Jak zrekompensować skutki naruszenia doby pracowniczej

Zgodnie z utrwaloną zasadą rozliczenie czasu pracy należy zacząć od analizy obowiązującego pracownika harmonogramu. Dzięki temu można stwierdzić, że w przedstawionej sytuacji pracodawca już na etapie jego układania popełnił błąd, planując w piątek 7 września rozpoczęcie pracy o 4 godziny wcześniej, niż miało to miejsce w poprzedniej dobie. Ponieważ jest to praca planowana, normalne wynagrodzenie za jej wykonanie jest wliczone w pensję zasadniczą pracownika. W konsekwencji finansowa rekompensata godzin zaliczonych do poprzedniej doby pracowniczej wymaga jedynie wypłaty 50 proc. dodatków, gdyż przekroczenia miały miejsce poza porą nocną (która musi się mieścić w przedziale pomiędzy 21.00 a 7.00).

Poza wspomnianym błędem czas pracy we wrześniu został zaplanowany prawidłowo. Z planu wynika, że liczba godzin jest zgodna z nominałem, wynoszącym we wrześniu 2012 r. 160 godzin (4 tygodnie x 40 godzin).

Zaplanowanie złamania doby pracowniczej jest naruszeniem przepisów o czasie pracy, a więc stanowi wykroczenie, za które pracodawca może zostać ukarany mandatem w razie kontroli PIP. Ryzyka popełnienia takiego błędu można uniknąć, jeśli firma stosuje profesjonalne oprogramowanie kadrowe z zakresu czasu pracy. W większości programów taka możliwość zaplanowania czasu pracy będzie zablokowana.

Plan i realizacja

Po zweryfikowaniu planu i wychwyceniu błędów popełnionych na etapie jego układania można przystąpić do porównania go z faktycznymi godzinami pracy pracownika, wynikającymi z ewidencji czasu pracy. W przypadku pracownika zatrudnionego w systemie podstawowym, w pełnym wymiarze czasu pracy, każda godzina pracy ponad plan będzie kwalifikowana jako przekroczenie normy. Pracodawca musi mu bowiem planować w każdej dobie wartość zgodną z 8-godzinną normą czasu pracy.

Norma średniotygodniowa

W omawianym przypadku nie doszło do polecania pracownikowi pracy w dniach wolnych, co nie oznacza jednak, że nie wystąpiły przekroczenia normy średniotygodniowej. Taki skutek powoduje bowiem stawienie się do pracy w piątek 14 września o godzinie 12.00. W tym przypadku pracownik zgodnie z planem powinien rozpocząć pracę o 16.00 (późniejsza zmiana). O tej godzinie rozpoczęła się więc piątkowa doba pracownicza. Co równie istotne w czwartek (13 września) pracownik rozpoczął pracę o 8.00 a więc doba czwartkowa trwała nieprzerwanie do godziny 8.00 w piątek 14 września. W efekcie 4 godziny pracy pomiędzy 12.00 a 16.00 przypadły w czarnej dziurze pomiędzy dwiema dobami pracowniczymi i dlatego nie można ich zaliczyć do żadnej z nich. Należy bowiem pamiętać, że kodeks pracy nie przewiduje zasady ciągłości dób pracowniczych, a wręcz przeciwnie wiąże początek doby z godziną rozpoczęcia pracy, wynikającą z harmonogramu czasu pracy zatrudnionego. W efekcie wydaje się, że taką pracę należy kwalifikować jako naruszającą przeciętną tygodniową normę czasu pracy, a to powoduje konieczność rekompensaty poprzez wypłatę normalnego wynagrodzenia powiększonego o 100-proc. dodatek.

Przekroczenie 8 godzin

Odrębnej rekompensaty wymagają naruszenia doby pracowniczej, do których doszło 11, 18, 20 i 25 września. W każdym z tych dni pracownik rozpoczynał pracę o godzinę wcześniej, niż miało to miejsce w poprzedniej dobie. To z kolei powoduje, że pierwsza godzina pracy w tych dniówkach podlega zaliczeniu do poprzedniej doby pracowniczej, powodując przekroczenie obowiązującej pracownika 8-godzinnej normy czasu pracy. Warto pamiętać, że nie była to praca planowana, więc jej prawidłowa rekompensata wymaga wypłaty za każdą z godzin normalnego wynagrodzenia powiększonego o 50-proc. dodatek.

Czas wolny

Podobnie jak ma to miejsce w przypadku planowanego naruszenia doby pracowniczej, pracodawca ma możliwość rekompensaty godzin nieplanowanego przekroczenia poprzez udzielenie pracownikowi czasu wolnego. Jeśli nastąpi to na wniosek pracownika, za każdą nadgodzinę przysługuje mu 1 godzina czasu wolnego, a w przypadku braku takiego wniosku czas wolny powinien być udzielony w wymiarze o połowę wyższym niż rozmiar przekroczeń. Wynika z tego, że korzystne dla pracodawcy jest jedynie oddawanie czasu wolnego na wniosek pracownika, gdyż w drugim przypadku udzielenie czasu wolnego w wymiarze przekraczającym liczbę nadgodzin nie może powodować obniżenia należnego pracownikowi wynagrodzenia mimo niedopracowania przezeń nominału.

Należy również stwierdzić, że ekonomiczne uzasadnienie ma jedynie oddawanie czasu wolnego za nieplanowane przypadki złamania doby. Zwalnia to bowiem pracodawcę z obowiązku wypłaty normalnego wynagrodzenia i dodatku. W przypadku planowanego złamania doby pracodawca ma obowiązek wypłaty jedynie dodatku, gdyż normalne wynagrodzenie jest już i tak ujęte w stawce zasadniczej pracownika, przez co udzielanie czasu wolnego za taką pracę podnosi koszty płacowe, gdyż czas wolny jest w praktyce droższy niż dodatkowa zapłata za taką pracę.

Podstawa obliczeń

W przedstawionym na wstępie stanie faktycznym wynagrodzenie pracownika składa się z dwóch składników: stawki zasadniczej i prowizji - zmiennego składnika. W związku z tym nie będą się różnić podstawy ustalania normalnego wynagrodzenia i dodatku za pracę w nadgodzinach. Prowizja jest bowiem zmiennym składnikiem wynagrodzenia, którego w ogóle nie weźmiemy pod uwagę. Warto bowiem przypomnieć, że normalne wynagrodzenie obejmuje wszystkie składniki pensji otrzymywane przez pracownika stale i systematycznie w zwykłych terminach wypłaty. Natomiast dodatek za pracę w nadgodzinach oblicza się zawsze z wynagrodzenia pracownika wynikającego z jego osobistego zaszeregowania, określonego w omawianym przypadku stawką miesięczną.

Zatem w rozważanej sytuacji zarówno normalne wynagrodzenie, jak i dodatki oblicza się, dzieląc ustaloną podstawę przez wymiar czasu pracy, który we wrześniu 2012 r. wynosi 160 godzin.

Tyle teorii. W tabeli pokazujemy, jak wyliczyć wynagrodzenie pracownika w omawianym przypadku. Rozliczenie czasu pracy jest następujące:

● pracownik planowo naruszył dobę (6 września), rozpoczynając pracę 7 września o 4 godziny wcześniej niż w poprzedniej dobie,

● na polecenie pracodawcy przez 4 godziny (14 września) wykonywał pracę w czarnej dziurze między dobami, a ponadto

● czterokrotnie (11, 18, 20 i 25 września) rozpoczynał pracę o godzinę wcześniej, niż to przewidywał harmonogram.

Łącznie daje to 12 godzin zaliczanych do poprzedniej doby lub przypadających między dobami oraz przekroczenie wymiaru dla września o 8 godzin. Planowane 4 godziny naruszenia doby pracowniczej oraz 4 dni, w których pracownik rozpoczynał pracę o godzinę wcześniej, niż wynikało z grafiku, zostały przy tym zrekompensowane udzieleniem dnia wolnego na wniosek pracownika.

Podstawa prawna

Art. 128 par. 3 pkt 1, art. 129 par. 1, art 151¹ par. 1, 2 i 3, art 151² ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 z późn. zm.).

Uwaga

Zaplanowanie złamania doby pracowniczej stanowi naruszenie przepisów o czasie pracy. Jest to wykroczenie, za które pracodawca może być ukarany przez inspektora PIP mandatem

Grafik pracy we wrześniu 2012 r.

Data	1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14	15
Dzień	Sob.	Nd.	Pon.	Wt.	Śr.	Czw.	Pt.	Sob.	Nd.	Pon.	Wt.	Śr.	Czw.	Pt.	Sob.
Plan			16 -24	16 -24	16 -24	16 -24	12 -20			8-16	8-16	8-16	8-16	16 -24
Wykon.			16 -24	16 -24	16 -24	16 -24	12 -20			8-16	7-16	8-16	8-16	12 -24
Data	16	17	18	19	20	21	22	23	24	25	26	27	28	29	30
Dzień	Nd.	Pon.	Wt.	Śr.	Czw.	Pt.	Sob.	Nd.	Pon.	Wt.	Śr.	Czw.	Pt.	Sob.	Nd.
Plan		16 -24	16 -24	16 -24	16 -24	16 -24			8-16	8-16	8-16	8-16	8-16
Wykon.		16 -24	15 -24	16 -24	15 -24	16 -24			8-16	7-16	8-16	8-16	DW

Wyliczenia

za złamanie doby pracowniczej	Krok 1 - obliczamy liczbę godzin naruszenia doby pracowniczej, które nie podlegają zaliczeniu do żadnej z dób - nadgodziny średniotygodniowe Krok 2 - obliczamy normalne wynagrodzenie za nadgodziny Krok 3 - obliczamy dodatek za przekroczenia średniotygodniowe	4 godziny (14 września od godz. 12.00 do 16.00) 2000 zł: 160 godz. (nominał) = 12,5 zł; 12,5 x 4 godz. = 50 zł 2000 zł: 160 godz. = 12,5 zł; 12,5 x 4 godz. = 50 zł
do wypłaty	wynagrodzenie stałe + prowizja + wynagrodzenie za przekroczenie przeciętnej normy tygodniowej	2000 zł + 800 zł + 100 zł = 2900 zł

Obowiązujące regulacje

● Za złamanie doby zaplanowane na etapie układania harmonogramu pracownikowi przysługuje wyłącznie dodatek, gdyż jest to praca wchodząca do nominału czasu pracy.

● Gdy planowane naruszenia doby przypadają w porze dziennej, dodatek przysługuje w wysokości 50 proc. wynagrodzenia, a więc korzystniej za nie zapłacić, niż rekompensować te przekroczenia udzielaniem czasu wolnego.

● Przypadki złamania doby pracowniczej (nieplanowane) stanowią odstępstwa od planu i wymagają rekompensaty normalnym wynagrodzeniem powiększonym o stosowny dodatek, jako przekroczenia normy dobowej. W przypadku takich przekroczeń rekompensata poprzez udzielenie czasu wolnego na wniosek pracownika ma uzasadnienie ekonomiczne.

● Jeśli poprzez złamanie doby pracownik wykonuje pracę w okresie po zakończeniu poprzedniej doby pracowniczej, ale przed harmonogramowym rozpoczęciem kolejnej doby, wszystkie te nadgodziny należy kwalifikować jako przekroczenia przeciętnej tygodniowej normy czasu pracy. Oznacza to, że ich rozliczenie będzie możliwe po zamknięciu okresu rozliczeniowego, a pracownik nabędzie za nie prawo do normalnego wynagrodzenia powiększonego o 100 proc. dodatek.

@RY1@i02/2012/203/i02.2012.203.217000400.803.jpg@RY2@

Łukasz Prasołek, asystent sędziego w Izbie Pracy, Ubezpieczeń Społecznych i Spraw Publicznych Sądu Najwyższego

Łukasz Prasołek

asystent sędziego w Izbie Pracy, Ubezpieczeń Społecznych i Spraw Publicznych Sądu Najwyższego