Jak ustalić czas pracy w sklepie w okresach największego natężenia ruchu

Mamy miesięczne okresy rozliczeniowe, zatrudnieni pracują w systemie podstawowym, od poniedziałku do soboty. Sklep, w którym pracują, działa 10 godzin dziennie (od 8.00 do 18.00, wyjątkowo w soboty od 8.00 do 14.00), największe natężenie ruchu w tygodniu jest rano (8.00-11.00) i po południu (14.00-18.00). Czy możemy w harmonogramie planować pracę w niektórych tygodniach na 6 dni, przy czym na wszystkie te dni byłoby rozłożone 40 godzin pracy (tak by objąć też 6 godzin pracy w sobotę)? W jaki sposób w tym systemie czasu pracy rozplanować ją tak, by cała obsada sklepu (trzy osoby) była w pracy w godzinach największego ruchu (jednocześnie tyle osób zatrudniamy)?

ODPOWIEDŹ

@RY1@i02/2017/023/i02.2017.023.217000400.801.jpg@RY2@

Marek Rotkiewicz ekspert w zakresie prawa pracy

Dla osób zatrudnionych w pełnym wymiarze czasu pracy w systemie podstawowym pracodawca może planować pracę nie mniej niż 8-godzinną. Przede wszystkim jednak - niezależnie od stosowanego systemu czasu pracy - obowiązuje go przeciętnie pięciodniowy system czasu pracy. Praca może być planowana na 6 dni, o ile w innych tygodniach okresu rozliczeniowego dni pracy w tygodniu będzie odpowiednio mniej. Przy wskazanych godzinach pracy sklepu najwłaściwszym rozwiązaniem byłoby wprowadzenie równoważnego czasu pracy w połączeniu z godzinną przerwą niewliczoną do czasu pracy. Założeń wskazanych w pytaniu nie da się jednak wypełnić bez zwiększenia liczby pracowników.

Różne możliwości

Czas pracy nie może przekraczać 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym. Możliwe jest również stosowanie wydłużeń czasu pracy w zakresie doby. Niezbędne do tego jest jednak wprowadzenie równoważnego systemu czasu pracy.

Stosowany przez czytelnika podstawowy system czasu pracy polega na wykonywaniu pracy przez 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin na tydzień w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym. Nie daje on możliwości jakiejkolwiek plastyczności w zakresie dziennej liczby godzin do przepracowania. Osoba zatrudniona w pełnym wymiarze czasu pracy może mieć w nim planowaną pracę tylko 8-godzinną. Krótsze wykonywanie pracy mogłoby być skutkiem np. zwolnienia w celu załatwienia sprawy osobistej, ale nie może być planowane przez pracodawcę przy założeniu, że w innych dniach pracownik wykonywałby pracę dłużej.

Przeciętnie pięciodniowy tydzień pracy faktycznie oznacza, że w niektórych tygodniach okresu rozliczeniowego pracownik może mieć zaplanowaną pracę przez 6 dni, przy odpowiednich skróceniach innych tygodni (np. przez dwa tygodnie po 6 dni, w trzecim tygodniu tylko 3 dni pracy). Z pytania czytelnika wywnioskować można jednak jeszcze coś innego. Pracownicy mieliby (lub mają) planowaną pracę przez 6 dni w tygodniu, w wymiarze 40 godzin. Zaplanowanie pracy 40-godzinnej wskazuje, że pracodawca nie zakłada oddawania 6. dnia w innych tygodniach okresu rozliczeniowego. Taki sposób tworzenia grafików pracy jest jednak niedopuszczalny.

W systemie podstawowym możliwe byłoby planowanie pracy jedynie 8 godzin na dobę. W odniesieniu do funkcjonującego przez 10 godzin sklepu oznaczałoby to konieczność zatrudniania pracowników w następujący sposób: część pracowników pracowałaby w godz. 8.00-16.00, część w godz. 10.00-18.00.

Przy braku zmiany systemu czasu pracy na równoważny powstaje bardzo istotny problem z pracą w soboty, w które sklep jest czynny przez 6 godzin. Jeżeli poza godzinami pracy sklepu dla pracowników nie ma zajęcia i pracują faktycznie tylko 6 godzin, to jakkolwiek układane byłyby dni pracy w tygodniu, nie dopracowaliby do normy czasu pracy. Skutkowałoby to jednak i tak koniecznością płacenia za pełny wymiar czasu pracy wynikający z umowy o pracę.

Rozwiązaniem mogłoby być zatrudnianie pracowników w pełnym i niepełnym wymiarze czasu pracy, co pozwoliłoby na swoiste dopełnienie godzin pracy przez osoby pracujące w ciągu doby krócej. To oczywiście skutkowałoby koniecznością zmian w zakresie liczby zatrudnionych osób.

Innym rozwiązaniem, na które szczególnie trzeba by zwrócić uwagę, jest wprowadzenie równoważnego systemu czasu pracy wraz z godzinną przerwą niewliczaną do czasu pracy.

System równoważny

System równoważnego czasu pracy charakteryzuje się możliwością przedłużania dobowego wymiaru czasu pracy pracownika powyżej 8 godzin, do maksymalnie 12 godzin. Wydłużenia dobowego czasu pracy muszą jednak zostać zrekompensowane krótszą pracą w innych dniach lub dniami wolnymi na przestrzeni przyjętego okresu rozliczeniowego. Nadal też obowiązuje taki sam wymiar czasu pracy w okresie rozliczeniowym. Oznacza to, że w tym systemie będzie można planować pracę pracowników na cały okres pracy sklepu (albo dłużej, zakładając, iż pracownicy wykonują jeszcze pewne czynności przed otwarciem sklepu i po jego zamknięciu), ale nie każdego dnia.

W systemie równoważnym nie można planować w każdym dniu ponad 8-godzinnej pracy. Taka możliwość dotyczy jedynie poszczególnych dni, przy konieczności przewidywania krótszej pracy w innych dniach lub większej liczby dni wolnych. Zastosowanie tego systemu nie umożliwi planowania pracy przez 5 dni w każdym tygodniu po 10 godzin w każdym dniu. Ten system daje jednak możliwość zlecania pracy np. 6-godzinnej.

Dodatkowa przerwa

Kodeks pracy (ustawa z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy, t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 1666 ze zm.; dalej: k.p.) daje możliwość wprowadzenia nie więcej niż godzinnej przerwy niezaliczanej do czasu pracy i niewynagradzanej (art. 141 k.p.). Może być ona stosowana w stosunku do każdego pracownika, bez względu na wymiar etatu, w jakim jest zatrudniony, i bez względu na system czasu pracy. Jej przeznaczeniem wynikającym z kodeksu pracy jest odpoczynek w ciągu dnia oraz załatwienie spraw prywatnych przez pracownika. Może mieć jednak również znaczenie dla pracodawcy, np. pozwoli ułożyć kwestie zatrudnienia przy zmniejszeniu zapotrzebowania na pracę w określonych godzinach. Należy jej udzielać niezależnie od innych przerw gwarantowanych przepisami (np. 15-minutowej przerwy przysługującej każdemu pracownikowi, którego dobowy wymiar czasu pracy wynosi co najmniej 6 godzin).

Przerwę wprowadza się w regulaminie pracy, a w przypadku niewydawania regulaminu - w umowie o pracę. Przerwa może być stała dla wszystkich pracowników, ale może również przypadać w różnych godzinach dla poszczególnych osób. Jej przedział godzinowy nie musi być wyznaczony w regulaminie (umowie o pracę), ale może być zarówno planowana w grafiku, jak też ustalana na bieżąco z pracodawcą (przełożonym).

Przerywany czas pracy

Jeżeli jest to uzasadnione rodzajem pracy lub jej organizacją, może być stosowany system przerywanego czasu pracy według z góry ustalonego rozkładu przewidującego nie więcej niż jedną przerwę w pracy w ciągu doby, trwającą nie dłużej niż 5 godzin. Przerwy nie wlicza się do czasu pracy, ale za jej czas pracownikowi przysługuje prawo do wynagrodzenia w wysokości połowy płacy należnej za czas przestoju. System przerywanego czasu pracy wprowadza się w układzie zbiorowym pracy lub w porozumieniu z zakładową organizacją związkową, a jeżeli u danego pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa - w porozumieniu z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym u tego pracodawcy. U czytelnika można byłoby zastosować ten system na podstawie zawartego z przedstawicielami pracowników porozumienia. Przykładowo niektórzy pracownicy mogliby pracować np. od 8.00 do 12.00 i potem od 14.00 do 18.00.

Nie ma jednak możliwości łączenia systemu przerywanego z równoważnym, a praca może być planowana maksymalnie na 8 godzin.

Za mała obsada

Przyjmując założenia wskazane w pytaniu czytelnika, nawet zakładając, że pracownicy nie pracują poza godzinami działania sklepu, trzeba stwierdzić, iż nie da się w żaden sposób zgodnie z prawem ułożyć harmonogramów przy niezwiększonym zatrudnieniu i konieczności pracy wszystkich trzech zatrudnionych osób od poniedziałku do piątku w godzinach szczytu. Jakkolwiek ich praca byłaby układana w grafikach, to:

● poszczególne osoby musiałyby pracować przez 9 godzin dziennie - pracodawca nie może bowiem wprowadzić dłuższej niż godzinna przerwy niewliczanej do czasu pracy;

● nawet przy wprowadzeniu systemu przerywanego czasu pracy nie dałoby się zapełnić całego, 10-godzinnego dnia pracy; przy założeniu bowiem, że część pracowników pracowałaby w systemie przerywanym rano i po południu z przerwą w środku dnia, to i tak kolejna osoba musiałaby być cały dzień; przy zastosowaniu do niej systemu równoważnego mogłaby pracować po 10 godzin, ale nie każdego dnia w okresie rozliczeniowym;

● w każdym przypadku pojawia się szósty dzień (sobota z 6-godzinną pracą), a planowanie w nim pracy skutkować będzie koniecznością zaplanowania mniejszej liczby dni pracy w innych tygodniach okresu rozliczeniowego;

● niewiele zmieni wprowadzenie dłuższych okresów rozliczeniowych czasu pracy; miałoby to znaczenie przy występowaniu okresów znaczącego spadku zapotrzebowania na pracę, ale z pytania nie można wywnioskować, by coś takiego występowało (niemniej w zależności od stanu zatrudnienia - urlopy itp. - oraz zmian w obrotach sklepu wydłużenie okresu rozliczeniowego może przynieść pewne efekty).

Niezbędne byłoby zwiększenie liczby personelu. Przy obecnym stanie zatrudnienia i funkcjonowaniu sklepu we wskazanych dniach i godzinach powstawałyby w sposób regularny i stały nadgodziny, jak również powtarzalne naruszenia zasady przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy. ⒸⓅ

Praca w godzinach nadliczbowych

Jest dopuszczalna w razie:

konieczności prowadzenia akcji ratowniczej w celu ochrony życia lub zdrowia ludzkiego, ochrony mienia lub środowiska albo usunięcia awarii;

szczególnych potrzeb pracodawcy - chodzi tu o potrzeby nieperiodyczne, specjalne, nieregularne, powiązane z określoną sytuacją. Jak wskazał Sąd Najwyższy w uzasadnieniu wyroku z 26 maja 2000 r. (sygn. akt I PKN 667/99), są to potrzeby specjalne, niecodzienne, odróżniające się od zwykłych potrzeb związanych z prowadzoną działalnością. ⒸⓅ

Harmonogram na luty 2017 roku

Poniżej przedstawiamy przykładowy harmonogram dla jednego pracownika z zastosowaniem systemu równoważnego i godzinnej przerwy niewliczanej do czasu pracy. Wymiar czasu pracy w lutym wynosi 160 godzin. W tym okresie rozliczeniowym może być zaplanowane nie więcej niż 20 dni pracy.

		8.00-18.00 Przerwa: 11.00-12.00	8.00-18.00 Przerwa: 12.00-13.00	8.00-18.00 Przerwa: 13.00-14.00	8.00-14.00	Wn
W5	8.00-18.00 Przerwa: 11.00-12.00	8.00-18.00 Przerwa: 11.00-12.00	8.00-18.00 Przerwa: 13.00-14.00	W5	8.00-12.00	Wn
8.00-18.00 Przerwa: 11.00-12.00	8.00-18.00 Przerwa: 11.00-12.00	8.00-18.00 Przerwa: 13.00-13.00	8.00-18.00 Przerwa: 13.00-13.00	8.00-18.00 Przerwa: 12.00-13.00	W5	Wn
8.00-18.00 Przerwa: 13.00-14.00	8.00-18.00 Przerwa: 13.00-14.00	8.00-18.00 Przerwa: 11.00-12.00	8.00-18.00 Przerwa: 11.00-12.00	Wh	8.00-14.00	Wn
Wh	8.00-18.00 Przerwa: 11.00-12.00

:

Wn - niedziela wolna od pracy albo dzień wolny za pracę w niedzielę

W5 - dzień wolny z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy

Wh - dzień wolny harmonogramowo

ⒸⓅ

Marek Rotkiewicz

ekspert w zakresie prawa pracy