Jak organizacje działające w firmie obciążają budżet pracodawcy

Tworzenie struktury organizacyjnej zakładu jest kompetencją pracodawcy, który korzysta z niej zgodnie ze swoimi potrzebami i interesem gospodarczym. Nie wszystkie jednak struktury powstające w zakładzie są podporządkowane jego gospodarczym interesom.

Niekiedy pracodawca musi się godzić na utrzymywanie organizacji, które nie służą realizacji jego ekonomicznych celów, lecz chronią interesy drugiej strony stosunku pracy. Najczęściej pracodawca nie ma wpływu na ich bytność w zakładzie, gdyż albo ich utworzenie jest wymogiem prawnym, albo nie może on się sprzeciwić ich istnieniu. Natomiast wobec każdej z tych struktur pracodawca ma konkretne obowiązki.

Wyliczając struktury, jakie mogą działać u pracodawcy, bez wątpienia w pierwszej kolejności należy wskazać zakładowe organizacje związkowe. Obowiązki pracodawcy wobec organizacji związkowych mają zróżnicowany charakter.

Po pierwsze, wiążą się one z działaniami organizacyjnymi, które mają umożliwić związkom wypełnianie ich ustawowych zadań.

W tym zakresie pracodawca jest zobowiązany na warunkach określonych w umowie udostępnić zakładowej organizacji związkowej pomieszczenia i urządzenia techniczne niezbędne do wykonywania działalności związkowej.

Dodatkowe koszty ponoszą pracodawcy objęci działaniem międzyzakładowej organizacji związkowej. Dla nich bowiem obciążeniem są m.in. wynagrodzenia i składki na ubezpieczenia społeczne dotyczące pracownika zwolnionego z obowiązku świadczenia pracy.

Koszty te ustala się odpowiednio do udziału liczby członków zatrudnionych u danego pracodawcy w łącznej liczbie członków organizacji międzyzakładowej zatrudnionych u wszystkich pracodawców objętych jej działaniem - w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy.

Kolejną grupę stanowią powinności związane z realizacją szczególnych uprawnień przysługujących działaczom związkowym.

Pracodawca musi bowiem godzić się z nieobecnością w pracy pracowników piastujących funkcje związkowe, która niekiedy wiąże się z obowiązkiem wypłaty wynagrodzenia.

Ma on również ograniczone możliwości rozstania się z pracownikiem pełniącym funkcję związkową, który objęty jest szczególną ochroną przed wypowiedzeniem i rozwiązaniem stosunku pracy. Ograniczenia odnoszą się również do jednostronnej zmiany warunków pracy lub płacy na niekorzyść takiego pracownika.

Rola społecznej inspekcji pracy została określona jako służba społeczna pełniona przez pracowników w celu zapewnienia przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy oraz ochronę uprawnień pracowniczych określonych w przepisach prawa pracy. Reprezentuje ona interesy wszystkich pracowników zatrudnionych w zakładzie i jest powiązana z działalnością zakładowej organizacji związkowej.

Pracodawca jest zobowiązany nie tylko zapewnić społecznej inspekcji pracy odpowiednie warunki realizacji jej zadań, ale ponosi również koszty związane z jej działalnością. W zasadzie społeczni inspektorzy pracy powinni wykonywać swoje czynności poza godzinami pracy. Jednak w razie konieczności realizowania zadań w godzinach pracy lub uczestniczenia w naradach i szkoleniach, zachowują oni prawo do wynagrodzenia.

W razie znacznego obciążenia zadaniami wynikającymi z pełnienia tej funkcji pracodawca na wniosek organizacji związkowej może ustalić dla inspektora miesięczne wynagrodzenie zryczałtowane. Natomiast w zakładach pracy, w których występuje szczególne zagrożenie zdrowia i życia pracowników, a warunki pracy wymagają stałego społecznego nadzoru, pracodawca może zwolnić na czas pełnienia funkcji zakładowego inspektora pracy z obowiązku wykonywania pracy.

Zwolnienie takie następuje na wniosek zakładowej organizacji związkowej, przy czym społeczny inspektor pracy zachowuje przez czas pełnienia funkcji prawo do wynagrodzenia, jakie przysługiwało mu na stanowisku pracy zajmowanym w dniu oddelegowania, z uwzględnieniem zmian tego wynagrodzenia, jakie nastąpią w okresie zwolnienia od pracy.

Niezależnie od związków zawodowych i społecznego inspektora pracy u pracodawcy zatrudniającego co najmniej 50 pracowników może funkcjonować także rada pracowników. Nie dotyczy to tylko przedsiębiorstw państwowych, w których tworzony jest samorząd załogi przedsiębiorstwa, przedsiębiorstw mieszanych zatrudniających co najmniej 50 pracowników oraz państwowych instytucji filmowych. Za pośrednictwem rady pracowników pracodawca przekazuje wymagane ustawą informacje załodze zakładu i z nią przeprowadza niezbędne konsultacje.

Skład rady pracowników jest uwarunkowany wielkością zatrudnienia i może liczyć do siedmiu członków, chyba że rada i pracodawca ustalą inną liczbę, nie mniejszą jednak niż trzech członków. U pracodawcy zatrudniającego do 100 pracowników członków rady wybiera się spośród kandydatów zgłoszonych na piśmie przez grupę co najmniej 10 pracowników. Natomiast tam, gdzie jest zatrudnionych więcej niż 100 osób, radę wybiera się z inicjatywy co najmniej 20 pracowników.

Koszty związane z wyborem i działalnością rady pracowników obciążają budżet pracodawcy. Obejmują one także wynagrodzenie pracownika będącego członkiem rady wypłacane mu za czas zwolnienia od pracy zawodowej w celu uczestniczenia w jej pracach, jeżeli czynności te nie mogą być wykonane poza godzinami pracy, a pracownik nie korzysta ze zwolnienia z innego tytułu.

Pracodawca musi się liczyć także z pewnymi ograniczeniami. Otóż nie może on bez zgody rady pracowników wypowiedzieć ani rozwiązać stosunku pracy z pracownikiem będącym jej członkiem w okresie jego członkostwa w radzie. Zakaz dotyczy także jednostronnego wypowiedzenia warunków pracy lub płacy na niekorzyść takiego pracownika, chyba że dopuszczają to przepisy innych ustaw.

Kwestie bezpieczeństwa i higieny pracy dotyczą każdego pracodawcy, niezależnie od liczby zatrudnionych pracowników. W większych zakładach pracy istnieją jednak dodatkowe wymogi, które nakładają na pracodawcę obowiązek powołania dodatkowych organów i współdziałania z nimi w sprawach z zakresu bhp. Organem takim jest komisja bezpieczeństwa i higieny pracy.

Do powołania komisji zobligowany jest pracodawca zatrudniający więcej niż 250 pracowników. Komisję tę pracodawca tworzy jako swój organ doradczy i opiniodawczy, którego zakres działania wyznacza obowiązek zapewnienia bezpiecznych i higienicznych warunków pracy. Przepisy prawa nie pozostawiają dowolności w kompletowaniu składu komisji bhp. Tworzą ją bowiem w równej liczbie przedstawiciele pracodawcy, w tym pracownicy służby bhp i lekarz sprawujący profilaktyczną opiekę zdrowotną nad pracownikami oraz przedstawiciele pracowników, w tym społeczny inspektor pracy.

Poza tym kodeks pracy wskazuje, kto przewodniczy komisji bhp. I tak jej przewodniczącym jest pracodawca lub osoba przez niego upoważniona, a wiceprzewodniczącym - społeczny inspektor pracy lub przedstawiciel pracowników. Przedstawiciele załogi wchodzący w skład komisji wybierani są przez zakładowe organizacje związkowe, a jeżeli nie działają one u danego pracodawcy - przez pracowników, w trybie przyjętym w zakładzie pracy.

Posiedzenia komisji bhp odbywają się w godzinach pracy, nie rzadziej niż raz na kwartał. Za czas nieprzepracowany w związku z udziałem w posiedzeniach pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia. Komisja bhp w związku z wykonywaniem przypisanych jej zadań może korzystać z ekspertyz lub opinii specjalistów spoza zakładu pracy na koszt pracodawcy, ale tylko w przypadkach z nim uzgodnionych.

Zasadniczym celem komisji bhp jest czuwanie nad sferą bhp w zakładzie oraz współdziałanie z pracodawcą w tym zakresie. Cele te zostały skonkretyzowane poprzez wyliczenie zadań, do wykonywania których powołuje się ten organ. Poza tym pracodawca, u którego funkcjonuje taka komisja, może w jej ramach prowadzić niezbędne konsultacje w zakresie działań związanych z bezpieczeństwem i higieną pracy.

Zasady dotyczące tworzenia w zakładzie służby bezpieczeństwa i higieny pracy wyraźnie dzielą pracodawców na małych i dużych, przyjmując jako kryterium stan zatrudnienia. Obowiązek tworzenia tej służby dotyczy większych pracodawców, a mniejsze zakłady mogą korzystać z prostszych rozwiązań. Jeżeli bowiem w zakładzie jest zatrudnionych mniej niż 100 pracowników, pracodawca nie musi tworzyć służby bhp, a wykonywanie jej zadań może powierzyć pracownikowi zatrudnionemu przy innej pracy, względnie po spełnieniu określonych wymogów - przyjąć na siebie.

Służbę bhp tworzy się u pracodawców zatrudniających więcej niż 100 pracowników. Pełni ona funkcje doradcze i kontrolne w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy. Zasadą jest, że pracodawca w zakresie tworzenia służby bhp posiłkuje się własnymi pracownikami, a dopiero brak kompetentnych osób uzasadnia korzystanie z fachowców z zewnątrz. Pracowników tej służby zatrudnia się na stanowiskach inspektorów, starszych inspektorów, specjalistów, starszych specjalistów i głównych specjalistów do spraw bezpieczeństwa i higieny pracy.

Niezależnie jednak od tego, w jakiej formie realizowane są zadania służby bhp, przepisy prawa pracy na osoby zajmujące się tą problematyką, nakładają szereg wymagań. Zarówno pracownik służby bhp oraz pracownik zatrudniony przy innej pracy, któremu powierzono wykonywanie zadań tej służby, jak i specjalista spoza zakładu pracy powinni bowiem spełniać wymagania kwalifikacyjne niezbędne do wykonywania zadań służby bhp oraz ukończyć dedykowane dla nich szkolenie w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy.

W przeciwieństwie do wymienionych struktur powołanie komisji pojednawczej nie jest obligatoryjne i to niezależnie od stanu zatrudnienia. Jeżeli jednak dojdzie do jej utworzenia w zakładzie, na pracodawcy spoczywają określone obowiązki. Cel tej komisji został w kodeksie pracy jasno określony. Jest ona bowiem powoływana, aby polubownie załatwiać spory o roszczenia pracowników ze stosunku pracy, a konkretnie w celu wypracowywania konsensusu w spornych kwestiach w postaci zawarcia ugody.

Decyzja w kwestii jej powołania wymaga ze strony pracodawcy współdziałania, ale jednocześnie nie może zapaść bez jego udziału. O powstaniu komisji decydują bowiem wspólnie pracodawca i zakładowa organizacja związkowa. Gdy w zakładzie nie funkcjonują związki zawodowe, powołanie komisji leży w gestii pracodawcy, ale przy współdziałaniu z załogą zakładu. W tym przypadku do powołania komisji pojednawczej potrzebna jest pozytywna opinia pracowników.

W zasadzie kodeks pracy nie ingeruje w organizację i tryb działania komisji pojednawczej, pozostawiając najistotniejsze kwestie z tym związane do uzgodnienia pracodawcy i reprezentacji pracowniczej. Do ich kompetencji należy ustalenie zasad i trybu powoływania komisji, czasu trwania kadencji oraz liczby jej członków. Kodeks pracy określa natomiast sposób ukonstytuowania się komisji pojednawczej, stwierdzając, że komisja ze swego grona wybiera przewodniczącego oraz jego zastępców.

Ustawodawca ustanawia także zakaz członkostwa w niej osób zatrudnionych na stanowiskach uczestniczących w procesie zarządzania zakładem lub realizacji najistotniejszych spraw związanych z jego funkcjonowaniem. Członkami komisji pojednawczej nie mogą być bowiem osoby zarządzające zakładem pracy w imieniu pracodawcy: główny księgowy, radca prawny oraz osoby prowadzące sprawy osobowe, zatrudnienia i płac.

Komisja pojednawcza obciąża budżet pracodawcy. Kodeks pracy zobowiązał go bowiem do zapewnienia jej warunków lokalowych oraz środków technicznych umożliwiających właściwe funkcjonowanie. Pracodawca ponosi również wydatki związane z działalnością komisji pojednawczej, włącznie z równowartością utraconego wynagrodzenia za czas nieprzepracowany przez pracownika w związku z udziałem w postępowaniu pojednawczym.

Kodeks pracy nie ingeruje w organizację i tryb działania komisji pojednawczej, pozostawiając najistotniejsze kwestie z tym związane do uzgodnienia pracodawcy i reprezentacji pracowniczej

Pracodawca nie może bez zgody rady pracowników wypowiedzieć ani rozwiązać stosunku pracy z pracownikiem będącym jej członkiem w okresie jego członkostwa w radzie

Pracodawca jest zobowiązany:

● zapewnić społecznemu inspektorowi pracy odpowiednie warunki realizacji zadań,

● ponosić koszty związane z działalnością społecznej inspekcji pracy,

● założyć zakładową księgę zaleceń i uwag przeznaczoną do zapisów społecznego inspektora pracy,

● udzielić płatnych zwolnień od pracy społecznemu inspektorowi pracy w celu wykonywania swoich czynności lub uczestniczenia w naradach i szkoleniach,

przestrzegać zasady szczególnej trwałości zatrudnienia społecznego inspektora pracy w czasie trwania mandatu oraz w okresie roku po jego wygaśnięciu.

Inspektor pracy w trakcie kontroli przeprowadzonej u pracodawcy stwierdził poważne zaniedbania w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy.

Uznał ponadto, że pracownik któremu powierzono zadania służby bhp w zakładzie, jest zbyt obciążony obowiązkami wynikającymi z jego stanowiska pracy. Nawet w małych zakładach pracy może zachodzić konieczność stworzenia takiej struktury.

O potrzebie powołania służby bhp może bowiem zadecydować właściwy inspektor pracy, który nakazuje jej utworzenie albo zwiększenie liczby pracowników tej służby, jeżeli jest to uzasadnione stwierdzonymi zagrożeniami zawodowymi.

Do zakresu działania służby bhp należy m.in.:

● przeprowadzanie kontroli warunków pracy oraz przestrzegania przepisów i zasad bezpieczeństwa i higieny pracy, ze szczególnym uwzględnieniem stanowisk pracy, na których są zatrudnione kobiety w ciąży lub karmiące dziecko piersią, młodociani, niepełnosprawni, pracownicy wykonujący pracę zmianową, w tym pracujący w nocy, oraz osoby fizyczne wykonujące pracę na innej podstawie niż stosunek pracy w zakładzie pracy lub w miejscu wyznaczonym przez pracodawcę,

● bieżące informowanie pracodawcy o stwierdzonych zagrożeniach zawodowych, wraz z wnioskami zmierzającymi do usuwania tych zagrożeń,

● sporządzanie i przedstawianie pracodawcy, co najmniej raz w roku, okresowych analiz stanu bezpieczeństwa i higieny pracy zawierających propozycje przedsięwzięć technicznych i organizacyjnych mających na celu zapobieganie zagrożeniom życia i zdrowia pracowników oraz poprawę warunków pracy,

● współdziałanie ze społeczną inspekcją pracy oraz z zakładowymi organizacjami związkowymi

Danuta Klucz

gp@infor.pl

Art. 237¹² i 237¹³, art. 244-249 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 z późn. zm.).

Ustawa z 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych (t.j. Dz.U. z 2001 r. nr 79, poz. 854 z późn. zm.).

Ustawa z 24 czerwca 1983 r. o społecznej inspekcji pracy (Dz.U. nr 35, poz. 163 z późn. zm.).

Ustawa z 7 kwietnia 2006 r. o informowaniu pracowników i przeprowadzaniu z nimi konsultacji (Dz.U. nr 79, poz. 550 z późn. zm.).