Można żądać udokumentowania prawa do zwolnienia

Zagadnienia związane z urlopami okolicznościowymi określa rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania zwolnień od pracy (dalej rozporządzenie).

W oparciu o par. 15 rozporządzenia pracodawca jest zobowiązany zwolnić pracownika od pracy na czas obejmujący:

● 2 dni - w razie ślubu pracownika lub urodzenia się jego dziecka albo śmierci i pogrzebu małżonka pracownika lub jego dziecka, ojca, matki, ojczyma lub macochy,

● 1 dzień - w razie ślubu dziecka pracownika albo śmierci i pogrzebu jego siostry, brata, teściowej, teścia, babki, dziadka, a także innej osoby pozostającej na utrzymaniu pracownika lub pod jego bezpośrednią opieką.

W rozporządzeniu wskazano, kto, w jakich okolicznościach i przez jaki czas ma prawo do zwolnienia od pracy z zachowaniem prawa do wynagrodzenia. Przepisy rozporządzenia wskazują na minimum uprawnień, jakie przysługują pracownikowi w związku z ważnymi wydarzeniami rodzinnymi i osobistymi. Nic nie stoi na przeszkodzie, aby pracodawca w układzie zbiorowym lub w regulaminie pracy (ewentualnie na mocy wewnętrznego zarządzenia, gdy nie ma obowiązku tworzenia regulaminu pracy) rozszerzył katalog osób mogących korzystać ze zwolnień z powodów osobistych oraz zwiększył liczbę dni wolnych od pracy.

Liczba przysługujących dni zwolnienia od pracy nie zależy od wymiaru etatu. Zarówno w przypadku osób zatrudnionych na pełen etat, jaki i w przypadku niepełnoetatowców wymiar urlopu okolicznościowego będzie taki sam.

W praktyce problemy interpretacyjne rodzi udzielenie dnia wolnego w przypadku śmierci babci lub dziadka. Ani rozporządzenie, ani inne przepisy prawa pracy nie definiują jednak takich pojęć jak "babka" czy "dziadek" oraz nie zawierają przepisów dotyczących stopni pokrewieństwa. W tym przypadku zastosowanie znajdą przepisy kodeksu rodzinnego i opiekuńczego. Uwzględniając jego regulacje o stopniu pokrewieństwa decyduje fakt "rzeczywistego" pochodzenia od danej osoby. Dana osoba jest zatem wnukiem swojej babki jedynie wówczas, gdy jest rodzonym (ewentualnie przysposobionym) dzieckiem rodzonego (lub przysposobionego) dziecka tej babki. Pracodawca będzie miał także obowiązek udzielenia jednego dnia wolnego z tytułu śmierci osoby nie będącej "babką" czy "dziadkiem", gdy zmarła pozostawała na faktycznym utrzymaniu pracownika lub pod jego bezpośrednią opieką.

W przepisach nie określono, w jaki sposób i w jakim terminie należy udzielać zwolnień okolicznościowych oraz czy i jakich dokumentów należy żądać od pracownika.

Zwolnienie od pracy może być udzielone tylko na dni, w których pracownik powinien pracować. Nie dotyczy to zatem okresu, w którym pracownik nie świadczy pracy, np. przebywa na urlopie bezpłatnym, wypoczynkowym. Zwolnienie okolicznościowe nie stanowi ponadto przesłanki uzasadniającej przerwanie urlopu wypoczynkowego. Nie ma przeszkód, aby pracownik połączył te dni wolne z urlopem wypoczynkowym albo bezpłatnym.

W przypadku gdy pracownikowi przysługują dwa dni zwolnienia od pracy, nie ma on obowiązku wykorzystania tych dni łącznie. Jednak warunkiem skorzystania przez pracownika z pojedynczych dni jest utrzymanie racjonalnej przerwy czasowej między jednym a drugim wolnym dniem.

Przy zwolnieniu od pracy w razie ślubu należy pamiętać o tym, że dotyczy ono małżeństwa wywierającego skutki prawne. Zatem w razie zawarcia ślubu kościelnego jakiś czas po ślubie cywilnym pracownik nie ma prawa do zwolnienia, nawet jeśli nie korzystał ze zwolnienia w związku ze ślubem cywilnym.

Wniosek o udzielenie urlopu okolicznościowego powinien być sformułowany na piśmie. We wniosku tym należy wskazać okoliczności uzasadniające udzielenie urlopu, choć nie jest wymagane pełne ich uzasadnienie. Dowodami usprawiedliwiającymi nieobecność pracownika w pracy są wszelkie dokumenty, wydane przez właściwe organy administracyjne, z których bezsprzecznie wynika, że miało miejsce zdarzenie, które upoważnia danego pracownika do wystąpienia z wnioskiem o przyznanie mu dni wolnych (np. akt urodzenia dziecka, akt zgonu, w przypadku ślubu konkordatowego - wydane przez duchownego zaświadczenie stanowiące podstawę sporządzenia aktu małżeństwa).

Pracodawca ma prawo zażądać, aby pracownik przedłożył właściwy dokument uzasadniający przyznanie mu zwolnienia z obowiązku świadczenia pracy. Jednak w praktyce tego typu dokumenty wydawane są na ogół po danym wydarzeniu. A zatem pracownik, który składa wniosek o udzielenie mu urlopu okolicznościowego, może się zobowiązać względem pracodawcy, że wymagane zaświadczenie przedłoży w terminie późniejszym. Jeżeli jednak pracownik nie przedstawi dokumentu potwierdzającego wystąpienie zdarzenia, pracodawca może uznać jego nieobecność w pracy w tym okresie za nieusprawiedliwioną. Pracodawca może także odstąpić od żądania zaświadczenia, jeżeli np. sam uczestniczy w pogrzebie czy ślubie.

Pracodawca może żądać od pracownika przedstawienia oryginału dokumentu potwierdzającego dane zdarzenie tylko do wglądu. Nie jest zobligowany do przechowywania dokumentów będących potwierdzeniem prawa pracownika do tzw. urlopu okolicznościowego, a w większości przypadków nie ma prawa do ich przechowywania.

Zakaz ten dotyczy przede wszystkim akt stanu cywilnego. Akta te zawierają bowiem dane innych osób, członków rodziny pracownika, do których przetwarzania pracodawca nie jest uprawniony, w oparciu o przepisy ustawy z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (t.j. Dz.U. 2002 nr 101, poz. 926 z późn. zm.). Pracodawca powinien więc przechowywać jedynie wnioski pracowników o udzielnie urlopu, na których powinien dokonywać adnotacji o rodzaju dokumentu przedstawionego mu do wglądu (np. nr aktu urodzenia czy zgonu).

Podobnie jak urlop wypoczynkowy okres zwolnienia od pracy w związku z ważnymi wydarzeniami rodzinnymi podlega gratyfikacji przez pracodawcę (według zasad obliczania obowiązujących przy urlopie wypoczynkowym). W myśl par. 5 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w kodeksie pracy (Dz.U. nr 62, poz. 289 z późn. zm.), gdy przepisy przewidują zachowanie przez pracownika prawa do wynagrodzenia, stosuje się zasady obowiązujące przy ustalaniu wynagrodzenia za urlop, z tym że składniki wynagrodzenia ustalane są w wysokości przeciętnej (czyli tzw. zmienne składniki) oblicza się z miesiąca, w którym przypadło zwolnienie od pracy lub okres niewykonywania pracy. Pracownikowi, który nie wykorzystał dni wolnych, nie przysługuje ekwiwalent pieniężny z tego tytułu.

Pracownik zwrócił się o udzielenie mu jednego dnia wolnego z powodu śmierci babci, ponieważ chce wziąć udział w pogrzebie. Zmarła była jednak drugą żoną jego dziadka. W takiej sytuacji pracodawca powinien pracownikowi udzielić dnia wolnego, wyłącznie w przypadku gdy osoba zmarła pozostawała na jego utrzymaniu lub pod jego bezpośrednią opieką. Jeżeli powyższa przesłanka nie zachodzi, to pracownikowi zostaje jedynie wystąpić z wnioskiem o udzielenie urlopu wypoczynkowego (w tym urlopu na żądanie) lub urlopu bezpłatnego (którego pracodawca może udzielić lub nie).

Pracownik tydzień po urodzeniu się dziecka wystąpił do pracodawcy o udzielenie mu dwóch dni wolnego. Swoje podanie motywował koniecznością odebrania matki z dzieckiem ze szpitala oraz załatwieniem niezbędnych formalności w Urzędzie Stanu Cywilnego. W tym przypadku udzielenie tego zwolnienia w innym terminie niż dzień narodzin dziecka będzie dopuszczalne, bowiem pracownik w tym czasie będzie załatwiał sprawy związane z urodzeniem dziecka.

Katarzyna Gospodarowicz

prawnik z Kancelarii Schampera, Dubis, Zając i Wspólnicy Sp. k.

Par. 15 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania zwolnień od pracy (Dz.U. nr 60, poz. 281 z późn. zm.).