Jak należy przechowywać akta osobowe

sędzia Sądu Okręgowego w Toruniu

Warunki, w jakich pracodawca powinien przechowywać dokumentację pracowniczą, nie są określone przepisami prawa. Wyznaczają one natomiast wymogi dla przedsiębiorców trudniących się usługowo przechowywaniem takich dokumentów.

Pracodawcy, którzy chcą dopełnić w sposób właściwy swych obowiązków, powinni zatem kierować się wskazówkami dotyczącymi standardów przechowywania akt wynikających z rozporządzenia ministra kultury z 15 lutego 2005 r. w sprawie warunków przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców, określającego wymagania dla przedsiębiorców usługowo zajmujących się przechowywaniem dokumentacji pracowniczej. Zgodnie z jego przepisami budynki, w których jest przechowywana dokumentacja, powinny być sytuowane na gruncie suchym i niegrożącym osunięciem oraz położonym powyżej poziomu zalewowego pobliskich rzek lub innych zbiorników wodnych. Powinny one ponadto umożliwiać dogodny dojazd dla pojazdów służb porządkowych i ratowniczych.

Pomieszczenie do przechowywania dokumentacji nie może być zawilgocone. Nie powinno się znajdować również w nieprzystosowanej piwnicy lub na strychu budynku. Preferowane jest wyposażenie go w ognioodporne drzwi i pożarową instalację sygnalizacyjno-alarmową oraz zabezpieczenie przed włamaniem za pomocą instalacji antywłamaniowej lub w inny sposób odpowiedni dla danego pomieszczenia.

Przez pomieszczenia, w których jest przechowywana dokumentacja, nie powinny być prowadzone instalacje wodociągowe, kanalizacyjne i gazowe. Najlepiej jest, aby w pomieszczenia, w których jest przechowywana dokumentacja, nie znajdowały się przedmioty i urządzenia inne niż bezpośrednio związane z jej przechowywaniem. Nie wolno tam również stosować farb i lakierów łatwopalnych.

Par. 1 - 5 rozporządzenia ministra kultury z 15 lutego 2005 r. w sprawie warunków przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców (Dz.U. nr 32, poz. 284).