Co może zrobić pracownik, gdy firma nie płaci za niego składek

Pracodawca zobowiązany jest do imiennego zgłoszenia do ZUS zatrudnianych osób w ciągu siedmiu dni od daty powstania obowiązku ubezpieczeń społecznych (czyli np. od dnia zawarcia umowy o pracę i faktycznego rozpoczęcia jej wykonywania). Musi też co miesiąc potrącać z przychodów ubezpieczonych, rozliczać i odprowadzać składki oraz przekazywać deklaracje rozliczeniowe. Dzięki nim zakład wie, jaka kwota powinna wpłynąć za konkretnego ubezpieczonego. Problemy powstają, gdy płatnik nie dopełni któregoś z tych obowiązków.

Kwoty odprowadzanych składek pracownik może kontrolować przy pomocy dokumentu RMUA. Obecnie pracodawca ma obowiązek przekazywać ubezpieczonemu ten druk co miesiąc. Jednak od nowego roku to się zmieni. Taki dokument firma będzie wystawiać raz w roku. Informacje te będą przekazywane zatrudnionym za rok ubiegły w terminie do 28 lutego roku następnego. W praktyce więc pierwszy taki dokument zostanie wydany w 2013 roku. Ponadto jeśli ubezpieczony wyrazi zgodę na otrzymywanie dokumentu w formie elektronicznej, to płatnik składek nie będzie musiał go drukować nawet raz w roku. Jednocześnie pracownik będzie mógł wystąpić z wnioskiem do pracodawcy o przekazywanie mu tego zestawienia co miesiąc.

Druk RMUA powinien zawierać m.in.: dane płatnika składek (NIP, REGON, nazwę), miesiąc i rok, których raport dotyczy, dane osobowe pracownika, wymiar czasu pracy, podstawę wymiaru na ubezpieczenia społeczne, zestawienie należnych składek w podziale na emerytalne, rentowe, chorobowe, wypadkowe (a w nim m.in. podział na składki należne od ubezpieczonego i płatnika składek oraz z innych źródeł finansowania, kwotę obniżenia podstawy wymiaru w związku z opłacaniem składki na pracowniczy program emerytalny).

Oprócz tych informacji w RMUA znajduje się też wzmianka, że dane zawarte w raporcie są zgodne ze stanem faktycznym, potwierdzone podpisem płatnika składek lub osoby przez niego upoważnionej. Informacja ta powinna zawierać także datę jej sporządzenia oraz podpis płatnika składek lub osoby przez niego upoważnionej.

Pracownicy otrzymują od pracodawców druki RMUA. Nie są one dowodem na to, że płatnik zapłacił należne i wyszczególnione tam składki. Jest do tylko informacja dla ubezpieczonego, jaka jest podstawa jego składki. Może więc się zdarzyć, że dokumenty wysyłane do ZUS i RMUA będą się różnić. Jednak wszystkie różnice można wyjaśnić. Właśnie po to są wysyłane informacje o składkach, aby ubezpieczony mógł sprawdzić czy zgadzają się one z tymi przekazanymi przez pracodawcę. Ponadto brak zestawienia z ZUS może świadczyć o tym, że płatnik przekazuje mu druki RMUA, a w rzeczywistości nie zgłosił go do ubezpieczeń. Gdy ubezpieczony poinformuje właściwą jednostkę ZUS o swoich podejrzeniach, organ ten podejmie kontrolę i sprawę wyjaśni. Zatem nie należy ignorować informacji otrzymywanych z ZUS, tylko warto skonfrontować ich treść z comiesięcznymi raportami RMUA.

Pracownik powinien wystąpić do pracodawcy o sprostowanie danych zawartych w RMUA, jeśli stwierdzi w nim jakiekolwiek nieprawidłowości. Ma na to trzy miesiące od dnia otrzymania druku. W przypadku gdy firma nie uwzględni reklamacji w ciągu jednego miesiąca od daty jej złożenia, ubezpieczony powinien zawiadomić o tym fakcie ZUS, który - na jego wniosek - po przeprowadzeniu postępowania wyjaśniającego wyda decyzję w tej sprawie. Jeżeli zatrudniony nie zakwestionuje (we wskazanym terminie) otrzymanej informacji, to dane zawarte w raporcie uważa się za zgodne ze stanem faktycznym, chyba że zrobi to ZUS, wydając decyzję.

Pracodawca może jednak wykazywać składki ubezpieczonego na druku RMUA, ale ich nie wpłacać do zakładu. Aby dowiedzieć się, czy firma przekazuje należności, jak to wynika z dostarczanych pracownikowi informacji, należy udać się do oddziału ZUS i to sprawdzić. Ubezpieczony powinien mieć ze sobą m.in. umowę o pracę, gdy obawia się np., że pracodawca zapomniał zgłosić go do ubezpieczenia, lub druki RMUA.

Pracownik po przedstawieniu swojej sprawy, otrzyma druk ZUS ZZU (zgłoszenie zapytania o ubezpieczonego). W jego części I powinien wpisać: swoje nazwisko i imię, datę urodzenia, PESEL, NIP, rodzaj dokumentu tożsamości, którym się posługuje (dowód osobisty lub paszport), jego serię i numer. W II części formularza w punktach od 01 do 05 pracownik powinien zaznaczyć informacje, jakie chce uzyskać w ZUS. Jeżeli zakreśli wszystkie pozycje, jednostka udzieli odpowiedzi na każde zapytanie dotyczące jego statusu, a więc jakie dane zostały przekazane przez pracodawcę, do którego otwartego funduszu emerytalnego należy, jakiego oddziału Narodowego Funduszu Zdrowia jest członkiem, jakie składki zostały przekazane do otwartego funduszu emerytalnego i za jaki okres.

Następnie podaje się dane płatnika składek, czyli pracodawcy, m.in. REGON, NIP. W kolejnych punktach należy wskazać okres, za który ubezpieczona osoba chce uzyskać informacje z raportów imiennych, oraz dane wskazane przez firmę w tych raportach, a dotyczące odprowadzanych składek na ubezpieczenia społeczne lub na ubezpieczenie zdrowotne. W druku tym jest również miejsce na informację, jakie świadczenia pracodawca wypłacił (chodzi o zasiłki macierzyńskie, rodzinne i pielęgnacyjne, chorobowe, opiekuńcze, porodowe czy inne). Pracownik może też zapytać ZUS o inne kwestie niż te wymienione w treści formularza. W części III należy zaznaczyć, w jaki sposób inspektorat czy oddział ZUS ma udzielić odpowiedzi na zadane pytania: czy za pośrednictwem poczty, wówczas należy podać swój adres, czy osobiście.

W przypadku stwierdzenia jakichkolwiek nieprawidłowości zakład może przeprowadzić postępowanie wyjaśniające. Kontroluje wówczas zakres i sposób realizacji przez firmę obowiązku zgłaszania do ubezpieczeń społecznych. Może sprawdzić także prawidłowość i rzetelność obliczania składek, potrącenia ich z przychodów ubezpieczonego oraz opłacania składek ubezpieczeniowych i innych, jak również wpłat, do których pobierania zobowiązany jest ZUS. Ponadto ocenia, czy płatnik właściwie określił uprawnienia do świadczeń z ubezpieczeń społecznych, ich wypłatę oraz rozliczanie z zakładem. Wreszcie ma też prawo ustalać prawidłowość i terminowość opracowywania przez pracodawców wniosków o przyznanie świadczeń emerytalnych lub rentowych, wystawiania zaświadczeń i przekazywania informacji do zgłaszania danych do celów ubezpieczeniowych.

Inspektorzy kontroli mogą żądać od płatników składek potrzebnej im dokumentacji, w tym kopii deklaracji rozliczeniowych, formularzy zgłoszeniowych, miesięcznych raportów imiennych. Prawidłowość wypełnienia odpowiednich druków jest konfrontowana z aktami osobowymi pracowników i dokumentacją finansowo-księgową prowadzoną przez pracodawcę. Oprócz analizy dokumentów inspektorzy mogą zwracać się do płatnika o złożenie wyjaśnień.

Pracownik nie musi się obawiać utraty składek zbieranych w ZUS na poczet przyszłej emerytury czy renty. To dlatego, że środki te są należne. Są one księgowane na koncie bez względu na to, czy rzeczywiście tam trafiają. Jeśli firma nie płaci, to obowiązkiem ZUS jest ściągniecie od niej tej zaległości. Zakład może dochodzić należnych mu pieniędzy z nieruchomości, jak i rzeczy ruchomych pracodawcy, a także zająć mu rachunek bankowy. Zdarza się, że czynności egzekucyjne nie przyniosły żadnego rezultatu. Dla stanu konta ubezpieczonego nie ma to jednak żadnego znaczenia. Niezależnie bowiem od efektywności działań ZUS ubezpieczony nie ponosi ryzyka. Jednak w przypadku nieopłacenia składek zakład nie może należnej ich części przekazać do otwartego funduszu emerytalnego. Gdy składka nie dociera do OFE, nie jest inwestowana. Dla ubezpieczonego może oznaczać to realne straty finansowe w postaci zaniżenia przyszłej emerytury z drugiego filaru.

Zakład po przeprowadzeniu kontroli w firmie z urzędu może objąć ubezpieczeniami społecznymi osobę, która nie została zgłoszona przez płatnika do tych ubezpieczeń, i zapisać na jej koncie brakujące składki (ustalić tzw. przypis składek) wraz z odsetkami.

Ma także prawo do wydania decyzji o przypisaniu składek w związku z niewykazywaniem w imiennych raportach miesięcznych faktycznej podstawy wymiaru składek danego ubezpieczonego, a co za tym idzie obniżenia wymiaru należności przekazywanych do ZUS. Może również w decyzji ustalić faktyczny okres podlegania ubezpieczeniu społecznemu przez danego ubezpieczonego.

Kiedy taki wniosek zostanie złożony, ZUS po przeprowadzeniu postępowania wyjaśniającego wyda decyzję w tej sprawie. Zakład może zakwestionować i zmienić informacje przekazane przez płatnika składek. Wówczas o fakcie tym zawiadamia ubezpieczonego oraz firmę. Jeżeli w terminie trzech miesięcy od otrzymania tego dokumentu ani ubezpieczony, ani płatnik nie złożą wniosku o zmianę stanowiska ZUS, wówczas ustalenia podane przez zakład traktowane są jako prawdziwe. W takiej sytuacji płatnik składek jest zobowiązany złożyć imienny raport miesięczny korygujący w formie nowego dokumentu zawierającego wszystkie prawidłowe informacje. Należy jednak zaznaczyć, że nie poprawia się danych wykazanych w imiennym raporcie miesięcznym w przypadku stwierdzenia przez płatnika składek we własnym zakresie lub przez zakład różnicy w podstawie wymiaru składek w wysokości nieprzekraczającej 2,20 zł.

Pawel Jakubczak

pawel.jakubczak@infor.pl

Art. 41, 46, 48b, 86 - 97 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. z 2009 r. nr 205, poz. 1585 z późn. zm).

Par. 1 rozporządzenia Rady Ministrów z 30 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad i trybu przeprowadzania kontroli płatników składek (Dz.U. nr 164, poz. 1165).