Czy zawsze trzeba prowadzić akta osobowe

sędzia Sądu Okręgowego w Toruniu

Tak. Nieprowadzenie działalności gospodarczej przez pracodawcę zatrudniającego pracowników w celu pomocy przy pracach prowadzonych w jego gospodarstwie domowym nie zwalania go z obowiązku założenia dla nich i prowadzenia akt osobowych.

Obowiązek założenia akt osobowych pracowników aktualizuje się zawsze po podpisaniu umowy o pracę. Jest to najważniejszy z obowiązków dokumentacyjnych pracodawcy. Przepisy nakładające tę powinność na pracodawców nie różnicują ich sytuacji w zależności od tego, na jakiej podstawie został nawiązany stosunek pracy z pracownikami.

Każdy pracodawca ma zatem obowiązek prowadzenia akt osobowych dla wszystkich pracowników, zarówno zatrudnionych na podstawie umów o pracę, jak i mianowania, powołania, wyboru i spółdzielczych umów o pracę.

Zawarcie z pracownikiem umowy krótkoterminowej, umowy na zastępstwo czy umowy na okres próbny również nie zwalnia pracodawcy od założenia dla pracownika akt osobowych.

Przepisy dotyczące prowadzenia akt osobowych muszą być przestrzegane przez każdego pracodawcę niezależnie od formy organizacyjnej, w jakiej prowadzi działalność. Obowiązek ich prowadzenia dotyczy więc również osób fizycznych, chociażby nie były przedsiębiorcami i zatrudniały tylko jednego pracownika.

Akta osobowe muszą być prowadzone oddzielnie dla każdego z pracowników. Okoliczność, iż pracownicy, zatrudnieni są w gospodarstwie domowym pracodawcy nie zwalnia również pracodawcy od prowadzenia akt osobowych w wymaganej formie.

Art. 94 pkt 9a ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 z późn. zm.).

Par. 6 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. nr 62, poz. 286 z późń. zm.).