Odpis na fundusz socjalny zależy od liczby zatrudnionych

Najbardziej powszechnym obowiązkiem obciążającym większych pracodawców jest konieczność dokonania odpisu na fundusz socjalny. Powinność taka spoczywa na pracodawcy zatrudniającym według stanu na 1 stycznia danego roku co najmniej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty. Ograniczenie to nie dotyczy pracodawców sfery budżetowej.

Pracodawca tworzący odpis na fundusz socjalny pamiętać musi, iż wystąpienie zmian w stanie zatrudnienia w ciągu roku pozostanie bez wpływu na obowiązek utworzenia funduszu.

Inne powinności pracodawcy zależne od liczebności załogi nie wymagają ustalania stanu zatrudnienia na początku roku kalendarzowego. Niektóre obowiązki aktualizują się bowiem dopiero wtedy, gdy stan zatrudnienia osiąga określoną wielkość, z kolei inne wymagają ustalenia stanu zatrudnienia dla potrzeby dokonania określonej czynności, np. przeprowadzenia zwolnień grupowych.

Szereg powinności uzależnionych od ustalenia stanu zatrudnienia dotyczy organizacji procesu pracy. Wśród nich w pierwszej kolejności należy wymienić konieczność ustalenia przez pracodawcę regulaminu pracy (art. 104 k.p.) i regulaminu wynagradzania (art.77² par. 1 k.p.).

Konieczność ustalenia obydwu regulaminów pojawia się zawsze wtedy, gdy stan zatrudnienia osiągnie liczbę 20 pracowników. Liczebność załogi dla potrzeb ustalenia, czy konieczne jest wydanie regulaminu wynagradzania ustala się z uwzględnieniem wszystkich kategorii pracowników, a więc zatrudnionych w pełnym i niepełnym wymiarze i niezależnie od podstawy nawiązania stosunku pracy, jednak z wyłączeniem osób zarządzających zakładem pracy.

W przypadku pracodawców zatrudniających większą liczbę pracowników konieczność wydania regulaminu wynagradzania pojawia się także wtedy, gdy co najmniej dwudziestu pracowników zatrudnionych u danego pracodawcy nie jest objętych zakładowym lub ponadzakładowym układem zbiorowym pracy.

Podobne zasady ustalania liczby zatrudnionych dotyczą regulaminu pracy. Także w tym przypadku należy wziąć pod uwagę wszystkich zatrudnionych, w tym osoby zatrudnione na podstawie nawet krótkotrwałych umów terminowych. Regulaminu pracy nie wprowadza się wtedy, gdy organizację i porządek w procesie pracy oraz związane z tym prawa i obowiązki pracowników ustala układ zbiorowy pracy. Jeśli stan zatrudnienia spadnie poniżej 20 pracowników, wydane wcześniej regulaminy, będą obowiązywały w dalszym ciągu. [przykłady 1, 2]

Ustalenie stanu zatrudnienia konieczne jest ponadto dla ustalenia sposobu realizacji obowiązków pracodawcy w sferze bezpieczeństwa i higieny pracy. Obowiązki powyższe mogą zaktualizować się jednak również w trakcie roku kalendarzowego wraz ze wzrostem zatrudnienia.

Pracodawca zatrudniający więcej niż 100 pracowników tworzy służbę bezpieczeństwa i higieny pracy, pełniącą funkcje doradcze i kontrolne w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy.

W przypadku pracodawcy zatrudniającego do 600 pracowników pracownik zajmujący się bhp zatrudniony być może w niepełnym wymiarze czasu pracy.

Pracodawca zatrudniający ponad 600 pracowników zatrudnia w pełnym wymiarze czasu pracy co najmniej 1 pracownika służby bhp na każdych 600 pracowników.

W przypadku zatrudniania 100 lub mniejszej liczby pracowników wykonywanie zadań służby bhp powierza się pracownikowi zatrudnionemu przy innej pracy. Z kolei pracodawca posiadający ukończone szkolenie niezbędne do wykonywania zadań służby bhp może sam wykonywać zadania tej służby, jeżeli:

l zatrudnia do 10 pracowników albo

l zatrudnia do 20 pracowników i jest zakwalifikowany do grupy działalności, dla której ustalono nie wyższą niż trzecia kategorię ryzyka w rozumieniu przepisów o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych.

Na pracodawcy zatrudniającym więcej niż 250 pracowników ciąży dodatkowy obowiązek powołania komisji bezpieczeństwa i higieny pracy jako swojego organu doradczego i opiniodawczego.

Fundusz socjalny tworzy się głownie z corocznego odpisu podstawowego.

Odpis na fundusz socjalny tworzą środki przekazywane na jego konto z tytułu zatrudniania określonej liczby pracowników.

Odpis podstawowy nalicza się w stosunku do przeciętnej liczby zatrudnionych, dlatego konieczne jest coroczne wyliczenie stanu zatrudnienia.

Z ogólnych zasad ustalania wysokości odpisu podstawowego wynika, że jest nim kwota 37,5 proc. przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w roku poprzednim.

Wysokość przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego, stanowiącego podstawę do wyliczenia odpisu ustalić należy na podstawie obwieszczenia prezesa Głównego Urzędu Statystycznego publikowanego w Monitorze Polskim nie później niż do 20 lutego każdego roku.

Określenie liczby zatrudnionych pracowników na potrzeby dokonania odpisu odbywa się w ten sposób, że pracodawca ustala najpierw przeciętną planowaną w danym roku kalendarzowym liczbę zatrudnionych, która dopiero w końcu roku korygowana jest do faktycznej przeciętnej liczby zatrudnionych. Liczba ta obejmować musi pracowników zatrudnionych w pełnym i niepełnym wymiarze czasu pracy, z tym że tych ostatnich po przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy. Przeliczenia takiego dokonuje się według liczby godzin pracy określonych w umowie o pracę w stosunku do obowiązującej normy czasu pracy.

Przy ustaleniu liczby zatrudnionych nie uwzględnia się:

● pracowników tymczasowych,

l osób zatrudnionych na podstawie umów cywilnoprawnych (świadczenia usług, dzieła, zlecenia),

l zatrudnionych na podstawie umowy agencyjnej i umów o prace nakładczą (chałupników),

l osób na urlopach bezpłatnych.

Ustalając liczbę zatrudnionych, wliczyć należy natomiast wszystkie pozostałe zatrudnione osoby niezależnie od podstawy nawiązania ich stosunku pracy oraz faktycznego jej świadczenia. Do stanu zatrudnienia zaliczyć należy zatem osoby przebywające na długotrwałych zwolnieniach lekarskich, oraz pracowników na urlopach macierzyńskich ojcowskich i wychowawczych.

Jeżeli w ciągu roku kalendarzowego w poszczególnych miesiącach pracodawca zatrudnia różną liczbę pracowników, przy obliczaniu przeciętnej liczby zatrudnionych w danym roku kalendarzowym dodaje się przeciętne liczby zatrudnionych w poszczególnych miesiącach i otrzymaną sumę dzieli się przez 12. Identyczny sposób obliczania przeciętnej liczby zatrudnionych stosuje się również w przypadku, gdy pracodawca działał w okresie krótszym niż jeden rok kalendarzowy albo naliczał odpis na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych na niepełny rok kalendarzowy.

Pracodawca rozpoczynający działalność po 2 stycznia danego roku ma obowiązek utworzenia funduszu socjalnego dopiero w kolejnym roku kalendarzowym z wyjątkami dotyczącymi rozpoczynania działalności następującego po przekształceniach własnościowych przedsiębiorstwa.

Stan zatrudnienia u pracodawcy w lutym 2011 r. wzrósł z 15 do 25 pracowników. Pracodawca wydał regulamin wynagradzania. Z początkiem roku 2012 liczba zatrudnionych ponownie spadnie do 15. Regulamin wynagradzania nie utraci automatycznie swojej mocy obowiązującej.

Pracodawca prowadzący hotel zatrudnia na stałe 19 pracowników. W związku z sezonowym zapotrzebowaniem na pracę w styczniu 2012 r. zatrudni dwóch pracowników na 2 miesiące na podstawie umów na czas określony. Stan zatrudnienia przekroczy 20 osób i pracodawca będzie zobowiązany do wydania regulaminu pracy.

@RY1@i02/2011/232/i02.2011.232.217000400.802.jpg@RY2@

Rafał Krawczyk, sędzia Sądu Okręgowego w Toruniu

Rafał Krawczyk

sędzia Sądu Okręgowego w Toruniu

Art. 104, art. 237 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 z późn. zm.).

Art. 3 - 7 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (t.j. Dz.U. z 1996 r. nr 70, poz. 335 z późn. zm.).

Rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej z 9 marca 2009 r. w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (Dz.U. nr 43, poz. 349).