Jak rozliczyć pracowników na urlopie wychowawczym

Tak. Osoba przebywająca na urlopie wychowawczym podlega obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym, gdy nie ma ustalonego prawa do emerytury lub renty i nie posiada innych tytułów do ubezpieczeń społecznych (np. nie wykonuje w tym czasie umowy-zlecenia). Brak innych tytułów do ubezpieczeń jest również przesłanką do zgłoszenia jej do ubezpieczenia zdrowotnego.

Zgłoszenia do ubezpieczeń dokonuje się poprzez wykazanie osoby korzystającej z urlopu wychowawczego w imiennym raporcie miesięcznym ZUS RCA z kodem 12 11 XX. Pracodawca musi również złożyć raport ZUS RSA z kodem tytułu ubezpieczeń 01 10 XX, w którym wykazuje okres urlopu i kod świadczenia/przerwy 121 (urlop wychowawczy).

Podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe osoby przebywającej na urlopie wychowawczym stanowi kwota 60 proc. przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w poprzednim kwartale. Za wrzesień, październik i grudzień 2012 roku podstawa nie może być wyższa niż 2098,09 zł (60 proc. z 3496,82 zł). Z przepisów ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych wynika kolejne ograniczenie - podstawa wymiaru nie może być wyższa niż przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone tej osobie za okres 12 miesięcy poprzedzających urlop wychowawczy. Pracodawca powinien więc ustalić średnie miesięczne wynagrodzenie wypłacone za okres 12 miesięcy poprzedzających rozpoczęcie urlopu i porównać je z obowiązującą w danym kwartale kwotą stanowiącą 60 proc. przeciętnego wynagrodzenia. Jeżeli wynagrodzenie pracownika nie przekroczy tej kwoty, wówczas to wynagrodzenie będzie podstawą wymiaru składek. Gdy okaże się co najmniej równe kwocie 60 proc. przeciętnego wynagrodzenia, składki należy naliczyć od tej kwoty.

Trzeba pamiętać, że ustalając podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe osób na urlopach wychowawczych, stosuje się zasadę proporcjonalnego zmniejszania za miesiąc, w którym nastąpiło odpowiednio objęcie lub ustanie obowiązkowych ubezpieczeń. Wówczas kwotę podstawy dzielimy przez liczbę dni kalendarzowych tego miesiąca i mnożymy przez liczbę dni podlegania ubezpieczeniom. Jeżeli w przedstawionym stanie faktycznym podstawę będzie stanowiła kwota 60 proc. przeciętnego wynagrodzenia, to za wrzesień 2012 roku składki powinny zostać naliczone od kwoty 489,55 zł (2098,09 zł : 30 dni x 7 dni). Natomiast składka na ubezpieczenie zdrowotne za wrzesień powinna być naliczona od kwoty 520 zł.

W analizowanej sytuacji pracodawca powinien złożyć za wrzesień raport ZUS RSA z kodem 01 10 XX i wykazać okres od 1 do 17 września 2012 r. oraz kod świadczenia przerwy - 311 (zasiłek macierzyński). Nie podaje w nim kwoty zasiłku, gdyż płatnikiem był ZUS. Konieczne będzie także złożenie raportu ZUS RCA z kodem 01 10 XX, w którym zostanie wykazane wypłacone wynagrodzenie, bo pracownica korzystała z urlopu wypoczynkowego.

Andrzej Radzisław

ekspert od ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego

Podstawa prawna

Art. 6 ust. 1 pkt 19, art. 9 ust. 6, art. 18 ust. 5b, art. 18 ust. 14 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. z 2009 r. nr 205, poz. 1585 z późn. zm.).