Czy można przechowywać dane kandydatów do pracy

Kodeks pracy enumeratywnie wymienia te dane osobowe, których może żądać pracodawca od kandydata na pracownika. Do danych tych należą: imię (imiona), nazwisko, imiona rodziców, data urodzenia, miejsce zamieszkania (adres do korespondencji), wykształcenie oraz przebieg dotychczasowego zatrudnienia. Zwykle po zakończonym procesie rekrutacji pracodawca pozostaje w posiadaniu dokumentów zawierających dane osobowe niedoszłych pracowników.

Pracodawca, będąc podmiotem przetwarzającym dane osobowe pracowników, staje się ich administratorem, a zatem podmiotem decydującym o celach i środkach ich przetwarzania.

Pracodawca może je przetwarzać tylko wówczas, gdy:

● osoba, której dane dotyczą, wyrazi na to zgodę, chyba że chodzi o usunięcie dotyczących jej danych;

● jest to niezbędne do zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa;

● jest to konieczne do realizacji umowy, gdy osoba, której dane dotyczą, jest jej stroną lub gdy jest to niezbędne do podjęcia działań przed zawarciem umowy na żądanie osoby, której dane dotyczą;

● jest to niezbędne do wykonania określonych prawem zadań realizowanych dla dobra publicznego;

● jest to niezbędne do wypełnienia prawnie usprawiedliwionych celów realizowanych przez administratorów danych lub odbiorów danych, a przetwarzanie nie narusza praw i wolności osoby, które dane dotyczą.

Z powyższego wynika, że o ile kandydat do pracy nie wyrazi w sposób niebudzący wątpliwości zgody na przetwarzanie jego danych osobowych, to pracodawca nie ma podstaw prawnych do tego, by przechowywać zgromadzone w toku rekrutacji dane. Nie może on w szczególności powołać się na to, że przechowywanie danych jest niezbędne do wypełnienia jego prawnie usprawiedliwionych celów, jako że w razie zakończenia procesu rekrutacji na konkretne stanowisko pracy nie ma już żadnego uzasadnienia, aby pracodawca przetrzymywał zebrane wówczas dokumenty. Jeżeli zatem niedoszli pracownicy nie wyrazili zgody na przetwarzanie ich danych osobowych, pracodawca powinien zawierające je dokumenty zniszczyć bądź zwrócić uprawnionym osobom.