Środek transportu właściwy do odbycia podróży służbowej określa pracodawca

Obowiązek sporządzania umowy cywilnoprawnej istnieje jedynie wówczas, gdy pracownik korzysta z samochodu prywatnego na potrzeby służbowe związane z wykonywaną pracą - w jazdach lokalnych. Powinność taka wynika z par. 1 ust. 1 rozporządzenia ministra infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy - dalej rozporządzenie.

W myśl par. 1 ust. 2 rozporządzenia zwrot kosztów używania przez pracownika pojazdu do celów służbowych poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy pracownika, określają przepisy w sprawie szczegółowych zasad ustalania oraz wysokości należności przysługujących pracownikowi z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju.

Wyraźnie oddzielono zatem przypadki, w których umowa jest sporządzana (jazdy lokalne) od tych, w których pracownik nie zawiera z pracodawcą umowy na wykorzystywanie jego samochodu prywatnego na potrzeby pracodawcy (jazdy zamiejscowe).

Paragraf 1 ust. 2 rozporządzenia odsyła do przepisów rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju.

W par. 5 rozporządzenia z 19 grudnia 2002 r. wskazano, że środek transportu właściwy do odbycia podróży określa pracodawca, a na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodę na przejazd w podróży samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem niebędącym własnością pracodawcy.

W takiej sytuacji podwładnemu przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę, która nie może być wyższa niż:

● 0,5214 zł - dla samochodu o pojemności skokowej silnika do 900 cm³,

● 0,8358 zł - dla samochodu o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm³,

● 0,2302 zł - dla motocykla,

● 0,1382 zł - dla motoroweru.

Zwracana kwota uzależniona jest zatem wyłącznie od rodzaju i pojemności pojazdu oraz od liczby przejechanych kilometrów. Dla uzyskania zwrotu pracownik nie musi też przedstawiać żadnych faktur i potwierdzeń skorzystania z usług, jak np. biletów parkingowych.

To jedyny zwrot kosztów, jaki przysługuje pracownikowi w związku z korzysttaniem z samochodu prywatnego. Nie ma on prawa do zwrotu wydatków poniesionych np. w związku z pozostawieniem samochodu na parkingu strzeżonym czy też uiszczeniem opłaty za przejazd autostradą. Oczywiście pracodawca może podjąć decyzję o dokonaniu takiego zwrotu, jednak jest to już jego własna, uznaniowa decyzja.

Maciej Kasperowicz

maciej.kasperowicz@infor.pl

Par. 1, par 2 rozporządzenia ministra infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz.U. nr 27, poz. 271 z późn. zm.).

Par. 5 rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz.U. nr 236, poz. 1990 z późn. zm.).