Czy w trakcie roku można obniżyć wysokość odpisów na ZFŚS

specjalista z zakresu ubezpieczeń społecznych

Tak. Firmy, co do zasady, mogą w trakcie roku korygować wysokość zaplanowanych odpisów na ZFŚS. Modyfikacja obowiązków związanych z działalnością socjalną dotyczy jednak tylko niektórych grup pracodawców. Mogą ich dokonywać tylko pracodawcy spoza budżetówki, czyli spółki, przedsiębiorstwa, samodzielne zoz-y, spółdzielnie, itd. Firmy te mogą nawet odstępować od tworzenia ZFŚS lub dowolnie ustalać wysokość odpisów.

Natomiast pracodawcy z budżetówki, czyli jednostki budżetowe, ich gospodarstwa pomocnicze oraz zakłady budżetowe zawsze muszą tworzyć ZFŚS bez względu na liczbę zatrudnionych. Nie mogą oni wpływać na wysokość odpisu ani odstąpić od obowiązku jego utworzenia.

Zakres i sposób realizacji zmian, zwłaszcza w sferze tworzenia środków na zakładową działalność socjalną, w stosunku do powszechnie obowiązujących zasad określa art. 4 ustawy o ZFŚS. Pracodawcy spoza budżetówki zobowiązani do tworzenia ZFŚS ze względu na zatrudnianie co najmniej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty mogą dowolnie kształtować wysokość odpisu na fundusz lub postanowić, że fundusz nie zostanie utworzony - w drodze układu zbiorowego pracy lub regulaminu wynagradzania, jeśli pracownicy nie są objęci układem.

W zakresie działalności socjalnej, często pierwszym krokiem jest propozycja zmniejszenia wysokości odpisu na fundusz poprzez obniżenie wskaźnika procentowego odpisu. W takim przypadku pracodawca zmniejszy koszty działalności, ale zarazem dysponuje środkami na pomoc socjalną dla pracowników. Rezygnacja z tworzenia ZFŚS, czyli z corocznego naliczania odpisu na fundusz, jest natomiast rozważana w szczególnie trudnej sytuacji finansowej firmy lub w związku z ogłoszeniem jej likwidacji bądź upadłości.

Dla przejrzystości regulacji zakładowych i pewności prawa nie poleca się wprowadzania zmian w uprawnieniach socjalnych pracowników w trakcie roku kalendarzowego, chociaż przepisy o ZFŚS ich nie zabraniają. Najlepiej przygotować odpowiednie regulacje dotyczące np. zmniejszenia wskaźnika odpisu w poprzednim roku i wprowadzić je z mocą obowiązującą od 1 stycznia następnego roku.

Art. 2, art. 3, art. 4, art. 5, art. 6, art. 8, art. 11 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (t.j. Dz.U. z 1996 r. nr 70, poz. 335 z późn. zm.).

Par. 1, par. 3 rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z 9 marca 2009 r. w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (Dz.U. nr 43, poz. 349).