W jaki sposób obliczyć pensję urlopową po zmianie wynagrodzenia ze stałego na zmienne

W jaki sposób należy ustalić wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy po wprowadzeniu pensji zależnej od wyników pracy (np. akordowej), jeśli w poprzednich miesiącach zatrudniony był wynagradzany stałą stawką miesięczną?

CO MÓWIĄ PRZEPISY

W myśl art. 172 kodeksu pracy zasadą jest, że za czas urlopu pracownikowi przysługuje wynagrodzenie, jakie by otrzymał, gdyby w tym czasie pracował. Tryb ustalania takiej pensji określa rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz.U. nr 2, poz. 14 z późn. zm.). Zgodnie z par. 7 tego rozporządzenia, składniki wynagrodzenia określone w stałej stawce miesięcznej uwzględnia się w wynagrodzeniu urlopowym w wysokości należnej pracownikowi w miesiącu wykorzystywania urlopu. Z kolei zmienne składniki wynagrodzenia za okresy nie dłuższe niż miesiąc uwzględnia się w łącznej wysokości wypłaconej pracownikowi w okresie 3 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu. W przypadku ich znacznych wahań można wziąć pod uwagę dłuższy okres, nieprzekraczający jednak 12 miesięcy (art. 8 rozporządzenia).

Tak ustaloną podstawę wymiaru ze zmiennych składników za okresy nie dłuższe niż miesiąc dzieli się przez liczbę godzin, w czasie których pracownik wykonywał pracę w okresie, z którego została ustalona ta podstawa. Następnie obliczone w ten sposób wynagrodzenie za jedną godzinę pracy mnoży się przez liczbę godzin, jakie pracownik przepracowałby w czasie urlopu w ramach normalnego czasu pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy, gdyby w tym czasie nie korzystał z urlopu (art. 9 rozporządzenia). W przypadku modyfikacji w zmiennych składnikach wynagrodzenia za okresy nie dłuższe niż miesiąc lub zmiany wysokości takich składników w okresie, z którego ustala się podstawę wymiaru, wprowadzonych przed rozpoczęciem przez pracownika urlopu wypoczynkowego lub w miesiącu wykorzystywania tego urlopu, podstawę wymiaru należy ustalić ponownie z uwzględnieniem tych zmian (par. 10 rozporządzenia). Jeśli pracownik przed rozpoczęciem urlopu otrzymał takie zmienne składniki za okres krótszy niż przyjęty do ustalenia podstawy wymiaru, podstawę wymiaru stanowi wynagrodzenie wypłacone pracownikowi za faktycznie przepracowany okres (par. 11 ust. 2 rozporządzenia).

STANOWISKO URZĘDU

Państwowa Inspekcja Pracy:

W piśmie Głównego Inspektoratu Pracy z 9 sierpnia 2010 r. w sprawie wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy (GPP-110-4560-50-1/10/PE/RP) wyjaśniono, że jeśli pracownikowi przysługuje wynagrodzenie miesięczne w stałej wysokości, to bez względu na długość trwania urlopu zatrudniony otrzyma za miesiąc, w którym korzystał z urlopu, wszystkie składniki określone w stałej stawce miesięcznej w wysokości ustalonej w umowie o pracę.

Z kolei przy obliczaniu wynagrodzenia składającego się ze zmiennych składników wynagrodzenia, które są wypłacane za okresy miesięczne lub krótsze, zasadniczą sprawą jest obliczenie podstawy wymiaru wynagrodzenia urlopowego, a następnie ustalenie liczby dni, w czasie których pracownik wykonywał pracę w okresie, z którego została ustalona ta podstawa. W celu obliczenia podstawy wymiaru ze zmiennych składników wynagrodzenia sumuje się te składniki wypłacone pracownikowi w okresie 3 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc wykorzystywania urlopu. W przypadku gdy podlegają one znacznemu wahaniu, mogą być obliczone w wysokości wypłaconej pracownikowi w okresie dłuższym niż 3 miesiące (np. 6 miesięcy), nie dłuższym jednak niż 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu. Jeśli przy obliczaniu wynagrodzenia urlopowego pracodawca przyjmie do podstawy wymiaru okres np. 4 miesięcy, wówczas podstawę wymiaru dzieli się przez liczbę godzin, w czasie których zatrudniony wykonywał pracę w okresie, z którego została ustalona ta podstawa. Przy obliczaniu liczby dni, w czasie których pracownik wykonywał pracę, uwzględnia się wszystkie dni przepracowane, w tym także niedziele, święta i dni wolne od pracy wynikające z przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy. Nie uwzględnia się zaś dni, które nie zostały przepracowane, nawet jeżeli za te dni zatrudnionemu przysługiwało wynagrodzenie (np. dni niezdolności do pracy z powodu choroby, dni przestoju w pracy).

GIP nie wyjaśnił, jak należy postąpić w przypadku przejścia ze stałej stawki miesięcznej na wynagrodzenie zmienne. W tym zakresie pomocny jest jednak par. 11 ust. 2 rozporządzenia urlopowego.

ZDANIEM EKSPERTÓW

Pobory w nowym systemie

@RY1@i02/2013/108/i02.2013.108.217000400.803.jpg@RY2@

Izabela Nowacka, ekspert od wynagrodzeń

Zdarza się, że pracownik przechodzi ze stałej stawki miesięcznej na wynagrodzenie zmienne, uzależnione od efektów pracy (prowizja, akord). Za miesiąc wykorzystywania urlopu wypoczynkowego, w którym już obowiązuje wynagrodzenie według nowych zasad, powinien otrzymać pensję taką, jaką by uzyskał, gdyby normalnie pracował, a nie wypoczywał. Ponieważ jest to już wynagrodzenie ruchome, należałoby obliczyć wynagrodzenie urlopowe na podstawie pensji z 3 miesięcy poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu. Wtedy jednak było wypłacane wynagrodzenie w stałej stawce miesięcznej. Tego wynagrodzenia nie można więc ująć w bieżącej pensji urlopowej, gdyż ma się ono nijak do aktualnych warunków płacowych. Paragraf 10 rozporządzenia urlopowego zawiera regulację, zgodnie z którą w razie zmiany w zmiennych składnikach wynagrodzenia, przysługujących za okresy nie dłuższe niż 1 miesiąc lub zmiany wysokości takich składników w okresie, z którego ustala się podstawę wymiaru, wprowadzonych przed rozpoczęciem przez pracownika urlopu wypoczynkowego lub w miesiącu wykorzystywania tego urlopu, podstawę wymiaru ustala się ponownie z uwzględnieniem tych zmian. Przepis ten ma na celu przeliczenie wstecznych poborów po zmianach, aby dostosować wynagrodzenie do nowego systemu. W omawianym przypadku skorzystanie z tej regulacji nie jest jednak możliwe. Nie wiadomo bowiem, jakie pracownik osiągnąłby wyniki pracy w przeszłości. Pracodawca powinien zatem uwzględnić wynagrodzenia z okresu po zmianie systemu opłacania pracy zatrudnionego, a jeśli do zmiany doszło w miesiącu, w którym pracownik wziął urlop wypoczynkowy i w związku z tym w poprzednich miesiącach jeszcze nie było wynagrodzenia według nowych zasad, należy przyjąć wynagrodzenie uzyskane w miesiącu urlopu i z niego ustalić stawkę za godzinę pracy, a następnie wynagrodzenie urlopowe.

Należności za czas po modyfikacji

@RY1@i02/2013/108/i02.2013.108.217000400.804.jpg@RY2@

Renata Majewska, szkoleniowiec, właścicielka firmy Biuro Kadr i Płac

Jeśli w okresie branym do podstawy wymiaru wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy pracownik przeszedł ze stałej stawki pensji zasadniczej na rozliczenie akordowe, nie stosujemy par. 10 rozporządzenia urlopowego. Zgodnie z tym przepisem w razie zmiany w zmiennych składnikach płacy za okresy nie dłuższe niż miesiąc lub zmiany wysokości takich składników w okresie, z którego ustala się podstawę wymiaru pensji za urlop wypoczynkowy, wprowadzonych przed rozpoczęciem przez pracownika urlopu wypoczynkowego lub w miesiącu wykorzystywania tego urlopu, podstawę wymiaru ustala się ponownie z uwzględnieniem tych zmian. Norma ta dotyczy jednak wyłącznie zmiennych składników poborów przysługujących za okresy nie dłuższe niż miesiąc i zmian zachodzących w ich zakresie (np. zamiana zmiennej premii kwotowej na prowizyjną, podwyżka lub redukcja takiego elementu, likwidacja zmiennego składnika).

Wskazany wyżej przepis nie odnosi się zaś do przekształcenia składnika w stałej stawce miesięcznej w składnik zmienny za okresy nie dłuższe niż miesiąc. W takim przypadku w grę wchodzą par. 8 i par. 11 ust. 2 rozporządzenia urlopowego, zgodnie z którymi jeżeli pracownik przed rozpoczęciem urlopu wypoczynkowego otrzymywał wynagrodzenie zmienne za okres krótszy niż przyjęty do ustalenia podstawy wymiaru płacy urlopowej, podstawę wymiaru stanowi wynagrodzenie wypłacone pracownikowi za faktycznie przepracowany okres. Przy założeniu, że podwładny wziął urlop wypoczynkowy w maju 2013 r., a jego pensja zasadnicza w stałej stawce miesięcznej uległa przekształceniu w akordową od 1 kwietnia 2013 r., podstawę wymiaru pensji urlopowej należałoby ustalić z płacy zasadniczej za kwiecień 2013 r., dzieląc ją przez liczbę godzin faktycznie przepracowanych w tym miesiącu, wliczając w to godziny nadliczbowe.

PRZYKŁAD

Pracownica przebywała w maju na 32-godzinnym urlopie wypoczynkowym. Od 1 kwietnia jest wynagradzana w systemie akordowym, a w poprzednich miesiącach (w tym w lutym i marcu) otrzymywała stałe wynagrodzenie zasadnicze. W takim przypadku do obliczenia wynagrodzenia urlopowego za maj należało przyjąć wynagrodzenie akordowe za kwiecień. Była to kwota 1988,52 zł, a zatrudniona przepracowała w kwietniu 168 godzin. Wynagrodzenie urlopowe za maj wyniosło zatem:

1988,52 zł : 168 zł = 11,84 zł; 11,84 zł x 32 godziny = 378,88 zł.

Inny pracownik korzystał w maju z 40 godzin urlopu wypoczynkowego. Od 1 maja, zamiast stałego dodatku motywacyjnego w wysokości 300 zł miesięcznie, otrzymuje on zmienną premię uzależnioną od stopnia wykonania powierzonych zadań. W okresie luty-kwiecień (czyli w ciągu trzech miesięcy poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu) nie było takiej premii. W tej sytuacji wynagrodzenie urlopowe ze zmiennych składników wynagrodzenia za okresy nie dłuższe niż miesiąc za maj należało ustalić w oparciu o premię uzyskaną w maju. Przy założeniu, że wyniosła ona 458 zł za 120 godzin pracy, pracodawca powinien przeprowadzić następujące obliczenia:

458 zł : 120 godz. = 3,82 zł;

3,82 zł x 40 godz. = 152,80 zł.

NASZA RADA

Po zmianie systemu wynagradzania przy ustalaniu pensji urlopowej pracodawca powinien przeliczyć wynagrodzenia według nowych zasad. O ile w przypadku przejścia z systemu zmiennego na stały miesięczny (np. z akordu na stały ryczałt) lub na godzinowy przeliczenie nie nastręcza trudności, o tyle może je sprawiać zamiana systemu stałego wynagrodzenia na system oparty na wynikach pracy (np. prowizyjny czy akordowy). W takim przypadku pracodawca powinien uwzględnić wynagrodzenia z okresu po zmianie systemu opłacania pracy zatrudnionego. W przypadku gdy do zmiany systemu wynagradzania doszło w miesiącu, w którym pracownik wziął urlop wypoczynkowy i w związku z tym w poprzednich miesiącach nie było jeszcze wynagrodzenia według nowych warunków, najprostszym rozwiązaniem jest uwzględnienie wynagrodzenia uzyskanego w miesiącu urlopu i ustalenie na jego podstawie stawki za godzinę pracy, a następnie wynagrodzenia urlopowego.

Opracowały Anna Puszkarska, Izabela Nowacka