Zbliża się czas na ZUS ZSWA

Obowiązujące przepisy nakładają na płatników składek wiele obowiązków sprawozdawczych. Jednym z nich jest złożenie w ZUS zgłoszenia danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze. Chodzi o formularz ZUS ZSWA, który za 2013 r. składamy do końca marca.

Jednak obowiązek przekazania tego formularza nie dotyczy wszystkich płatników składek. Z regulującej to zagadnienie ustawy o emeryturach pomostowych (dalej: ustawa pomostowa) wynika, że dotyczy on tylko tych pracodawców, którzy w danym roku kalendarzowym mieli obowiązek opłacania składek na Fundusz Emerytur Pomostowych (FEP). Jeżeli więc płatnik w 2013 r. nie miał obowiązku opłacania składek na FEP, nie ciąży na nim obowiązek złożenia formularza ZUS ZSWA za ten rok kalendarzowy.

Jakie informacje

W omawianym formularzu płatnik przekazuje do ZUS informacje o pracowniku, za którego był obowiązany opłacać składki na FEP. Obejmują one:

1) nazwisko i imię,

2) datę urodzenia,

3) numer PESEL, a w razie gdy pracownikowi nie nadano numeru PESEL - serię i numer dowodu osobistego lub paszportu,

4) okres wykonywania pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze,

5) kod pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze.

Podlegający wykazaniu w formularzu ZUS ZSWA okres wykonywania pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, zgodnie z art. 12 ustawy pomostowej, nie obejmuje okresów niewykonywania pracy, za które pracownik otrzymał wynagrodzenie lub świadczenie z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (np. zasiłek chorobowy).

W razie nieprawidłowości

W przypadku gdy w przekazanym do ZUS formularzu ZUS ZSWA płatnik we własnym zakresie stwierdzi nieprawidłowości bądź takie nieprawidłowości zostaną stwierdzone przez ZUS lub Państwową Inspekcję Pracy, ma on obowiązek dokonać korekty tego formularza.

Korygujący formularz ZUS ZSWA powinien być przekazany do ZUS w terminie:

a) 7 dni - w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości we własnym zakresie lub otrzymania zawiadomienia o stwierdzeniu nieprawidłowości przez ZUS lub Państwową Inspekcję Pracy,

b) 7 dni od uprawomocnienia się decyzji - w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości w drodze decyzji ZUS,

c) 30 dni od dnia otrzymania protokołu kontroli - w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości w wyniku kontroli ZUS.

Sposób, w jaki powinien zostać skorygowany formularz ZUS ZSWA, jest uzależniony od charakteru stwierdzonych nieprawidłowości. Jeżeli zostały w nim podane nieprawidłowe dane identyfikacyjne płatnika składek (np. numer NIP) lub nieprawidłowe dane identyfikacyjne pracownika (np. numer PESEL), płatnik składek powinien ponownie przekazać do ZUS formularz ZUS ZSWA z prawidłowymi danymi.

Nieprawidłowości w zakresie danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze koryguje się w ten sposób, że:

1) w polu 01 bloku I - wpisuje się kolejny numer formularza ZUS ZSWA za dany rok kalendarzowy,

2) w bloku II - wpisuje się dane identyfikacyjne płatnika składek,

3) w polu 02 bloku III.A. - wpisuje się X, a w dalszych polach tego bloku - dane identyfikacyjne osoby wykonującej pracę w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze,

4) w bloku III.B. - wpisuje się prawidłowe dane dotyczące pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze,

5) w bloku VII - wpisuje się datę wypełnienia formularza ZUS ZSWA, składa się podpis i przystawia pieczątkę.

Jeżeli płatnik składek przekazał formularz ZUS ZSWA za pracownika, za którego takiego formularza nie powinien był złożyć, konieczne jest wycofanie tego formularza. Wycofania formularza ZUS ZSWA dokonuje się poprzez złożenie formularza ZUS ZSWA, w którym:

1) w polu 01 w bloku I - wpisuje się kolejny numer formularza ZUS ZSWA za dany rok kalendarzowy,

2) w bloku II - wpisuje się dane identyfikacyjne płatnika składek,

3) w polu 02 bloku III.A. - wpisuje się X, a w dalszych polach tego bloku - dane identyfikacyjne osoby wykonującej pracę w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, którą płatnik niepotrzebnie wykazał w poprzednim zgłoszeniu,

4) pola bloku III.B. - pozostawia się puste.

5) w bloku VII - wpisuje się datę wypełnienia formularza ZUS ZSWA, składa się podpis i przystawia pieczątkę.

Sposób składania

Formularz ZUS ZSWA przekazuje się w takiej samej formie, jaka obowiązuje płatnika składek w odniesieniu do dokumentów ubezpieczeniowych. Jeżeli więc płatnik przekazuje dokumenty ubezpieczeniowe w formie dokumentu elektronicznego (np. przy pomocy programu Płatnik), w takiej samej formie przekazuje formularz ZUS ZSWA. Jeżeli natomiast płatnik składek jest uprawniony do przekazywania dokumentów ubezpieczeniowych w formie dokumentu pisemnego, w takiej formie przekazuje również formularz ZUS ZSWA.

Formularz ZUS ZSWA przekazuje się do ZUS w terminie do 31 marca danego roku kalendarzowego za poprzedni rok kalendarzowy. Należy jednak nadmienić, że w przypadkach wskazanych w art. 38 ust. 3-6 ustawy pomostowej płatnik składek ma obowiązek przekazać do ZUS formularz ZUS ZSWA w innym terminie (np. jeżeli pracownik, za którego płatnik składek opłacał składki na FEP złożył wniosek o emeryturę pomostową - formularz ZUS ZSWA należy złożyć w terminie 7 dni od dnia zgłoszenia przez pracownika wniosku o emeryturę pomostową).

Kody

Określając właściwy dla danego pracownika kod pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnych charakterze, trzeba posługiwać się załącznikiem nr 18 do rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z 23 października 2009 r. w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących, zgłoszeń danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze oraz innych dokumentów (Dz.U. nr 186, poz. 1444 z późn. zm.). To w tym załączniku zostały określone kody pracy w szczególnych warunkach i kody pracy o szczególnym charakterze.

Ważne

Kopie formularza ZUS ZSWA płatnik składek musi przechowywać przez okres 5 lat od dnia ich przekazania do ZUS, w formie dokumentu pisemnego lub elektronicznego

Adam Jagiełło

ekspert od ubezpieczeń społecznych

Podstawa prawna

Art. 38 oraz art. 39 ustawy z 19 grudnia 2008 r. o emeryturach pomostowych (Dz.U. nr 237, poz. 1656 z późn. zm.).