Trzynastka to przychód pracownika i trzeba się z niej rozliczyć z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych

Pracodawca musi naliczać i odprowadzać składki na ubezpieczenia społeczne od przychodu pracownika. Nie dotyczy to tylko pensji zasadniczej, ale także dodatkowych świadczeń, m.in. dodatkowego wynagrodzenia rocznego.

Wyłączenia z podstawy wymiaru

W przypadku pracowników podstawę wymiaru składek stanowi przychód w rozumieniu przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych uzyskiwany z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy. Z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne wyłączone jest wynagrodzenie za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną oraz zasiłki. Podstawy wymiaru nie stanowią również przychody wyliczone w rozporządzeniu w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. W przywołanym rozporządzeniu nagrody roczne, tzw. trzynastki, nie zostały wymienione, co oznacza, że przychody te stanowią podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne oraz w konsekwencji ubezpieczenie zdrowotne. Jeżeli więc pracownik w danym miesiącu otrzyma oprócz wynagrodzenia zasadniczego trzynastkę, składki na ubezpieczenia społeczne powinny być naliczane od łącznego przychodu, jaki zostanie mu wypłacony. [przykład 1]

Macierzyński lub wychowawczy

Nagroda roczna może być wypłacana nie tylko pracownikom, którzy aktualnie pracują w jednostce budżetowej, ale również osobom, które przebywają na urlopach wychowawczych i macierzyńskich (por. wyrok TK z 9 lipca 2012 r., P 59/11, Dz.U. z 2012 roku, poz. 819). Okoliczność, iż nagroda jest wypłacana osobie, która aktualnie przebywa na wymienionym urlopie, nie powoduje, iż od takiej wypłaty nie należy naliczać składek. Składki zarówno na ubezpieczenia społeczne, jak i na ubezpieczenie zdrowotne są należne.

Wypłata trzynastki nie powoduje również zmiany w zakresie podlegania ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym z tytułu przebywania na urlopie wychowawczym lub pobierania zasiłku macierzyńskiego. Oznacza to, iż w miesiącu, w którym następuje wypłata nagrody, tytułem do ubezpieczeń jest w dalszym ciągu urlop wychowawczy (jeśli nie ma innego tytułu, ustalonego prawa do emerytury lub renty) albo zasiłek macierzyński. Nagroda przysługuje bowiem za okres, w którym pracownik świadczył pracę. [przykład 2]

Po wyrejestrowaniu

Pracodawca musi rozliczać składki nie tylko za aktualnych, ale również byłych pracowników. Jeżeli więc trzynastka będzie wypłacana osobie, która nie jest już u pracodawcy zatrudniona, to również od takiej wypłaty należy naliczyć składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. Z uwagi na to, iż wypłata taka jest dokonywana na rzecz osoby, która, została już wyrejestrowana z ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, rozliczenie należnych składek powinno nastąpić w raporcie ZUS RCA z kodem 30 00 00. [przykład 3]

Prawa członków rodziny

W przypadku śmierci pracownika do otrzymania dodatkowego wynagrodzenia rocznego uprawniona jest żona zmarłego pracownika, a także członkowie jego rodziny, którzy spełniają warunki wymagane do uzyskania renty rodzinnej.

Trzynastka wypłacana rodzinie zmarłego pracownika nie jest traktowana jak wypłata przychodu ze stosunku pracy. Stosunek pracy zawarty z pracownikiem, który zmarł, wygasł w dniu jego śmierci, a wypłaty dokonywane po jego śmierci stanowią przychód z tytułu nabytych praw majątkowych, a nie stosunku pracy.

Jeżeli wynagrodzenie lub inne wypłaty, m.in. trzynastka, są po śmierci pracownika przekazane członkom rodziny, to nie stanowią one podstawy wymiaru składek ani na ubezpieczenia społeczne, ani na ubezpieczenie zdrowotne.

PRZYKŁAD 1

Łączna kwota przychodów

Pracownik w lutym 2013 roku otrzyma wynagrodzenie w wysokości 2300 zł oraz trzynastkę - 1800 zł. Składki na ubezpieczenia społeczne muszą być wykazane w raporcie ZUS RCA z kodem pracowniczym 01 10 00 i naliczone od podstawy wynoszącej 4100 zł, a na ubezpieczenie zdrowotne od podstawy 3451,60 zł [4100 x 13,71 proc. (składki na ubezpieczenia społeczne finansowane ze środków ubezpieczonego) = 562,11 zł; 4100 zł - 562,11 zł = 3537,89 zł).

PRZYKŁAD 2

Nagroda w czasie urlopu

Pracownica od 30 października 2012 r. przebywa na urlopie wychowawczym. Złożyła oświadczenie, że spełnia warunki do podlegania ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym i z tego tytułu są za nią wykazywane składki na ubezpieczenia emerytalne, rentowe i zdrowotne. Pod koniec stycznia otrzyma nagrodę roczną. Wypłata tej trzynastki nie powoduje, że osoba przebywającą na urlopie wychowawczym ma inny tytuł do ubezpieczeń.

Za styczeń pracodawca powinien złożyć raport:

● ZUS RCA z kodem 12 11 XX i wykazać składki na ubezpieczenia emerytalne, rentowe i zdrowotne,

● ZUS RCA z kodem 01 10 XX i wykazać składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne od kwoty wypłaconej trzynastki,

● ZUS RSA z kodem 01 10 XX i wykazać okres od 1 do 31 stycznia 2013 r. i kod świadczenia przerwy -121.

PRZYKŁAD 3

Ustanie zatrudnienia

Z pracownikiem rozwiązano umowę z końcem listopada 2012 r. Został on wyrejestrowany z ubezpieczeń społecznych oraz ubezpieczenia zdrowotnego. W lutym 2013 roku osobie tej zostanie wypłacona trzynastka w wysokości 4000 zł. Od wypłaconej nagrody pracodawca musi naliczyć składki na ubezpieczenia społeczne od podstawy wynoszącej 4000 zł oraz ubezpieczenie zdrowotne od podstawy 3451,60 (4000 x 13,71 proc. = 548,40 zł; 4000 zł - 548,40 zł = 3451,60 zł). Należne składki powinny zostać wykazane w raporcie ZUS RCA z kodem tytułu ubezpieczeń 30 00 00.

@RY1@i02/2012/247/i02.2012.247.03300020e.803.jpg@RY2@

@RY1@i02/2012/247/i02.2012.247.03300020e.804.jpg@RY2@

Andrzej Radzisław, ekspert od ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego

Andrzej Radzisław

ekspert od ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego

Podstawa prawna

Art. 18 ust. 1 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. z 2009 r. nr 205, poz. 1585 z późn. zm.).

Ustawa z 12 grudnia 1997 r. o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników jednostek sfery budżetowej (Dz.U. nr 160, poz. 1080 z późn. zm.).

Rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz.U. nr 161, poz. 1106 z późn. zm.).

Rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej z 23 października 2009 r. w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących, zgłoszeń danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze oraz innych dokumentów (Dz.U. nr 186, poz. 1444 z późn. zm.).