Składki za pracownika i zleceniobiorcę należy obliczać od przychodu

Za każdy miesiąc płatnicy mają obowiązek opłacać składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne za zatrudnionych pracowników i zleceniobiorców. Aby prawidłowo rozliczyć się z ZUS, płatnik musi nie tylko zgłosić zatrudnioną osobę do właściwych ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego, ale również co miesiąc składać za nią dokumenty rozliczeniowe i wykazywać należne składki. Składki na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne są naliczane od tzw. podstawy wymiaru.

Rozliczając składki za dany miesiąc, płatnik uwzględnia w podstawie wymiaru wszystkie wypłaty (od których trzeba naliczyć składki), które zostały wypłacone ubezpieczonemu w okresie od pierwszego do ostatniego dnia tego miesiąca.

Każda osoba zatrudniona na podstawie umowy o pracę podlega obowiązkowo ubezpieczeniom społecznym i ubezpieczeniu zdrowotnemu. W przypadku pracowników podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne stanowi przychód w rozumieniu przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, otrzymywany z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy z wyłączeniem wynagrodzenia za czas choroby oraz zasiłków. Z podstawy wymiaru składek wyłączone są także przychody wymienione w par. 2 ust. 1 rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (zostały wymienione na stronach 6 i 7).

Przychodami ze stosunku pracy są wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężna świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania. W szczególności chodzi o: wynagrodzenie zasadnicze, wynagrodzenie za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i inne kwoty, niezależnie od tego, czy ich wysokość ustalono z góry. Przychód stanowią także świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak też wartość innych świadczeń nieodpłatnych lub częściowo odpłatnych.

Pracodawca płatnik składek musi pamiętać, iż do podstawy wymiaru wliczane jest nie tylko wynagrodzenie w gotówce, jakie otrzymuje pracownik, ale również świadczenia w naturze. Stosownie do par. 3 wspomnianego wyżej rozporządzenia wartość pieniężną świadczeń w naturze ustala się w wysokości ekwiwalentu pieniężnego określonego w przepisach o wynagradzaniu, a w razie ich braku:

● jeżeli przedmiotem świadczeń są rzeczy lub usługi wchodzące w zakres działalności gospodarczej pracodawcy - według cen stosowanych wobec innych odbiorców niż pracownicy,

● jeżeli przedmiotem świadczeń są rzeczy lub usługi zakupione przez pracodawcę - według cen ich zakupu,

● jeżeli przedmiotem świadczenia jest udostępnienie lokalu mieszkalnego:

- dla lokali spółdzielczych typu lokatorskiego i własnościowego - w wysokości czynszu obowiązującego dla tego lokalu w danej spółdzielni mieszkaniowej,

- dla lokali komunalnych - w wysokości czynszu wyznaczonego dla tego lokalu przez gminę,

- dla lokali własnościowych, z wyłączeniem wymienionych w punkcie pierwszym oraz domów stanowiących własność prywatną - w wysokości czynszu określonego według zasad i stawek dla mieszkań komunalnych na danym terenie, a w miastach - w danej dzielnicy,

- dla lokali w hotelach - w wysokości kosztu udokumentowanego rachunkami wystawionymi przez hotel.

Jeżeli pracodawca udostępnia mieszkanie, w którym ma mieszkać równocześnie dwóch jego pracowników, wartość czynszu za to mieszkanie jest doliczana po połowie do podstawy wymiaru składek każdego z nich.

Przedstawiony wyżej sposób ustania wartości świadczenia polegającego na korzystaniu z mieszkania obowiązuje, gdy pracodawca udostępnia pracownikowi mieszkanie, którego jest właścicielem albo najemcą. Jeżeli natomiast pracownik sam wynajmowałby mieszkanie, a pracodawca zwracałby mu koszty z tym związane, kwota otrzymywana przez pracownika (jako zwrot kosztów wynajmu) w całości stanowiłaby podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne oraz w konsekwencji ubezpieczenie zdrowotne.

Pracodawca, który zatrudni na podstawie umowy-zlecenia własnego pracownika, od przychodu wypłacanego z umowy-zlecenia musi opłacać wszystkie składki na ubezpieczenia społeczne oraz zdrowotne. Nie musi on natomiast dokonywać dodatkowego zgłoszenia zatrudnionej osoby do ubezpieczeń, a przychód otrzymywany z takiej umowy wykazuje łącznie w imiennym raporcie miesięcznym ZUS RCA składanym z kodem pracowniczym 01 10 XX.

Podkreślić należy, iż statusu własnego pracownika nie ma osoba przebywająca na urlopie wychowawczym, bezpłatnym lub pobierająca zasiłek macierzyński. Jeżeli więc umowa-zlecenie zostanie zawarta w czasie urlopu albo pobierania zasiłku, pracodawca powinien dokonać zgłoszenia tej osoby do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego z kodem tytułu ubezpieczeń umowy zlecenia. Nie ma wówczas znaczenia, iż osoba ta jest formalnie pracownikiem pracodawcy. W przypadku zawarcia takiej umowy-zlecenia składki są rozliczane na zasadach ogólnych.

Składki jak za pracownika należy opłacać również za osobę, która umowę cywilnoprawną zawarła z innym podmiotem niż własny pracodawca, ale w ramach tej umowy praca jest wykonywana na jego rzecz. W takiej sytuacji przychód z umowy-zlecenia będzie w zakresie opłacania składek na ubezpieczenia społeczne traktowany jak przychód ze stosunku pracy.

Roczna podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe nie może być wyższa w danym roku kalendarzowym od kwoty odpowiadającej 30-krotności przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w gospodarce narodowej na dany rok kalendarzowy. W 2010 roku kwota ta wynosi 94 380 zł.

Ograniczenie to ma zastosowanie do wszystkich ubezpieczonych. Oznacza to, że gdy wynagrodzenie ubezpieczonego osiągnie tę kwotę, to do końca danego roku nie są już za niego opłacane składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Będą natomiast opłacane tylko składki na pozostałe ubezpieczenia społeczne, tj. chorobowe i wypadkowe a także ubezpieczenie zdrowotne.

W odróżnieniu od pracowników nie każdy zleceniobiorca będzie podlegał ubezpieczeniom społecznym. Jeżeli zleceniobiorca w innej firmie jest już zatrudniony na podstawie umowy o pracę i jego wynagrodzenie jest równe co najmniej minimalnemu, to z umowy-zlecenia ubezpieczenia emerytalne i rentowe są dobrowolne, a obowiązkowe jest tylko ubezpieczenie zdrowotne. O podleganiu ubezpieczeniom społecznym zleceniobiorców można przeczytać na stronie internetowej: kadry.gazetaprawna.pl.

Podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne w stosunku do tej grupy osób stanowi przychód w rozumieniu przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych uzyskiwany z umowy-zlecenia, jeżeli odpłatność za jej wykonanie określono kwotowo, w kwotowej stawce godzinowej lub akordowej albo prowizyjnie. Jeżeli odpłatność została ustalona w innej formie (co w praktyce raczej nie występuje), podstawę wymiaru stanowi zadeklarowana kwota nie niższa niż minimalne wynagrodzenie.

Podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie wypadkowe zleceniobiorców stanowi podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe bez stosowania ograniczenia do górnej rocznej podstawy wymiaru składek. Natomiast podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie chorobowe, które w przypadku zleceniobiorcy jest dobrowolne, stanowi podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, z tym że nie może być ona w danym miesiącu wyższa niż 250 proc. przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w poprzednim kwartale.

Pracownicy i zleceniobiorcy (z wyjątkiem wykonujących zlecenie uczniów i studentów do czasu ukończenia 26 lat) obowiązkowo podlegają ubezpieczeniu zdrowotnemu. Do ustalenia podstawy wymiaru składki na to ubezpieczenie stosuje się przepisy określające podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Przy ustaleniu podstawy wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne nie stosuje się jednak wyłączeń wynagrodzeń za czas choroby (które dotyczy pracowników) oraz ograniczenia do rocznej podstawy wymiaru składek.

Podstawę wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne pomniejsza się o kwoty składek na ubezpieczenia: emerytalne, rentowe i chorobowe finansowane przez ubezpieczonego i potrącone z jego środków przez płatnika.

Pracodawca wynajął w Warszawie kawalerkę i płaci czynsz właścicielowi w wysokości 1,2 tys. zł. Mieszkanie ma status spółdzielczego własnościowego. Czynsz do spółdzielni mieszkaniowej za to mieszkanie wynosi 400 zł. Od 1 lipca pracodawca mieszkanie to udostępnił pracownikowi. Pracownik w lipcu otrzymał wynagrodzenie w wysokości 2 tys. zł. Z uwagi jednak na korzystanie z mieszkania składki na ubezpieczenia społeczne za lipiec musiały być opłacone od kwoty 2,4 tys. zł.

Anna N. jest zatrudniona na podstawie kontraktu menedżerskiego o charakterze umowy zlecenia. Z umowy zlecenia podlega obowiązkowym ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym, wypadkowemu i przystąpiła również do dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego. W sierpniu otrzymała wynagrodzenie w wysokości 10 tys. zł. Składki na ubezpieczenia emerytalne, rentowe i wypadkowe zostaną naliczone od 10 tys. zł, a podstawa wymiaru składek na ubezpieczenie chorobowe została ograniczona do kwoty 8290,95 zł (tj. 250 proc. przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w pierwszym kwartale 2010 r.).

Michał Jarosik

gp@infor.pl

Art. 18 ust. 1 - 3, ust. 7 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. z 2009 r. nr 205, poz. 1585 z późn. zm.).

Art. 81 ust. 1, ust. 5, ust. 6 ustawy z 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (t.j. Dz.U. z 2008 r. nr 164, poz. 1027 z późn. zm.).

Rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz.U. nr 161, poz. 1106 z późn. zm.).