Kiedy na użyczony samochód przysługuje zwrot kosztów delegacji

DARIUSZ MALINOWSKI

doradca podatkowy, partner, Doradztwo Podatkowe KPMG

Kodeks pracy przyznaje pracownikowi wykonującemu zadanie służbowe poza miejscowością, w której ma siedzibę pracodawca, lub poza stałym miejscem pracy należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową. Warunki wypłacania należności określa się w układzie zbiorowym pracy, regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę. Jeśli takich regulacji brak, pracownikowi przysługują należności na pokrycie powyższych kosztów w wysokości przewidzianej dla pracowników sfery budżetowej. Rozporządzenie dotyczące pracowników sfery budżetowej przewiduje możliwość odbycia podróży służbowej samochodem osobowym niebędącym własnością pracodawcy, na wniosek pracownika i za zgodą pracodawcy. Zatem pracownikowi przysługuje zwrot kosztów, gdy podróż odbywa się samochodem, który nie jest własnością pracodawcy. W przepisach nie przewidziano innych warunków dotyczących własności pojazdu, zatem samochód, którym pracownik wyjeżdża w delegację, nie musi być jego własnością (może być użyczony). Jeśli zaś mamy do czynienia z wykorzystywaniem prywatnego auta w jazdach lokalnych, pracodawca powinien zawrzeć z pracownikiem umowę cywilnoprawną o używanie prywatnego samochodu w celach służbowych. Również w tym przypadku przepisy nie wprowadzają innych warunków co do własności pojazdu.

(EC)

Podstawa prawna

Par. 5 ust. 3 rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalenia należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce strefy budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz.U. nr 236, poz. 1990 z późn. zm.).