Jak uniknąć upadłości firmy transportowej

Uchwała, i co dalej?

Należy jednoznacznie podkreślić, że najnowsza uchwała Sądu Najwyższego jest niekorzystna dla przedsiębiorców transportowych.

Ponieważ nie opublikowano dotychczas uzasadnienia do tej uchwały (na które będziemy musieli zapewne trochę poczekać), niemożliwa jest więc analiza argumentów przemawiających za rozstrzygnięciem, a co za tym idzie - precyzyjne określenie przypadków, do których będzie ono miało zastosowanie. Niezmiernie istotne jest bowiem, że wydana uchwała nie przesądza o sytuacji każdej firmy transportowej.

Pamiętajmy przede wszystkim, że uchwała siedmiu sędziów Sądu Najwyższego co do zasady nie stanowi zasady prawnej. Oznacza to, że rozstrzygnięcie w niej zawarte ma znaczenie tylko i wyłącznie dla danego, konkretnego przypadku, opartego na przedstawionym sądowi stanie faktycznym. Jeżeli sytuacja prowadzonej przez nas firmy jest zgoła inna od tej nakreślonej Sądowi Najwyższemu - to nie można z góry przesądzić, że sąd rozstrzygający sprawę zastosuje się do analizowanej uchwały (choć w istocie jest to bardzo prawdopodobne - tym samym rolą sprawnego pełnomocnika powinno być uwypuklenie różnic danego stanu faktycznego względem tego, w odniesieniu do którego orzekał Sąd Najwyższy).

Jednocześnie trzeba mieć na uwadze, że chociaż uchwały Sądu Najwyższego nie mają wiążącego charakteru, to sąd ten cieszy się istotnym autorytetem w sądach niższej rangi. Orzeczenia "najwyższej instancji" w naszym sądownictwie bacznie śledzą sądy rejonowe, okręgowe i apelacyjne, często mechanicznie podążając za linią orzeczniczą wyznaczoną przez sędziów Sądu Najwyższego. Potwierdzenie znajduje to także w praktyce. Już teraz sędziowie orzekający w sprawach o ryczałt dla kierowców samochodów ciężarowych dążyli do odroczenia swoich rozstrzygnięć do czasu wydania omawianej uchwały, aby właściwie (z perspektywy drugiej instancji) wyrokować, opierając się na interpretacji dokonanej przez Sąd Najwyższy. Nie ma jednak podstaw, by stawiać znak równości pomiędzy omawianą uchwałą a innymi sprawami. Po jej wydaniu nie każdy sąd bezrefleksyjnie przyzna kierowcom prawo do ryczałtu i nakaże przedsiębiorcy transportowemu zapłatę na rzecz pracownika żądanej kwoty.

Bez wątpienia w każdej sprawie o zapłatę ryczałtu za brak zapewnionych noclegów konieczne będzie budowanie argumentacji i przedstawienie sądowi jak najsensowniejszych dowodów, które przekonają skład orzekający, że pracodawca dołożył należytych starań, aby zapewnić swoim pracownikom odpowiedni, bezpłatny nocleg.

Wysyp roszczeń

Pracownicy, widząc szansę na wygranie pieniędzy, zwłaszcza gdy miałoby to dotyczyć byłego już pracodawcy, najpewniej nie będą się wahali przed skierowaniem sprawy do sądu.

Ale należy przy tym zwrócić uwagę, że problem konieczności wypłaty ewentualnego ryczałtu za noclegi dotyczy co do zasady pracodawców zatrudniających kierowców na umowę o pracę. Ostatnia uchwała Sądu Najwyższego nie dotyczy bowiem osób współpracujących z przedsiębiorcą na innych podstawach (np. umowy-zlecenia, umowy o dzieło).

Dlatego przedsiębiorca powinien szczególną uwagę poświęcić konfliktom z byłymi pracownikami. To właśnie oni prawdopodobnie najczęściej będą występować na drogę sądową. Co istotne, takie osoby nie będą brały pod uwagę interesu pracodawcy (utrzymanie miejsc pracy i kontynuacja działalności), a tym samym negocjacje z nimi mogą się okazać trudniejsze i w większym stopniu, niż w odniesieniu do obecnych pracowników, skazane na porażkę.

Zwykle w interesie pracodawcy będzie uniknięcie sporu przed sądem. Pracodawca powinien się liczyć z tym, że pracownicy na etapie postępowania sądowego będą próbowali przedstawiać wszystkie możliwe okoliczności, aby tylko zdyskredytować go w oczach sądu. Choć spór powinien dotyczyć wyłącznie braku odpowiedniego noclegu, a w konsekwencji konieczności wypłaty ryczałtu, przedsiębiorca musi się spodziewać, że będzie odpierał w toku sprawy zarzuty, iż nie zagwarantował podstawowych standardów bezpieczeństwa i higieny pracy, a także (generalnie) nie przestrzegał praw pracowników.

Spór sądowy to dla pracodawcy dodatkowe koszty. Czasami jednak warto zaryzykować. Po pierwsze, gdy konieczny jest dodatkowy czas, by uzbierać środki (zrobić rezerwę) na zapłatę wcześniej nieplanowanych ryczałtów.

Po drugie, każda sytuacja jest inna - przedsiębiorca, w szczególności ten z nowoczesną flotą samochodów i regulacjami wewnętrznymi nakazującymi kierowcom postój wyłącznie na wyselekcjonowanych, komfortowych parkingach, ma o co walczyć w sądzie (wbrew niekorzystnej uchwale). Po trzecie roszczenia przedawniają się po trzech latach i przynajmniej część z nich może wygasnąć, zanim sprawa trafi do sądu.

WAŻNE

Dopóki spór w sądzie prawomocnie się nie zakończy, dopóty pracodawca ma pełne prawo zwlekać z zapłatą

Ryczałt - broń obosieczna

Większość sporów na linii kierowca - firma transportowa powstaje na tle podstaw do wypłaty ryczałtów należnych pracownikom z tytułu noclegu w trakcie podróży służbowej i odstąpienia od tego obowiązku, jeżeli pracodawca zagwarantuje bezpłatny nocleg. Problem w tym, że ryczałt za nocleg nie powinien być przez pracownika traktowany jako standardowy bonus do wynagrodzenia.

Powszechnym zjawiskiem w branży jest umawianie się z kierowcami transportu międzynarodowego, że ich nocleg - odpoczynek dobowy - będzie odbywał się często w doskonale do tego celu przystosowanej kabinie samochodu na specjalnie do tego przeznaczonych łóżkach. Istotne jest, że kierowcy godzą się na takie rozwiązanie, mając świadomość, że optymalizuje to koszt transportu, dając im szansę na wyższy zarobek. Takie rozwiązanie było z całą pewnością oszczędnością dla pracodawcy, który nie był zobowiązany (przynajmniej zgodnie z dotychczasową praktyką i dokonywanymi kalkulacjami), do zwrotu kosztów noclegu poniesionych przez pracownika. Odpoczynek dobowy mógł być wykonywany w trakcie postoju, co zapewniało również bezpieczeństwo przewożonego ładunku i samego pojazdu.

Przygotowania do sporu: wskazówki praktyczne

Do sporu z pracownikami każdy pracodawca musi się dobrze przygotować. Optymalne byłoby właściwe ukształtowanie regulacji wewnętrznych i relacji z pracownikiem przed powstaniem sporu. W sytuacji, w której do sporu już doszło, każdy dowód na korzyść będzie jednak istotny (nawet niejednoznaczne, pozostawiające pewną swobodę interpretacyjną postanowienia regulaminów wynagradzania i umów o pracę).

Najważniejsze jest zebranie dowodów potwierdzających, że kabina kierowcy spełnia wymagania, jakie co do zasady panują w samochodach ciężarowych kierowców zajmujących się transportem międzynarodowym. Skoro wymogi te nie zostały skonkretyzowane w jakichkolwiek przepisach, to należy bronić poglądu, że spełnienie ogólnie panujących standardów powinno być rozumiane jako zapewnienie bezpłatnego noclegu. Chodzi tu przede wszystkim o zagwarantowanie niezbędnych udogodnień: lodówki, odpowiedniego oświetlenia, schowków na rzeczy osobiste, w miarę możliwości zapewnienie samochodów z ogrzewaniem i klimatyzacją postojową w zależności od panujących warunków pogodowych. Jest to jednoznaczne z zapewnieniem odpowiedniej regeneracji sił fizycznych i psychicznych wymaganych przy wykonywaniu zawodu kierowcy.

Ważną kwestią pozostaje także okres przedawnienia prawa do ryczałtu za nocleg. Co do zasady pracownicze roszczenia z tytułu stosunku pracy przedawniają się po trzech latach. Dla pracodawcy oznacza to, że każdy dodatkowy miesiąc rozmów i negocjacji z pracownikami (o ile bieg przedawnienia nie zostanie przez pracownika przerwany w szczególności tzw. zawezwaniem do próby ugodowej), to konkretne oszczędności. Czas w tym przypadku działa na korzyść pracodawcy, którego zobowiązania dzień w dzień ulegają stopniowemu przedawnieniu.

Zabezpieczenia na przyszłość

Kontynuując prowadzenie firmy transportowej lub zastanawiając się nad zatrudnieniem choćby jednego kierowcy do transportu międzynarodowego, warto się należycie zabezpieczyć. Najskuteczniejszym gwarantem uniknięcia sporu z pracownikiem w odniesieniu do ryczałtu za nocleg jest podpisanie przez każdego z pracowników oświadczenia, w którym każdy z pracowników indywidualnie godzi się na noclegi w samochodzie (to jest taką formę i warunki odpoczynku). Jak stwierdził Sąd Najwyższy - "Aprobata takich warunków wyłącza możliwość dochodzenia jakiejkolwiek rekompensaty za brak hotelu, chyba że co innego wynika z umowy lub aktów wewnętrznych".

Należy pamiętać, że przepisy rozporządzenia o podróżach służbowych regulują swoiste minimum w relacji pracodawca -pracownik wyłącznie w odniesieniu do diety za dobę podróży służbowej. W prywatnych przedsiębiorstwach przepisy układu zbiorowego pracy, regulaminu wynagradzania lub umowy o pracę mogą natomiast wprowadzać odmienne od rozporządzenia warunki wypłacania innych należności z tytułu podróży służbowej, w tym ryczałtów za noclegi. Pracodawca powinien zatem zwrócić uwagę na treść umów o pracę podpisywanych z kierowcami i akty wewnętrzne (w szczególności regulaminy wynagradzania). Konieczne jest dokładne przeanalizowanie ich treści i sprawdzenie, czy nie przyznają pracownikom więcej przywilejów, niż wymagają tego od pracodawcy przepisy. Rozważyć można wprowadzenie postanowień, które wyłączają lub ograniczają dodatkowe zobowiązania pracodawcy w stosunku do pracowników. Standardowo takie zapisy powinny odwoływać się do odpowiednich przepisów. Ingerencji w ww. regulacje warto dokonywać po konsultacjach z prawnikiem.

Co oczywiste - dla pracodawcy zabezpieczeniem będzie również przestrzeganie przepisów. Kierowcy odbywający długie podróże międzynarodowe powinni mieć zapewnione odpowiednie warunki do wykonywania swojej pracy i możliwość w miarę komfortowego odpoczynku. Istotne są: praktyczne przystosowanie samochodu do spania, dbałość, by pracownicy korzystali z postojów gwarantujących dostęp np. do prysznica. Sąd z całą pewnością w każdej sprawie o ryczałt za nocleg w aucie będzie na to zwracał uwagę (zgodne jest to z wytycznymi jednego ze starszych orzeczeń, a uzasadnienie ostatniej uchwały SN może przynieść więcej wskazówek).

Zbieraj dowody na swoją korzyść

Wszystkie dokumenty posiadane w związku z zatrudnieniem kierowców i warunkami ich pracy:

- umowy o pracę,

- regulaminy pracy, układy zbiorowe pracy określające obowiązki pracodawcy w związku z zatrudnieniem i zagwarantowaniem noclegu,

- ewentualne oświadczenia pracowników, w których godzą się na nocleg w kabinie samochodu,

- akceptacja warunków pracy, w tym sposobów dobowego odpoczynku.

Dokumentacja techniczna, w tym fotograficzna samochodów potwierdzająca warunki w nich panujące i zapewnienie odpowiednich standardów obowiązujących w transporcie międzynarodowym.

Zeznania świadków - innych pracowników - którzy wyjaśnią zasady panujące w transporcie międzynarodowym i opiszą warunki noclegowe w samochodach.

Zeznania świadków - innych pracowników - dotyczące wytycznych pracodawcy dla zatrzymywania się wyłącznie na parkingach zapewniających kierowcom dostęp do sanitariatów.

Kiedy iść do sądu, a kiedy się porozumieć?

Wielu przedsiębiorców transportowych odbiera sygnały od kierowców lub współpracujących spółek o planach występowania przez pracowników do sądu. Część przedsiębiorców jest już w trakcie takich sporów sądowych. Fora internetowe skupiające profesjonalnych kierowców pełne są dyskusji na temat wypłaty ryczałtów i wzajemnych porad, jak uzyskać od pracodawcy dodatkowe pieniądze.

W takiej sytuacji mamy dwa możliwe rozwiązania: wejść w spór z kierowcą, godząc się na rozstrzygnięcie sprawy przez sąd, bądź próbować dojść do porozumienia - przede wszystkim zawrzeć ugodę, dzięki której na skutek wzajemnych ustępstw będzie możliwe porozumienie.

Decyzja co do przyjęcia jednego z rozwiązań i jego skuteczność zależą od wielu czynników, które musimy przeanalizować, zanim wybierzemy jedną z wyżej zasygnalizowanych możliwości. Przede wszystkim od:

Kondycji finansowej przedsiębiorstwa i ewentualnej możliwości wypłaty zaległego ryczałtu.

Liczby zatrudnionych pracowników i wyselekcjonowania grupy osób, co do których pracodawca ma wiedzę, że będą się starać o wypłatę ryczałtu (realna ocena skali problemu).

Oceny, od kogo pochodzą żądania - od byłych czy obecnych pracowników.

Standardów zapewnianych kierowcom w samochodach przeznaczonych do transportu i posiadania odpowiedniej dokumentacji, która je potwierdza.

Treści umów o pracę, regulaminów wynagradzania i innych aktów wewnętrznych.

Relacji między pracownikami a pracodawcą.

Formy wykonywania obowiązków przez kierowców - umowa o pracę czy np. umowa-zlecenie.

Możliwości zatrudnienia profesjonalnego pełnomocnika, który odpowiednio poprowadzi proces i będzie reprezentować przedsiębiorcę przed sądem.

Zakładając możliwość wypłaty przynajmniej części kwot, jakich domagają się kierowcy, zwłaszcza gdy liczba takich żądań nie jest znaczna lub firma działa krótko, zwykle warto rozważyć możliwość zawarcia ugody z kierowcami. Spodziewając się jednak wystąpienia z roszczeniami przez istotny odsetek pracowników, którzy zażądają ryczałtów za trzy lata wstecz, a także mając mocne argumenty potwierdzające, że w przedsiębiorstwie były i są spełniane wymogi obowiązujące w innych firmach zajmujących się transportem międzynarodowym, należy rozważyć proces.

Zalety i wady wejścia w spór sądowy z kierowcą

● długość procesu - umiejętnie poprowadzony (nawet w sądzie pracy) proces zdecydowanie odracza ewentualną spłatę dodatkowego wynagrodzenia i pozwala przygotować się finansowo na wypłatę ryczałtu ● możliwość uniknięcia wypłaty ryczałtu (wygrana) ● korzystne rozstrzygnięcie w jednej sprawie zniechęci innych pracowników do występowania do sądu ● brak zgody na wypłatę ryczałtu może być sygnałem, że przedsiębiorstwo działa prawidłowo i broni swojego stanowiska, dbając o dobre imię

● długość procesu - czas oczekiwania na wyrok, niepewność ● brak pewności co do rozstrzygnięcia i wysokości potencjalnych zwrotów ● możliwość obciążenia kosztami postępowania, w tym kosztami zastępstwa procesowego drugiej strony ● dodatkowe koszty związane z zatrudnieniem profesjonalnego pełnomocnika ● korzystniejsza pozycja pracownika, który występuje przed sądem pracy jako osoba poszkodowana ● wygrana pracownika może uruchomić lawinę kolejnych pozwów od pozostałych kierowców ● orzecznictwo Sądu Najwyższego, na którym bazują sądy pracy

Co w ugodzie

Istotne znaczenie ugody w sprawach pomiędzy pracodawcą a pracownikiem pracy wynika bezpośrednio z ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 1998 nr 21, poz. 94, dalej k.p.). Zgodnie z art. 243 k.p. pracodawca i pracownik powinni dążyć do polubownego załatwienia sporu ze stosunku pracy. Ugoda sądowa w sprawie pracowniczej jest uważana za bardziej doniosłe osiągnięcie z punktu widzenia funkcji wychowawczej prawa pracy niż rozstrzygnięcie sporu pracowniczego orzeczeniem sądu.

Sąd Najwyższy w uchwale całego składu Izby Pracy i Ubezpieczeń Społecznych z 20 grudnia 1969 r. (sygn. akt III PZP 43/69, OSNC 1970/3/40) m.in. zwrócił uwagę, że ugoda powinna zawierać sformułowania jasne, niebudzące wątpliwości i umożliwiające jej realizację w drodze egzekucji.

Precyzyjna treść ugody jest niezmiernie istotna - porozumienie nie może pozostawiać jakichkolwiek wątpliwości, co do wygaszenia sporu (pracownik nie powinien mieć wrażenia, że jakiekolwiek kwestie sporne pozostały nieustalone lub nieobjęte ugodą). Dla uniknięcia wątpliwości bardzo ważne jest, by z treści ugody wynikało, czy strony porozumiały się co do zapłaty kwoty brutto czy netto.

Ugoda zakłada indywidualne negocjacje z pracownikami. Od kwestii prawnych istotniejsze może się okazać wykorzystywanie kompetencji miękkich. Pracodawca powinien mieć na uwadze, że pozycja negocjacyjna pracownika po ostatniej uchwale Sądu Najwyższego jest mocna. W toku negocjacji powinien jednak konsekwentnie sygnalizować, że zapłata ryczałtów za noclegi w pełnej wysokości może doprowadzić do upadku przedsiębiorstwa i w konsekwencji do utraty pracy. Ważne będzie uwypuklenie argumentów na korzyść pracodawcy, a także podkreślenie długotrwałości procesu sądowego i odmienności konkretnej sprawy względem stanu faktycznego, który dał podstawę do uchwały SN (także tego, że Sąd Najwyższy stosował jeszcze poprzednią wersję rozporządzenia dotyczącego podróży służbowych).

W toku negocjacji pracodawca może proponować:

- obniżenie ryczałtu względem żądań wysuwanych przez pracownika,

- odłożenie jego wypłaty w czasie,

- rozłożenie płatności na raty (równe, zmienne).

Także warunki ugody w zakresie terminów spłaty zobowiązania, liczby rat, na jakie miałoby zostać podzielone, ich poszczególnych wysokości itp., zależne są od porozumienia stron.

Jaka forma

Ze względów podatkowych i dla wizerunkowego wzmocnienia znaczenia ugody (ugoda zawierana przed sądem pracownikowi może wydawać się bardziej doniosła prawnie) rozwiązaniem korzystniejszym może się okazać zawarcie ugody przed sądem. Wolne od podatku dochodowego od osób fizycznych są bowiem odszkodowania (przy czym nie jest oczywista możliwość zakwalifikowania wypłaty ryczałtu jako odszkodowania - decydujące będzie samo opisanie świadczenia dla pracownika w ugodzie) wynikające z ugód, ale tylko ugód sądowych. Taka ugoda może być jednak trudniejsza do wynegocjowania. Do zawarcia ugody sądowej wskazane jest, by w toku rozmów pracodawcy z pracownikiem ustalono, że pracownik wniesie do sądu o tak zwane zawezwanie pracodawcy do próby ugodowej. Wówczas na wyznaczonym przez sąd posiedzeniu w sprawie możliwości zawarcia ugody, strony powinny potwierdzić warunki ugody przed sądem w celu ich zatwierdzenia przez sąd.

Uwaga

Ugoda powinna zawierać sformułowania jasne, niebudzące wątpliwości i umożliwiające jej realizację w drodze egzekucji

Rozmowa z pracownikiem

Na taką rozmowę należy odpowiednio się przygotować. [przykład 1] Ponadto w rozmowach z kierowcami pomocne będą przedstawione na końcu argumenty przedsiębiorców w sporze, które w większości (choć pomocne będą przede wszystkim w sądzie) mogą być wykorzystywane także w rozmowie z pracownikami.

Do udziału w negocjacjach z załogą pracodawca może zaprosić profesjonalnego mediatora lub prawnika, który podejmie się pertraktacji w imieniu pracodawcy. Tu uwzględnić jednak należy charakter firmy. W wielu przedsiębiorstwach zdecydowanie lepszy efekt odniosą indywidualne, prywatne rozmowy pracodawcy z kierowcami.

PRZYKŁAD 1

Negocjujemy i kupujemy czas

W takim przypadku pracodawca już w trakcie rozmowy powinien jasno nakreślić pracownikowi aktualną sytuację finansową i możliwości ewentualnej wypłaty zaległych ryczałtów. Już podczas pierwszych rozmów z pracownikiem należy ustalić dokładne kwoty, jakich żąda pracownik, i oczekiwać podstawy, na jakiej domaga się wskazanej sumy. Pracodawca może i powinien zażądać przedstawienia precyzyjnego wyliczenia noclegów, jakie pracownik odbył w kabinie samochodu (tu rekomendujemy ostrożność - pracownik może próbować przerzucić ten obowiązek na pracodawcę, który musi ewidencjonować czas swoich pracowników). W każdym wariancie (zestawienie robi pracownik lub pracodawca) pozwoli to na odsunięcie rozmowy na inny termin. Z pewnością pracownik będzie potrzebował określonego czasu, aby przedstawić podstawę żądanych kwot. Jednocześnie, gdy zestawienie przedstawi pracownik, po otrzymaniu takiego zestawienia po raz kolejny konieczne może okazać się przesunięcie dalszych rozmów, tak aby pracodawca miał szansę porównania otrzymanego zestawienia z własną dokumentacją.

W trakcie kolejnych rozmów, w zależności od stanowiska pracodawcy, można przedstawić kierowcy jedną lub kilka rozważanych sposobów spłaty ryczałtów: rozłożenie jej na raty, wypłaty tylko części należności itd. Rekomendujemy jednoznaczne podkreślenie w rozmowie z pracownikiem, że spór sądowy nie zagwarantuje pracownikowi otrzymania całości żądanego ryczałtu, a jednocześnie na jakiekolwiek pieniądze będzie on musiał czekać wiele miesięcy, ponosząc dodatkowe koszty, bez gwarancji, że wygra spór.

Porozumienie z wzajemnymi ustępstwami

Ugoda pozasądowa to rodzaj umowy pomiędzy dwoma stronami, w której zainteresowani godzą się na pewne ustępstwa, by wspólnie doprowadzić do zakończenia sporu bez oddawania sprawy pod ocenę sądu. Istnieje możliwość zawarcia ugody również na etapie sporu sądowego. Ugoda zawarta przed skierowaniem sprawy do sądu będzie się minimalnie różniła od ugody zawartej po doręczeniu pozwu. Poniżej przedstawiamy najważniejsze elementy obu umów (po lewej stronie wariant przedsądowy, po prawej wariant na etapie sprawy sądowej), a w komentarzach omawiamy ich znaczenie. Wzór ilustruje typową ugodę pomiędzy pracodawcą a pracownikiem (dwustronną). W praktyce jednak spotykane są także ugody (porozumienia) pomiędzy pracodawcą a załogą reprezentowaną przez związki zawodowe. W przypadku zaległych ryczałtów takie rozwiązanie może się jednak nie sprawdzić, bo pracownicy, choć mają wspólną podstawę roszczeń, to walczą o swoje indywidualne wynagrodzenia.

Sporządzając ugodę, należy wskazać miejsce i datę jej zawarcia, które mogą mieć wpływ na obowiązki stron wynikające z ugody.

Istotne jest określenie obu stron ugody, co będzie stanowić potwierdzenie dla przedsiębiorcy, że zawarł z określoną osobą porozumienie. Dla obu stron istotne jest precyzyjne podanie danych identyfikujących stronę umowy.

Opis stosunku prawnego, z którego wyniknął spór, jest gwarancją, że na tej samej podstawie pracownik nie będzie mógł żądać kolejnych kwot ryczałtu poza otrzymanymi zgodnie z ugodą.

W przypadku zawierania ugody już na etapie sporu sądowego należy dodatkowo możliwie precyzyjnie opisać sprawę sądową - minimum takiego opisu to podanie sygnatury i sądu.

Ugodę charakteryzuje to, że strony mogą zdecydować się na wzajemne ustępstwa. Przyjmując, że zasadność ryczałtu jest kontrowersyjna, nie ma przeszkód, by pracownik, który wyliczył zaległość na poziomie 10 tys. zł, zdecydował się ostatecznie na 5-6 tys. zł (oszczędza przecież czas i koszty przeznaczone na proces sądowy).

Ważne jest, by ugoda jednoznacznie odpowiadała na pytanie, czy strony porozumiały się co do kwoty brutto, czy netto (brak takiej informacji często powoduje spory na etapie wykonywania ugody).

Ugoda powinna być przesłana do sądu listem poleconym. Rekomendujemy dołączenie do listu pisma przewodniego ze wskazaniem sygnatury sprawy. Przekazanie ugody do sądu jest konieczne, by zakończyć sprawę.

Strony mogą się umówić na płatność jednorazową albo w ratach. Płatność jednorazowa może być odsunięta w czasie. Ugoda może także zakładać, że pracodawca zapłaci kwotę roszczenia z odsetkami ustawowymi (także obniżonymi lub policzonymi za krótszy okres).

Terminy opisane zostały wyłącznie przykładowo. Wszystkie raty mogą być płatne np. pierwszego dnia każdego miesiąca kalendarzowego itd.

Ugoda powinna określać ustaloną przez strony wysokość oraz sposób zapłaty, potwierdzając, jaką dokładnie kwotę pracodawca zobowiązał się wypłacić kierowcy.

To wyłącznie przykład. Zapłata może nastąpić także w gotówce. Nie rekomendujemy przelewania kwoty z ugody wraz z bieżącym wynagrodzeniem - to może powodować niepotrzebne wątpliwości.

Konieczne jest wskazanie, że zawarte porozumienie obejmuje wszystkie roszczenia, jakie ma pracownik wobec pracodawcy, i gdy otrzyma kwotę objętą ugodą, nie będzie miał jakichkolwiek dalszych żądań. Tylko wtedy pracodawca może mieć pewność, że ugoda zabezpiecza jego sytuację.

Postanowienie o takiej treści zabezpiecza pracodawcę przed wzajemnym informowaniem się kierowców o warunkach zawartej ugody. Oczywiście nie daje to gwarancji na zachowanie w tajemnicy postanowień ugody, ale może być argumentem przeciwko pracownikowi, który narusza to postanowienie.

W przypadku ugody zawieranej już w trakcie postępowania przed sądem jeden podpisany egzemplarz ugody strony powinny przedstawić sądowi, co pozwoli na umorzenie postępowania.

WZÓR

zawarta w dniu ................... 2014 r. we Wrocławiu

pomiędzy:

Janem Kowalskim zamieszkałym we Wrocławiu (53-104), ul. Szybka 8/9, PESEL: .............., nr i seria dowodu osobistego, ..............zwanym dalej "Pracownikiem"

a

Firmą Transportową Sp. z o.o. z siedzibą w Wałbrzychu (58-306), ul. Noclegowa 12,

KRS: .................., NIP: ....................., REGON: ..............., w imieniu której działają łącznie: 1. Adam Nowak - prezes Zarządu; 2. Waldemar Piotrowski - członek Zarządu,

zwaną dalej: "Pracodawcą",

zwanymi dalej razem: "Stronami",

o następującej treści:

1. Przedmiotem niniejszej ugody jest ustalenie warunków zakończenia sporu pomiędzy Pracownikiem a Pracodawcą dotyczącego ryczałtu za nocleg w podróży służbowej wobec niezapewnienia Pracownikowi przez Pracodawcę bezpłatnego noclegu innego niż w samochodzie służbowym.	1. Przedmiotem niniejszej ugody jest ustalenie warunków zakończenia sporu z powództwa Pracownika przeciwko Pracodawcy ze stosunku pracy, toczącego się przed Sądem Rejonowym w .............., Wydział Pracy, sygn. akt ............, dotyczącego ryczałtu za nocleg w podróży służbowej wobec niezapewnienia Pracownikowi przez Pracodawcę bezpłatnego noclegu innego niż w samochodzie służbowym.
2. W celu zakończenia sporu opisanego w ust. 1 Pracodawca zobowiązuje się zapłacić Pracownikowi kwotę ................ (słownie: ..............) zł brutto/netto.	2. W celu zakończenia sporu opisanego w ust. 1 Pracodawca zobowiązuje się zapłacić Pracownikowi kwotę ............. (słownie: ..............) zł brutto/netto. Pracodawca zobowiązuje się niezwłocznie po zawarciu niniejszej ugody przedłożyć jeden jej egzemplarz w Sądzie Rejonowym w .............., Wydział Pracy.
3. Zapłata kwoty, o której mowa w ust. 2, nastąpi w X ratach, płatnych w następujących terminach: a) ............. zł w terminie Y dni od dnia zawarcia niniejszej ugody; b) ............. zł w terminie zapłaty na rzecz Pracownika wynagrodzenia należnego za lipiec 2014 r.; c) ............. zł w terminie do dnia ..............	3. Zapłata ww. kwoty, o której mowa w ust. 2, nastąpi w terminie 7 dni od dnia uprawomocnienia się postanowienia Sądu Rejonowego w ...................., Wydział Pracy o umorzeniu postępowania w sprawie o sygn. akt ...............

4. Zapłata w terminach, o których mowa w ust. 3, będzie następowała poprzez przelew na rachunek bankowy Pracownika o numerze .................... prowadzony w banku .................

5. Strony zgodnie potwierdzają, że zapłata na rzecz Pracownika kwoty, o której mowa w ust. 2, w terminach wskazanym w ust. 3 spowoduje zaspokojenie wszelkich roszczeń Pracownika wobec Pracodawcy.

6. Niniejsza ugoda nie stanowi przyznania przez Pracodawcę jakichkolwiek okoliczności podnoszonych przez Pracownika w związku z przedmiotem niniejszej ugody.

7. Pracownik zobowiązuje się do zachowania w poufności postanowień niniejszej ugody. Naruszenie przez Pracownika obowiązku zachowania tajemnicy może być w niektórych przypadkach uważane za ciężkie naruszenie obowiązków pracowniczych.

1. Strony oświadczają, że zawarły niniejszą ugodę zgodnie i dobrowolnie oraz że nie istnieją żadne okoliczności, które mogłyby stanowić o wadliwości ich oświadczeń.

2. Ugodę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze Stron.

2. Ugodę sporządzono w trzech jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze Stron, a także jednym dla Sądu Rejonowego w .............. Wydział Pracy.

3. Wszelkie zmiany niniejszej ugody wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności.

................................ ................................ .......................................

Jan Kowalski Adam Nowak Waldemar Piotrowski

Prezes Zarządu Członek Zarządu

Spór sądowy

Jeżeli nie ma możliwości dojścia do porozumienia z kierowcami, a próby zawarcia ugody zakończyły się niepowodzeniem, bądź pracodawca pewny jest swoich racji albo też z braku środków na zawarcie ugody jest przyparty do muru, można zdecydować o wejściu w spór sądowy, zachowując jednak świadomość jego konsekwencji.

Spór sądowy to dla pracodawcy przede wszystkim dodatkowe koszty, które jednak niejednokrotnie warto ponieść. Choć zwykle ugoda będzie dla pracodawcy rozwiązaniem tańszym, to do jej zawarcia konieczne jest posiadanie przynajmniej części środków pieniężnych umożliwiających zapłatę zaległego ryczałtu. Czas zyskiwany po oddaniu przez pracownika sprawy do sądu zwykle działa na korzyść pracodawcy (niezależnie od ryzyka zapłaty odsetek i kosztów sądowych po prawomocnej przegranej).

Z doświadczenia wynika także, że od momentu zakończenia negocjacji ugodowych niepowodzeniem, do faktycznego wniesienia przez pracownika sprawy do sądu, może minąć nawet kilka miesięcy. To powoduje, że dalsza część roszczeń pracownika może ulec przedawnieniu. Co więcej, negatywne nastawienie do czasu trwania spraw sądowych i brak wiedzy co do ich kosztów powoduje, że część pracowników nigdy nie decyduje się na skierowanie sprawy do sądu (zwłaszcza pozostając w dalszym ciągu w stosunku pracy z danym pracodawcą). [przykład 2]

Gdy sprawa trafi do sądu, niezmiernie istotna jest dbałość o terminowość. Można założyć, że o zainicjowaniu przez pracownika sporu sądowego pracodawca dowie się z doręczonego wraz z pozwem nakazu zapłaty. Konieczne jest wówczas przygotowanie kompleksowego (zawierającego wszystkie dowody) stanowiska pracodawcy (np. w formie sprzeciwu od nakazu zapłaty w postępowaniu upominawczym) i jego wysłanie do sądu, zwykle w terminie 14 dni od doręczenia pozwu.

Już w toku postępowania (także na etapie składania pierwszego stanowiska w sprawie) pracodawca powinien żądać przeprowadzenia dowodu z opinii biegłego z zakresu rachunkowości. Należy bowiem podkreślić, że prawidłowe wyliczenie wysokości zaległego ryczałtu wymaga wiadomości specjalnych, co oznacza, że sąd nie powinien się opierać na samodzielnym wyliczeniu dokonanym przez pracownika lub jego pełnomocnika. Przeprowadzenie takiego dowodu może wymagać uregulowania dodatkowej zaliczki i podnieść koszty całego postępowania, w praktyce może to doprowadzić do przedłużenia całego procesu.

PRZYKŁAD 2

Gra na zwłokę

Rekomendujemy, by nie przekreślać możliwości wypłaty ryczałtu już w trakcie pierwszej rozmowy bez przedstawienia jakichkolwiek wyjaśnień. Taka postawa spowodowałaby najprawdopodobniej, że zdenerwowany pracownik skierowałby sprawę do sądu. W tym wypadku jest to niewskazane, bo czas działa na korzyść pracodawcy. Zwykle uzasadnione będzie odwlekanie momentu wejścia w spór sądowy. Złożeniem pozwu pracownik przerywa bowiem trzyletni okres przedawnienia, co oznacza, że będzie mógł żądać kwoty za całe ostatnie 3 lata, za które przysługiwałby ryczałt (3 lata okresu przedawnienia należy liczyć w odniesieniu do każdego ryczałtu za nocleg z osobna - dzień po dniu wysokość zobowiązania maleje). W powyższym przykładzie, gdy pracownik udał się do pracodawcy, przedawnione było już roszczenie o ryczałt za nocleg w lipcu 2010 r. W uproszczeniu oznacza to, że pracownik nie może skutecznie dochodzić go w sądzie. Jeżeli pracodawca uznałby roszczenie co do pozostałych 2 ryczałtów już na pierwszej rozmowie, byłyby one nieprzedawnione. Przeciągnięcie negocjacji do początku sierpnia spowoduje, że pracownik może nie zdążyć wnieść pozwu o ryczałt do sądu przed 11 sierpnia 2014 r. To będzie skutkowało przedawnieniem kolejnego roszczenia - o świadczenie za nocleg w sierpniu 2011 r. Uwzględniając, że w prawdziwej sytuacji nocy spędzonych w samochodzie będzie z pewnością więcej, przedłużenie negocjacji nawet o tydzień może spowodować przedawnienie roszczeń nawet w odniesieniu do kilku czy kilkunastu następnych nocy.