Urlop w razie potrzeb można limitować

Zbliża się okres bożonarodzeniowej przerwy, podczas której pracownicy najchętniej, obok letnich wakacji, biorą urlopy. Poszczególne wersje gwarantowanej przez kodeks pracy (dalej: k.p.) przerwy w zatrudnieniu różnią się procedurą przyznawania, wymiarem oraz zakresem koniecznych uzgodnień.

Duże pole manewru

Najczęściej wykorzystywanym urlopem wypoczynkowym jest, jak określa to ustawa, usprawiedliwiona nieobecność w pracy, która ma na celu rzeczywisty wypoczynek i regenerację pracownika. Zgoda na nią jest udzielana w drodze indywidualnych uzgodnień z pracownikami lub planem urlopów, czyli dokumentem zawierającym terminy nieobecności w pracy poszczególnych osób. Do uzgodnienia konieczne jest zatem, jak precyzuje ustawa, współdziałanie pracodawcy z zakładową organizacją związkową, którego rezultatem powinno być sporządzenie wiążącego zarówno dla zatrudnionych, jak i pracodawcy planu urlopowego. W sytuacjach wyjątkowych właściciel firmy lub osoby nią zarządzające mogą zrezygnować jednak z tego obowiązku. Konieczna jest do tego zgoda zakładowej organizacji związkowej, a gdy w firmie taka organizacja nie działa (szczególnie w małych i średnich przedsiębiorstwach jest to sytuacja nagminna), ustalenia dotyczące urlopów powinny być dokonywane osobiście z poszczególnymi zatrudnionymi.

Generalnie, jak precyzuje ustawa, choć pracodawca decyduje o terminie, to jednak powinien wcześniej zwrócić się do podwładnych o wskazanie okresów, podczas których chcą skorzystać z prawa do nieobecności. Gdy ich sugestie kolidują z właściwą organizacją pracy, przełożeni nie muszą ich brać pod uwagę (wyjątkiem są przebywające na urlopie wychowawczym pracownice oraz osoby młodociane zamierzające skorzystać z prawa do ferii oraz wakacji). Prawo nie precyzuje jednak, czym jest owa "organizacja pracy" oraz kiedy ona jest, a kiedy nie jest właściwa. - W praktyce zapis ten daje pracodawcy dość duże pole manewru - uważa Sebastian Wójcik, analityk rynku HR. - Wystarczy, że odmowę udzielenia zatrudnionemu urlopu będzie motywował niebezpieczeństwem przerwania działalności, jaką na co dzień wykonuje przedsiębiorstwo.

Zmiana terminu

Prócz ogólnych przepisów zasady udzielania urlopów powinny być określone w wewnętrznych regulaminach, które mogą być dołączane do podpisywanych z zatrudnionymi umów o pracę (regulamin, kodeks, zasady). Samo złożenie przez pracownika wniosku urlopowego nie może być traktowane jako uzgodnienie terminu i wymiaru przerwy w zatrudnieniu. W wyroku Sądu Najwyższego z 16 września 2008 r. (sygn. akt II PK 26/08, OSNP 2010/3-4/36) samowolne udanie się zatrudnionego na urlop, nawet w okresie wypowiedzenia, zostało uznane za ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych. Ale nawet wtedy, gdy wymiar przerwy został ustalony wcześniej, pracownik chcący ją wykorzystać powinien uzyskać akceptację pracodawcy. Może ona polegać na wydaniu karty urlopowej albo jej ustnej (ewentualnie pisemnej) akceptacji.

Przesunięcie terminu przerwy jest możliwe na wniosek każdej ze stron. Podanie o zmianę okresu nieobecności pracownik powinien przy tym umotywować istotnymi przyczynami (może to być, według orzecznictwa, także zmiana terminu urlopu przyznanego małżonkowi). Jeśli zatrudniony nie będzie w stanie rozpocząć urlopu w ustalonym terminie z przyczyn usprawiedliwiających nieobecność w pracy (choroba lub niezdolność spowodowana urlopem macierzyńskim), pracodawca powinien przesunąć urlop na termin późniejszy.

Zmianę terminu uzgodnionej wcześniej przerwy w zatrudnieniu przełożony może umotywować szerszą w interpretacji potrzebą utrzymania zdolności prowadzenia przez firmę działalności (jeżeli nieobecność spowodowałaby jej zakłócenia), inspekcją, awarią, kontrolą lub nagłym i niespodziewanym zamówieniem albo nagromadzeniem innego rodzaju nieobecności pozostałych pracowników (sygn. akt II PK 26/08, OSNP 2010/3-4/36). Może on również, gdy zajdą okoliczności niedające się przewidzieć wcześniej, odwołać pracownika z rozpoczętego urlopu. W takiej sytuacji ciąży jednak na nim obowiązek pokrycia wszystkich, opłaconych wcześniej przez zatrudnionego, a niewykorzystanych np. kosztów wycieczek, noclegów, wczasów. - Pracownik może przy tym zakwestionować decyzję o odwołaniu - wskazuje Wójcik. - W drastycznych przypadkach jednak bezzasadność wezwania do pracy będzie musiał udowodnić przed sądem.

Wolne na żądanie

Bardziej liberalne dla pracownika, ze względu na specyfikę tej instytucji, są zasady udzielania urlopów na żądanie.

● Zatrudnionemu, zgodnie art. 167² k.p., przysługują cztery dni rocznie tego rodzaju urlopu. Wniosek w tej sprawie powinien on złożyć przełożonemu najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu. Nie musi mieć przy tym formy pisemnej - wystarczy, że pracownik zadzwoni, wyśle e-maila lub sms-a.

● Mimo że zatrudniony decyduje o terminie przerwy w takim wypadku jednostronnie, to nie może rozpocząć urlopu, dopóki nie uzyska zgody pracodawcy. - Bez niej korzystanie z urlopu na żądanie jest naruszeniem zapisów kodeksu pracy - mówi Sebastian Wójcik.

● Samo złożenie wniosku, sprowadzającego się de facto do powiadomienia, nie wystarcza do skorzystania z takiego uprawnienia. Użyty w art. 167² k.p. zwrot "pracodawca jest obowiązany udzielić (...) urlopu" oznacza tylko, że urlop taki nie wymaga planowania, ale o zgodzie nic nie mówi. Oznacza to zatem, że w tym zakresie obowiązują takie same zasady, jak w przypadku urlopu wypoczynkowego.

● Pracownik nie może zatem, jak twierdzą specjaliści, rozpocząć urlopu na żądanie, dopóki pracodawca nie wyrazi zgody, czyli de facto nie udzieli przerwy w zatrudnieniu. Jest to domeną (jednostronną czynnością) pracodawcy. - Przepisy nie przewidują możliwości zastąpienia jej oświadczeniem pracownika, co znaczy, że sam sobie w żadnym wypadku nie może on skutecznie i zgodnie z prawem udzielić urlopu na żądanie - dodaje analityk rynku HR.

Maria Kamila Puch

dgp@infor.pl