Jak rozliczać delegacje z przełomu lipca i sierpnia
Nasi klienci przynoszą często dokumenty związane z odbywaniem przez nich i ich pracownik ó w podr ó ży służbowych. Od 28 lipca br. obowiązuje nowa wysokość diety w podr ó ży służbowej pracownika. Jak mam postąpić w przypadku delegacji, kt ó ra odbyła się przed tą datą, lecz dokumenty do rozliczenia spłynęły po niej? W jaki spos ó b rozliczyć podr ó ż, kt ó ra obejmuje okres zar ó wno przed, jak i po zmianie przepis ó w? Na co warto jeszcze zwr ó cić uwagę, rozliczając delegacje?
Biuro rachunkowe rozliczając klienta, musi pamiętać, że zasady odbywania i rozliczania podróży służbowych pracowników wynikają z kodeksu pracy oraz rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej. W tym akcie wykonawczym zostały określone wysokości diet oraz warunki zwrotu kosztów przejazdów, noclegów i innych wydatków z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (podróż krajowa), jak i poza jego granicami (podróż zagraniczna). I choć jest ono poświęcone sferze budżetowej, to w praktyce musi być stosowane także przez wszystkie inne jednostki. Wynika to z faktu, że wartości diet i innych należności z tytułu odbywania podróży mają znaczenie dla rozliczenia podatku dochodowego zarówno firmy (w tym także organizacji non profit), jak i samego pracownika lub innej osoby odbywającej podróż na zlecenie. Limity zawarte w rozporządzeniu mają też znaczenie dla ujęcia kosztów przedsiębiorcy.
Nowa wysokość
Jak prawidłowo wskazano w pytaniu, od 28 lipca 2022 r. zmieniła się dieta, która w czasie podróży krajowej jest przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia. Wynosi ona obecnie 38 zł za dobę podróży. Stawkę diety przysługującej pracownikowi z tytułu podróży służbowej podwyższono więc o 8 zł. Niestety po zmianie tego limitu, pojawiło się sporo pytań dotyczących prawidłowego rozliczenia delegacji. Na przykład co zrobić, jeśli pracownik odbył podróż służbową przed zmianą wysokości, lecz niezbędne dokumenty do rozliczenia przedstawił już po zmianie przepisów? W tym przypadku rozliczenie powinno opierać się na stawce obowiązującej przed zmianą przepisów. Wynika to z tego, że podróż, a więc ponoszenie zwiększonych kosztów wyżywienia przez pracownika, miało miejsce wtedy, gdy obowiązywała niższa stawka. Po drugie nie można różnicować pracowników ze względu na moment przedłożenia przez nich rozliczenia podróży służbowej.
Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone.
Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A. Kup licencję.