Pracodawcę należy poinformować o chorobie nie później niż w drugim dniu nieobecności

Zaistnienie okoliczności uniemożliwiających stawienie się do pracy obliguje pracownika do niezwłocznego powiadomienia pracodawcy o przyczynie i przewidywanym terminie swojej nieobecności. W zależności od charakteru absencji przepisy prawa przewidują dwa tryby postępowania.

Jeżeli bowiem przyczyna nieobecności jest z góry wiadoma lub możliwa do przewidzenia, pracownik powinien uprzedzić pracodawcę o niej, jak również o przewidywanym okresie tej nieobecności. Nie zawsze jednak takie postępowanie jest możliwe. Dotyczy to przyczyn uniemożliwiających stawienie się do pracy, których nie można było z góry przewidzieć, co najczęściej dotyczy choroby. Dlatego w takim przypadku pracownik powinien niezwłocznie zawiadomić pracodawcę o zaistniałej już przyczynie swojej nieobecności i przewidywanym okresie jej trwania. Najpóźniej powinien uczynić to w drugim dniu nieobecności w pracy.

Sposób zawiadomienia pracodawcy o przyczynie nieobecności pracownika w pracy mogą określać przepisy prawa pracy obowiązujące w firmie, w tym w szczególności regulamin pracy.

Jeżeli brak jest stosownych uregulowań zakładowych, mają zastosowanie w tym zakresie powszechnie obowiązujące przepisy prawa pracy, które dają pracownikowi możliwość wyboru dogodnego w konkretnej sytuacji sposobu powiadomienia pracodawcy.

Przede wszystkim pracownik nie musi czynić tego osobiście, co jest szczególnie ważne w przypadku choroby uniemożliwiającej bezpośredni kontakt z zakładem pracy. Dlatego też chory pracownik może zawiadomić pracodawcę o swojej nieobecności w pracy:

● przez inną osobę,

● telefonicznie,

● za pośrednictwem innego środka łączności (faksu lub poczty e-mailowej).

Może uczynić to także drogą pocztową, przy czym za datę zawiadomienia uważa się wówczas datę stempla pocztowego.

Należy podkreślić, że niezawiadomienie pracodawcy o nieobecności w pracy w wyznaczonym terminie bez uzasadnionych powodów stanowi naruszenie obowiązku pracowniczego, z którym mogą się wiązać dla pracownika różne konsekwencje. Tylko bowiem szczególne okoliczności uniemożliwiające terminowe dopełnienie obowiązku powiadomienia pracodawcy usprawiedliwiają pracownika, który nie dotrzymał wyznaczonego terminu.

Przepisy prawa jako takie okoliczności wymieniają zwłaszcza obłożną chorobę połączoną z brakiem lub nieobecnością domowników albo inne zdarzenie losowe. W takim przypadku pracownik powinien powiadomić pracodawcę o swojej nieobecności i przewidywanym okresie jej trwania niezwłocznie po ustaniu przeszkody uniemożliwiającej dokonanie mu tego wcześniej, nie później jednak niż w drugim dniu po ustaniu tej przeszkody.

W wyroku z 16 czerwca 2004 r. (I PK 639/2003, Lex Polonica nr 367316) Sąd Najwyższy uznał, że pracownik powinien z własnej inicjatywy w sposób wiarygodny i bez nieuzasadnionej zwłoki powiadomić pracodawcę o przyczynie i przewidywanym okresie trwania swej nieobecności w pracy, a niewywiązanie się z tego obowiązku wskutek winy umyślnej lub rażącego niedbalstwa pracownika stanowi ciężkie naruszenie podstawowego obowiązku pracowniczego.

Przepisy prawa pracy statuując obowiązek zawiadomienia pracodawcy o przyczynie nieobecności w pracy, odróżniają go od formalnego usprawiedliwienia absencji pracownika. Nie ulega wątpliwości, że w przypadku choroby dowodem usprawiedliwiającym nieobecność w pracy jest zaświadczenie lekarskie o czasowej niezdolności do pracy wystawione zgodnie ze stosownymi przepisami.

Jeżeli chodzi o tryb postępowania w zakresie usprawiedliwiania nieobecności w pracy, to nie został on uszczegółowiony w przepisach prawa pracy. Sposób potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz tryb usprawiedliwiania nieobecności stanowią bowiem kwestie wchodzące w zakres przedmiotowy regulaminu pracy. Natomiast w przypadku braku tego dokumentu sprawy dotyczące organizacji i porządku pracy określa pracodawca w drodze wydawanych zarządzeń lub poleceń.

Poza tym pracodawca, który nie ma obowiązku wydania regulaminu pracy (zatrudnia mniej niż 20 pracowników), jest zobligowany do wskazania sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy w pisemnej informacji o podstawowych warunkach pracy adresowanej do każdego nowo zatrudnionego pracownika. Niezależnie zaś od tego, w jakiej formie został uregulowany w firmie tryb usprawiedliwiania nieobecności w pracy, pracownik ma obowiązek postępować zgodnie z jego postanowieniami.

Należy podkreślić, że nieusprawiedliwienie w terminie nieobecności w pracy i opuszczenie pracy bez usprawiedliwienia stanowią naruszenie dwóch różnych obowiązków pracowniczych (wyrok Sądu Najwyższego z 4 grudnia 1997 roku I PKN 416/97, OSNP 1998/20/596).

Rozróżnienie obu sytuacji ma istotne znaczenie ze względu na skutki zachowania pracownika. Jeżeli bowiem pracownik nie jest obecny w pracy i jednocześnie brak jest podstaw usprawiedliwiających tę nieobecność, to można mu zasadnie postawić zarzut opuszczenia pracy bez usprawiedliwienia.

Natomiast w przypadku gdy pracownik jest chory, a jego choroba została stwierdzona zaświadczeniem lekarskim wydanym zgodnie z obowiązującymi wymogami, to nieobecność w pracy przez okres wynikający z tego zaświadczenia jest usprawiedliwiona, nawet gdyby pracownik według przyjętego w firmie trybu z opóźnieniem ją usprawiedliwił. Toteż formalne uchybienia, zgodnie z orzecznictwem Sądu Najwyższego, nie powinny być kwalifikowane jako ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych (wyrok z 4 sierpnia 1999 r. I PKN 126/99, OSNP 2000/20/752). Natomiast w każdym przypadku za nieprzestrzeganie przyjętego sposobu potwierdzania przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania absencji w pracy pracodawca może udzielić pracownikowi upomnienia lub nagany.

● Naruszenie obowiązków

Pracownikowi, który usprawiedliwił nieobecność w pracy z opóźnieniem, nie można zasadnie zarzucić opuszczenia pracy bez usprawiedliwienia. Nieusprawiedliwienie w terminie nieobecności w pracy i opuszczenie pracy bez usprawiedliwienia stanowią odmienne rodzajowo naruszenia obowiązków pracowniczych.

● Zaświadczenie lekarskie

Stwierdzona orzeczeniem lekarskim czasowa niezdolność do pracy z powodu choroby usprawiedliwia z mocy prawa nieobecność w pracy, a pracownik jest tylko obowiązany zawiadomić pracodawcę najpóźniej w drugim dniu nieobecności o jej przyczynie i przewidywanym czasie trwania. Przedłożenie pracodawcy odpowiedniego zaświadczenia lekarskiego jest dowodem zaistnienia zdarzenia podanego w zaświadczeniu.

Zgodnie z regulaminem pracy obowiązującym w firmie pracownik był zobowiązany najpóźniej w drugim dniu swojej nieobecności powiadomić pracodawcę o jej przyczynie i przewidywanym czasie trwania. Natomiast usprawiedliwić swoją nieobecność z powodu choroby powinien najpóźniej w dniu przystąpienia do pracy, doręczając zaświadczenie lekarskie. Pracownik nie powiadomił pracodawcy o swojej chorobie i dopiero stawiając się do pracy po kilkunastodniowej przerwie, dostarczył zwolnienie lekarskie.

Nie ulega wątpliwości, że w opisanej sytuacji pracownik naruszył obowiązek zawiadomienia pracodawcy o nieobecności i przewidywanym czasie jej trwania. Jeżeli pracownik nie będzie mógł się powołać na szczególne okoliczności uniemożliwiające mu terminowe wywiązanie się z tego obowiązku, to pracodawca może za takie zachowanie nałożyć na niego sankcje porządkowe lub nawet wypowiedzieć mu umowę o pracę, jeżeli uzna takie zachowanie za nielojalne lub naruszające jego słuszny interes. Nie można natomiast pracownikowi, który w wyznaczonym terminie nie powiadomił pracodawcy o swojej usprawiedliwionej nieobecności, zarzucić, że opuścił pracę bez usprawiedliwienia, i z tego powodu rozwiązać z nim umowy o pracę w trybie bezzwłocznym.

@RY1@i02/2010/215/i02.2010.215.209.0012.001.jpg@RY2@

Danuta Klucz, ekspert z zakresu prawa pracy

Danuta Klucz

ekspert z zakresu prawa pracy

Art. 29 par. 3 i art. 104 ¹ ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 z późn. zm.).

Par. 2, par. 3 pkt 1 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy (Dz.U. nr 60, poz. 281 z późn. zm.)