ZUS udzieli porady przez telefon, ale nie odpowie za to, że jest błędna

Często zdarza się, że mali przedsiębiorcy zwracają się np. do informacji ZUS z prośbą o wyjaśnienie wątpliwości co do sposobu opłacania składek. Oczywiście w większości przypadków zostaje udzielona prawidłowa odpowiedź. Problem pojawia się jednak w sytuacji, gdy pracownik ZUS się pomyli i wprowadzi przedsiębiorcę w błąd. Jeśli następnie składki zostaną opłacone w niepełnej wysokości lub po upływie terminu, przedsiębiorca poniesie pełne konsekwencje niedopełnienia ustawowych obowiązków.

Konsekwencje

Przede wszystkim będzie zobowiązany do uiszczenia odsetek za nieterminową wpłatę. Obecnie wynoszą one 10 proc. w stosunku rocznym. Odsetki naliczane są na takich samych zasadach jak dla zaległości podatkowych określonych w ordynacji podatkowej, której przepisy stosuje się odpowiednio do należności składkowych. Tak jak w przypadku odsetek od zaległych podatków obowiązek uiszczenia powstaje z mocy prawa, a ich naliczenie nie jest zależne w żadnym stopniu od winy przedsiębiorcy (płatnika).

Jeśli nawet ZUS miałby świadomość błędu popełnionego przez pracownika, a przedsiębiorca byłby w stanie wskazać osobę i dzień tego zdarzenia, przepisy nie pozwalają na umorzenie tych należności. Umorzenie możliwe jest tylko w przypadku zaistnienia przesłanek związanych z sytuacją materialną zobowiązanego do zapłaty. Źródło powstania zaległości nie ma w takim wypadku znaczenia. Jedyne, o co może zwrócić się przedsiębiorca, to w takiej sytuacji rozłożenie należności na raty lub odroczenie terminu ich płatności. Obowiązek opłacenia składek w danej wysokości i terminie wynika bowiem z treści przepisów i zasady, że od momentu ogłoszenia aktu prawnego wszyscy są zobowiązani do wypełniania obowiązków z niego wynikających. Porada uzyskana bezpośrednio w jednostce ZUS lub poprzez infolinię stanowi jedynie pomoc, nie jest zaś przepisem prawa, do którego przedsiębiorca zobowiązany jest się zastosować.

Przed negatywnymi skutkami pomyłki ZUS chroni jedynie interpretacja, która jest zazwyczaj niezbędna w bardzo skomplikowanych sprawach. Od kilku lat przedsiębiorcy w trybie określonym w ustawie o swobodzie działalności gospodarczej mogą się zwrócić do ZUS z wnioskiem o wydanie pisemnej interpretacji przepisów dotyczących składek. Prawo do uzyskania interpretacji zostało przyznane tylko przedsiębiorcom, mimo że nie tylko oni są zobowiązani do opłacania i rozliczania składek. O interpretację nie mogą się zwrócić np. organy administracji publicznej i spółki cywilne, chociaż sami wspólnicy już takie uprawnienie posiadają.

Wątpliwość co do sposobu rozliczenia składek może dotyczyć sytuacji już zaistniałej lub przyszłych zdarzeń. Wnioskodawca zobowiązany jest przedstawić stan faktyczny oraz własne stanowisko w sprawie. Wniosek musi zawierać elementy wymagane ustawą, podlega on również opłacie w wysokości 40 zł, którą należy wnieść w terminie 7 dni od złożenia wniosku. Co ważne, opłata powinna zostać uiszczona od każdego z opisanych stanów faktycznych, o których interpretację zwraca się przedsiębiorca, nawet jeśli zostały zawarte w jednym wniosku. Niezłożenie opłaty powoduje pozostawienie wniosku bez rozpatrzenia. Interpretacje ZUS wydawane są tylko przez dwa oddziały ZUS - w Gdańsku i Lublinie w zależności od adresu wnioskodawcy podanego na wniosku. Opłata powinna zostać uiszczona w kasie tych oddziałów lub przekazana na ich rachunki bankowe. Jeśli przedsiębiorca złoży wniosek w niewłaściwym oddziale, zostanie on prawidłowo skierowany już przez ZUS.

W drodze decyzji

Interpretacja wydawana jest w formie decyzji w terminie 30 dni od dnia otrzymania kompletnego i opłaconego wniosku.

Interpretacja (decyzja) powinna zawierać wskazanie prawidłowego stanowiska w sprawie wraz z uzasadnieniem prawnym oraz pouczeniem o prawie wniesienia środka zaskarżenia. W początkowym okresie obowiązywania omawianych przepisów pojawiły się wątpliwości, do kogo ma być skierowane odwołanie. Sąd Najwyższy przyjął jednak pogląd, że do rozpatrzenia odwołania właściwy jest sąd ubezpieczeń społecznych - sąd okręgowy.

Zastosowanie się do interpretacji, która następnie okazała się błędna, chroni przedsiębiorcę przed negatywnymi skutkami wynikającym z naruszenia przepisów ustawy. W przeciwieństwie bowiem do zwykłej informacji uzyskanej w ZUS interpretacja jest dla zakładu wiążąca. Sam wnioskodawca nie jest jednak zobowiązany do zastosowania się do trybu postępowania w niej wskazanego. Może opłacać i rozliczać składki według swojego uznania. Jednak w wypadku, gdy jego stanowisko okaże się błędne, ponosi on wszystkie negatywne skutki bezprawnego działania.

Biorąc pod uwagę, że skutki błędu co do wysokości i sposobu obliczenia składek mogą być dla przedsiębiorcy bardzo dotkliwe, warto skorzystać z możliwości, jakie dają przepisy, i zwrócić się o oficjalne stanowisko ZUS w sprawie, tj. o interpretację. Każda inna forma otrzymania wyjaśnień od tej instytucji, ustna czy też pisemna, nie wywołuje dla niej żadnych skutków. Pozorna oszczędność niewielkiej kwoty i wysiłku związanego ze sporządzeniem wniosku może w przyszłości skutkować dla przedsiębiorcy dużymi stratami, zwłaszcza gdy ZUS wykryje błąd po kilku latach, zobowiązując jednocześnie do zapłaty zaległych składek wraz z odsetkami.

Ważne

Jeśli ZUS nie wyda interpretacji w terminie 30 dni, uznaje się, że w pierwszym dniu po upływie terminu została wydana interpretacja stwierdzająca prawidłowość stanowiska przedsiębiorcy przedstawionego we wniosku

Joanna Śliwińska

radca prawny

Podstawa prawna

Art. 28-29, 31 i 83 ust. 2 ustawy z 13 października 1998 r. system ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. z 2013 poz. 1442 z późn. zm.).

Art. 55 i 56 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz.U. nr 137, poz. 926 z późn. zm.).

Art. 10 i 10a ustawy z 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej (t.j. Dz.U. z 2004 r. nr 173, poz. 1807 z późn. zm.).