Staż i zarobki pracownika występującego o emeryturę potwierdza pracodawca

Nabycie prawa do tzw. starej emerytury, a także emerytury pomostowej zależy od udowodnienia w odpowiednim wymiarze okresów składkowych i nieskładkowych. Aby uzyskać rentę, również trzeba poświadczyć w ZUS określony staż składkowy i nieskładkowy. Z kolei na wysokość tych świadczeń bardzo duży wpływ mają zarobki osiągane przez osobę wnioskującą o świadczenie. Pracownik występujący o emeryturę lub rentę musi udowodnić, że posiada wymagany staż, a w przypadku tzw. starej emerytury oraz renty z tytułu niezdolności do pracy konieczne jest również dostarczenie do ZUS dokumentacji potwierdzającej wysokość wynagrodzeń.

Niezwykle istotną rolę w udowodnieniu przez wnioskodawcę wymaganego stażu oraz wysokości zarobków ma jego pracodawca. Na podstawie obowiązujących przepisów został on zobowiązany do wystawiania odpowiednich dokumentów, które są niezbędne w uzyskaniu emerytury lub renty.

Podstawowym dokumentem, jaki można przedstawić w ZUS w celu potwierdzenia okresów składkowych i nieskładkowych, jest świadectwo pracy. Pracodawca wydaje je z urzędu, czyli bez konieczności zgłoszenia przez pracownika odpowiedniego żądania. Na podstawie art. 97 par. 1 k.p. zobowiązany jest to uczynić niezwłocznie po rozwiązaniu lub wygaśnięciu stosunku pracy. Tylko w jednym przypadku to sam pracownik musi zażądać od pracodawcy wydania świadectwa pracy - gdy bezpośrednio po rozwiązaniu lub wygaśnięciu umowy o pracę strony zawarły kolejną umowę o pracę.

Kodeks pracy, a także przepisy wykonawcze określają, jakie informacje powinien podać pracodawca w wystawionym świadectwie pracy. Zgodnie z art. 97 par. 1 k.p. powinien on tam wskazać:

● okres i rodzaj wykonywanej pracy,

● zajmowane przez pracownika stanowiska,

● tryb rozwiązania albo okoliczności wygaśnięcia stosunku pracy,

● inne informacje niezbędne do ustalenia uprawnień pracowniczych oraz uprawnień z ubezpieczenia społecznego.

W świadectwie pracy zamieszcza się też wzmiankę o zajęciu egzekucyjnym wynagrodzenia za pracę. Ponadto na żądanie pracownika pracodawca powinien również umieścić informację o wysokości i składnikach wynagrodzenia oraz o uzyskanych kwalifikacjach.

Szczegółowy wykaz informacji niezbędnych do ustalenia uprawnień ze stosunku pracy i uprawnień z ubezpieczenia społecznego, które powinno zawierać świadectwo pracy, znajduje się w rozporządzeniu ministra pracy i polityki socjalnej z 15 maja 1996 r. w sprawie szczegółowej treści świadectwa pracy oraz sposobu i trybu jego wydawania i prostowania.

Pracodawca może też wydać odpis wystawionego w przeszłości świadectwa pracy na podstawie kopii tego dokumentu przechowywanej w aktach osobowych pracownika. Może się bowiem zdarzyć, że pracownik zgubił otrzymany kiedyś oryginał. Odpis świadectwa pracy musi jednak spełniać pewne kryteria formalne, aby mógł zostać uznany przez ZUS w postępowaniu o emeryturę lub rentę. Po pierwsze powinien zawierać informację, że jest to odpis (poprzez użycie tego słowa przy tytule, świadectwo pracy"). Po drugie pracodawca musi zamieścić pieczęć zawierającą pełną nazwę firmy, REGON i NIP oraz podpis osoby wydającej odpis. Ponadto, konieczne jest stwierdzenie, iż odpis jest zgodny z kopią świadectwa pracy znajdującą się w aktach osobowych pracownika.

Rozwiązanie stosunku pracy wymagane jest obecnie tylko do uzyskania emerytury pomostowej oraz w niektórych przypadkach do nabycia prawa do wcześniejszej emerytury. Może się więc zdarzyć, że pracownik składający wniosek o świadczenie nie może jeszcze uzyskać od pracodawcy świadectwa pracy, gdyż nadal pozostaje zatrudniony. W takim jednak przypadku pracownik może udowodnić okres zatrudnienia za pomocą zaświadczenia wystawionego przez pracodawcę. Zaświadczenie to powinno zawierać przede wszystkim dane zainteresowanego, datę podjęcia i ustania zatrudnienia, wymiar czasu pracy, rodzaj wykonywanych czynności, a także inne informacje ważne z punktu widzenia nabycia uprawnień emerytalno-rentowych właściwe dla świadectwa pracy, np. dotyczące pobierania świadczeń chorobowych, wykorzystanego urlopu bezpłatnego. Powinny się tam również znaleźć dane dotyczące pracodawcy (tj. pieczątka i nazwa oraz podpis i pieczątka imienna osoby wystawiającej zaświadczenie).

Należy podkreślić, że ZUS może uwzględnić okresy składkowe i nieskładkowe również na podstawie wpisów w legitymacji ubezpieczeniowej. Muszą być one jednak zaopatrzone w pieczątkę imienną osoby dokonującej wpisu lub osoby odpowiedzialnej za taki wpis. Jeśli legitymacja została wystawiona w czasie, gdy przepisy nie przewidywały takiego obowiązku (przed 16 czerwca 1991 r.) i w związku z tym nie zawiera pieczątki imiennej, ZUS może uznać taki wpis, jeśli nie budzi on wątpliwości co do jego autentyczności. Legitymacja ubezpieczeniowa zawierająca odpowiednie wpisy jest samoistnym środkiem dowodowym dla ZUS. Pracodawca jest więc zwolniony z obowiązku wystawiania zaświadczeń na podstawie wpisów dokonanych w tej legitymacji.

Pracodawca, którego pracownik przechodzi na emeryturę, powinien również poinformować go o możliwościach udowodnienia innych okresów składkowych i nieskładkowych i pomóc mu w zebraniu wymaganej dokumentacji. Pełny katalog okresów wraz z wymaganymi dokumentami znajduje się w serwisie internetowym Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (na stronie www.zus.pl). W tym miejscu warto jedynie wspomnieć, że dla udowodnienia niektórych okresów składkowych i nieskładkowych zostały dopuszczone takie środki dowodowe, jak: decyzje i zaświadczenia określonych organów, potwierdzenia ubezpieczenia przez ZUS, książeczka wojskowa, zaświadczenia sądów, zaświadczenia lekarskie, oświadczenia określonych osób, umowy, pisma i legitymacje.

W pewnych sytuacjach ustawodawca dopuścił też jako środek dowodowy zeznania świadków. Dotyczy to przede wszystkim okresów zatrudnienia przed 15 listopada 1991 r. oraz okresów pracy przymusowej. Niektóre okresy ubezpieczenia może również potwierdzić sam ZUS (m.in. pracownikom nieuspołecznionych zakładów pracy, a od 1 stycznia 1990 r. pracownikom zakładów pracy zatrudniającym nie więcej niż 20 pracowników, twórcom i artystom za okres od 1 stycznia 1974 r. czy taksówkarzom za okres od 1 lipca 1969 r.).

W przypadku ubiegania się o emeryturę obliczaną na tzw. starych zasadach lub o rentę z tytułu niezdolności do pracy wnioskodawca musi udowodnić wynagrodzenia osiągnięte w latach wskazanych do ustalenia podstawy wymiaru świadczenia. Zgodnie z ustawą o emeryturach i rentach z FUS pomocy w tym zakresie zobowiązany jest mu udzielić pracodawca. Przede wszystkim na żądanie pracownika musi on wystawić zaświadczenie o zatrudnieniu i wynagrodzeniu na formularzu ZUS Rp-7. Pracodawca potwierdza w tym dokumencie dane dotyczące okresu, za jaki został wypłacony przychód, a także jego wysokość w rozbiciu na poszczególne lata oraz składniki wynagrodzenia.

Zaświadczenie o zatrudnieniu i wynagrodzeniu może wystawić nie tylko pracodawca, ale również jego następca prawny. Prawo do wystawienia zaświadczenia ZUS Rp-7 ma więc m.in. zakład pracy, który powstał w wyniku przekształceń własnościowych lub restrukturyzacji (np. spółka prawa handlowego powstała po sprywatyzowaniu przedsiębiorstwa państwowego). ZUS przyjmie również zaświadczenie ZUS Rp-7 wystawione przez Agencję Własności Rolnej Skarbu Państwa lub Agencję Nieruchomości Rolnych dla pracowników zlikwidowanych przedsiębiorstw gospodarki rolnej. Jeśli w stosunku do pracodawcy zostało wszczęte postępowanie likwidacyjne lub upadłościowe, zaświadczenie na formularzu ZUS Rp-7 może wystawić likwidator lub syndyk masy upadłościowej.

Pracodawca zobowiązany jest wystawić zaświadczenie ZUS Rp-7 na podstawie dokumentacji płacowej, np. list płac, kart wynagrodzeń, kart wypłaconych zasiłków z ubezpieczeń społecznych. Gdyby z różnych względów nie miał takiej dokumentacji, może w pewnym - ograniczonym zakresie, posłużyć się dokumentacją osobową pracownika. Może to być np. umowa o pracę, pismo o powołaniu, mianowaniu lub inne pismo określające wynagrodzenie pracownika. Wystawiając zaświadczenie, powinien wtedy uwzględnić tylko takie składniki, które przysługiwały pracownikowi bezwarunkowo i w określonej stałej kwocie (np. wynagrodzenie zasadnicze, stałe dodatki). Zmienne składniki wynagrodzenia, np. premie czy nagrody kwartalne pracodawca może wykazać w zaświadczeniu tylko wtedy, gdy dokumentacja osobowa jednoznacznie potwierdza ich wypłatę i odprowadzenie składek na ubezpieczenia społeczne.

Przed przystąpieniem do wypełniania zaświadczenia ZUS Rp-7 pracodawca powinien się zapoznać z informacją zamieszczoną na drugiej stronie formularza. Uniknie dzięki temu ewentualnych błędów i poprawek.

Zaświadczenie składa się z części wstępnej oraz siedmiu punktów. W punkcie pierwszym pracodawca wpisuje dane osobowe pracownika (imię i nazwisko, w przypadku mężatek nazwisko panieńskie, PESEL). Powinien również wskazać, w jakim okresie pracownik był zatrudniony, na jakim stanowisku i w jakim wymiarze czasu pracy.

Drugi punkt zaświadczenia dotyczy okresów nieskładkowych oraz okresów przerw w ubezpieczeniu. Pracodawca wykazuje tutaj okresy: pobierania wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy, pobierania po 14 listopada 1991 r. zasiłków chorobowych, zasiłków opiekuńczych oraz świadczenia rehabilitacyjnego, udzielonych pracownikowi urlopów bezpłatnych czy też przebywania pracownika na urlopie wychowawczym. W przypadku gdy pracownik ma tak dużo okresów nieskładkowych lub okresów przerw w ubezpieczeniu, że nie można wszystkich wymienić w tym punkcie formularza, pracodawca powinien wykazać je na oddzielnej kartce, która w tym przypadku będzie stanowiła załącznik do zaświadczenia. Powinien on zawierać pieczątkę firmową pracodawcy, a także pieczątkę imienną i podpis osoby wystawiającej zaświadczenie.

Punkt trzeci zaświadczenia stanowi najważniejszą część formularza. Pracodawca podaje w nim zarobki pracownika osiągnięte w poszczególnych latach kalendarzowych. Wypełniając tabelę powinien wykazać:

● w kolumnie drugiej - łączną kwotę stałych składników wynagrodzenia - przychodu (dochodu) - uposażenia (w tej kolumnie należy uwzględnić m.in. wynagrodzenie zasadnicze, dodatek za wysługę lat, funkcyjny, służbowy, za pracę wykonywaną w warunkach szkodliwych lub niebezpiecznych dla zdrowia),

● w kolumnie trzeciej - łączną kwotę zmiennych lub uznaniowych składników wynagrodzenia, np.: premii regulaminowych, z zysku, eksportowych, nagród za osiągnięcia zawodowe, dydaktyczno-wychowawczych dla nauczycieli, trzynastek, wynagrodzeń za pracę w godzinach nadliczbowych oraz rodzaj składnika wynagrodzenia, np. premia regulaminowa, nagroda z zakładowego funduszu nagród,

● w kolumnie czwartej - łączną kwotę innych wypłat, np. rekompensat pieniężnych wypłaconych pracownikowi obok wynagrodzenia lub zasiłku z ubezpieczenia społecznego, honorariów wypłacanych dziennikarzom za pracę dziennikarską przez macierzystą redakcję oraz pracownikom własnym za prace związane z przygotowaniem, organizacją i realizacją programu radiowego i telewizyjnego, rekompensaty pieniężnej ustalonej z tytułu okresowego niepodwyższania płac w sferze budżetowej, zasiłku macierzyńskiego, od którego zastała opłacona składka na ubezpieczenia emerytalne i rentowe oraz rodzaj wypłaty,

● w kolumnie piątej - łączną kwotę równowartości świadczeń w naturze i ekwiwalentu za te świadczenia oraz rodzaj świadczenia,

● w kolumnie szóstej - łączną kwotę świadczeń pieniężnych z ubezpieczenia społecznego wypłaconych zamiast wynagrodzenia: zasiłku chorobowego, macierzyńskiego, opiekuńczego, wyrównawczego, dodatku wyrównawczego, świadczenia wyrównawczego i rehabilitacyjnego oraz wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy wypłacone przez pracodawcę na podstawie art. 92 k.p. (lub innych przepisów w tym zakresie),

● w kolumnie siódmej - łączną kwotę wszelkich składników wynagrodzenia - przychodu - świadczeń pieniężnych z ubezpieczenia społecznego - uposażenia.

W punkcie czwartym zaświadczenia pracodawca podaje, czy przed 1999 rokiem zgłaszał pracowników do ubezpieczenia społecznego w deklaracji imiennej, czy deklaracji bezimiennej. W tym pierwszym przypadku podaje również numer konta płatnika składek (NKP).

Z kolei punkt piąty formularza przeznaczony jest na określenie dokumentów, na podstawie których pracodawca wystawia zaświadczenie, a punkt szósty - na wpisanie ewentualnych dodatkowych uwag dotyczących wystawianego dokumentu.

Wypełniony formularz ZUS Rp-7 powinien być podpisany przez właściwe osoby. W punkcie siódmym oprócz wskazania miejscowości i daty wystawienia zaświadczenia, podpis swój wraz z pieczątką służbową powinien złożyć kierownik komórki finansowej lub upoważniony przez niego pracownik. Ponadto, w tym samym punkcie podpis oraz pieczątkę służbową składa również sam pracodawca lub upoważniony przez niego pracownik.

Zaświadczenie według wzoru ZUS Rp-7 pracodawca może sporządzić również w formie wydruku komputerowego. Taki wydruk musi zawierać wszystkie dane zawarte we wzorze formularza. Jeżeli tekst formularza został rozmieszczony na więcej niż jednej stronie, wówczas na każdej z nich muszą być podpisy i pieczątki służbowe pracodawcy oraz kierownika komórki finansowej.

Czasem pracodawca nie musi wystawiać zaświadczenia potwierdzającego wysokość wynagrodzeń. Zwolniony jest z tego obowiązku, gdy odpowiednich wpisów dokonywał pracownikowi w legitymacji ubezpieczeniowej. Legitymacja ta stanowi bowiem samoistny środek dowodowy dla ZUS, jeśli zawiera informację o dacie rozpoczęcia i zakończenia stosunku pracy, o rodzaju wykonywanej pracy, kwocie wynagrodzenia oraz roku, w którym zostało ono osiągnięte. Legitymacja powinna również zawierać pieczątkę zakładu pracy lub upoważnionego pracownika oraz podpis i pieczątkę służbową kierownika komórki finansowej lub upoważnionego pracownika. Tak jak w przypadku potwierdzenia stażu ZUS uzna niebudzące wątpliwości wpisy dokonane przed 16 czerwca 1991 r. mimo braku imiennej pieczątki osoby dokonującej wpisu lub osoby odpowiedzialnej za taki wpis.

Ponadto, wysokość podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne sprzed 1 stycznia 1998 r. może niekiedy potwierdzić mu sam ZUS. Chodzi tu m.in. o zarobki osób zatrudnionych w nieuspołecznionych zakładach pracy, rzemieślników, taksówkarzy, twórców, artystów czy też osoby prowadzące działalność gospodarczą. Należy podkreślić, że wysokości zarobków nie można udowodnić poprzez zeznania świadków.

Wniosek o emeryturę lub rentę wraz z załącznikami należy przesłać do jednostki ZUS właściwej ze względu na miejsce zameldowania wnioskodawcy na pobyt stały. Jeśli więc dokumentację przekazuje pracodawca w imieniu własnego pracownika, powinien zgłosić wniosek w ZUS właściwym ze względu na miejsce zameldowania pracownika, a nie w jednostce ZUS właściwej ze względu na własną siedzibę.

Szczególne rozwiązanie obowiązuje w przypadku osób zamieszkałych za granicą. Jeśli mieszkają one w państwie, z którym Polska nie podpisała umowy międzynarodowej w dziedzinie ubezpieczeń społecznych, wniosek należy przesłać do oddziału ZUS właściwego ze względu na ostatnie miejsce zameldowania jej na pobyt stały w Polsce. Natomiast wnioski osób zamieszkałych za granicą - w państwie członkowskim Unii Europejskiej, Europejskiego Obszaru Gospodarczego lub Szwajcarii, a także osób posiadających okresy ubezpieczenia w Polsce oraz okresy ubezpieczenia za granicą w tych krajach, rozpatrują właściwe jednostki organizacyjne ZUS wyznaczone przez prezesa zakładu. Wykaz tych jednostek można znaleźć m. in. w serwisie internetowym www.zus.pl.

Pracownik zgłosił pracodawcy zamiar przejścia na emeryturę od 1 stycznia 2010 r. Strony uzgodniły, że umowa o pracę zawarta na czas nieokreślony, zostanie rozwiązana. Jednocześnie postanowiono, że pracownik będzie pracować w firmie, ale na podstawie umowy o pracę zawartej na czas określony na pół etatu. Nową umowę strony zawarły od 1 stycznia 2010 r. Pracodawca nie miał obowiązku wystawienia pracownikowi świadectwa pracy z urzędu. Uczynił to dlatego, że pracownik zgłosił mu takie żądanie.

Marek W. złożył wniosek o przyznanie renty z tytułu niezdolności do pracy. Do ustalenia podstawy wymiaru świadczenia wskazał wynagrodzenia z 20 dowolnie wybranych lat kalendarzowych, w tym m.in. z 1985 i 1986 roku. Pracodawca, u którego wtedy pracował, pomimo wielu zmian organizacyjnych i własnościowych, nadal istnieje. Niestety zniszczona została dokumentacja płacowa m.in. z lat 80. Zachowała się jedynie dokumentacja osobowa. Z umowy o pracę wynika, że zainteresowanemu przysługiwało wynagrodzenie zasadnicze w określonej kwocie oraz stały dodatek stażowy w wysokości 15 proc. wynagrodzenia zasadniczego. W dokumentacji znajdują się również aneksy do umowy o pracę, które potwierdzają podwyżkę płacy zasadniczej w kolejnych latach zatrudnienia. Zgodnie z umową o pracę pracodawca miał również wypłacać nagrody kwartalne oraz roczną premię. Wysokość tych składników była uznaniowa, a z posiadanej dokumentacji nie wynika, że zostały one wypłacone w kolejnych latach zatrudnienia. W związku z tym, wystawiając zaświadczenie ZUS Rp-7, pracodawca powinien uwzględnić jedynie kwotę wynagrodzenia zasadniczego oraz dodatku stażowego w wysokości wynikającej z umowy o pracę i kolejnych jej aneksów.

Pracownica przebywała dwukrotnie na urlopie macierzyńskim, pobierając z tego tytułu zasiłek wypłacany przez pracodawcę. Pierwszy raz gdy urodziła dziecko w 1996 roku, a następnie w 2001 roku. Kwotę zasiłku macierzyńskiego wypłaconego w 1996 roku pracodawca powinien wpisać w kolumnie szóstej tabeli zaświadczenia ZUS Rp-7 wśród innych świadczeń pieniężnych z ubezpieczenia społecznego wypłaconych zamiast wynagrodzenia. Od tego zasiłku nie była bowiem pobierana składka na ubezpieczenie społeczne. Natomiast kwotę zasiłku z 2001 roku należy wpisać w punkcie czwartym formularza, gdyż stanowiła ona podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.

Marek Opolski

gp@infor.pl

Art. 115, 116, 117, 125, 125a, 182 ustawy z 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (t.j. Dz. U. z 2009 r. nr 153, poz. 1227 z późn. zm.).

Art. 97 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 z późn. zm.).

Rozporządzenie Rady Ministrów z 7 lutego 1983 r. w sprawie postępowania o świadczenia emerytalno-rentowe i zasad wypłaty tych świadczeń (Dz.U. nr 10, poz. 49 z późn. zm.).

Rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z 15 maja 1996 r. w sprawie szczegółowej treści świadectwa pracy oraz sposobu i trybu jego wydawania i prostowania (Dz.U. nr 60, poz. 282 z późn. zm.).