Czy można w trakcie roku korygować odpisy na ZFŚS

specjalista z zakresu ubezpieczeń społecznych

Pracodawca może w trakcie roku kalendarzowego korygować wysokość naliczonych odpisów na ZFŚS. Oznacza to, że do 30 września może na konto ZFŚS przekazać wartość odpisów ustalonych w stosunku do realnej liczby zatrudnionych.

Przepisy ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych nie wskazują konkretnej daty naliczenia odpisów. Określają one jedynie graniczne terminy przekazania przez pracodawcę środków pieniężnych, będących ich równowartością.

Często pracodawcy naliczają odpis i szacują należną kwotę środków pieniężnych do przekazania na odrębny rachunek bankowy ZFŚS po ogłoszeniu przez prezesa GUS podstawy naliczenia odpisu, czyli po 20 lutego danego roku. W ten sposób mogą zaplanować wydatki związane z działalnością socjalną.

Data 30 września jest graniczną do przekazania przez pracodawcę środków pieniężnych z tytułu naliczonego corocznego odpisu na ZFŚS. Natomiast do 31 maja pracodawca ma obowiązek przekazać co najmniej 75 proc. równowartości odpisu. Jednocześnie przepisy nie wyłączają możliwości przekazania całej kwoty, nawet znacznie wcześniej, np. wraz z naliczeniem odpisu, czyli praktycznie już nawet w lutym albo w marcu.

Należy odróżnić naliczenie odpisu, jako czynności o charakterze rachunkowym, od przekazania środków pieniężnych na fundusz, czyli czynności o charakterze finansowym. Zgodnie z definicją wynikającą z ustawy o ZFŚS odpis na fundusz to pieniężna równowartość naliczonego odpisu przekazana na rachunek bankowy, na zasadach i w terminie określonym w tej ustawie.

Zasadniczo datą ostatecznego ustalenia wysokości odpisu i należnych środków pieniężnych z tego tytułu jest koniec roku kalendarzowego (31 grudnia). Do tego dnia pracodawca musi ustalić wykonane średnioroczne zatrudnienie, na podstawie którego jest ustalany odpis oraz wielkość środków pieniężnych z tego tytułu.

Art. 2, art. 5, art. 6, art. 11 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (t.j. Dz.U. z 1996 r. nr 70, poz. 335 z późn. zm.).