b u.r.o.n. - w związku z osiągnięciem obecnie 2-procentowego ustawowego lub obniżonego wskaźnika zatrudnienia osób niepełnosprawnych przez pracodawcę będącego szkołą, uczelnią lub szkołą wyższą (bez względu na rodzaj, profil i publiczny lub niepubliczny charakter), zakładem kształcenia nauczycieli, placówką opiekuńczo-wychowawczą lub resocjalizacyjną lub

- art. 21 ust. 2e u.r.o.n. - niezależnie od struktury zatrudnienia, lecz w związku z prowadzoną działalnością przez pracodawcę będącego: hospicjum, domem pomocy społecznej, zakładem opiekuńczo-leczniczym albo publiczną lub niepubliczną jednostką organizacyjną niedziałającą w celu osiągnięcia zysku, której wyłącznym przedmiotem prowadzonej działalności jest rehabilitacja społeczna i lecznicza, edukacja osób niepełnosprawnych lub opieka nad osobami niepełnosprawnymi.

●Omawiane rozporządzenie jest aktem zwykłym, a nie zmieniającym, ponieważ zmianie uległ krąg podmiotów zobowiązanych do składania normowanych nim informacji. Do podmiotów wymienionych w art. 21 ust. 2e u.r.o.n. od lipca 2016 r. dołączyły bowiem zakłady opiekuńczo-lecznicze. Skutkowało to pośrednią zmianą zakresu upoważnienia do wydania rozporządzenia, a w konsekwencji koniecznością wydania rozporządzenia zwykłego, a nie nowelizacji dotychczas obowiązującego aktu wykonawczego.

●Komentowane rozporządzenie zawiera trzy paragrafy.

W par. 1 określono zakres przedmiotowy regulacji. Zgodnie z nim rozporządzenie dotyczy wzorów informacji o kształceniu, zatrudnieniu i działalności na rzecz osób niepełnosprawnych.

Analizując par. 1 r.inf., należy zwrócić uwagę na trzy kwestie.

Po pierwsze, informacje o zatrudnieniu, kształceniu lub o działalności na rzecz osób niepełnosprawnych zostały wprowadzone do u.r.o.n. w 2000 r. w celu uszczelnienia systemu wpłat na PFRON, a dokładnie wpłat z tytułu niezapewniania wymaganego poziomu zatrudnienia osób niepełnosprawnych normowanych w art. 21 u.r.o.n.

Uszczelnienie to polegało na wprowadzeniu lustrzanych obowiązków sprawozdawczych nie tylko dla zobowiązanych do wpłat (deklaracje: DEK-I-0, DEK-I-a lub DEK-I-b), lecz także dla zwolnionych z wpłat na większości podstaw prawnych (informacja INF-1). Oznacza to, że zasadniczo każdy pracodawca o co najmniej 25-etatowym zatrudnieniu pracowników ogółem po uwzględnieniu wyłączeń określonych w art. 21 ust. 5 u.r.o.n. powinien za dany miesiąc złożyć albo deklarację DEK-I-0, DEK-I-a lub DEK-I-b, albo informację INF-1.

Wyjątki od tej zasady są nieliczne i dotyczą zwolnionych z wpłat w związku z sytuacją ekonomiczną i organizacyjną (art. 21 ust. 3 u.r.o.n.) lub restrukturyzacją finansową (na podstawie ustaw restrukturyzacyjnych) oraz przywięziennych zakładów pracy całkowicie zwolnionych z wpłat na PFRON na podstawie art. 6 ust. 1 pkt 3 lub art. 6 ust. 4 ustawy z 28 sierpnia 1997 r. o zatrudnianiu osób pozbawionych wolności (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 1116, dalej: u.z.p.w.). Podmioty te nie są objęte obowiązkiem składania deklaracji wpłat na PFRON ani informacji, o których mowa w art. 21 ust. 2f u.r.o.n.

Pozostałe podmioty o co najmniej 25-etatowym zatrudnieniu ogółem, w tym przedsiębiorcy, organizacje społeczne, rolnicy, zakłady pracy chronionej, o których mowa w art. 28 u.r.o.n., zakłady aktywności zawodowej, o których mowa w art. 29 u.r.o.n., czy przywięzienne zakłady pracy częściowo zwolnione z wpłat na podstawie art. 6 ust. 2 u.z.p.w. lub niekorzystające ze zwolnienia - mają obowiązek złożenia albo deklaracji DEK-I-0, DEK-I-a lub DEK-I-b, albo informacji INF-1.

Po drugie, na skutek zmian do art. 21 ust. 2e u.r.o.n. dokonywanych od 2012 r., tytuł informacji ("o zatrudnieniu, kształceniu lub o działalności na rzecz osób niepełnosprawnych") nie odpowiada w pełni celowi jej składania ani zawartości.

W art. 21 ust. 2e u.r.o.n. wymieniono bowiem nie tylko podmioty działające na rzecz osób niepełnosprawnych (art. 21 ust. 2e pkt 3 u.r.o.n.), lecz także podmioty, które mimo realizowania ważnych społecznie celów niekoniecznie muszą się zajmować osobami niepełnosprawnymi w rozumieniu u.r.o.n., a więc osobami, których niepełnosprawność potwierdza co najmniej jedno z orzeczeń wymienionych w tej ustawie. Podmiotami tymi są hospicja, domy pomocy społecznej oraz zakłady opiekuńczo-lecznicze.

Biorąc pod uwagę to, że określony w art. 21 ust. 2f u.r.o.n. obowiązek składania informacji o zatrudnieniu, kształceniu lub o działalności na rzecz osób niepełnosprawnych dotyczy wszystkich podmiotów wymienionych w art. 21 ust. 2e u.r.o.n., również hospicja, domy pomocy społecznej i zakłady opiekuńczo-lecznicze składają te informacje, zaś ich działalność jest w INF-1 w całości traktowana jak działalność na rzecz osób niepełnosprawnych.

Po trzecie, w par. 1 r.inf. wyróżniono trzy rodzaje informacji o zatrudnieniu, kształceniu lub o działalności na rzecz osób niepełnosprawnych:

- informację miesięczną, o symbolu INF-1 (jej wzór określono w załączniku nr 1 do r.inf.),

- informację miesięczną ewidencyjną, o symbolu INF-Z (jej wzór określono w załączniku nr 2 do r.inf.),

- informację roczną, o symbolu INF-2 (jej wzór określono w załączniku nr 3 do r.inf.).

●Informacja INF-1 składa się z niżej omówionych: bloku informacyjnego, pięciu bloków merytorycznych (A-E) oraz z bloku oświadczeń i podpisu. Jest to przydatny formularz, ponieważ pozwala pracodawcy wstępnie rozeznać się w tym, jak ustalić, czy jest on zwolniony z wpłat czy do nich zobowiązany. Jednocześnie umiejętność prawidłowego wypełnienia tego formularza pomaga w ewentualnym składaniu deklaracji DEK-I-0, DEK-I-a, DEK-I-b, a nawet DEK-II-a. Część danych o zatrudnieniu i kształceniu wykazywanych w INF-1 może być bowiem - bez konieczności dokonywania dalszych zmian - przeniesiona do tych formularzy.

● przytacza art. 21 ust. 2f u.r.o.n. jako podstawę prawną składania INF-1, wskazuje na składającego jako na pracodawcę zwolnionego z wpłat na PFRON na podstawie art. 21 ust. 2, 2a, 2b lub 2e u.r.o.n., określa termin składania INF-1 oraz pośrednio na okres sprawozdawczy - do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym zaistniały okoliczności powodujące zwolnienie z wpłat. Wreszcie wskazuje na PFRON jako na adresata INF-1.

● Obejmuje poz. 1-13. Zawiera on jednolite dla deklaracji wpłat na PFRON i innych informacji skrócone dane ewidencyjne pracodawcy.

Numer w rejestrze PFRON (poz. 1). Numer ten jest numerem porządkowym nadawanym przez PFRON na podstawie wewnętrznych regulacji tej instytucji. Identyfikuje on pracodawcę w kontaktach z PFRON. Wpisuje się go, jeżeli został nadany pracodawcy przed dniem złożenia informacji. W pozostałych przypadkach pole to pozostaje niewypełnione. Biorąc pod uwagę niemożność złożenia deklaracji i informacji w formie elektronicznej przed uzyskaniem tego numeru oraz obowiązek ustawowy i przewidziane w art. 56a i nast. u.r.o.n. prawno-wykroczeniowe konsekwencje niewykonania tego obowiązku, pracodawca może go wykonać z opóźnieniem (por. wyrok NSA z 9 stycznia 2009 r., sygn. akt II GSK 307/07) lub złożyć formularz w formie pisemnej (por. postanowienie WSA w Warszawie z 6 kwietnia 2006 r., sygn. akt II SA/Wa 1733/05). Z uwagi na treść objaśnienia do poz. 1 i na ograniczenia techniczne PFRON, w przypadku nieposiadania numeru w rejestrze PFRON w dniu wypełniania INF-1, należy postąpić w drugi ze wspomnianych sposobów.

NIP (poz. 2). REGON (poz. 3). Numery te pozwalają zidentyfikować pracodawcę, jednak nie wszyscy pracodawcy mają obowiązek posiadania takich numerów (np. jednostki wojskowe, oddziały spółek będące samodzielnymi pracodawcami). Dlatego poz. 2 i 3 wypełnia się tylko wówczas, gdy nadanie tych numerów danemu pracodawcy wynika z przepisów prawa. Ponadto w przypadku wypełniania poz. 3 przez pracodawców posiadających 9-cyfrowy REGON (np. spółki, osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą fizycznych, organizacje społeczne) należy wpisać posiadany numer REGON, a po nim pięć zer.

Pracodawca (poz. 4). W poz. 4 wpisuje się odpowiednio pełną nazwę albo firmę albo imię i nazwisko pracodawcy. Dane wykazywane w tej pozycji muszą być takie same, jak w innych informacjach (poz. 4 z: INF-2, INF-Z) lub deklaracjach (poz. 4 z: DEK-I-0, DEK-I-a, DEK-I-b, DEK-II-a, DEK-II-b, DEK-II-u, DEK-W, DEK-R, DEK-Z) składanych przez pracodawcę odpowiednio na podstawie art. 21 ust. 2f i art. 49 ust. 2 u.r.o.n. Powinny być również zbieżne z danymi z poz. 4 INF-1-u składanej na podstawie art. 22 ust. 10 pkt 3 u.r.o.n.

W poz. 5-10 INF-1 wykazuje się dane adresowe pracodawcy, takie jak ulica (poz. 5), numer domu (poz. 6), numer lokalu (poz. 7), miejscowość (poz. 8), kod pocztowy (poz. 9), poczta (poz. 10). Dane te dotyczą adresu pracodawcy (np. adresu siedziby lub miejsca zamieszkania) i muszą być zgodne z danymi rejestrowymi (np. wpisem do KRS lub CEIDG), jeżeli pracodawca podlega obowiązkowi rejestrowemu.

Natomiast w poz. 11-13 wykazuje się dane kontaktowe: numery telefonu (poz. 11) i faksu (poz. 12) oraz adres poczty elektronicznej (poz. 13). Dane te wypełnia się w przypadku korzystania z tych środków komunikacji. Ponadto w poz. 11 i 12 należy pamiętać o wykazaniu dziewięciocyfrowych numerów telefonu i faksu.

Sposób wypełniania danych w poz. 1-13 jest taki sam w pozostałych dokumentach sprawozdawczych przekazywanych do PFRON w związku z wpłatami na PFRON i ich obniżaniem przekazywanych na podstawie art. 21 ust. 2f, art. 22 ust. 10 pkt 3 u.r.o.n. i art. 49 ust. 2 u.r.o.n.

● Obejmuje on poz. 14-16. Zawiera ogólne dane o rodzaju informacji oraz o powodach jej złożenia.

W poz. 14 określa się okres sprawozdawczy (miesiąc i rok). Okresem sprawozdawczym jest miesiąc, za który rozliczano wpłaty na PFRON, a więc miesiąc, w którym pracodawca osiągał co najmniej przeciętny miesięczny stan zatrudnienia ogółem i w związku z tym ustalał, czy był zobowiązany do wpłat, czy z nich zwolniony.

W związku z tym, że INF-1 składają wyłącznie pracodawcy zwolnieni z wpłat na podstawie art. 21 ust. 2, 2a, 2b lub 2e u.r.o.n., składający musi ustalić, czy w danym miesiącu miał strukturę zatrudnienia powodującą powstanie obowiązku wpłat (zbyt niskie zatrudnienie osób niepełnosprawnych), czy umożliwiającą korzystanie ze zwolnienia z wpłat (zatrudnienie osób niepełnosprawnych równe wymaganemu lub od niego wyższe), względnie czy w tym miesiącu prowadził działalność określoną w art. 21 ust. 2e u.r.o.n. Jeżeli osiągnął wymaganą strukturę zatrudnienia osób niepełnosprawnych zgodną z art. 21 ust. 2, 2a lub 2b u.r.o.n. albo prowadził działalność określoną w art. 21 ust. 2e u.r.o.n., to składa INF-1. W przeciwnym razie - odpowiednio deklarację DEK-I-0, DEK-I-a lub DEK-I-b. Jeżeli składa INF-1, to w poz. 16 zaznacza jedną z czterech podstaw korzystania ze zwolnienia z wpłat: art. 21 ust. 2, art. 21 ust. 2a, art. 21 ust. 2b lub art. 21 ust. 2e u.r.o.n. Jeżeli pracodawca spełnia warunki z art. 21 ust. 2a i 2e u.r.o.n., to w poz.16 może zaznaczyć wyłącznie pole 2 (art. 21 ust. 2a u.r.o.n.). Wówczas nie będzie musiał wypełniać bloku E w INF-1.

Natomiast w poz. 15 INF-1 określa się rodzaj informacji, wybierając pole 1 (informacja zwykła) albo pole 2 (informacja korygująca) - por. par. 2 r.inf.

Informację korygującą składa się w przypadku gdy uprzednio złożona informacja za dany okres sprawozdawczy zawierała błędy lub wykazane dane były niezgodne ze stanem faktycznym dotyczącym tego okresu. Należy pamiętać, że w INF-1 podaje się m.in. dane dotyczące stanów zatrudnienia osób niepełnosprawnych, które - mimo że wykazane w wartościach prawidłowych według stanu wiedzy pracodawcy na dany dzień - mogą ulegać późniejszym zmianom wskutek wstecznego zaliczenia pracowników do stanów zatrudnienia osób niepełnosprawnych na podstawie art. 2a ust. 2 lub 3 u.r.o.n. Zmiany te wymagają korekty INF-1. W granicznych przypadkach - anulowania deklaracji i złożenia zamiast niej informacji.

● Obejmuje on poz. 17-60 zgrupowane w trzech blokach: C.1., C.2. i C.3. Zawiera on dane o strukturze zatrudnienia oraz o strukturze osób kształconych.

Dane te podaje się w wartościach przeciętnych miesięcznych w etatach i osobach (dane o kształconych podaje się wyłącznie w osobach), z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku, stosując standardowe zaokrąglenie. Jeżeli pierwsza odrzucona cyfra należy do przedziału od 0 do 4, to stosuje się zaokrąglenie w dół (np. 1,661 wykazuje się jako 1,66), a w pozostałych przypadkach - w górę (np. zamiast 1,668 należy wpisać 1,67).

Wartości przeciętne miesięczne oblicza się odpowiednio w etatach lub osobach, sumując przeciętne miesięczne stany zatrudnienia poszczególnych pracowników. Przeciętny miesięczny wymiar czasu pracy PMW można obliczyć według wzoru:

gdzie: - nominalny wymiar czasu pracy, np. z umowy o pracę (w przypadku obliczania danych w osobach e = 1), - liczba dni wliczania danej osoby do danego stanu, - liczba dni kalendarzowych w miesiącu.

Pełne uśrednianie stanów miesięcznych ze stanów z wszystkich dni danego miesiąca jest konieczne, ponieważ przepisy (art. 2 pkt 6 u.r.o.n.) odnoszą się do wartości przeciętnych, lecz nie pozwalają na ustalenie danych przeciętnych na podstawie danych uproszczonych (np. na ostatni, na pierwszy i ostatni, czy na pierwszy, środkowy i ostatni dzień miesiąca).

Warto pamiętać, że Ldz ustala się na każdy dzień w miesiącu. Jeżeli miesiąc rozpoczyna się od dnia wolnego od pracy, to należy na ten dzień pobrać stan z dnia następnego. W pozostałych przypadkach stan na dni wolne od pracy pobiera się z dnia poprzedniego. Należy jednak pamiętać, że stany te muszą być stanami rzeczywistymi, a więc np. w razie rozwiązania umowy o pracę z danym pracownikiem lub śmierci pracownika w piątek nie należy ich uwzględniać w stanach zatrudnienia w sobotę. Analogicznie, w przypadku rozwiązania umowy o pracę w niedzielę, np. 2 października 2016 r., nie należy na ten dzień pobierać pomniejszonego stanu z poniedziałku 3 października 2016 r., ponieważ zwolniony pracownik był w rzeczywistym zatrudnieniu do 2 października włącznie.

Podobnie należy postępować, ustalając stany osób kształconych (zob. blok C.2. INF-1, ale również blok C.2. DEK-I-b). W wakacje należy przyjmować stan z ostatniego dnia nauki, jednak np. w przypadku śmierci ucznia w wakacje, należy odpowiednio pomniejszyć bieżący stan kształconych osób niepełnosprawnych, tak by po śmierci nie uwzględniać już tej osoby w ustalanym stanie.

● dotyczy zatrudnienia pracowników w rozumieniu art. 2 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 1502 ze zm., dalej: k.p.).

Dane wykazywane w bloku C.1. dotyczą zatem wyłącznie osób zatrudnionych w ramach stosunku pracy (na podstawie umowy o pracę, powołania, mianowania, wyboru lub spółdzielczej umowy o pracę). W stanach wykazywanych w tym bloku nie uwzględnia się zatem zatrudnienia na innych podstawach lub w ramach stosunków innych niż stosunek pracy. Dlatego całkowicie pomija się osoby świadczące pracę w ramach stosunku służbowego (np. sędziowie), służby (np. funkcjonariusze policji, wojska), administracyjnego (np. uczniowie odbywający praktyki u pracodawcy na podstawie umowy zawartej pomiędzy szkołą a pracodawcą, osoby odbywające służbę zastępczą u pracodawcy rozliczającego się z wpłat, część osób pozbawionych wolności świadcząca pracę na podstawie skierowania administracyjnego) czy cywilnoprawnego (np. osoby świadczące pracę na podstawie umowy o dzieło, umowy-zlecenia, umowy agencyjnej, kontraktów menedżerskich czy umów nienazwanych).

W tym bloku wykazuje się stan zatrudnienia ogółem (w etatach poz. 17 i w osobach poz. 19), na który składa się stan zatrudnienia osób niepełnosprawnych ogółem (poz. 18 i poz. 20) oraz stan zatrudnienia osób niebędących osobami niepełnosprawnymi (niewykazywany odrębnie).

Wliczanie pracownika do stanu zatrudnienia ogółem jest uzależnione od tego, czy dana osoba:

- pozostaje w zatrudnieniu na co najmniej jednej z podstaw wymienionych w art. 2 k.p. (zob. powyżej), oraz

- nie podlega wyłączeniom określonym w art. 21 ust. 5 u.r.o.n.

W przypadku osób niepełnosprawnych wyłączenie obejmuje osoby przebywające na urlopach bezpłatnych bez względu na to, czy urlop ten jest udzielany pracownikowi obligatoryjnie, czy fakultatywnie.

Natomiast w przypadku osób sprawnych stosuje się wyłączenia z siedmiu powodów:

- przebywanie na urlopach bezpłatnych udzielanych obligatoryjnie [np. na podstawie art. 26 ustawy z 5 czerwca 1998 r. o samorządzie województwa (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 486), art. 24 ustawy z 5 czerwca 1998 r. o samorządzie powiatowym (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 814), art. 24b ustawy z 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 446), art. 47 ust. 8 ustawy z 5 grudnia 2008 r. o zapobieganiu oraz zwalczaniu zakażeń i chorób zakaźnych u ludzi (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 947 ze zm.), art. 17 ust. 2a ustawy z 26 stycznia 1982 r. - Karta Nauczyciela (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 191 ze zm.), czy art. 25 ust. 1 ustawy z 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych (t.j. Dz.U. z 2015 r. poz. 1881)],

- przebywanie na urlopach wychowawczych lub rodzicielskich (należy pamiętać, że wyłączenie to obejmuje jedynie czas rzeczywistego przebywania na tych urlopach, a nie pełny okres, w którym pracownik mógłby z nich korzystać),

- nieświadczenie pracy w związku z uzyskaniem świadczenia rehabilitacyjnego (mowa tu o świadczeniu przewidzianym w art. 2 pkt 2 ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 372 ze zm.) oraz w art. 6 ust. 1 pkt 2 ustawy z 30 października 2002 r. o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych (t.j. Dz.U. z 2015 r. poz. 1242 ze zm.), a nie np. o świadczeniach wypłacanych w ramach realizacji indywidualnych programów rehabilitacji finansowanych z ZFRON),

- nieświadczenie pracy w związku z odbywaniem służby wojskowej albo służby zastępczej [mowa tu o służbie wojskowej i zastępczej w rozumieniu przepisów krajowych; należy także pamiętać o tym, że wyłączenia określone w art. 21 ust. 5 pkt 1-6 u.r.o.n. odnoszą się do sytuacji, w której pracodawca zostaje niejako pozbawiony pracy świadczonej przez pracownika w wyniku takiego skonstruowania przepisów przez ustawodawcę, iż pracodawcy nie pozostawiono prawa decydowania o zakresach nieobecności w pracy niektórych pracowników; tak też należy interpretować art. 21 ust. 5 pkt 3 u.r.o.n.; dlatego wyłączenia tego nie stosuje np. w przypadku podjęcia przez pracownika służby w obcym wojsku (np. Legii Cudzoziemskiej), bez zgody właściwych organów],

- zatrudnienie na podstawie umowy o pracę w celu przygotowania zawodowego (jest to umowa nazwana, o której mowa w art. 194 i nast. k.p., a więc wyłączenie to nie dotyczy innych umów, nawet jeżeli ich celem jest nabycie wiedzy i umiejętności niezbędnych do wykonywania niektórych zawodów, np. lekarza czy pielęgniarki),

- uczestnictwo w Ochotniczych Hufcach Pracy [o których mowa w art. 6 ust. 1 pkt 2 ustawy z 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 645 ze zm.)].

Wyłączenia te są zawarte w zamkniętym katalogu. Dlatego np. przebywanie na zwolnieniu lekarskim, urlopie macierzyńskim, zwolnieniach od pracy, o którym mowa w art. 20 u.r.o.n., tymczasowe aresztowanie czy - w przypadku osób sprawnych - przebywanie na zwykłym urlopie bezpłatnym udzielanym na podstawie art. 174 k.p. nie są podstawą do wyłączenia pracownika ze stanów zatrudnienia.

Przy stosowaniu wyłączeń należy także zwrócić uwagę na trzy kwestie.

Po pierwsze, dla zastosowania wyłączenia nie jest konieczne, by przesłanka wyłączenia trwała pełny miesiąc (por. uchwała Trybunału Konstytucyjnego z 7 lutego 1996 r., sygn. akt W 3/95). Biorąc pod uwagę to, że wszystkie stany ustala się w wartościach przeciętnych miesięcznych, wyłączenia jedno- lub kilkudniowe również znajdują zastosowanie.

Po drugie, co do zasady stosuje się wyłączenia w odniesieniu do całego wymiaru czasu pracy, na który jest zatrudniany pracownik. Na przykład pracownik korzystający z urlopu rodzicielskiego, wychowawczego czy bezpłatnego zasadniczo jest wyłączany w całości ze stanu zatrudnienia.

Wyjątek stanowi wyłączenie dotyczące urlopu rodzicielskiego. Urlop ten może być udzielony na część wymiaru czasu pracy pracownika. Wówczas ogólny wymiar czasu pracy pracownika wykazany w umowie o pracę nie ulega zmianie, jednak pracownik przebywa na urlopie rodzicielskim w niepełnym wymiarze czasu pracy, świadcząc pracę w zmniejszonym wymiarze, nieobjętym urlopem rodzicielskim. Wyłączenie dotyczy tylko tej części etatu, na którą pracownik korzysta z tego urlopu, a w pozostałym zakresie jest on nadal wliczany do stanu zatrudnienia.

W tym miejscu warto również zwrócić uwagę na pozorny wyjątek związany z korzystaniem z urlopu wychowawczego. Niepełnoetatowe korzystanie z urlopu wychowawczego polega jednak na zmniejszeniu wymiaru czasu pracy pracownika (e), a nie na zastosowaniu wyłączeń z tego stanu na podstawie art. 21 ust. 5 u.r.o.n.

Po trzecie, stany zatrudnienia muszą być stanami rzeczywistymi. Dlatego należy eliminować sytuacje, które mogłyby narazić pracodawcę na zarzut pozorności zatrudnienia wykazywanego w dokumentach składanych do PFRON. Dotyczy to szczególnie nieusprawiedliwionej nieobecności pracownika. Nieobecność ta nie stanowi wprawdzie przesłanki wyłączenia pracownika ze stanu zatrudnienia, jednak jeżeli jest ona generowana celowo, to powstają uzasadnione wątpliwości, czy dana osoba na pewno jest w rzeczywistości, a nie tylko pozornie pracownikiem w rozumieniu art. 2 k.p. (względnie czy jest pracownikiem zatrudnionym w określonym wymiarze czasu pracy). Niewykazywanie w tej sytuacji pracownika w stanach zatrudnienia nie wynika z tego, że nieusprawiedliwione nieobecności stanowią przesłankę wyłączającą przewidzianą w art. 21 ust. 5 u.r.o.n., lecz z tego, że zatrudnienie tej osoby nie jest zatrudnieniem rzeczywistym (czego wymaga art. 21 ust. 1 u.r.o.n.).

W tym miejscu warto zwrócić uwagę na to, że zgodnie z art. 199a ustawy z 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2015 r. poz. 613 ze zm., dalej: o.p.) prezesowi zarządu PFRON przysługują kompetencje dotyczące ustalenia treści czynności prawnej. W tym zakresie uwzględnia on zgodny zamiar stron i cel czynności, a nie tylko dosłowne brzmienie oświadczeń woli złożonych przez strony czynności. Jeżeli pod pozorem dokonania określonej czynności prawnej dokonano innej czynności prawnej, skutki podatkowe wywodzi się z tej ukrytej czynności prawnej. Natomiast jeżeli z dowodów zgromadzonych w toku postępowania, w szczególności zeznań strony (chyba że strona odmawia składania zeznań) wynikają wątpliwości co do istnienia lub nieistnienia stosunku prawnego lub prawa, z którym związane są skutki podatkowe, organ podatkowy występuje do sądu powszechnego o ustalenie istnienia lub nieistnienia tego stosunku prawnego lub prawa. Przepis ten ma zastosowanie nie tylko do ustalania stanów zatrudnienia przy rozliczaniu wpłat, lecz także, szczególnie od lipca 2016 r., regulacja ta może odegrać ważną rolę przy ocenie prawidłowości obliczania struktury zatrudnienia uprawnionego sprzedającego oraz treści umów dotyczących sprzedaży uprawniającej do ulg we wpłatach na PFRON na podstawie art. 22 u.r.o.n.

Wliczanie pracownika do stanu zatrudnienia osób niepełnosprawnych ogółem (poz. 18 i 20 INF-1 (ale również poz. 17 i 19 DEK-I-0, DEK-I-a i DEK-I-b oraz do cząstkowych stanów zatrudnienia osób niepełnosprawnych, osób z poszczególnymi stopniami i rodzajami niepełnosprawności jest możliwe tylko w przypadku:

- potwierdzenia niepełnosprawności pracownika jednym z orzeczeń, o których mowa w art. 1, 3, 4a, 5, 5a lub 62 u.r.o.n., przedstawienia pracodawcy tego orzeczenia, wliczania pracownika do stanu zatrudnienia osób niepełnosprawnych zgodnie z art. 2a u.r.o.n.,

- niepodlegania wyłączeniom ze stanu zatrudnienia osób niepełnosprawnych w związku z przebywaniem na urlopie bezpłatnym (art. 21 ust. 5 u.r.o.n., zdanie wstępne).

Zgodnie z art. 1 u.r.o.n. osobą niepełnosprawną jest osoba, której niepełnosprawność została potwierdzona orzeczeniem wymienionym w tej ustawie.

Orzeczenia te zostały wymienione w art. 3 u.r.o.n. (orzeczenia o stopniu niepełnosprawności), art. 4a u.r.o.n. (orzeczenia o niepełnosprawności), w art. 5 u.r.o.n. (orzeczenia lekarza orzecznika ZUS o niezdolności do pracy lub do samodzielnej egzystencji, celowości przekwalifikowania), art. 5a u.r.o.n. (orzeczenia o stopniu niepełnosprawności i wskazaniach dla celów korzystania z ulg i uprawnień), art. 62 ust. 2 u.r.o.n. (orzeczenia o zaliczeniu do jednej z grup inwalidów) i art. 62 ust. 3 u.r.o.n. (orzeczenia o całkowitej lub długotrwałej niezdolności do pracy w gospodarstwie rolnym).

Dlatego tylko osoba, której niepełnosprawność potwierdza co najmniej jedno z tych orzeczeń, może być wykazywana w stanach zatrudnienia osób niepełnosprawnych (lub w stanach kształconych osób niepełnosprawnych). Z tego samego powodu osoba dotychczas niepełnosprawna, której orzeczenie wygasło lub z innych powodów pracodawca przestał nim dysponować w odniesieniu do danego okresu sprawozdawczego (np. zostało wycofane z akt na żądanie pracownika), nie może być nadal wliczana do tych stanów. Nie wyklucza to możliwości wliczenia jej w tym okresie do stanu zatrudnienia po przedstawieniu kolejnego orzeczenia dokumentującego jej niepełnosprawność zgodnie z art. 2a u.r.o.n. (w przypadku ustalania stanu zatrudnienia) lub art. 1 u.r.o.n. (w przypadku ustalania stanu kształconych osób niepełnosprawnych). Na bieżąco jednak osób tych nie należy ujmować w tych stanach.

Należy również pamiętać o tym, że na równi z orzeczeniami traktuje się wyroki bezpośrednio lub pośrednio modyfikujące treść tych orzeczeń.

Należy pamiętać, że stany zatrudnienia osób niepełnosprawnych ogółem ustala się dodatkowo zgodnie z art. 2a u.r.o.n., a więc co do zasady osobę niepełnosprawną wlicza się do stanu zatrudnienia osób niepełnosprawnych począwszy od dnia przedstawienia pracodawcy orzeczenia potwierdzającego niepełnosprawność.

Wyjątki wynikają z art. 2a ust. 2 i 3 u.r.o.n., które pozwalają na wsteczne zaliczanie pracownika na podstawie kolejnego orzeczenia do stanu zatrudnienia osób niepełnosprawnych:

- od dnia złożenia wniosku o wydanie kolejnego orzeczenia - jeżeli z orzeczenia wynika, że w tym okresie osoba ta była niepełnosprawna, a wniosek o wydanie orzeczenia został złożony nie później niż w dniu następującym po dniu, w którym upłynął termin ważności poprzedniego orzeczenia potwierdzającego niepełnosprawność (art. 2a ust. 2 u.r.o.n.), lub

- w okresie do 3 miesięcy poprzedzających dzień przedstawienia pracodawcy kolejnego orzeczenia, jeżeli z treści tego orzeczenia wynika, że w tym okresie osoba ta była niepełnosprawna - przy czym nie ma znaczenia data złożenia wniosku o wydanie kolejnego orzeczenia potwierdzającego niepełnosprawność (art. 2a ust. 3 u.r.o.n.).

Dla zastosowania wstecznego zaliczenia nie ma znaczenia data wydania tych orzeczeń ani ich rodzaj.

Jednym z rodzajów stanów zatrudnienia osób niepełnosprawnych jest stan osób o szczególnych schorzeniach. W INF-1 wykazuje się ten stan dla dwóch celów.

W poz. 21 i 23 INF-1 wykazuje się stany osób o szczególnych schorzeniach w celu obniżenia ustawowo wymaganego wskaźnika zatrudnienia osób niepełnosprawnych, odpowiednio z 2 lub 6 proc., w związku z zatrudnianiem osób o szczególnych schorzeniach i znacznym lub umiarkowanym stopniu niepełnosprawności.

Schorzenia, o których mowa w art. 21 ust. 4 u.r.o.n., to schorzenia określone w par. 1 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 18 września 1998 r. w sprawie rodzajów schorzeń uzasadniających obniżenie wskaźnika zatrudnienia osób niepełnosprawnych oraz sposobu jego obniżania (Dz.U. poz. 820 ze zm.) wydanego na podstawie art. 21 ust. 7 u.r.o.n., tj.: choroba Parkinsona, stwardnienie rozsiane, paraplegia, tetraplegia, hemiplegia, znaczne upośledzenie widzenia (ślepota), niedowidzenie, głuchota, głuchoniemota, nosicielstwo wirusa HIV, choroba AIDS, epilepsja, przewlekłe choroby psychiczne, upośledzenie umysłowe, miastenia, późne powikłania cukrzycy.

Natomiast schorzenia wymienione w art. 26a ust. 1b u.r.o.n., a wykazywane m.in. w poz. 58 i 60 INF-1 to upośledzenie umysłowe, choroby psychiczne (przewlekłe lub nieprzewlekłe), epilepsja, ślepota, całościowe zaburzenia rozwojowe. Do schorzeń tych odnoszą się także art. 22 ust. 1 i art. 28 ust. 1 pkt 1 lit. b u.r.o.n. Te stany zatrudnienia wykazuje sprzedający uprawniony do wystawiania ulg we wpłatach na PFRON na podstawie art. 22 u.r.o.n. - a więc podmioty o kwalifikowanej strukturze zatrudnienia (co najmniej 30-procentowy wskaźnik zatrudnienia osób o znacznym stopniu niepełnosprawności lub o stopniu umiarkowanym ze wspomnianymi schorzeniami). Wszyscy ci sprzedający są zobowiązani do składania informacji INF-1. Od lipca 2016 r. dodatkowo powinni zwrócić uwagę na to, że dane wykazywane w wystawianych ulgach (INF-U) muszą być zgodne odpowiednio z danymi wykazanymi w INF-1.

W tym miejscu należy również pamiętać o kolejnej zmianie, która weszła w życie 1 lipca 2016 r., dotyczącej sposobu dokumentowania schorzeń, o których mowa w art. 22 ust. 1 u.r.o.n. wykazywanych w poz. 58 i 60 INF-1 (ale także w poz. 48 i 50 DEK-II-a).

Dokumentowanie szczególnych schorzeń orzeczeniem oznacza, że dokumentem potwierdzającym wystąpienie szczególnego schorzenia może być:

- orzeczenie potwierdzające niepełnosprawność w rozumieniu u.r.o.n.,

- inne orzeczenie (np. resortowe orzeczenie o zaliczeniu do jednej z grup inwalidów, które nie potwierdza niepełnosprawności w rozumieniu u.r.o.n., jeżeli zostało wydane po 1 stycznia 1998 r., lecz może zawierać rozstrzygnięcia wskazujące na wystąpienie szczególnych schorzeń u osoby, której orzeczenie to dotyczy),

- wyrok.

Biorąc pod uwagę to, że szczególne schorzenie może, lecz nie musi być przyczyną niepełnosprawności, w celu ustalenia, czy u danej osoby orzeczono szczególne schorzenia, należy przeanalizować nie tylko symbol przyczyny niepełnosprawności (U, E, O - dla schorzeń, o których mowa w art. 21 ust. 4 u.r.o.n. oraz U, P, E, O, C - dla schorzeń wymienionych w art. 26a ust. 1b u.r.o.n.), ale również treść wskazań czy uzasadnienia.

Należy jednak pamiętać, że zgodnie z art. 2a ust. 4 u.r.o.n. do stanu zatrudnienia osób o szczególnych schorzeniach, o których mowa w art. 26a ust. 1b, lub schorzeń określonych na podstawie art. 21 ust. 7 nigdy nie stosuje się wstecznego zaliczenia zgodnie z art. 2a ust. 2 lub 3 u.r.o.n. Ma to znaczenie przy wypełnianiu danych o schorzeniach, o których mowa w art. 21 ust. 4 i 7 u.r.o.n. (nie tylko w poz. 21, 23, 27, 29, 35 i 37 INF-1, ale również w poz. 20, 22, 26 i 28 DEK-I-0 i DEK-I-a oraz w poz. 20, 22, 26 i 28, 34 i 36 DEK-I-b, w poz. 51-54 DEK-II-a) oraz schorzeń wymienionych w art. 26a ust. 1b u.r.o.n. wykazywanych w poz. 21-23, 27-29, 33-35 i 39-41 INF-D-P, ale również w poz. 49-56, 58 i 60 INF-1 i poz. 39-46, 48 i 50 DEK-II-a).

Wszystkie dane w Bloku C.1. pobiera się z okresu sprawozdawczego.

● W bloku C.2. wykazuje się dane niezbędne do ustalenia, czy pracodawcy, o których mowa w art. 21 ust. 2b u.r.o.n., m.in. szkoły (w tym zespoły szkół oraz organy założycielskie szkół, jeżeli nie prowadzą innej działalności), przedszkola, domy dziecka, uczelnie, jednostki resocjalizacyjne - są zwolnieni z wpłat (i powinni złożyć INF-1), czy też są do nich zobowiązani (i powinni złożyć DEK-I-b).

Podmioty te porównują wskaźnik ustawowy, który wynosi dla nich 2 proc. stanu zatrudnienia ogółem do sumy wskaźnika zatrudnienia pracowników niepełnosprawnych i dwukrotności wskaźnika osób kształconych.

Wskaźnik zatrudnienia pracowników niepełnosprawnych ustala się analogicznie, jak w poprzednim przypadku (dzieląc stan zatrudnienia osób niepełnosprawnych ogółem przez stan zatrudnienia ogółem (poz. 18/poz. 17 INF-1). Dane do tych obliczeń pobiera się z okresu sprawozdawczego.

Natomiast wskaźnik zatrudnienia kształconych osób niepełnosprawnych ustala się na podstawie danych z bloku C.2. INF-1. Stanowi on iloraz:

- stanu niepełnosprawnych wychowanków, uczniów, studentów lub słuchaczy będących osobami niepełnosprawnymi i uczących się lub studiujących w ramach ogólnie obowiązujących w danej jednostce regulaminów nauczania lub studiowania (poz. 34 INF-1), oraz

- stanu ogółem wychowanków, uczniów, studentów lub słuchaczy (poz. 33 INF-1) .

Przy obliczaniu tego wskaźnika należy zwrócić uwagę na kilka odrębności wobec ustalania stanów zatrudnienia pracowników:

- oba stany są stanami przeciętnymi miesięcznymi, ale ustala się je w osobach, a nie w etatach,

- nie stosuje się do nich wyłączeń określonych w art. 21 ust. 5 u.r.o.n. (ani żadnych innych wyłączeń),

- nie stosuje się przy ich ustalaniu przepisów art. 2a u.r.o.n., ponieważ dotyczy on wyłącznie stanów zatrudnienia (oznacza to, że daty, od których wlicza się osobę kształconą do danego stanu osób niepełnosprawnych, ustala się, posługując się wyłącznie treścią dokumentu potwierdzającego niepełnosprawność, jej stopień lub rodzaj, z możliwością wstecznego zaliczenia danej osoby do danego stanu od daty, od której datują się wspomniane okoliczności),

- stan kształconych osób niepełnosprawnych pobiera się z okresu sprawozdawczego, zaś stan kształconych ogółem pobiera się z zeszłego roku (z ostatniego sprawozdania z tymi danymi złożonego w roku poprzedzającym rok, w którym przypada okres sprawozdawczy w systemie informacji oświatowej lub w ramach programu statystyki publicznej).

Tak jak w przypadku innych pracodawców rozliczających się na podstawie art. 21 ust. 1 i 2 lub 2a u.r.o.n., również pracodawcy, o których mowa w art. 21 ust. 2b u.r.o.n., mogą na podstawie art. 21 ust. 4 u.r.o.n. obniżać wskaźnik ustawowy nie tylko w związku z zatrudnianiem osób o szczególnych schorzeniach, lecz także w związku z zatrudnieniem osób kształconych o szczególnych schorzeniach.

● W tym bloku wykazuje się dodatkowe dane o zatrudnieniu grup osób niepełnosprawnych w rozbiciu na stopnie niepełnosprawności i tytuły prawne ustalania stanów zatrudnienia:

- art. 28 ust. 3 u.r.o.n. - poz. 41-48 INF-1 (ale również w poz. 31-38 DEK-II-a) - wykonawcy pracy nakładczej uwzględniani przez zakłady pracy chronionej dla celów legitymowania się statusem (art. 28 ust. 1 u.r.o.n.), dofinansowania do wynagrodzeń osób niepełnosprawnych (art. 26a ust. 3 u.r.o.n.), gospodarowania ZFRON i zasilania go zaliczkami na podatek dochodowy od osób fizycznych, nieodprowadzonymi na zasadach ogólnych zgodnie z art. 38 ust. 2 i nast. ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2012 r. poz. 361 ze zm., dalej: u.p.d.f.) - wyłącznie wykonawcy spełniający warunki określone w art. 28 ust. 3 i 4 u.r.o.n. niepodlegający wyłączeniu zgodnie z art. 21 ust. 5 u.r.o.n.,

- art. 28 ust. 1 pkt 1 lit. b u.r.o.n. - poz. 49-56 INF-1 (ale również w poz. 39-46 DEK-II-a) - osoby o szczególnych schorzeniach wykazywane przez zakłady pracy chronionej w celu uzyskania i utrzymania statusu zakładu pracy chronionej oraz korzystania ze zwolnień z podatków i opłat na podstawie art. 31 ust. 1 u.r.o.n. (wyłącznie pracownicy w rozumieniu art. 2 k.p. i wykonawcy, o których mowa w art. 28 ust. 3 u.r.o.n. - bez osób podlegających wyłączeniom zgodnie z art. 21 ust. 5 u.r.o.n.),

- art. 22 ust. 1 u.r.o.n. - poz. 57-60 INF-1 (ale również w poz. 47-50 DEK-II-a) - osoby niepełnosprawne o znacznym stopniu niepełnosprawności oraz osoby o umiarkowanym stopniu niepełnosprawności i szczególnych schorzeniach UPENC wykazywane przez pracodawców udzielających ulg we wpłatach na PFRON w celu wykazania się spełnieniem warunku osiągania kwalifikowanej struktury zatrudnienia, o której mowa w art. 22 ust. 1 u.r.o.n. (wyłącznie pracownicy w rozumieniu art. 2 k.p. niepodlegający wyłączeniom określonym w art. 21 ust. 5 u.r.o.n.).

Dane te służą krzyżowej weryfikacji prawidłowości danych przedstawianych PFRON oraz celom statystycznym.

●W bloku D wykazywane są kody działania na rzecz osób niepełnosprawnych, które uzasadniają korzystanie ze zwolnienia z wpłat na podstawie art. 21 ust. 2e u.r.o.n. Wykazuje się je w poz. 51-66 INF-1.

●W bloku E wykazuje się uwagi. Mogą one zawierać informacje o przyczynach dokonania korekty danych.

●W bloku oświadczeń pracodawca stwierdza, że są mu znane przepisy dotyczące wpłat na PFRON. Dane zawarte w informacji są zgodne ze stanem prawnym i faktycznym. Objaśnienia te są standardowo umieszczone w nowych formularzach (w deklaracjach typu I). Oświadcza się również o tym, że pracodawca zna zasady obniżania wpłat. Z objaśnień usunięto odesłanie do przepisów karnych związanych z poświadczeniem nieprawdy lub zatajeniem prawdy w formularzach. Pouczenie to było nieuzasadnione w akcie rangi rozporządzenia.

●W informacji INF-2 - informacji rocznej składanej w terminie do 20 stycznia następnego roku - wykazuje się w polach wyboru dane o przebiegu podlegania obowiązkowi, zwolnienia lub zobowiązania do wpłat na PFRON, o których mowa w art. 21 u.r.o.n., w poszczególnych miesiącach roku sprawozdawczego (miesiące I-XII poprzedniego roku).

●Natomiast w informacji ewidencyjnej INF-Z wykazuje się szczegółowe dane ewidencyjne. INF-Z składa się jednokrotnie wraz z pierwszą składaną INF-1 lub w razie zmiany wcześniej wykazanych danych. Dzięki wyodrębnieniu szczegółowych danych w osobnym formularzu informacje miesięczne są drukami jednostronicowymi, a pracodawcy nie muszą wielokrotnie podawać tych samych danych. Jeżeli pracodawca składał również deklaracje (np. DEK-II-a, DEK-II-u czy DEK-W) i wykazał szczegółowe dane ewidencyjne w DEK-Z, to nie musi składać INF-Z.

●W par. 2 r.inf. wskazano, które formularze - stare czy nowe - są właściwe dla danego okresu sprawozdawczego w przypadku składania dokumentów zwykłych (lub zgłoszeniowych) lub korekt (aktualizacji). Paragraf 2 ust. 1 r.i.n.f przesądza, że nowe INF-2 składa się po raz pierwszy za 2016 r., a nowe INF-1 i INF-Z - za miesiące począwszy od lipca 2016 r. Natomiast z par. 2 ust. 2 r.inf. wynika, że wszystkich korekt dokonuje się na nowych dokumentach - bez względu na okres sprawozdawczy.

●Paragraf 3 określa datę wejścia w życie rozporządzenia na 1 lipca 2016 r.

PRZYKŁAD 1

Nowe orzeczenie

Meddjan SA zatrudniała w przeliczeniu na etaty 40 pracowników ogółem, w tym 12 osób niepełnosprawnych. Jednym z nich była Hanna Posejanka, której orzeczenie o umiarkowanym stopniu niepełnosprawności było ważne do 19 lipca 2016 r. włącznie. Pracodawca osiągał 6-procentowy wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych, o którym mowa w art. 21 ust. 2 u.r.o.n. i dlatego 8 sierpnia 2016 r. złożył INF-1 za lipiec 2016 r., wykazując stan zatrudnienia ogółem jako 40 etatów, a osób niepełnosprawnych jako 11,61 etatu (uwzględniając niepełnosprawność Hanny Posejanki w 1 x 19 : 31 = 0,61 etatu oraz 11 innych pracowników).

10 sierpnia 2016 r. pracownica przedstawiła jednak orzeczenie lekarza orzecznika ZUS o całkowitej niezdolności do pracy, które zgodnie z art. 5 u.r.o.n. jest traktowane na równi z orzeczeniem o umiarkowanym stopniu niepełnosprawności. Orzeczenie to potwierdza jej niepełnosprawność w lipcu 2016 r. Zgodnie z art. 2a ust. 3 u.r.o.n. pracodawca przelicza stan zatrudnienia osób niepełnosprawnych, ustalając stan zatrudnienia ogółem niezmiennie na 40 etatów, zaś stan zatrudnienia osób niepełnosprawnych na 12 etatów (uwzględniając Hannę Posejankę jako 1 etat, tj. 1 x (19+12) : 31). W konsekwencji zmienione dane Meddjan SA wykazuje w korygującej INF-1 za lipiec 2016 r.

PRZYKŁAD 2

Dane przeciętne miesięczne

Meddjan SA oblicza przeciętne miesięczne stany zatrudnienia Aleksandra Rojsta i Władysława Olickiego za październik 2016 r.

Aleksander Rojst był zatrudniony na 0,6 etatu przez cały miesiąc, wyłączany ze stanu zatrudnienia przez 4 dni na podstawie art. 21 ust. 5 u.r.o.n. Przeciętny miesięczny stan zatrudnienia Aleksandra Rojsta to: 0,6 x (31 - 4) : 31 (w etatach) oraz 1 x (31 - 4) : 31 (w osobach).

Władysław Olicki był zatrudniony na cały etat przez cały miesiąc, wyłączany ze stanu zatrudnienia przez 3 dni na podstawie art. 21 ust. 5 u.r.o.n. Zmarł w sobotę 22 października 2016 r. Sobota jest zatem ostatnim dniem, w którym pracownik podlegał wliczeniu do stanu zatrudnienia (nie ma znaczenia, czy w tym dniu wykonywał pracę). Stanu z soboty nie przenosi się na niedzielę (pracownik nie żył już w niedzielę, w tym dniu jego stosunek pracy był już wygasły; zgodnie z art. 63¹ k.p. wygasł o północy w sobotę). Październik 2016 r. rozpoczyna się od dnia wolnego od pracy (sobota). Teoretycznie w całym miesiącu stany na soboty i niedziele należałoby pobierać z dnia następnego będącego dniem wolnym od pracy. Jednak w opisanej sytuacji tak ustalony stan sobotni nie byłby rzeczywisty, ponieważ w poniedziałek 24 października 2016 r. Władysław Olicki już nie żył. Przeniesienie stanu z poniedziałku sztucznie (i błędnie) wyłączałoby zatrudnionego pracownika ze stanu zatrudnienia. Dlatego przeciętny miesięczny stan zatrudnienia Władysława Olickiego to: 1 x (22 - 3) : 31 (w etatach) oraz 1 x (22 - 3) : 31 (w osobach).

PRZYKŁAD 3

Urlop rodzicielski...

Emilia Wiesiołek-Bylicka jest zatrudnioną na cały etat osobą faktycznie niepełnosprawną, jednak w dniach 1-30 listopada 2016 r. nie była wliczana do stanu zatrudnienia osób niepełnosprawnych w związku z przerwą pomiędzy okresami objętymi orzeczeniami potwierdzającymi jej niepełnosprawność. Dlatego stosuje się do niej wyłączenia określone w art. 21 ust. 5 pkt 1-6 u.r.o.n. Zgodnie z przysługującymi jej uprawnieniami korzysta z urlopu rodzicielskiego w wymiarze połowy etatu. Oznacza to, że wymiar czasu pracy Emilii Wiesiołek-Bylickiej pozostaje bez zmian i wynosi 1, jednak w odniesieniu do 0,5 etatu objętego urlopem rodzicielskim stosuje się wyłączenie określone w art. 21 ust. 5 u.r.o.n. Ostatecznie zostanie ona wykazana w stanie zatrudnienia ogółem jako 0,5 etatu (0,5 x 30 : 30).

PRZYKŁAD 4

...i wychowawczy

Adam Miłowicz jest osobą sprawną zatrudnioną na cały etat. W listopadzie 2016 r. przebywa na urlopie wychowawczym. Zgodnie z przysługującymi mu uprawnieniami korzysta z tego urlopu w wymiarze połowy etatu. Oznacza to więc zmniejszenie ogólnego umownego wymiaru czasu pracy Adama Miłowicza z 1 do 0,5 etatu. W tym przypadku nie stosuje się już wyłączenia określonego w art. 21 ust. 5 u.r.o.n., ponieważ pozostała część etatu nie jest wykorzystywana na urlop wychowawczy.

PRZYKŁAD 5

Pierwsze orzeczenie

Pełnoetatowy pracownik Barnaba Duś przedstawił pierwsze orzeczenie agencji ochrony Mitra 1 lipca 2016 r. Pracował przez cały miesiąc. Z orzeczenia wynika, że niepełnosprawność zatrudnionego oraz jej stopień datują się od listopada 2014 r. Agencja ochrony Mitra wliczy Barnabę Dusia do stanu zatrudnienia osób niepełnosprawnych od 1 lipca 2016 r. jako jeden etat (tj. 1 x 31 : 31).

PRZYKŁAD 6

Wsteczne zaliczenie

Orzeczenie potwierdzające znaczny stopień niepełnosprawności pełnoetatowej pracownicy Moniki Dąbiel utraciło ważność 27 września 2016 r. Następnego dnia złożyła ona wniosek o wydanie kolejnego orzeczenia. Nowe orzeczenie przedstawiła pracodawcy 7 stycznia 2017 r. Z orzeczenia wynika, że nie da się ustalić, od kiedy powstała niepełnosprawność Moniki Dąbiel, a umiarkowany stopień niepełnosprawności datuje się od 10 sierpnia 2016 r. Agencja ochrony Mitra, ustalając stany zatrudnienia za wrzesień 2016 r. ex post, wliczy ją do stanów zatrudnienia osób niepełnosprawnych: ogółem [jako 1 x (27 + 3) : 30)], do stanu zatrudnienia osób o znacznym stopniu niepełnosprawności (jako 1 x 27 : 30) etatu oraz do stanu zatrudnienia osób o umiarkowanym stopniu niepełnosprawności od dnia złożenia wniosku o wydanie kolejnego orzeczenia, a więc począwszy od 28 września 2016 r. (jako 1 x 3 : 30 etatu).

TABELA 1

Orzeczenia dokumentujące niepełnosprawność w rozumieniu u.r.o.n. ⒸⓅ

Wydane po 16 sierpnia 1998 r.	niezdolność do samodzielnej egzystencji	+	-	-	art. 5 pkt 1a u.r.o.n.
	niezdolność do samodzielnej egzystencji i całkowita niezdolność do pracy	+	-	-	art. 5 pkt 1 u.r.o.n.
	całkowita niezdolność do pracy	-	+	-	art. 5 pkt 2 u.r.o.n.
	częściowa niezdolność do pracy i celowość przekwalifikowania	-	-	+	art. 5 pkt 3 u.r.o.n.
Wydane w okresie od 1 stycznia do 16 sierpnia 1998 r.	niezdolność do samodzielnej egzystencji	+	-	-	art. 5 pkt 2 u.r.o.n.
	całkowita niezdolność do pracy	+	-	-	art. 5 pkt 1 u.r.o.n.
	częściowa niezdolność do pracy	-	+	-	art. 5 pkt 3 u.r.o.n.
	celowość przekwalifikowania	-	-	+	art. 5 pkt 4 u.r.o.n.
Wydane przed 1 stycznia 1998 r.	I grupa	+	-	-	art. 62 ust. 2 pkt 1 u.r.o.n.
	II grupa	-	+	-	art. 62 ust. 2 pkt 2 u.r.o.n.
	III grupa	-	-	+	art. 62 ust. 2 pkt 3 u.r.o.n.
Wydane począwszy od 1 stycznia 1998 r.	I, II lub III grupa	-	-	-	art. 62 u.r.o.n. jako przepis przejściowy nie dotyczy stanów powstałych po dniu wejścia w życie u.r.o.n., tj. orzeczeń wydanych po 1 stycznia 1998 r.
Wydane przed 1 stycznia 1998 r.	I grupa	+	-	-	art. 62 ust. 2 pkt 1 u.r.o.n.
	II grupa	-	+	-	art. 62 ust. 2 pkt 2 u.r.o.n.
	III grupa	-	-	+	art. 62 ust. 2 pkt 3 u.r.o.n.
Wydane począwszy od 1 stycznia 1998 r.	I, II lub III grupa	-	-	-	art. 62 u.r.o.n. jako przepis przejściowy nie dotyczy stanów powstałych po dniu wejścia w życie u.r.o.n., tj. orzeczeń wydanych po 1 stycznia 1998 r.
Wydane przed 1 stycznia 1998 r.	I grupa	+	-	-	art. 62 ust. 2 pkt 1 u.r.o.n.
	II grupa	-	+	-	art. 62 ust. 2 pkt 2 u.r.o.n.
	III grupa	-	-	-	art. 62 ust. 2 pkt 3 u.r.o.n.
Wydane począwszy od 1 stycznia 1998 r.	I, II lub III grupa	-	-	-	art. 62 u.r.o.n. jako przepis przejściowy nie dotyczy stanów powstałych po dniu wejścia w życie u.r.o.n., tj. orzeczeń wydanych po 1 stycznia 1998 r.
Wydane przed 1 stycznia 1998 r.	z prawem do zasiłku pielęgnacyjnego	+	-	-	art. 62 ust. 3 pkt 1 u.r.o.n.
	bez prawa do zasiłku pielęgnacyjnego	-	-	+	art. 62 ust. 3 pkt 2 u.r.o.n.
Wydane począwszy od 1 stycznia 1998 r.	bez względu na prawo do zasiłku pielęgnacyjnego	-	-	-	art. 62 u.r.o.n. jako przepis przejściowy nie dotyczy stanów powstałych po dniu wejścia w życie u.r.o.n., tj. orzeczeń wydanych po 1 stycznia 1998 r.
Wszystkie	Dotyczące odwołań od orzeczeń o niepełnosprawności lub o stopniu niepełnosprawności	+	+	+	Wyroki te mogą potwierdzać niepełnosprawność w rozumieniu u.r.o.n. oraz poszczególne jej stopnie (z uwagi na pełny zakres rozstrzygnięcia: przechowywanie łącznie z orzeczeniem, o którym mowa np. w art. 3, 4a, 5 lub 5a u.r.o.n.).
Wszystkie	Dotyczące odwołań od decyzji rentowych	+	+	+
Wszystkie		+	+	+	Alternatywnie w zależności od tego, jakie orzeczenia wydłużono.

PRZYKŁAD 7

Brak chronologii

Meddjan SA analizuje sytuację Bogumiła Giereta, który do 5 sierpnia 2016 r. był wliczany do stanu zatrudnienia osób o umiarkowanym stopniu niepełnosprawności na podstawie orzeczenia lekarza orzecznika ZUS o całkowitej niezdolności do pracy wydanego w 2011 r., po czym od 6 sierpnia 2016 r. zgodnie z art. 1 u.r.o.n. był uznawany za osobę sprawną, ponieważ przed pracodawcą nie legitymował się żadnym orzeczeniem potwierdzającym niepełnosprawność w rozumieniu u.r.o.n. Następnie 22 sierpnia 2016 r. przedstawił pracodawcy orzeczenie o umiarkowanym stopniu niepełnosprawności wydane na czas nieokreślony w 2009 r. Na podstawie tego orzeczenia, zgodnie z art. 2a ust. 3 u.r.o.n., Bogumił Gieret został wstecznie wliczony do stanu zatrudnienia osób niepełnosprawnych ogółem i do stanu zatrudnienia osób o umiarkowanym stopniu niepełnosprawności od 6 sierpnia 2016 r.

PRZYKŁAD 8

Ustawowy i obniżony wskaźnik - szczególne schorzenia

Wenus SA zatrudnia 100 pracowników w przeliczeniu na etaty. Rozlicza się z wpłat na podstawie art. 21 ust. 1 u.r.o.n. Powinna mieć zatem zatrudnionych co najmniej 6 pracowników niepełnosprawnych (0,06 x 100). Zatrudnia jednak tylko trzech pracowników niepełnosprawnych: jednego o znacznym (Piotr Aszyryn), jednego o umiarkowanym (Anna Łempis) i jednego o lekkim stopniu niepełnosprawności (Roman Stulpień).

W związku z tym powinna złożyć deklarację i dokonać wpłaty należnej równej iloczynowi liczby brakujących etatów oraz 40,65 proc. przeciętnego wynagrodzenia. Zatem Wenus SA obliczyłaby wpłatę jako 0,4065 x Pw x (6 - 3) = 0,4065 x Pw x 3 [gdzie Pw to przeciętne miesięczne wynagrodzenie w gospodarce narodowej w poprzednim kwartale]. Gdyby wpłata ta była obliczana za sierpień 2016 r., wyniosłaby 0,4065 x 4181,49 x 3, a jeżeli za wrzesień 2016 r. - 0,4065 x 4019,08 x 3.

Jeżeli jednak Piotr Aszyryn byłby niewidomy, a Anna Łempis była nosicielką wirusa HIV i udokumentowaliby zaświadczeniem lub orzeczeniem, że wystąpiło u nich jedno ze schorzeń określonych na podstawie art. 21 u.r.o.n. (rzecz jasna bez konieczności wskazywania na to, które z tych schorzeń u nich wystąpiło), to obliczenie wpłaty wyglądałoby odmiennie. Liczbę brakujących etatów obliczano by nie jako różnicę pomiędzy ustawowym (100 x 0,06) a osiąganym stanem zatrudnienia osób niepełnosprawnych (3), lecz przed odjęciem tego stanu należałoby odjąć od 6 etatów i ustawowo wymaganych etaty obniżające.

Etatami obniżającymi jest suma trzykrotności stanu zatrudnienia osób o znacznym stopniu i szczególnych schorzeniach (z poz. 21 INF-1) i dwukrotność stanu zatrudnienia osób o umiarkowanym stopniu niepełnosprawności i szczególnych schorzeniach (z poz. 23 INF-1). Liczba brakujących etatów nie wyniosłaby więc 3 (tj. 6 - 3), lecz jest mniejsza od zera i wynosi: 6 - (3 x 1 (Piotr Aszyryn) + 2 x 1 (Anna Łempis)) - 3 (wszyscy pracownicy, w tym Piotr Aszyryn i Anna Łempis) = 6 - 3 - 2 - 3 = - 2. Oznacza to, że pracodawca jest zwolniony z wpłat na PFRON, ponieważ osiągnął wymagany obniżony wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych. Dlatego nie oblicza się kwoty wpłaty i zamiast DEK-I-0 składa się INF-1.

PRZYKŁAD 9

Częściowy brak wstecznego zaliczenia

Agencja ochrony Mitra ustala strukturę zatrudnienia za lipiec 2016 r. Analizuje wliczanie Pawła Przystajnego do stanów zatrudnienia osób niepełnosprawnych. Pracownik ten był zatrudniony na pełny etat przez cały lipiec 2016 r. Orzeczenie potwierdzające umiarkowany stopień niepełnosprawności i ślepotę tego pracownika wygasło 16 czerwca 2016 r. Dlatego na bieżąco Paweł Przystajny nie był wliczany do żadnego ze stanów zatrudnienia osób niepełnosprawnych. Następnie 13 sierpnia 2016 r. przedstawił pracodawcy orzeczenie, z którego wynikało, że jego niepełnosprawność datuje się od 2014 r., a stopień niepełnosprawności znaczny (z symbolem O) datuje się od 30 czerwca 2016 r. Zgodnie z art. 2a ust. 3 u.r.o.n. w lipcu 2016 r. należy pracownika wstecznie wliczyć do stanu zatrudnienia osób o znacznym stopniu niepełnosprawności (poz. 22 i 28 INF-1), ale biorąc pod uwagę art. 2a ust. 4 u.r.o.n., nie można go wstecznie zaliczyć do stanu osób o szczególnych schorzeniach. W poz. 21 i 27 INF-1 można go wykazywać dopiero od 13 sierpnia 2016 r.

TABELA 2

Dokumentowanie szczególnych schorzeń

Wszystkie schorzenia ustalane dla celów, o których mowa w art. 21 ust. 4 u.r.o.n.	O/Z	O/Z	O/Z
Ślepota ustalana dla celów, o których mowa w art. 22 ust. 1 u.r.o.n.	nie ustalano	O/Z	O/Z
Pozostałe schorzenia ustalane dla celów, o których mowa w art. 22 ust. 1 u.r.o.n.		O/Z	O

Legenda:

O - orzeczenia, o których mowa w u.r.o.n., lub inne orzeczenia,

Z - zaświadczenie lekarza specjalisty (bez wyraźnego wskazania na schorzenia inne niż ślepota).