Pracodawca musi pomóc pracownikowi występującemu o emeryturę lub rentę

Obowiązujące przepisy nakładają na pracodawcę określone obowiązki w stosunku do pracownika, który zamierza skorzystać z emerytury lub renty. Dotyczą one również innych płatników składek, z wyjątkiem zleceniodawców, osób fizycznych zatrudniających pracowników, niewypłacających świadczeń z ubezpieczenia chorobowego oraz płatników składek, którzy opłacają składkę za siebie i za osoby współpracujące. Obowiązki te (wymienione w art. 125 i art. 125a ustawy o emeryturach i rentach z FUS) polegają głównie na udzieleniu pomocy w gromadzeniu dokumentacji potrzebnej do przyznania świadczenia, wystawianiu odpowiednich zaświadczeń oraz wypełnieniu wniosku. Niekiedy również pracodawca musi przesłać do ZUS zgromadzoną dokumentację emerytalną lub rentową.

Osoba występującą o emeryturę lub rentę z tytułu niezdolności do pracy musi przedłożyć w ZUS dokumenty potwierdzające okresy składkowe i nieskładkowe oraz wysokość wynagrodzeń uzyskiwanych w latach wskazanych do ustalenia podstawy wymiaru świadczenia. W przypadku ubiegania się o przyznanie renty rodzinnej wnioskodawca musi potwierdzić okresy i zarobki osoby zmarłej. Wysokości zarobków nie muszą potwierdzać jedynie osoby urodzone po 31 grudnia 1948 r., które chcą mieć ustaloną emeryturę całkowicie na nowych zasadach, a więc na podstawie składek zgromadzonych na koncie w ZUS.

Pracodawca powinien więc przede wszystkim wystawić dokumenty potwierdzające przebieg pracy zawodowej pracownika wnioskującego o emeryturę lub rentę (a przy rencie rodzinnej - zmarłego pracownika), tj. świadectwo pracy albo zaświadczenie, jeśli stosunek pracy wciąż trwa. Z kolei wysokość zarobków potwierdza w drodze zaświadczenia wystawionego na formularzu ZUS Rp-7. W stosunku do pracowników, których zatrudniał w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze, powinien również dokonać odpowiednich wpisów w świadectwie pracy lub jeśli był uprawniony do stosowania tzw. resortowych wykazów pracy, wystawić świadectwo pracy w szczególnych warunkach.

Niezależnie od wystawienia powyższych dokumentów pracodawca zobowiązany jest również pomóc pracownikowi w uzyskaniu świadectw pracy i zaświadczeń od poprzednich pracodawców, jeśli pracownik takiej dokumentacji jeszcze nie posiada. Pracownik może również zwrócić się do pracodawcy o wypełnienie kwestionariusza dotyczącego okresów składkowych i nieskładkowych (ZUS Rp-6), choć to sam pracownik musi złożyć podpis na tym dokumencie. Jeśli wnioskujący o emeryturę bądź rentę (lub zmarły - w przypadku ubiegania się o rentę rodzinną) pracował również w innych państwach członkowskich Unii Europejskiej, Europejskiego Obszaru Gospodarczego lub Szwajcarii, właściwym dokumentem w tym zakresie jest formularz unijny E 207 PL.

Pracodawca musi również wypełnić wniosek o emeryturę lub rentę, jeżeli pracownik wystąpi o udzielenie mu takiej pomocy. Istotne jest, że płatnicy składek nie zostali upoważnieni do działania z urzędu, jeśli chodzi o przygotowanie wniosku o emeryturę lub rentę. To sam pracownik musi wystąpić do pracodawcy o przygotowanie wniosku i dokumentacji i dostarczenie jej do ZUS.

W myśl art. 125 ustawy o emeryturach i rentach z FUS pracodawca jest zobowiązany do:

● przygotowania wniosku o emeryturę i przedłożenia go za zgodą pracownika organowi rentowemu nie później niż na 30 dni przed zamierzonym terminem przejścia pracownika na emeryturę,

● przygotowania, za zgodą pracownika, wniosku o rentę z tytułu niezdolności do pracy i przedłożenia go organowi rentowemu na 30 dni przed ustaniem prawa do zasiłków chorobowych,

● poinformowania bezzwłocznie, po śmierci pracownika, pozostałej po nim rodziny o warunkach uzyskania renty rodzinnej, przygotowania wniosku o rentę i przedłożenia go organowi rentowemu.

Formularz wniosku zależy od rodzaju świadczenia. W przypadku występowania o emeryturę właściwy jest formularz ZUS Rp - 1E, w przypadku emerytury pomostowej - ZUS Rp-1 Epom, renty z tytułu niezdolności do pracy - ZUS Rp - 1R, a renty rodzinnej - druk ZUS Rp-2.

W każdym z tych wniosków pracodawca umieszcza swoją pieczątkę i podpis osoby upoważnionej. Podpis na wniosku, potwierdzający prawdziwość danych w nim zawartych, składa jednak pracownik.

Pracodawca wypełniający wniosek musi podać datę jego sporządzenia. Zwykle jest to istotne dla pracownika. Jeśli bowiem ZUS przyzna mu to świadczenie, to dokona jego wypłaty od dnia powstania prawa do emerytury lub renty, ale nie wcześniej niż od pierwszego dnia miesiąca, w którym wniosek został zgłoszony. W myśl par. 9 rozporządzenia w sprawie postępowania o świadczenia emerytalno-rentowe za datę zgłoszenia wniosku przyjmuje się datę złożenia wniosku na piśmie w organie rentowym lub datę ustnego zgłoszenia wniosku do protokołu w organie rentowym, a także datę sporządzenia wniosku m.in. przez zakład pracy. Przepis ten nie ma zastosowania do wniosków o emeryturę przyznawaną i obliczaną według tzw. nowych zasad dla osób urodzonych po 31 grudnia 1948 r. W tym przypadku dla ZUS decydująca jest data zgłoszenia wniosku w organie rentowym lub nadania dokumentacji w urzędzie pocztowym.

Data sporządzenia wniosku może być również szczególnie istotna, gdy pracownik ubiega się o przyznanie świadczenia w okresie, gdy zmienia się kwota bazowa. Decyduje ona bowiem o wysokości emerytury obliczanej na tzw. starych zasadach oraz renty z tytułu niezdolności do pracy. Kwota bazowa zmienia się corocznie i obowiązuje od 1 marca do końca lutego następnego roku kalendarzowego. W zależności od daty zgłoszenia wniosku przez pracodawcę oraz daty spełnienia warunków ZUS może wówczas zastosować starą albo nową kwotę bazową.

Przeanalizujmy powyższe na podstawie następującego stanu faktycznego: pracownica poprosiła pracodawcę o przygotowanie wniosku w sprawie przyznania renty z tytułu niezdolności do pracy, wniosek został sporządzony i przesłany do ZUS 20 lutego 2010 r. Taką też datę wpisał pracodawca na pierwszej stronie wniosku. Lekarz orzecznik ZUS stwierdził, że ubezpieczona stała się niezdolna do pracy w styczniu 2009 roku. Zainteresowana spełniła również pozostałe warunki wymagane do przyznania renty (ostatni w listopadzie 2009 r.). Za datę zgłoszenia wniosku o rentę ZUS przyjął datę jego sporządzenia przez pracodawcę, tj. 20 lutego 2010 r. W związku z tym ZUS przyznał rentę od pierwszego dnia miesiąca, w którym wniosek ten został zgłoszony, tj. od 1 lutego 2010 r. Do obliczenia świadczenia przyjął kwotę bazową obowiązującą od 1 marca 2009 r. do 28 lutego 2010 r., tj. 2578,26 zł. Gdyby pracodawca sporządził i zgłosił wniosek w marcu 2010 r., ZUS przyznałby to świadczenie dopiero od 1 marca 2010 r., ale zastosowałby do jego obliczenia wyższą kwotę bazową obowiązującą od 1 marca 2010 r., tj. 2716,71 zł.

Pracodawcy zostali zwolnieni z obowiązku złożenia wniosku w przypadku osób urodzonych po 31 grudnia 1948 r., które występują o uzyskanie emerytury na tzw. nowych zasadach. Osoby te, zgodnie z art. 182 ustawy o emeryturach i rentach z FUS, wnioski o emeryturę składają bezpośrednio w organie rentowym, a więc bez pośrednictwa płatnika składek. Pracodawca nie jest zatem zobowiązany do złożenia wniosku o nową emeryturę za osobę urodzoną po 31 grudnia 1948 r., ale gdy to zrobi, ZUS przyjmie zgłoszony w ten sposób wniosek.

Warto podkreślić, iż obowiązujące przepisy zwalniają pracodawcę jedynie z samego złożenia wniosku o emeryturę na tzw. nowych zasadach. Ciążą natomiast na nim inne obowiązki wobec takiego pracownika. Jeśli zwróci się on do niego o pomoc w przygotowaniu dokumentacji emerytalnej, powinien mu jej udzielić, a także wystawić odpowiednie zaświadczenia potwierdzające okresy ubezpieczenia oraz wypłacone wynagrodzenia. Ponadto wspomniane zwolnienie nie dotyczy wniosku o rentę z tytułu niezdolności do pracy, jak również o rentę rodzinną.

Jan G. chce od 1 lipca 2010 r. przejść na emeryturę. Już na początku kwietnia wystąpił do pracodawcy z prośbą o przygotowanie wniosku, skompletowanie dokumentacji emerytalnej i przesłanie jej do ZUS. Pracodawca powinien to zrobić najpóźniej na 30 dni przed zamierzonym terminem przejścia pracownika na emeryturę, tj. do końca maja 2010 roku.

Marek P. (urodzony 20 kwietnia 1945 r.) 20 kwietnia 2010 r. spełnił ostatni z warunków wymaganych do przyznania emerytury, tj. ukończył 65 lat. Już wcześniej mógł udowodnić wymagany 25-letni okres składkowy i nieskładkowy. Marek P. 14 kwietnia 2010 r. zgłosił swojemu pracodawcy zamiar przejścia na emeryturę z dniem 1 maja 2010 r. Pracodawca sporządził wniosek z datą 5 maja 2010 r., a kilka dni później złożył go wraz z kompletem dokumentów do ZUS. Emerytura została zainteresowanemu przyznana od 1 maja 2010 r. Gdyby pracodawca sporządził wniosek jeszcze w kwietniu, ZUS przyznałby i wypłacił emeryturę od dnia spełnienia ostatniego z wymaganych warunków, tj. od 20 kwietnia 2010 r.

Barbara G. (urodzona 15 czerwca 1960 r.) pozostaje w stosunku pracy. Po ukończeniu 60 lat w 2020 r. przejdzie na emeryturę ustaloną według tzw. nowych zasad. Jeśli do tego czasu nie zmienią się przepisy, wniosek o to świadczenie będzie musiała sama złożyć w ZUS. Z uwagi, że obecnie zamierza wystąpić o przyznanie renty z tytułu niezdolności do pracy, zgodnie z obowiązującymi przepisami chce zwrócić się do swojego pracodawcy o pomoc w skompletowaniu dokumentacji niezbędnej do przyznania tego świadczenia oraz o przesłanie jej do ZUS. Pracodawca zobowiązany jest do przygotowania wniosku o rentę i złożenia go w ZUS.

Marek Opolski

gp@infor.pl

Art. 125, art. 125 art., 182 ustawy z 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (t.j. Dz.U. z 2009 r. nr 153, poz. 1227 z późn. zm.).

Par. 9 rozporządzenia Rady Ministrów z 7 lutego 1983 r. w sprawie postępowania o świadczenia emerytalno-rentowe i zasad wypłaty tych świadczeń (Dz.U. nr 10, poz. 49 z późn. zm.).