Pracodawca udzielający urlopu w związku z rodzicielstwem chce oszczędzić, ale nie wie jak

Ustawa z 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy w art. 104a zawiera zwolnienie z obowiązku opłacania składek, zapisane jednym zdaniem: "pracodawcy oraz inne jednostki organizacyjne nie opłacają składek na Fundusz Pracy za zatrudnionych pracowników powracających z urlopu macierzyńskiego, urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, dodatkowego urlopu macierzyńskiego, dodatkowego urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopu rodzicielskiego lub urlopu wychowawczego w okresie 36 miesięcy, począwszy od pierwszego miesiąca po powrocie z urlopu macierzyńskiego, urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, dodatkowego urlopu macierzyńskiego, dodatkowego urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopu rodzicielskiego lub urlopu wychowawczego". Mogłoby się wydawać, że jest to sprawa oczywista, lecz w praktyce przedsiębiorców zdarzają się przeróżne sytuacje, które każą zastanowić się nad zastosowaniem cytowanego przepisu.

Tylko pracownicy

Zwolnienie dotyczy wyłącznie pracowników, którym pracodawca udzielił urlopu związanego z rodzicielstwem. Oznacza to, że nie może skorzystać ze zwolnienia inny, kolejny pracodawca, który nie udzielał urlopu. Przykładowo, zatrudniający pracownika, o którym, zgodnie z zapisami na świadectwie pracy od poprzedniego pracodawcy wiadomo, że niedawno zakończył urlop wychowawczy - nie skorzysta ze zwolnienia. Również pracodawca zatrudniający osobę przebywającą w tym samym czasie na urlopie wychowawczym nie ma prawa do skorzystania ze zwolnienia, gdyż to nie on udzielał jej urlopu związanego z rodzicielstwem.

Analogicznie zleceniodawca nie może skorzystać ze zwolnienia wobec zleceniobiorcy powracającego z dodatkowego urlopu macierzyńskiego, gdyż choć to on udzielał tego urlopu, to nie jest pracodawcą w rozumieniu przepisów kodeksu pracy. Należy również pamiętać, że żadna z umów-zleceń nie skorzysta ze zwolnienia - nawet jeśli zawarto umowę-zlecenie z własnym pracownikiem, który powrócił z urlopu związanego z rodzicielstwem. W takim przepadku zwolnienie dotyczy wyłącznie przychodów ze stosunku pracy.

Data wypłaty

Wynagrodzenie wg przepisów kodeksu pracy winno być wypłacane do 10 dnia następnego miesiąca, zatem pracodawcy mają pewien wybór daty wypłaty. W praktyce wynagrodzenia płaci się albo do ostatniego dnia miesiąca za miesiąc, którego wypłata dotyczy albo do 10 dnia miesiąca następnego. Ponieważ pracodawcy mieli wątpliwości, czy zwolnienie odnosi się do wynagrodzenia za dany miesiąc niezależnie od daty wypłaty, ZUS wyjaśnia, że zwolnienie ma być stosowane do przychodów, do kwot stanowiących podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, a więc ważna jest data wypłaty wynagrodzenia za pracę. [przykład 1]

Faktyczny powrót nie ma znaczenia

Pracodawcy oraz inne jednostki organizacyjne nie opłacają składek na Fundusz Pracy, począwszy od pierwszego miesiąca po powrocie z urlopu. Zatem w myśl wyjaśnień w poradniku ZUS należy od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu zakończenia urlopu zaprzestać opłacania składek na FP. Nie ma przy tym znaczenia, czy pracownik faktycznie wrócił do pracy, czy na przykład korzysta z urlopu wypoczynkowego lub przebywa na zwolnieniu lekarskim, wobec czego nie wykonuje jeszcze swoich obowiązków - okres 36 miesięcy zwolnienia już biegnie. Pracodawcy udzielający pracownikom urlopów wypoczynkowych przed urlopem wychowawczym przy ustalaniu zwolnienia z opłacania składek na FP winni zachować szczególną ostrożność, albowiem ZUS uznaje, że okres urlopu wypoczynkowego jest okresem zwolnienia. [przykład 2] Lecz jeśli bezpośrednio po macierzyńskim pracodawca udziela pracownikowi urlopu wychowawczego, to zwolnienie liczy się dopiero po powrocie z urlopu wychowawczego.

Urodzenie drugiego dziecka

Okresy zwolnienia z opłacania składek należy sumować aż do wyczerpania się 36 miesięcy i dotyczy to powrotu z urlopów udzielonych w związku z urodzeniem dziecka lub dzieci podczas jednego porodu. W przypadku kolejnego porodu pracodawca nabywa nowe uprawnienie do zwolnienia z opłacania składek na Fundusz Pracy. Z wyjaśnień ZUS wynika, że w przypadku kolejnych dzieci i powrotu z urlopu udzielonego z tego tytułu pracodawca nabywa nowe uprawnienie i nie sumuje się poprzednich okresów zwolnienia.

Dla ojca

Nie stanowi podstawy do zwolnienia z opłacania składek na Fundusz Pracy udzielony pracownikowi urlop ojcowski. ZUS stoi na stanowisku, że jest to uprawnienie regulowane innymi przepisami, zatem nie jest tożsame z urlopem macierzyńskim, choć za ten okres przysługuje ojcu zasiłek macierzyński. Należy także dokładnie zbadać sprawę, w przypadku gdy z dodatkowych urlopów korzystają oboje rodzice albowiem uprawnienie do zwolnienia ze składek będzie przysługiwało wyłącznie temu pracodawcy, który pierwszy udzielił pracownikowi jednego z urlopów oraz nadal kontynuuje zatrudnienie.

Zakończenie stosunku pracy

W przypadku zakończenia stosunku pracy oraz prawa do zwolnienia ze składek należy rozróżnić dwie sytuacje. Pierwszy przypadek to zakończenie stosunku pracy przed zakończeniem urlopu związanego z rodzicielstwem - ponieważ powrót do pracy nie nastąpił, to pracodawca w opinii ZUS nie ma prawa do skorzystania ze zwolnienia z opłacania składek, choć wypłaca pracownikowi świadczenia związane ze stosunkiem pracy (np. ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy). Jest to sytuacja, kiedy urlopów w związku z rodzicielstwem udziela się do dnia stanowiącego ostatni dzień trwania czasowej umowy o pracę lub wówczas, gdy umowa o pracę została zawarta do dnia porodu. [Przykład 3] Odmienny pogląd prezentuje ZUS w przypadku, gdy nastąpił powrót do pracy po urlopie udzielonym w związku z rodzicielstwem a okres zwolnienia z opłacania składek trwa. Wówczas nawet po zakończeniu stosunku pracy pracodawca ma prawo do zastosowania zwolnienia. Wyjątek stanowi nawiązanie stosunku pracy po pewnym czasie z tym samym pracownikiem. Pomimo że pracodawca ponownie zatrudni zwolnionego wcześniej pracownika i zrobi to w czasie, gdy obowiązywałby 36-miesięczny okres zwolnienia, gdyby stosunek pracy nie uległ rozwiązaniu, to nie może już skorzystać ze zwolnienia. Przerwa w zatrudnieniu i nowy angaż nie są traktowane jak powrót do pracy po urlopie w związku z rodzicielstwem.

Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych

Analogicznie pracodawca nie opłaca składek na Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych za pracowników powracających z urlopów udzielonych w związku z rodzicielstwem. Wobec tego wszędzie tam, gdzie zachodzi prawo do zwolnienia z opłacania składki na Fundusz Pracy, nie należy naliczać ani odprowadzać składki na Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych.

Choć ustalenie okresów zwolnienia czasami nie jest rzeczą łatwą, to warto skorzystać z tego uprawnienia. Pracodawca zatrudniający pracownika za minimalną stawkę (1680 zł w 2014 r.) może w ciągu roku zaoszczędzić około 514 zł, jakie musiałby zapłacić za pracownika z własnej kieszeni. W przypadku trudności z ustaleniem okresu zwolnienia zawsze można się zwrócić z pisemnym zapytaniem do ZUS, który ma obowiązek udzielić odpowiedzi.

Ważne

Nie stanowi podstawy do zwolnienia z opłacania składek na Fundusz Pracy udzielony pracownikowi urlop ojcowski

PRZYKŁAD 1

Wypłata na koniec miesiąca

Pracownik wraca 15 listopada 2014 r. z urlopu wychowawczego. Wobec tego jego pracodawca korzysta ze zwolnienia z opłacania składek na Fundusz Pracy za tego pracownika, począwszy od 1 grudnia 2014 r. Ponieważ wypłaca wynagrodzenia na koniec miesiąca, to 28 listopada 2014 r. zapłacił pracownikowi wynagrodzenie za część listopada i nie mógł skorzystać ze zwolnienia. Prawo do zwolnienia ze składek będzie miało zastosowanie do przychodów w rozumieniu ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2012 r. poz. 361 ze zm.) osiągniętych od 1 grudnia 2014 r. do 30 listopada 2017 r. Gdyby jednak pracodawca wypłacił wynagrodzenie za listopad 2014 r. 1 grudnia 2014 r., to byłby zwolniony ze składki na Fundusz Pracy.

PRZYKŁAD 2

Urlop wychowawczy

Pracownica zakończyła z 20 października 2014 r. urlop rodzicielski i wystąpiła z wnioskiem do pracodawcy o udzielenie urlopu wypoczynkowego zaległego za 2013 r. w wymiarze 14 dni i bieżącego w wymiarze 26 dni. Pracodawca udzieli jej więc urlopu wypoczynkowego na okres od 21 października 2014 r. do 17 grudnia 2014 r. Pracownica złożyła wniosek o urlop wychowawczy od 18 grudnia 2014 r. do 31 grudnia 2015 r. W takim przypadku pracodawca skorzysta ze zwolnienia w opłacaniu składki na Fundusz Pracy w okresach: od 1 listopada 2014 r. do 31 grudnia 2014 r. (2 miesiące) oraz od 1 stycznia 2016 r. do 31 października 2018 r. (34 miesiące).

PRZYKŁAD 3

Bez prawa

Pracodawca zawarł z pracownikiem umowę o pracę na okres od 10 stycznia 2012 r. do 10 stycznia 2015 r. W związku z urodzeniem dziecka udzielił po dodatkowym urlopie macierzyńskim urlopu rodzicielskiego na okres od 25 grudnia 2014 r. do 10 stycznia 2015 r. 9 stycznia 2015 r. wypłaci pracownikowi ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy. Ponieważ pracownik nie wrócił z udzielonego mu urlopu, to pracodawca nie ma prawa do skorzystania ze zwolnienia z opłacania składek na Fundusz Pracy.

@RY1@i02/2014/235/i02.2014.235.03300030i.803.jpg@RY2@

Marta Nowakowicz-Jankowiak ekspert ds. płac

Marta Nowakowicz-Jankowiak

ekspert ds. płac

Podstawa prawna

Art. 104a ustawy z 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 674 ze zm.).

Art. 9a ustawy z 13 lipca 2006 r. o ochronie roszczeń pracowniczych w razie niewypłacalności pracodawcy (Dz.U. nr 158, poz. 1121 ze zm.).