Jak obliczyć podstawę zasiłku po zmianie wymiaru czasu pracy

Zatrudniony u nas od kilku lat pracownik w ostatnim okresie wielokrotnie zmieniał wymiar czasu pracy. Oprócz składników miesięcznych otrzymuje on premię roczną pomniejszaną za okresy absencji chorobowych, a tym samym uwzględnianą w podstawie wymiaru zasiłku chorobowego i innych świadczeń chorobowych. Premia roczna za 2013 r. została pracownikowi wypłacona w styczniu br. w kwocie 5300 zł (po pomniejszeniu o składki ZUS - 4573,37 zł). Pracownik ten stał się niezdolny do pracy wskutek choroby, nabywając prawo do wynagrodzenia chorobowego (80 proc.) w marcu br.

W jaki sposób powinniśmy ustalić dla niego podstawę wymiaru świadczenia chorobowego, jeżeli w 2013 r. oraz przez dotychczasową część 2014 r. był zatrudniony:

● od 1 stycznia do 31 marca 2013 r. - w wymiarze 1/2 etatu,

● od 1 kwietnia do 31 lipca 2013 r. - w wymiarze 3/4 etatu,

● od 1 sierpnia 2013 r. do 31 stycznia 2014 r. - w pełnym wymiarze czasu pracy,

● od 1 lutego 2014 r. - w wymiarze 3/4 etatu.

Wynagrodzenie pracownika określone jest stałą stawką miesięczną i od lutego 2014 r. (po ostatniej zmianie wymiaru czasu pracy) wynosi 2300 zł.

ODPOWIEDŹ

@RY1@i02/2014/050/i02.2014.050.03300020h.805.jpg@RY2@

Aldona Salamon specjalista prawa pracy i ubezpieczeń społecznych, praktyk z kilkunastoletnim doświadczeniem w pracy w dziale personalnym i prowadzeniu szkoleń, autor publikacji i artykułów prasowych

Ponieważ państwa pracownik otrzymuje premię roczną, do której nie zachowuje prawa w okresie pobierania zasiłków (premia jest pomniejszana za okres ich pobierania), to podlega ona co do zasady uwzględnieniu w podstawie wymiaru zasiłku chorobowego i innych świadczeń chorobowych w wysokości stanowiącej 1/12 kwoty wypłaconej za rok kalendarzowy poprzedzający miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy (art. 42 ust. 3 ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa, dalej: ustawa zasiłkowa w związku z jej art. 41 ust. 1), a więc w sytuacji opisanej w pytaniu w wysokości 1/12 kwoty wypłaconej za rok 2013.

Z uwagi na zmiany wymiaru czasu pracy pracownika w uwzględnianym okresie premia roczna nie może być jednak uwzględniona wprost w 1/12 wypłaconej kwoty. Przed jej uwzględnieniem wymaga odpowiedniego przeliczenia w odniesieniu do aktualnego wymiaru czasu wykonywanej pracy. Ponieważ zmiana wymiaru czasu pracy miała miejsce w okresie roku kalendarzowego poprzedzającego powstanie niezdolności do pracy oraz kolejna zmiana wymiaru czasu pracy miała miejsce po zakończeniu roku kalendarzowego poprzedzającego tę niezdolność, to należy obliczyć średni współczynnik wymiaru czasu pracy w poprzednim roku kalendarzowym i składnik roczny przyjąć w kwocie przeliczonej odpowiednio do nowego wymiaru czasu pracy. Inaczej to ujmując, premię roczną należy przeliczyć (przemnożyć) wskaźnikiem odpowiadającym proporcji aktualnego wymiaru czasu pracy do średniego wymiaru czasu pracy z poprzedniego roku. Zasada ta ma odpowiednie zastosowanie do składników za inne okresy dłuższe niż jeden miesiąc, np. za okresy kwartalne. [przykład 1]

Na zasadzie analogii pracodawca powinien dokonać przeliczenia składnika rocznego, jeśli zmiana wymiaru czasu pracy miała miejsce po zakończeniu roku kalendarzowego poprzedzającego powstanie niezdolności do pracy. W takim przypadku składnik roczny należy przyjąć w kwocie przeliczonej odpowiednio do nowego wymiaru czasu pracy. Przeliczenie to polega na pomnożeniu premii rocznej przez współczynnik odpowiadający proporcji aktualnego wymiaru czasu pracy do poprzedniego (z poprzedniego roku). [przykład 2]

Zgodnie z wyjaśnieniami ZUS, zawartymi w komentarzu do ustawy zasiłkowej, dostępnym na stronie internetowej: www.zus.pl, jeżeli natomiast zmiana wymiaru czasu pracy miała miejsce w okresie roku poprzedzającego powstanie niezdolności do pracy, składnik roczny przyjmuje się proporcjonalnie do liczby pełnych kalendarzowych miesięcy po zmianie wymiaru czasu pracy w roku kalendarzowym poprzedzającym tę niezdolność. [przykład 3]

Ważne

Przy uwzględnianiu premii rocznej w podstawie wymiaru zasiłku trzeba wziąć pod uwagę zmiany wymiaru czasu pracy

Ważne

Jeśli składnik roczny przysługuje z tytułu zatrudnienia w innym wymiarze czasu pracy niż ten, który jest aktualny w miesiącu, w którym przysługuje świadczenie chorobowe, trzeba go uwzględnić w wysokości adekwatnej do obecnego wymiaru czasu pracy

PRZYKŁAD 1

Premia

Przyjmując założenia opisane w pytaniu przy ustalaniu podstawy wymiaru wynagrodzenia chorobowego, do którego pracownik nabył prawo w marcu 2014 r., uwzględnia się wynagrodzenie miesięczne pracownika za okres po zmianie wymiaru czasu pracy, tj. za luty bieżącego roku. Oznacza to, iż w podstawie wymiaru zatrudniający powinien uwzględnić kwotę 1984,67 zł (2300 zł - 13,71 proc.). Do tak ustalonego wynagrodzenia dodać należy premię roczną w wysokości 1/12 kwoty wypłaconej za poprzedni rok kalendarzowy po jej pomnożeniu przez współczynnik odpowiadający proporcji aktualnego wymiaru czasu pracy (3/4 etatu) do średniego wymiaru czasu pracy w poprzednim roku kalendarzowym. Aby ustalić tę wartość, pracodawca powinien dokonać następujących wyliczeń:

1) Ustalić średni wymiar czasu pracy pracownika w 2013 r. w następujący sposób:

[(1/2 etatu x 3 m-ce = 1,5) + (3/4 etatu x 4 m-ce = 3) + (1 etat x 5 m-cy = 5)]: 12 m-cy = 0,79.

2) Ustalić współczynnik odpowiadający proporcji aktualnego wymiaru czasu pracy (3/4 etatu) do średniego wymiaru czasu pracy w poprzednim roku kalendarzowym (0,79):

0,75 (tj. 3/4 etatu) : 0,79 = 0,95.

3) Przeliczyć wartość premii rocznej:

4573,37 zł x 0,95 = 4344,70 zł.

4) Ustalić 1/12 kwoty przeliczonej premii rocznej:

4344,70 zł : 12 = 362,06 zł.

Podstawa wymiaru wynagrodzenia chorobowego wyniesie 2346,73 zł, natomiast kwota świadczenia za jeden dzień niezdolności do pracy 62,58 zł, zgodnie z wyliczeniem:

● 1984,67 zł + 362,06 zł = 2346,73 zł

● 2346,73 zł x 80% = 1877,38 zł

● 1877,38 zł : 30 = 62,58 zł

PRZYKŁAD 2

Za pełny miesiąc kalendarzowy

Do 31 stycznia br. pracownik był zatrudniony w pełnym wymiarze czasu pracy, zaś od 1 lutego pracuje na 1/2 etatu i otrzymuje z tego tytułu wynagrodzenie określone w stałej miesięcznej wysokości 2900 zł brutto. W marcu br. stał się on niezdolny do pracy z powodu konieczności sprawowania osobistej opieki nad chorym dzieckiem, nabywając prawo do zasiłku opiekuńczego za okres od 3 do 7 marca. W lutym br. pracownikowi została wypłacona premia roczna za rok 2013 w kwocie 6400 zł (a po pomniejszeniu o składki ZUS - 5522,56 zł).

Podstawę wymiaru zasiłku opiekuńczego stanowi wynagrodzenie pracownika za luty 2014 r., tj. za pełny kalendarzowy miesiąc pracy po zmianie wymiaru czasu pracy, a więc kwota 2502,41 zł (2900 zł - 13,71 proc.). Do tego wynagrodzenia pracodawca powinien doliczyć 1/12 kwoty przeliczonej premii rocznej. Kwota ta wynosi 230,11 zł i została ustalona w następujący sposób:

● 0,5 (aktualny wymiar czasu pracy): 1 (wymiar czasu pracy z poprzedniego roku) = 0,5 (wskaźnik odpowiadający proporcji aktualnego wymiaru do wymiaru z poprzedniego roku),

● 5522,56 zł x 0,5 = 2761,28 zł,

● 2761,28 zł : 12 = 230,11 zł.

Podstawa wymiaru zasiłku opiekuńczego wyniesie 2732,52 zł (2502,41 zł + 230,11 zł), a kwota świadczenia za jeden dzień niezdolności do pracy 72,87 zł (2732,52 zł x 80 proc. = 2186,02 zł; 2186,02 zł : 30 = 72,87 zł).

PRZYKŁAD 3

Cały etat

Pracownik uprawniony do trzynastki do 30 czerwca poprzedniego roku był zatrudniony w 1/2 wymiaru czasu pracy (z wynagrodzeniem miesięcznym 1000 zł), natomiast od 1 lipca pracuje w pełnym wymiarze czasu pracy, z wynagrodzeniem 2000 zł. Za 2013 r. w marcu br. pracownik otrzymał trzynastą pensję w kwocie 1530 zł brutto [(1000 zł x 6 m-cy + 2000 x 6 m-cy) x 8,5 proc.]. Pracownik ten zachorował w marcu 2014 r., nabywając prawo do wynagrodzenia chorobowego. Ustalając podstawę wymiaru świadczenia chorobowego, do przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia wypłaconego pracownikowi za okres od lipca 2013 r. do lutego 2014 r. pracodawca powinien doliczyć premię roczną w części ustalonej proporcjonalnie do liczby pełnych kalendarzowych miesięcy po zmianie wymiaru czasu pracy w 2013 roku. W sytuacji opisanej w pytaniu jest to stosunkowo proste, albowiem jest wiadome, jaka część premii rocznej przypada na okres od stycznia do czerwca [(1000 zł x 6 m-cy) x 8,5 proc. = 510 zł), a jaka na okres od lipca do grudnia [(2000 zł x 6 m-cy) x 8,5 proc. = 1020 zł]. Do przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia zatrudniający doliczy zatem 1/6 kwoty 880,16 zł (1020 zł - 13,71 proc.), a więc doliczy kwotę 146,69 zł (880,16 zł : 6).

W praktyce nie zawsze jest jednak możliwe ustalenie, jaka kwota premii rocznej przypada na pełne kalendarzowe miesiące zatrudnienia po zmianie etatu w poprzednim roku kalendarzowym. Aby ustalić część podlegającą uwzględnieniu w podstawie wymiaru zasiłku, możemy posłużyć się następującą metodą:

● ustalamy wymiar czasu pracy pracownika w przeliczeniu na pełne miesiące: [(1/2 etatu x 6 m-ce = 3) + (1 etat x 6 m-cy = 6)] = 9

● wartość wypłaconej premii rocznej dzielimy przez 9: 1320,24 zł (1530 zł - 13,71 proc.) : 9 = 146,69 zł

Uzyskana kwota odzwierciedla zatem 1/6 premii rocznej przypadającej na miesiące od czerwca do grudnia.

Analogiczny wynik uzyskalibyśmy, przeliczając kwotę wypłaconej premii rocznej wskaźnikiem odpowiadającym proporcji aktualnego wymiaru czasu pracy do średniego wymiaru z poprzedniego roku. Wyliczenia wyglądałyby następująco:

● średni wymiar czasu pracy w poprzednim roku: 0,75 [(6 m-cy x 0,5 etatu = 3) + (6 m-cy x 1 etat = 6) : 12]

● współczynnik odpowiadający proporcji aktualnego wymiaru czasu pracy do średniego wymiaru z poprzedniego roku: 1,3333333 (1 : 0,75)

● wypłacona kwota premii rocznej po przeliczeniu: 1760,32 zł [1320,24 zł (1530 zł - 13,71 proc.) x 1,33(...)]

● 1/12 kwoty przeliczonej premii: 146,69 zł (1760,32 zł : 12).

Przeliczanie składnika rocznego:

w okresie roku kalendarzowego poprzedzającego powstanie niezdolności do pracy oraz kolejna zmiana wymiaru czasu pracy miała miejsce po zakończeniu roku kalendarzowego poprzedzającego tę niezdolność	należy ustalić współczynnik odpowiadający proporcji aktualnego wymiaru czasu pracy do średniego wymiaru z poprzedniego roku, a następnie przez ten współczynnik pomnożyć kwotę wypłaconej premii rocznej i 1/12 otrzymanej kwoty dodać do przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia
po zakończeniu roku poprzedzającego powstanie niezdolności do pracy	należy ustalić współczynnik odpowiadający proporcji aktualnego wymiaru czasu pracy do poprzedniego wymiaru czasu pracy, a następnie przez ten współczynnik pomnożyć kwotę wypłaconej premii rocznej i 1/12 otrzymanej kwoty dodać do przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia
w okresie roku poprzedzającego powstanie niezdolności do pracy	premię roczną należy przyjąć proporcjonalnie do liczby pełnych kalendarzowych miesięcy po zmianie wymiaru czasu pracy w poprzednim roku kalendarzowym

Aldona Salamon

specjalista prawa pracy i ubezpieczeń społecznych, praktyk z kilkunastoletnim doświadczeniem w pracy w dziale personalnym i prowadzeniu szkoleń, autor publikacji i artykułów prasowych

Podstawa prawna

Art. 41 ust. 1, art. 42 ust. 3 ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 159).