Obowiązki informacyjne pracodawcy wobec instytucji zewnętrznych

Z przymiotem pracodawcy wiążą się nie tylko liczne obowiązki względem pracowników, ale także określone powinności z zakresu informowania zewnętrznych instytucji i podmiotów. Jeżeli chodzi o zatrudnianie pracowników to dla pracodawcy instytucje zewnętrzne, wobec których ma określone powinności, najczęściej kojarzą się z zakładem ubezpieczeń społecznych i urzędem skarbowym.

Pracodawca jest jednak zobligowany współdziałać także z innymi instytucjami. Taki wymóg powstaje już w momencie, gdy rozpoczyna on działalność gospodarczą. Najczęściej jednak obowiązek zawiadomienia lub przekazania określonych informacji aktualizuje się, gdy zachodzą w zakładzie określone sytuacje (np. zwolnienia grupowe) lub mają miejsce zdarzenia, które wymagają współdziałania z instytucjami z zewnątrz (np. wypadek przy pracy).

Już na samym starcie na pracodawcy spoczywają określone obowiązki względem instytucji zewnętrznych. Jest on bowiem obowiązany zawiadomić na piśmie właściwego okręgowego inspektora pracy i właściwego państwowego inspektora sanitarnego o miejscu, rodzaju i zakresie prowadzonej działalności. Ma na to 30 dni od chwili rozpoczęcia swojej działalności.

Obowiązek informacyjny dotyczy każdego pracodawcy, niezależnie od liczby zatrudnionych pracowników oraz rodzaju czy miejsca wykonywania tej działalności. Nie dopełniając tej powinności, pracodawca naraża się na odpowiedzialność wykroczeniową zagrożoną karą grzywny.

Obowiązek poinformowania właściwych organów ciąży na pracodawcy także w razie zmiany miejsca, rodzaju i zakresu prowadzonej działalności, a zwłaszcza zmiany technologii lub profilu produkcji, jeżeli zmiany te mogą powodować zwiększenie zagrożenia dla zdrowia pracowników.

Obowiązek współdziałania z instytucjami zewnętrznymi ciąży na pracodawcy, jeżeli w zakładzie zdarzył się śmiertelny, ciężki lub zbiorowy wypadek przy pracy oraz każdy inny wypadek, który wywołał wymienione skutki, mający związek z pracą, jeżeli może być uznany za wypadek przy pracy. Wówczas pracodawca musi niezwłocznie zawiadomić o tym fakcie właściwego okręgowego inspektora pracy i prokuratora. Zaniechanie tego obowiązku stanowi wykroczenie przeciwko prawom pracownika.

Poza tym pracodawca jest obowiązany niezwłocznie zgłosić każdy przypadek podejrzenia choroby zawodowej. Adresatami tej informacji są właściwy państwowy inspektor sanitarny i właściwy okręgowy inspektor pracy. Stosunkowo nowy obowiązek wiąże się z przesłaniem zawiadomienia do instytutu medycyny pracy wskazanego w stosownym rozporządzeniu (jest nim Instytut Medycyny Pracy im. prof. dr. med. Jerzego Nofera w Łodzi) oraz do właściwego państwowego inspektora sanitarnego. W zawiadomieniu pracodawca jest zobligowany poinformować wymienione instytucje o skutkach choroby zawodowej. Powinien uczynić to niezwłocznie po zakończeniu postępowania mającego na celu ustalenie uszczerbku na zdrowiu lub niezdolności do pracy w związku ze stwierdzoną chorobą zawodową pracownika (względnie byłego pracownika).

Niekiedy pracodawca zobowiązany jest współdziałać z organem egzekucyjnym, który jest uprawniony żądać od niego określonych informacji. Ma to miejsce wówczas, gdy wynagrodzenie pracownika podlega zajęciu. W takim przypadku pracodawca na wezwanie komornika jest zobowiązany przedstawić informację zestawiającą wynagrodzenie pracownika za okres trzech miesięcy poprzedzających zajęcie. Pracodawca ma na to tydzień czasu.

Do jego powinności wobec komornika należy także podanie informacji, w jakiej kwocie i w jakich terminach zajęte wynagrodzenie będzie przekazywane wierzycielowi. Natomiast w razie istnienia przeszkód do wypłacenia wynagrodzenia za pracę pracodawca powinien złożyć oświadczenie o rodzaju tych przeszkód, a w szczególności podać, czy inne osoby roszczą sobie prawa, czy i w jakim sądzie toczy się sprawa o zajęte wynagrodzenie i czy oraz o jakie roszczenia została skierowana do zajętego wynagrodzenia egzekucja przez innych wierzycieli.

Poza tym zobowiązany jest on do niezwłocznego zawiadomienia komornika oraz wierzyciela o każdej zmianie okoliczności zawartych we wcześniejszych informacjach.

Określone obowiązki ciążą na pracodawcy także w razie rozwiązania stosunku pracy z pracownikiem, wobec którego toczy się postępowanie egzekucyjne.

Sporządzając świadectwo pracy, musi on bowiem zawrzeć w nim wzmiankę o zajęciu należności, a jeżeli nowy pracodawca dłużnika jest mu znany, przesłać mu zawiadomienie komornika i dokumenty dotyczące zajęcia wynagrodzenia oraz powiadomić o tym komornika i pracownika.

Obowiązki informacyjne spoczywają także na nowym pracodawcy, któremu pracownik przedstawi świadectwo pracy ze wzmianką o zajęciu należności. Musi on bowiem zawiadomić o jego zatrudnieniu pracodawcę, który wydał świadectwo pracy, oraz wskazanego w tym dokumencie komornika. Jeżeli nowy pracodawca, któremu pracownik nie okazał świadectwa pracy, uzyska wiadomość o jego poprzednim miejscu zatrudnienia, obowiązany jest on zawiadomić byłego pracodawcę o jego zatrudnieniu, chyba że pracownik przedstawi zaświadczenie tego zakładu stwierdzające, że jego należności nie były zajęte.

Pracodawca, który nie złożył w wyznaczonym terminie oświadczenia o istnieniu przeszkód do wypłacenia wynagrodzenia za pracę albo zaniedbał przesłania zawiadomienia lub dokumentów zajęcia wynagrodzenia nowemu pracodawcy dłużnika, może zostać ukarany przez komornika karą grzywny w wysokości do 500 zł. Niezależnie od tego pracodawca uchylający się od powinności względem organu egzekucyjnego odpowiada za szkodę wyrządzoną przez to wierzycielowi.

Do niedawna pracodawca musiał w wielu kwestiach współdziałać z właściwym urzędem pracy, z czego wynikały określone obowiązki informacyjne. Obecnie nie musi już informować urzędu pracy o wolnych miejscach zatrudnienia, uzyskiwać od kandydatów do pracy oświadczeń o pozostawaniu w rejestrach urzędów pracy i powiadamiać urzędu pracy o zatrudnieniu bezrobotnego.

Aktualne pozostały natomiast obowiązki informacyjne wobec urzędu pracy w przypadku dokonywania w zakładzie zwolnień grupowych. Wówczas jest on bowiem zobligowany przekazać właściwemu powiatowemu urzędowi pracy pisemne informacje, m.in. o przyczynach zamierzonego grupowego zwolnienia, liczbie zatrudnionych pracowników i grupach zawodowych, do których oni należą, i tych, które objęte zostały zamiarem grupowego zwolnienia, proponowanych kryteriach doboru pracowników do zwolnienia, a następnie o przyjętych ustaleniach dotyczących grupowego zwolnienia.

Danuta Klucz

gp@infor.pl

Art. 209, art. 234 par. 2, art. 235 par. 1 i par. 5 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 z późn. zm.).

Art. 881-886 ustawy z 17 listopada 1964 r. - Kodeks postępowania cywilnego (Dz.U. nr 43, poz. 296 z późn. zm.).

Art. 2 ust. 6 i art. 4 ust. 1 ustawy z 13 marca 2003 r. o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników (Dz.U. nr 90, poz. 844 z późn. zm.).

Par. 10 rozporządzenia Rady Ministrów z 30 czerwca 2009 r. w sprawie chorób zawodowych (Dz.U. nr 105, poz. 869).