Jak długo można rozliczać delegację

Wysokość oraz warunki ustalania należności z tytułu podróży służbowych zostały uregulowane w rozporządzeniu ministra pracy i polityki społecznej w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju. Przedsiębiorca spoza sfery budżetowej może uregulować własne warunki rozliczania podróży służbowych, jeżeli jednak tego nie zrobi, zastosowanie mają przepisy ww. rozporządzenia.

Każda podróż służbowa poprzedzona jest wydaniem przez pracodawcę polecenia wyjazdu związanego z realizacją konkretnego zadania służbowego. Stosownie do par. 8a rozporządzenia na wniosek pracownika pracodawca przyznaje zaliczkę na niezbędne koszty podróży.

Polecenie wyjazdu oraz późniejsze jego rozliczanie dokumentuje się najczęściej na gotowym druku, który zawiera wymagane przepisami informacje, m.in. dane pracownika, cel i czas podróży, miejsce wyjazdu i miejsce docelowe oraz środki lokomocji. Do dokumentu rozliczenia delegacji pracownik dołącza też potwierdzenia poniesionych kosztów związanych z delegacją, tj. faktury za hotel, bilety za przejazd itp.

Zgodnie z par. 8a ust. 2 rozliczenie delegacji powinno nastąpić w ciągu 14 dni od daty zakończenia podróży. W praktyce często zdarza się, że takie rozliczenie z ważnych przyczyn nie może nastąpić w wymaganym terminie. Sytuacja taka może mieć miejsce, np. gdy pracownik bezpośrednio po odbytej podróży służbowej dostarczy pracodawcy zwolnienie lekarskie. Przepisy prawa nie regulują konsekwencji nieterminowego rozliczenia delegacji. Można jedynie wnioskować, że pracownik przebywający na zwolnieniu lekarskim nie ma obowiązku świadczenia pracy, a zatem nie może także przedstawić dokumentu rozliczenia delegacji. Wówczas rozliczenie nastąpi po powrocie pracownika ze zwolnienia lekarskiego. Zgodnie z ogólnymi zasadami wydatki związane z podróżą pracownika stają się należne w miesiącu, w którym pracownik dokonał rozliczenia tej delegacji. Miesiąc ten powinien być także właściwy dla ujęcia wydatków w kosztach podatkowych.

Wydatki związane z podróżą służbową pracownika stają się należne w miesiącu, w którym pracownik dokonał rozliczenia tej delegacji

Rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz.U. nr 236, poz. 1990 z późn. zm.).