Służbowe auta pod kontrolą

- Najlepsza marka to samochód służbowy - często żartują kierowcy. Bo w powszechnej opinii podczas eksploatacji takiego auta nie trzeba oszczędzać na paliwie, można pokonywać dziury w jezdni z prędkością rajdowca, a na dodatek da się je wykorzystywać w celach prywatnych. To nie do końca prawda. Firmy udostępniające auta swoim pracownikom mają dziś narzędzia, żeby przed takimi nadużyciami się bronić. Menedżerowie flot są w stanie na bieżąco kontrolować kierowców i analizować ponoszone wydatki.

Jak sprawdzać kierowcę

Dzięki pokładowym urządzeniom GPS można online sprawdzać aktualne położenie pojazdów, częstotliwość postojów, prędkości, z jakimi poruszają się kierowcy, oraz to, czy auto nie jest używane poza ustalonymi godzinami albo poza obrębem zdefiniowanej strefy. To pozwala kontrolować efektywność wykorzystania czasu przez pracowników i weryfikować wykonywanie przez nich zadań. Pracodawca ma możliwość natychmiastowej reakcji np. w razie wykrycia nieprawidłowości - wystarczy przeanalizować wygenerowane raporty.

Monitoring pojazdów wcale nie musi być kosztowny. Na rynku dostępne są pakiety już od 1 zł miesięcznie z dostępem do podstawowych danych z poziomu przeglądarki internetowej bez konieczności zakupu czy dzierżawy dodatkowego oprogramowania komputerowego. Im bardziej rozbudowane pakiety i im większy obejmują obszar (Polska, UE albo cały świat), tym cena jest wyższa. Standardem na rynku jest pakiet za kilkadziesiąt złotych miesięcznie. Koszt pojedynczego nadajnika GPS nie powinien zaś przekroczyć 99 zł.

Systemy umożliwiają otrzymywanie powiadomień w postaci alarmów, kiedy w którymś z posiadanych pojazdów np. zbliża się termin wygaśnięcia ubezpieczenia, przeglądu technicznego itd. Większość z systemów monitorujących flotę pojazdów daje także możliwość generowania raportów dotyczących tras i kosztów (np. związanych ze średnim spalaniem), przeglądania listy faktur i raportów z tankowań. Wreszcie może też posłużyć do sprawdzania kierowcy.

- Przykładem takiego powiadomienia jest alert informujący np. o przekroczeniu maksymalnej dozwolonej prędkości, wyłączeniu urządzenia monitorującego, przekroczeniu granicy województwa, wykonaniu jazdy w weekend albo po prostu, kiedy został odnotowany wyjazd ze zdefiniowanej strefy - mówi Dawid Nowicki ze spółki Flotis.

Podobne możliwości oferują m.in. systemy Logisat, Sat-dog, Traper, Flotman czy Tekom. Konkurencja jest duża, bo w interesie firm jest pilnowanie samochodów udostępnianych pracownikom. W razie nadużycia ustalonych z pracownikiem warunków korzystania z auta pracownik powinien regulować koszty z własnej kieszeni.

Kierowcy prześcigają się w pomysłach na oszukiwanie kontroli. W arsenale środków jest np. owijanie samochodowego nadajnika GPS folią aluminiową (utworzona w ten sposób klatka Faradaya zakłóca działanie systemu) albo odłączanie urządzenia w warsztacie samochodowym. Kłamstwo ma jednak krótkie nogi. Pracownicy zapominają, że można sprawdzić ich lokalizację w danym dniu np. na podstawie danych z logowania się do stacji przekaźnikowych BTS przez służbową komórkę. Zdarzają się przypadki dyscyplinarnych zwolnień z pracy kierowców, którzy w ten sposób zostali przyłapani przez pracodawcę.

Kiedy GPS jest legalny

Niektórzy właściciele firm decydują się na zamontowanie monitoringu pojazdów ukrywając to skrzętnie przed pracownikami. A to poważny błąd. Pojawia się bowiem pytanie, czy taki nadzór przez pracodawcę jest dopuszczalny w świetle obowiązujących przepisów prawa i czy dane geolokalizacyjne pozyskiwane przez pracodawcę mogą być gromadzone bez zgody pracownika. Z jednej strony urządzenie GPS zabezpiecza mienie pracodawcy (np. przed kradzieżą), z drugiej - pozwala na kontrolowanie działań pracownika. Temat można więc rozpatrywać przez pryzmat możliwości naruszenia przez pracodawcę dóbr osobistych pracownika i przepisów dotyczących ochrony danych osobowych.

- Można przyjąć, że lokalizacja człowieka jest dobrem osobistym, a jego naruszenie może wiązać się z obowiązkiem zapłaty zadośćuczynienia, podobnie jak w przypadku kontroli służbowej skrzynki e-mailowej pracownika - mówi mecenas Jakub Brykczyński z kancelarii Brykczyński i Partnerzy. - Z naruszeniem nie będziemy mieli do czynienia, jeżeli pracownik przed rozpoczęciem monitorowania zostanie o tym poinformowany, np. poprzez odpowiednie zapisy w umowie o pracę, regulaminie pracy lub polityce użytkowania pojazdu służbowego - wyjaśnia.

Pomiary geolokalizacyjne powiązane z konkretnym pracownikiem są danymi osobowymi w rozumieniu ustawy z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych. W tej sprawie w styczniu 2011 r. stanowisko zajął generalny inspektor ochrony danych osobowych. Wnioski: zainstalowanie monitoringu w służbowym samochodzie jest dopuszczalne, ale trzeba spełnić dwa warunki. Po pierwsze, pracodawca powinien poinformować pracownika o tym, że w pojeździe znajduje się urządzenie lokalizacyjne. Co ważne, powinien to zrobić jeszcze przed rozpoczęciem użytkowania auta. Po drugie jest zobowiązany zapewnić odpowiednie bezpieczeństwo wszystkim przetwarzanym w ramach monitoringu danym osobowym. Również w tym przypadku pracownik powinien wcześniej wiedzieć, kto i w jaki sposób będzie przetwarzał dotyczące go dane GPS. Dopiero kiedy zostaną spełnione te warunki, firma może legalnie śledzić poczynania swoich pracowników.

Zanim samochód służbowy wyjedzie z firmy

● Przekazując pracownikowi samochód firma powinna już na początku określić dokładne zasady jego użytkowania. Warto ustalić regulamin używania pojazdu, który zawiera informacje dotyczące rozliczania kosztów i zasada nakładania ewentualnych kar. Poza tym dając pracownikowi możliwość korzystania z auta firmowego w celach prywatnych, pracodawca musi zadecydować, czy będzie to robił nieodpłatnie, czy też pracownik zostanie zobowiązany do regulowania kosztów.

● Jeśli firma zdecyduje się na wariant wnoszenia przez pracownika opłat za użytkowanie auta w celach prywatnych, najprostszą metodą jest zawarcie z nim dodatkowej umowy cywilnoprawnej, w której z góry zostanie określona wysokość płatności. Decydując się na to rozwiązanie, pracodawca zyskuje dowolność w sprawie zasad wykorzystywania auta i kosztów tego przedsięwzięcia dla każdej ze stron.

● Żeby zminimalizować koszty związane z wykorzystaniem przez pracowników służbowych pojazdów poza pracą, można im udostępniać auto jako świadczenie w naturze, które wchodzi w skład wynagrodzenia. W tym przypadku powinno być ono uznane za przychód pracownika podlegający opodatkowaniu, a jego wartość wliczona do podstawy składki ZUS.

● Jeśli firma pobiera od kierowcy opłaty za wykorzystywanie samochodu służbowego w celach prywatnych, wtedy nie ma podstaw do określenia przychodu pracownika. W zaistniałej sytuacji uniknie on obciążeń z tytułu podatku dochodowego i obciążenia składkami na ubezpieczenie społeczne. Należy jednak pamiętać, że opłat ze strony pracownika będą stanowić dochód przedsiębiorstwa podlegający opodatkowaniu.

Konrad Majszyk

konrad.majszyk@infor.pl