Rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika

ROZDZIAŁ 1

Dokumentowanie podjęcia pracy przez pracownika

wRozdział 1 omawianego rozporządzenia, zgodnie z jego nazwą, reguluje zagadnienia związane z dokumentowaniem podjęcia pracy przez pracownika. Jak wiadomo, podjęcie zatrudnienia wiąże się z wieloma czynnościami wykonywanymi zarówno przez osobę poszukującą zatrudnienia - nazywaną w przepisach "osobą ubiegającą się o zatrudnienie", jak i pracodawcę. Czynności te są uregulowane w sposób szczątkowy. Jest to o tyle zrozumiałe, że prawo pracy reguluje co do zasady kwestie związane z relacjami na gruncie pracodawca - pracownik, a więc okresem, w jakim istnieje więź stosunku pracy.

Prawo do prywatności

wPunktem wyjścia do rozważań, jakich informacji może oczekiwać pracodawca w ramach procesu rekrutacji od osoby ubiegającej się o zatrudnienie, jest stwierdzenie, że w ramach polskiego porządku prawnego każdy człowiek ma konstytucyjnie zagwarantowane prawo do prywatności. Konstytucja RP nie definiuje pojęcia "prywatność", określając w art. 47, że "każdy ma prawo do ochrony prawnej życia prywatnego, rodzinnego, czci i dobrego imienia oraz do decydowania o swoim życiu osobistym". Swoistym uzupełnieniem przywołanego przepisu jest art. 51 konstytucji, zgodnie z którym tylko ustawa może zobowiązać jednostkę do ujawnienia dotyczących jej informacji. Powyższa zasada rozciąga się na wszystkie stosunki cywilnoprawne, w tym na więź między pracodawcą a pracownikiem oraz na sytuacje poprzedzające zawarcie stosunku pracy.

Jak wcześniej podkreślono, kodeks pracy normuje relacje między pracownikiem a pracodawcą, nie regulując etapu poprzedzającego formalne zawarcie stosunku pracy. Taki stan rzeczy może sprawiać wrażenie, że to pracodawca ma prawo kształtować proces naboru w sposób dowolny i uzyskiwać na jego etapie każdy rodzaj informacji dotyczącej kandydata na pracownika. Takiemu odczuciu może również sprzyjać to, iż ochrona godności i innych dóbr osobistych zawarta w kodeksie pracy odnosi się do pracownika, a więc do osoby już zatrudnionej na podstawie stosunku pracy - a nie kandydata na pracownika.

Pracodawca - nie zawsze osobiście

wKomentowany przepis rozporządzenia, podobnie jak kolejne, wskazuje na pracodawcę jako podmiot właściwy do wykonywania czynności związanych z szeroko rozumianą dokumentacją pracowniczą. W przypadku większych pracodawców, będących jednostkami organizacyjnymi, trudno oczekiwać, że pracodawca będzie osobiście dokonywał czynności wskazanych w rozporządzeniu. Pracodawca, który jest jednostką organizacyjną, ma możliwość powierzenia wykonywania czynności z zakresu prawa pracy w jego imieniu organowi zarządzającemu lub innej wyznaczonej do tego celu osobie, co wynika z art. 3¹ k.p. Zatem w praktyce u pracodawców będących większymi strukturami organizacyjnymi czynności związane z dokumentacją ze stosunku pracy oraz prowadzeniem akt osobowych są w imieniu pracodawcy wykonywane przez wyspecjalizowane komórki kadrowe.

Również pracodawca będący osobą fizyczną ma prawo delegować uprawnienia do dokonywania czynności z zakresu prawa pracy, w tym tych, które wynikają z komentowanego rozporządzenia, wyznaczonym osobom.

Wymagane dokumenty

wKomentowany przepis reguluje dozwolony zakres informacji, jakich może oczekiwać pracodawca od osoby ubiegającej się o zatrudnienie. To, iż przepis posługuje się słowem "może", powoduje, że żądanie w zakresie uzyskania od kandydata tych informacji pozostawione jest swobodnemu uznaniu pracodawcy.

Już na wstępie należy zauważyć, że par. 1 rozporządzenia koresponduje w znacznym stopniu z art. 22¹ k.p., który wskazuje, jakich danych osobowych ma prawo żądać pracodawca od osoby ubiegającej się o zatrudnienie. Zgodnie z przywołanym przepisem od kandydata na pracownika można żądać następujących danych:

1) imię (imiona) i nazwisko,

2) imiona rodziców,

3) data urodzenia,

4) miejsce zamieszkania (adres do korespondencji),

5) wykształcenie,

6) przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

Powyższy katalog informacji nie budzi większych wątpliwości. W praktyce jednak może pojawić się problem, co w sytuacji gdy ubiegający się o zatrudnienie nie ma miejsca zamieszkania, np. jest osobą bezdomną. Powstaje pytanie - czy nieposiadanie miejsca zamieszkania powoduje niemożność zatrudnienia takiej osoby w charakterze pracownika. Jak wiadomo, standardem jest posiadanie miejsca zamieszkania oraz adresu do korespondencji. W typowych sytuacjach ubiegający się o zatrudnienie podaje te informacje w celu umożliwienia kontaktu z pracodawcą.

Adres korespondencyjny może się oczywiście różnić od adresu zamieszkania - może to być adres osoby bliskiej lub inny adres, np. pobytu kandydata na pracownika. Mimo że przepisy wymagają podania przez osobę ubiegającą się o zatrudnienie informacji dotyczącej miejsca zamieszkania (adresu), wydaje się, że informacja ta nie jest kluczowa z punktu widzenia możliwości zatrudnienia osoby bezdomnej. Wśród postanowień umowy o pracę należy wskazać strony umowy - konkretyzacja w tym zakresie następuje poprzez wskazanie imienia i nazwiska pracownika. Nie jest przy tym warunkiem (wymogiem koniecznym) wskazanie miejsca zamieszkania czy zameldowania niezależnie od tego, że komentowane rozporządzenie wymaga wskazania miejsca zamieszkania oraz adresu. Można zatem przyjąć, że nie ma formalnych przeszkód, aby zatrudnić osobę, która nie ma miejsca zamieszkania (stałego). W takim wypadku pracodawca pomija informację dotyczącą miejsca zamieszkania.

Warto zauważyć, że pracodawca co do zasady nie powinien na etapie rekrutacji odmówić zatrudnienia osoby bezdomnej, wskazując jako wyłączną przyczynę bezdomność i brak miejsca zamieszkania lub zameldowania. Taka odmowa, w zależności od konkretnego przypadku, mogłaby być potraktowana jako naruszenie równego traktowania w zatrudnieniu.

wW sytuacji gdy pracodawca podejmie decyzję o zatrudnieniu osoby ubiegającej się o zatrudnienie i zatrudni ją na podstawie stosunku pracy, może oczekiwać przedstawienia danych osobowych, o których mowa w art. 22¹ par. 2 k.p. Zgodnie z przywołanym przepisem pracodawca ma prawo żądać od pracownika podania (niezależnie od danych osobowych, które ujawnił kandydat na pracownika) następujących danych:

1) innych danych osobowych pracownika, a także imion i nazwisk oraz dat urodzenia dzieci pracownika, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez niego ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy,

2) numeru PESEL pracownika nadanego przez Rządowe Centrum Informatyczne Powszechnego Elektronicznego Systemu Ewidencji Ludności (RCI PESEL).

Udostępnienie pracodawcy danych osobowych następuje w formie oświadczenia osoby, której dane dotyczą. Pracodawca ma prawo żądać udokumentowania tych danych.

wParagraf 1 pkt 1 rozporządzenia wymienia zakres dokumentów (informacji), jakich pracodawca może żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie. Co do zasady pracodawca nie może wydawać poleceń osobie niepozostającej u niego w zatrudnieniu. Biorąc pod uwagę kategorycznie sformułowaną treść komentowanego przepisu - "pracodawca może żądać" - należy przyjąć, że polecenia w tym zakresie mogą być wydawane.

Przepis nie wskazuje, jaką formę może mieć żądanie pracodawcy w zakresie ujawnienia danych. Można zatem przyjąć, że przepis pozostawił tu pewną elastyczność niezbędną w relacjach pomiędzy stronami, których formalnie nie wiąże żadna relacja prawna. Za dopuszczalne można więc uznać żądanie złożone w formie ustnej - w ramach bezpośredniego kontaktu kandydata z pracodawcą, jak również przy wykorzystaniu telefonu czy innych środków komunikacji, np. poczty elektronicznej.

wZ par. 1 rozporządzenia wynika, iż pracodawca ma prawo żądać od osoby ubiegającej się o pracę wypełnionego kwestionariusza osobowego, którego wzór stanowi załącznik nr 1 do rozporządzenia. Wzór ten (podobnie jak pozostałe) ma charakter pomocniczy, co sprawia, że pracodawca ma prawo na własny użytek opracować swoją wersję takiego formularza. Powinien jednak przy tym pamiętać, że nie powinien on zawierać postanowień, których treść (zakres informacji) wykraczałaby poza ramy wynikające ze wzoru załączonego do rozporządzenia.

wOprócz wypełnionego kwestionariusza osobowego pracodawca ma prawo żądać także świadectw pracy z poprzednich miejsc pracy lub innych dokumentów potwierdzających okresy zatrudnienia, obejmujących okresy pracy przypadające w roku kalendarzowym, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie. Mówiąc o okresach zatrudnienia, oczywiście trzeba mieć na względzie zatrudnienie pracownicze - na podstawie stosunku pracy. Żądanie w tym zakresie uzasadnione jest tym, że liczne uprawnienia pracownicze przysługują pracownikom na przestrzeni roku kalendarzowego, w którym ubiegają się o zatrudnienie. Należy do nich zaliczyć przykładowo prawo do urlopu wypoczynkowego (w tym urlopu na żądanie) czy zwolnienie na opiekę nad dzieckiem.

Pracodawca ma prawo zażądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie dokumentów potwierdzających kwalifikacje zawodowe wymagane do wykonywania oferowanej pracy. Jest to naturalne, gdyż pracodawca musi mieć pewność, że zatrudnia właściwą osobę. Komentowany przepis ograniczył uprawnienie pracodawcy do możliwości pozyskania tych informacji w zakresie uzasadnionym przyszłą pracą. W praktyce może powstać wątpliwość, czy pracodawca może zażądać od ubiegającego się o zatrudnienie dokumentów potwierdzających wszystkie kwalifikacje, jakimi legitymuje się kandydat do pracy - a nie tylko te, które korespondują z oferowaną pracą. Należy kategorycznie przyjąć, że pracodawca nie powinien oczekiwać wszystkich dokumentów, w tym potwierdzających kwalifikacje, które zupełnie nie mają znaczenia dla przyszłej pracy. Żądania takiego nie usprawiedliwia również to, że pracodawca w przyszłości zmieni pracownikowi stanowisko pracy. Zatem należy uznać, że może oczekiwać udokumentowania kwalifikacji wymaganych na proponowanym stanowisku, a nie na stanowiskach potencjalnie możliwych, znajdujących się w strukturach podmiotu zatrudniającego.

wWarto zauważyć, że wśród dokumentów, jakich pracodawca może żądać od pracownika, wymienione zostało też orzeczenie lekarskie, stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku. Umieszczenie tego dokumentu pośród innych, jakich pracodawca może zażądać, sugeruje, że swobodnemu uznaniu pracodawcy pozostawiono to, czy pracodawca zażąda tego zaświadczenia lekarskiego, czy uzna je za zbędne. Oczywiście należy przyjąć, że redakcja komentowanego przepisu jest nieprecyzyjna w tym zakresie i stanowi pewne uproszczenie. W przypadku zaświadczenia lekarskiego o braku przeciwwskazań do pracy bezwzględnym obowiązkiem pracodawcy jest uzyskanie tego dokumentu. Każdy pracownik przed dopuszczeniem do pracy powinien przejść badania lekarskie - w przypadku przyjmowania nowego pracownika mowa tu o badaniach wstępnych, które kończą się wydaniem zaświadczenia lekarskiego, z którego wynika brak przeciwwskazań do pracy na danym stanowisku. Należy zatem przyjąć, że pracodawca nie tyle może, ile musi zażądać przedłożenia orzeczenia lekarskiego i je uzyskać. W przeciwnym razie nie ma możliwości legalnie dopuścić pracownika do pracy.

Warto dodać, że 1 kwietnia 2015 r. wejdą w życie przepisy ustawy z 7 listopada 2014 r. o ułatwieniu wykonywania działalności gospodarczej (Dz.U. poz. 1662) dotyczące badań lekarskich. Od tego dnia zgodnie z art. 229 k.p. pracodawca będzie mógł zatrudnić pracownika na podstawie aktualnego orzeczenia lekarskiego wystawionego u poprzedniego pracodawcy, jeżeli warunki pracy na nowym stanowisku odpowiadają warunkom na stanowisku, którego dotyczy orzeczenie, a pracownik zostanie przyjęty do pracy w ciągu 30 dni od ustania poprzedniego zatrudnienia. To samo dotyczy ponownego zatrudnienia u tego samego pracodawcy, jeżeli w ciągu 30 dni od ustania poprzedniego zatrudnienia pracownik jest zatrudniany na tym samym lub innym stanowisku, na którym warunki pracy odpowiadają warunkom na poprzednim stanowisku. Zasady te nie będą dotyczyć osób przyjmowanych do wykonywania prac szczególnie niebezpiecznych.

wPracodawca ma prawo oczekiwać przedstawienia od ubiegającego się o zatrudnienie innych dokumentów - jeżeli obowiązek ich przedłożenia wynika z odrębnych przepisów. Jako przykład można przywołać ustawę z 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 1202 ze zm.), która w art. 6 wymienia wymagania kwalifikacyjne niezbędne z punktu widzenia zatrudnienia. Jednym z tych wymogów jest brak skazania prawomocnym wyrokiem sądu za umyślne przestępstwo ścigane z oskarżenia publicznego lub umyślne przestępstwo skarbowe. W takim wypadku za zupełnie naturalne należy uznać to, że pracodawca samorządowy zechce potwierdzić brak karalności kandydata do pracy i zażąda przedłożenia aktualnego zaświadczenia o niekaralności.

Fakultatywna dokumentacja

wMoże zdarzyć się i tak, że osoba ubiegająca się o zatrudnienie oprócz dokumentów, które powinny być przedstawione przez kandydata na pracownika na żądanie pracodawcy, będzie chciała przedstawić dodatkowe. Szczególnie przydatne mogą okazać się wszelkie dokumenty potwierdzające umiejętności i kwalifikacje zawodowe oraz osiągnięcia w tym zakresie. Ponieważ przedstawienie ich zależy wyłącznie od woli kandydata do pracy, powoduje to, że do przetwarzania tych informacji niezbędna jest zgoda osoby, której dotyczą. Za dobrą praktykę należy uznać posługiwanie się przykładową formułą: "Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych zgodnie z przepisami ustawy z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz.U. z 2002 r. nr 101, poz. 926 ze zm.) na potrzeby rekrutacji na stanowisko...".

wUbiegający się o zatrudnienie może też przedstawić dokumenty stanowiące podstawę do korzystania ze szczególnych uprawnień w zakresie stosunku pracy. Przykładem takiego dokumentu może być orzeczenie o niepełnosprawności.

Z orzeczeniem o niepełnosprawności może się wiązać problem praktyczny - wprawdzie kandydat na pracownika nie ma formalnie obowiązku jego ujawniania, ale w przypadku pracownika nie jest to już takie oczywiste. Jak wiadomo, ustawa z 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (t.j. Dz.U. z 2011 r. nr 127, poz. 721 ze zm.) nie wprowadza obowiązku poinformowania pracodawcy o posiadaniu orzeczenia o stopniu niepełnosprawności. Zatem można uznać, że korzystanie przez osobę niepełnosprawną z uprawnień pracowniczych przewidzianych w tej ustawie jest uprawnieniem, a nie obowiązkiem pracownika. Warto jednak zauważyć, że par. 2 pkt 1 art. 22¹ k.p. wskazuje, że "Pracodawca ma prawo żądać od pracownika podania, niezależnie od danych osobowych, o których mowa w par. 1, także innych danych osobowych pracownika, a także imion i nazwisk oraz dat urodzenia dzieci pracownika, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy". Trudno zakwalifikować orzeczenie o niepełnosprawności w kategoriach danych osobowych. Zatem można przyjąć, że jego przedłożenie leży wyłącznie w gestii pracownika. Niemniej jednak warto to zrobić z uwagi na wiele przywilejów pracowniczych, np. w zakresie czasu pracy. W sytuacji gdy kandydat na pracownika, a następnie pracownik, zataił informację, że jest osobą niepełnosprawną, nie może oczekiwać od pracodawcy preferencyjnego traktowania i nie może mieć żadnych roszczeń w tym zakresie.

wDość częstą praktyką jest żądanie od kandydata na pracownika podania referencji od byłych pracodawców. Kwestia wydania przez pracodawcę referencji, czy inaczej mówiąc opinii o pracowniku, nie jest na gruncie prawa pracy uregulowana, zarówno w treści omawianego rozporządzenia, jak i w kodeksie pracy. Tak więc to, czy pracodawca wyda byłemu pracownikowi referencje, uzależnione jest od swobodnej decyzji zatrudniającego. W procesie rekrutacji zdarza się, że pracodawcy pytają o opinię od byłego pracodawcy, oczekując jednocześnie jej przedstawienia na piśmie z podaniem osoby u poprzedniego pracodawcy, z którą można się skontaktować w celu weryfikacji autentyczności dokumentu referencji i potwierdzenia informacji tam zawartych. Należy w tym miejscu stwierdzić, że tak jak prawo nie zawiera zakazu sporządzenia opinii o pracowniku, tak samo przepisy nie dają pracodawcy uprawnienia do domagania się ich od kandydata na pracownika.

Odmowa udzielenia informacji

wPrzepisy nie regulują sytuacji, w której kandydat na pracownika odmówiłby podania kompletu lub choćby jednej informacji, których ma prawo oczekiwać pracodawca. Mimo to należy stwierdzić, że odmowa taka skutkować może jak najbardziej uzasadnionym odstąpieniem pracodawcy od kontynuowania procesu rekrutacji.

wKodeks pracy nie reguluje również sytuacji, w której kandydat na pracownika podaje pracodawcy nieprawdziwe informacje lub posługuje się np. sfałszowanymi dokumentami. Jeżeli taki proceder zostałby zdemaskowany na etapie rekrutacji, to pracodawca ma możliwość odstąpienia od zatrudnienia pracownika. W sytuacji gdy powyższe okoliczności staną się pracodawcy wiadome na etapie nawiązywania stosunku pracy, wydaje się, że ma on prawo na zasadzie art. 300 k.p. zastosować art. 84 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 121 ze zm.; dalej: k.c.), zgodnie z którym "w razie błędu co do treści czynności prawnej można uchylić się od skutków prawnych swego oświadczenia woli". Błąd, o którym mowa w przywołanym przepisie, powinien być istotny, tzn. uzasadniający przypuszczenie, że gdyby składający oświadczenie woli (pracodawca) nie działał pod wpływem błędu i oceniał sprawę rozsądnie, nie złożyłby oświadczenia tej treści, czyli nie nawiązałby z kandydatem na pracownika stosunku pracy. W przypadku gdy błąd zostałby wywołany przez kandydata do pracy podstępnie, druga strona, czyli pracodawca, będzie miał prawo uchylenia się od skutków prawnych oświadczenia woli złożonego pod wpływem błędu także wtedy, gdy błąd nie był istotny. Kodeks cywilny nie zawiera legalnej definicji błędu wywołanego podstępnie. Przyjmuje się jednak, że chodzi o błąd wywołany celowo i rozmyślnie. Tak więc w przypadku gdy kandydat do pracy w sposób świadomy podaje nieprawdziwe dane, a są to dane należące do obowiązkowych - pracodawca ma prawo uchylenia się od skutków prawnych zatrudnienia pracownika, nawet jeśli błąd nie był błędem istotnym.

Język dokumentacji

wPrzepisy rozporządzenia nie wskazują, w jakim języku powinna być prowadzona szeroko rozumiana dokumentacja pracownicza. Zasadą jest, że dokumenty - takie jak kwestionariusze osobowe, umowy o pracę oraz pozostałe - powinny być sporządzone w języku polskim. W tym zakresie należy odwołać się do ustawy z 7 października 1999 r. o języku polskim (t.j. Dz.U. z 2011 r. nr 43, poz. 224 ze zm.). Art. 7 przywołanej ustawy wskazuje, że języka polskiego używa się w obrocie prawnym na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej pomiędzy podmiotami polskimi oraz gdy jedną ze stron jest podmiot polski. Należy zatem przyjąć, że na terytorium RP przy wykonywaniu przepisów z zakresu prawa pracy używa się języka polskiego, jeżeli umowa o pracę ma być wykonana lub wykonywana na terytorium Polski.

Sporządzanie umowy o pracę w języku polskim jest zasadą. Wniosek taki można wyprowadzić z art. 8 ustawy o języku polskim, zgodnie z którym jeżeli stroną umowy, której wykonanie ma nastąpić na terytorium RP, jest podmiot polski, umowę sporządza się w języku polskim.

W dobie globalizacji i swobodnego przepływu osób, w tym pracowników, może zaistnieć potrzeba sporządzenia umowy o pracę w języku obcym. Możliwość taka istnieje, ponieważ art. 8 ust. 2 ustawy o języku polskim stanowi, iż umowa sporządzona w języku polskim może mieć wersję lub wersje obcojęzyczne. Podstawą wykładni takiej umowy jest jej polska wersja - jeżeli strony nie umówiły się inaczej.

Dostęp do zbioru danych

wDokumentacja w sprawach ze stosunku pracy oraz akta osobowe nie są bezwzględnie tajne dla osoby, której dotyczą. Niestety brak wyraźnych regulacji sprawia, że nie w każdej sytuacji pracodawca zapewnia pracownikowi swobodny dostęp do tych zbiorów. Kodeks pracy zawiera szczątkowe regulacje w tym zakresie. Zgodnie bowiem z art. 85 par. 5 k.p. pracodawca na żądanie pracownika powinien udostępnić do wglądu dokumenty, które stanowiły podstawę do obliczenia jego wynagrodzenia. Warto również przywołać art. 149 par. 1 k.p., który stanowi, iż pracodawca udostępnia ewidencję czasu pracy na żądanie pracownika.

wOmawiając zagadnienie dostępu pracownika do dokumentacji, należy mieć świadomość, że zgromadzone tam informacje w dużej mierze zawierają dane osobowe. Zgodnie z art. 22¹ par. 5 k.p. w zakresie nieuregulowanym w art. 22¹ par. 1-4 do danych osobowych, o których mowa w tych przepisach, stosuje się przepisy o ochronie danych osobowych.

Z kolei zgodnie z art. 32 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 1182), każdej osobie przysługuje prawo do kontroli przetwarzania danych, które jej dotyczą, zawartych w zbiorach danych, a zwłaszcza prawo do żądania uzupełnienia, uaktualnienia, sprostowania danych osobowych, czasowego lub stałego wstrzymania ich przetwarzania lub ich usunięcia, jeżeli są one niekompletne, nieaktualne, nieprawdziwe lub zostały zebrane z naruszeniem ustawy albo są już zbędne do realizacji celu, dla którego zostały zebrane. Należy zatem uznać, że pracownikowi jako osobie, której dotyczą dane osobowe zebrane w dokumentacji, przysługuje prawo dostępu oraz do informacji w zakresie wskazanym w art. 32 ustawy o ochronie danych osobowych.

wW praktyce może powstać wątpliwość, czy pracodawca jest zobowiązany do udostępnienia dokumentacji pracowniczej byłemu pracownikowi. W pierwszej kolejności trzeba zauważyć, że każdy administrator danych, w tym były pracodawca, obowiązany jest do udzielenia informacji osobie, której dane dotyczą, co wynika z ustawy o ochronie danych osobowych. Zatem były pracodawca powinien zapewnić dostęp do dokumentacji byłemu pracownikowi.

Warunki przechowywania

wObowiązkiem każdego pracodawcy (niezależnie od jego wielkości czy formy prawno-organizacyjnej) jest przechowywanie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem, co wynika z art. 94 pkt 8b k.p. Obowiązek ten wprowadzono nowelizacją z 2 marca 2007 r. do ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach oraz kodeksu pracy (Dz.U. nr 64, poz. 426). Tradycyjnie wraz z nowelizacją zabrakło zdefiniowania użytego zwrotu dotyczącego warunków przechowywania dokumentacji.

Warunki niegrożące uszkodzeniem lub zniszczeniem to szeroka konstrukcja, która w praktyce równie szeroko może być interpretowana. Skorzystanie przy ocenie, czy warunki przechowywania dokumentacji są właściwe z rozporządzenia ministra kultury z 14 lutego 2005 r. w sprawie warunków przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców (Dz.U. nr 32, poz. 284), może być pomocne, ale należy pamiętać, że jest ono wiążące dla podmiotów, które prowadzą działalność w zakresie przechowywania dokumentacji. Nie można zatem do pracodawców stosować i wymagać od nich rygorów w zakresie przechowywania dokumentacji w nim ujętych.

wOkresy przechowywania dokumentacji są stosunkowo długie. Dokumentacja płacowa przechowywana powinna być przez 50 lat od dnia jej wytworzenia, natomiast dokumentacja osobowa musi być przechowywana przez cały okres zatrudnienia pracownika i 50 lat po ustaniu zatrudnienia.

Odpowiedzialność wykroczeniowa

wArtykuł 281 k.p. zawiera katalog wykroczeń przeciwko prawom pracownika. Dwie opisane w tym katalogu sytuacje odnoszą się do kwestii dokumentacji ze stosunku pracy oraz akt osobowych pracowników. Zatem pracownik ma prawo, aby jego dokumentacja pracownicza była prowadzona oraz właściwie przechowywana.

wPierwsze wykroczenie dotyczy zaniechania prowadzenia dokumentacji. Kto będąc pracodawcą lub działając w jego imieniu, nie prowadzi dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników, podlega karze grzywny od 1000 zł do 30 000 zł. Wysokość kary oczywiście jest uzależniona od konkretnego przypadku. Omawiane wykroczenie może być popełnione tylko przez wskazane w nim podmioty - pracodawcę oraz osobę działającą w jego imieniu. Ma ono formę zaniechania, na co wyraźnie wskazuje zwrot "nie prowadzi". Biorąc pod uwagę dosłowne brzmienie omawianego przepisu, można uznać, że wykroczenie popełnia tylko ten, kto całkowicie zaniechał prowadzenia dokumentacji. Odpowiedzialności wykroczeniowej nie będzie zatem podlegał pracodawca, który prowadzi dokumentację, ale jest ona prowadzona np. w sposób nierzetelny (zawiera błędy lub jest prowadzona niekompleksowo).

wDrugie wykroczenie dotyczące dokumentacji dotyczy obowiązku jej właściwego przechowywania. Zgodnie z art. 281 pkt 7 k.p., kto będąc pracodawcą lub działając w jego imieniu, pozostawia dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników w warunkach grożących uszkodzeniem lub zniszczeniem, podlega karze grzywny od 1000 zł do 30 000 zł. Warto zwrócić uwagę na zwroty użyte przez ustawodawcę w powyższym przepisie - ich właściwe zrozumienie pozwoli na właściwą kwalifikację danego zachowania sprawcy omawianego czynu.

Wydaje się, że słowo "pozostawia" na gruncie omawianego przepisu należy rozumieć zarówno jako "przechowuje dokumentację przez dłuższy czas" (w ramach obowiązku pracodawcy), jak i chwilowo przetrzymuje dokumentację w warunkach zagrożenia, np. zostawia w niezabezpieczonym (niezamkniętym) samochodzie.

Warto zauważyć, że dla popełnienia omawianego wykroczenia wystarczające jest samo narażenie dokumentacji na uszkodzenie lub zniszczenie. Przepis nie wymaga zatem, aby z punktu widzenia odpowiedzialności za wykroczenie doszło do uszkodzenia lub zniszczenia dokumentów. Pod pojęciem "uszkodzenia", zgodnie z przyjętym powszechnym znaczeniem tego słowa, należy rozumieć częściowe zniszczenie. Natomiast zniszczeniem będzie całkowite pozbawienie dokumentacji pracowniczej jej cech, co wiąże się z niemożnością wykorzystania takiej dokumentacji np. dla celów dowodowych. Uszkodzeniem będzie więc np. częściowe zalanie dokumentacji wodą, a zniszczenie będzie miało miejsce w przypadku spalenia się dokumentów.

wNawiązanie stosunku pracy w typowych sytuacjach związane jest z zawarciem umowy o pracę. Forma umowy określona została w art. 29 par. 2 k.p., z którego wynika, że zawiera się ją na piśmie. Jest to sytuacja, która jest spotykana w przeważającej części przypadków. W praktyce bywa jednak, że pracodawcy nie sporządzają umowy o pracę w formie pisemnej. Brak zachowania tej formy nie powoduje jednak nieważności samego stosunku pracy, co wielokrotnie znajdowało potwierdzenie w orzecznictwie Sądu Najwyższego (np. wyrok z 4 listopada 2009 r., sygn. akt I PK 105/09, LEX nr 558562).

Brak skutku nieważności stosunku pracy, który został zawarty z pominięciem formy pisemnej wynika z tego, iż przepisy nie wymagają formy pisemnej wobec umowy o pracę pod rygorem nieważności. Ustna umowa o pracę będzie rodziła skutki prawne między stronami, pod warunkiem że z zachowania stron umowy będzie wynikało zarówno istnienie, jak i wola trwania stosunku pracy.

Co najmniej dwa egzemplarze

wW przypadku zawierania umowy w formie pisemnej obowiązkiem pracodawcy jest sporządzenie przynajmniej dwóch jednobrzmiących egzemplarzy. Komentowany przepis nie zawiera definicji zwrotu "jednobrzmiące egzemplarze", należy więc w tym względzie odwołać się do potocznego rozumienia tego wyrażenia. Słownik języka polskiego wskazuje, że słowo "jednobrzmiący" oznacza tyle co "mający jednakowe brzmienie" oraz "mający jednakową treść". Można zatem przyjąć, że egzemplarz, który będzie posiadał pracownik, oraz ten, który pozostanie w dyspozycji pracodawcy, powinien zawierać dokładnie taką samą treść (te same postanowienia).

wObowiązek sporządzenia dwóch jednobrzmiących egzemplarzy nie oznacza oczywiście bezwzględnego zachowania takich samych standardów pod względem np. wizualnym. Abstrakcyjna sytuacja, w której jeden egzemplarz umowy został sporządzony w formie wydruku komputerowego, a drugi odręcznie (np. z powodu awarii), będzie całkowicie dopuszczalna - pod warunkiem że obydwa dokumenty będą identyczne pod względem treści.

wW praktyce część pracodawców ma wątpliwość, czy pracownik powinien otrzymać oryginał umowy czy kopię. Komentowany przepis wskazując na obowiązek sporządzenia umowy w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, nie wprowadza rozróżnienia na "oryginał" i "kopię". Zarówno jeden, jak i drugi egzemplarz umowy mają mieć jednakowe brzmienie i być opatrzone własnoręcznymi podpisami. Zatem nie ma różnicy, czy pracownik otrzyma egzemplarz umowy sporządzony jako pierwszy w kolejności czy drugi. Z punktu widzenia znaczenia prawnego dokumenty te mają identyczną wartość - można więc uznać, że obydwa są oryginałami.

wW praktyce może się pojawić wątpliwość, czy dla zachowania szybkości i prostoty postępowania dopuszczalnym zabiegiem jest sporządzenie umowy, opatrzenie wymaganymi podpisami, wykonanie kserokopii i wręczenie jej pracownikowi z zachowaniem w aktach osobowych dokumentu oryginalnego. Taka praktyka jest oczywiście niedopuszczalna - niezależnie od tego, że kserokopia będzie zawierała takie same postanowienia co wersja oryginalna umowy. Oczywiście nie ma przeszkód, aby posłużyć się kserokopiarką przy powielaniu egzemplarzy umowy, ale dla jej ważności (zachowania wymogu dwóch jednobrzmiących egzemplarzy) niezbędne jest własnoręczne podpisanie każdego z egzemplarzy przez dwie strony umowy. Wówczas każda umowa będzie uznawana za dokument oryginalny.

wJak wcześniej zasygnalizowano, umowa o pracę nie musi mieć bezwzględnie formy pisemnej. Konsekwencją prawną niezachowania formy pisemnej umowy o pracę jest obowiązek pracodawcy potwierdzenia pracownikowi na piśmie, najpóźniej w dniu rozpoczęcia przez niego pracy, ustaleń co do stron umowy, jej rodzaju i warunków, co wynika z art. 29 par. 2 k.p. Pisemne potwierdzenie stron i warunków umowy również powinno być sporządzone w przynajmniej dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden otrzymuje pracownik, drugi zostaje w posiadaniu pracodawcy.

Doręczenie umowy (pisemnych warunków)

wZ komentowanego przepisu wynika, że obowiązkiem pracodawcy jest doręczenie umowy pracownikowi. W przypadku niezawarcia umowy w formie pisemnej potwierdzenie warunków umowy doręcza się pracownikowi za pisemnym potwierdzeniem odbioru. Ponieważ z samej definicji umowy jako dwustronnej czynności prawnej wynika, że powinna być ona opatrzona podpisami dwóch stron - jej doręczenie będzie miało formę wręczenia przez pracodawcę lub osobę umocowaną.

wObowiązek uzyskania pisemnego potwierdzenia odbioru w związku z doręczeniem warunków umowy zawartej nie na piśmie może być rozumiany dwojako. W pierwszej kolejności pracodawca może doręczyć potwierdzenie poprzez jego osobiste wręczenie pracownikowi, który potwierdzi pisemnie odbiór dokumentu. Nie można jednak wykluczyć wysłania pracownikowi potwierdzenia warunków umowy pocztą. Wydaje się, że taka możliwość jest dopuszczalna z uwagi na to, iż przepis mówi o "pisemnym potwierdzeniu odbioru", nie wskazując, czy powinno ono zostać obligatoryjnie umieszczone na dokumencie potwierdzającym warunki czy równie dobrze na zwrotnym potwierdzeniu odbioru przesyłki poleconej zawierającej dokument potwierdzenia warunków, które to potwierdzenie zostanie doręczone pracodawcy.

Niezbędne postanowienia

wZ art. 29 par. 1 k.p. wynika, co należy określić w umowie o pracę. Niezbędne jest więc wskazanie stron, rodzaju i daty zawarcia umowy oraz przynajmniej następujących warunków pracy i płacy:

1) rodzaj pracy,

2) miejsce wykonywania pracy,

3) wynagrodzenie za pracę odpowiadające rodzajowi pracy, ze wskazaniem jego składników,

4) wymiar czasu pracy,

5) termin rozpoczęcia pracy.

wRodzaj pracy, jako składnik przedmiotowo istotny, powinien być wskazany w sposób niebudzący wątpliwości. Przez rodzaj pracy rozumie się typ czynności, które będą składały się na umówioną pracę.

wPojęcie miejsca pracy nie zostało niestety jasno zdefiniowane w kodeksie pracy, co w praktyce powoduje liczne trudności w jego poprawnym wskazywaniu w umowie. Przyjmuje się, że miejscem pracy określa się przestrzeń, gdzie pracownik stale (lub z reguły) rozpoczyna i kończy codzienną pracę. Określone w umowie miejsce pracy może być jednak miejscem pracy stałym lub zmiennym (w przypadku pracowników mobilnych).

wJeżeli chodzi o wynagrodzenie, to w umowie powinno być wskazane przynajmniej wynagrodzenie zasadnicze. Stanowi ono bowiem niezbędny, a jednocześnie wystarczający składnik wynagrodzenia za pracę. W sytuacji gdy strony przewidziały dodatkowe składniki wynagrodzenia w postaci np. premii, powinny być one również wskazane w umowie. Wynika to z art. 29 par. 1 k.p., który zobowiązuje do określenia w umowie wynagrodzenia za pracę ze wskazaniem poszczególnych jego składników.

wKolejnym składnikiem, jaki powinien być przez strony określony w umowie o pracę, to wymiar czasu pracy. Pełny wskazany w kodeksie pracy wymiar czasu pracy to jednocześnie maksymalny dopuszczalny wymiar czasu pracy, jaki strony mogą określić w umowie o pracę. Pełnym wymiarem czasu pracy jest więc norma dobowa i średniotygodniowa przewidziana dla danej konkretnej grupy pracowników na podstawie kodeksu, przepisów odrębnych lub wewnątrzzakładowych źródeł prawa pracy obowiązujących u danego pracodawcy.

wWskazany w umowie termin rozpoczęcia pracy często oznacza również ustalenie terminu nawiązania stosunku pracy. W praktyce nie muszą to być daty tożsame - nic nie stoi na przeszkodzie, aby data zawarcia umowy była wcześniejsza niż termin rozpoczęcia pracy. Generalną zasadą wynikającą z art. 26 k.p. jest to, że stosunek pracy nawiązuje się w terminie określonym w umowie jako dzień rozpoczęcia pracy, a jeżeli terminu tego nie określono - w dniu zawarcia umowy. Przywołana regulacja daje możliwość precyzyjnego ustalenia daty nawiązania stosunku pracy. Ustalenie tej daty jest istotne w praktyce np. w związku z odpowiedzialnością za wypadek przy pracy czy w kontekście prawa do wynagrodzenia.

Zakres czynności

wZ uwagi na ogólny charakter powinności zapoznania pracowników z zakresem obowiązków oraz brak narzucenia przez ustawodawcę szczegółowych ram w zakresie sposobu oraz formy poinformowania pracowników w tej kwestii przyjmuje się, że zakres obowiązków może być przez pracodawcę określony w umowie jako wskazanie zespołu czynności, jakie pracownik będzie podejmował w ramach procesu pracy na danym stanowisku. Takie poinformowanie może nastąpić również w ramach informacji odrębnej, niebędącej częścią składową umowy o pracę, która stanowi tzw. zakres czynności (obowiązków). Warto wiedzieć, że zakres czynności może być również kształtowany w drodze bezpośrednich poleceń pracodawcy mających związek z wykonywaną pracą.

wPodstawy prawnej obowiązku sporządzenia zakresu czynności w formie pisemnej nie można upatrywać w komentowanym rozporządzeniu. Wprawdzie par. 6 ust. 2 pkt 2 rozporządzenia reguluje kwestię przechowywania zakresu czynności w części B akt osobowych pracownika, ale nie może być to utożsamiane z bezwzględnym obowiązkiem prawnym sporządzenia tego dokumentu w określonej formie z uwagi na to, iż to samo rozporządzenie stanowi, iż zakres czynności w formie dokumentu jest fakultatywny.

wNiezależnie od tego, iż przepisy nie nakładają na pracodawcę obowiązku zaznajomienia pracowników z ich zakresami czynności przy pomocy pisemnego dokumentu, warto podkreślić, że jest to najbezpieczniejsze rozwiązanie z punktu widzenia interesów stron stosunku pracy (dla celów dowodowych).

wNa pracodawcy spoczywa wiele obowiązków informacyjnych. Część z nich musi zostać zrealizowana przed dopuszczeniem pracownika do pracy. Pracodawca, u którego obowiązuje regulamin pracy, ma obowiązek uzyskania od pracownika pisemnego potwierdzenia zapoznania się z jego treścią. W przeciwnym razie nie powinien dopuścić pracownika do świadczenia pracy. Regulamin pracy jest niezwykle ważnym dokumentem, w którym pracodawca ustala organizację i porządek w procesie pracy oraz związane z tym przywileje i obowiązki pracowników. Obowiązek udostępnienia regulaminu i uzyskania potwierdzenia pracownika zapoznania się z jego treścią wynika z istoty (rangi) postanowień w nim zawartych mających istotne znaczenie m.in. dla bezpieczeństwa pracy.

Samo pisemne potwierdzenie zapoznania się z regulaminem oczywiście nie stanowi gwarancji, że pracownik przeczytał choćby jedno postanowienie w nim zawarte. Powinien jednak mieć świadomość, że do podstawowych obowiązków pracowniczych zalicza się przestrzeganie obowiązującego w zakładzie pracy regulaminu pracy, a jego naruszenie może powodować m.in. odpowiedzialność porządkową. Zatem należy uznać, że obowiązkiem pracodawcy jest przedłożenie regulaminu pracy oraz uzyskanie pisemnego potwierdzenia bez formalnego obowiązku sprawdzenia, czy pracownik faktycznie zaznajomił się z treścią postanowień regulaminu.

Zgodnie z art. 29 par. 3 k.p. pracodawca ma obowiązek poinformowania pracownika w formie pisemnej, nie później niż w ciągu 7 dni od dnia zawarcia umowy o pracę, o:

- obowiązującej dobowej i tygodniowej normie czasu pracy,

- częstotliwości wypłat wynagrodzenia za pracę,

- wymiarze przysługującego urlopu wypoczynkowego,

- obowiązującej długości okresu wypowiedzenia,

- układzie zbiorowym pracy, którym jest objęty.

Pracodawca zatrudniający mniej niż 20 pracowników w informacji dodatkowej powinien zawrzeć informacje dotyczące pory nocnej, miejsca, terminu i czasu wypłaty wynagrodzenia oraz przyjętego sposobu potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności.

wAlternatywną formą poinformowania pracownika o warunkach zatrudnienia jest udzielenie informacji w tym zakresie poprzez wskazanie odpowiednich przepisów prawa pracy. W takim wypadku pracodawca również powinien uzyskać od pracownika potwierdzenie zapoznania się z informacjami.

wNależy mieć na względzie, że prawo pracownika do informacji ma charakter zindywidualizowany i nie może być utożsamiane czy zastępowane informacją skierowaną do ogółu pracowników.

wPracodawca przed dopuszczeniem pracownika do pracy ma obowiązek udostępnienia informacji w zakresie przepisów i zasad dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy oraz uzyskania pisemnego potwierdzenie na dowód zapoznania się przez pracownika z ich treścią. To samo dotyczy informacji objętych tajemnicą określoną w obowiązujących ustawach dla umówionego z pracownikiem rodzaju pracy, a także z obwieszczeniem, o którym mowa w art. 150 k.p.

wDość powszechnym standardem jest wystawianie przez pracodawców dokumentów takich jak legitymacja czy przepustka, które stanowią potwierdzenie faktu zatrudnienia u konkretnego pracodawcy. Ułatwiają one poruszanie się po zakładzie pracy oraz załatwianie spraw poza zakładem w związku z poleceniem pracodawcy.

W praktyce część pracowników ma wątpliwości, czy posiadanie np. legitymacji lub identyfikatora nie stanowi naruszenia przepisów o ochronie danych osobowych. Odpowiadając na powyższą wątpliwość, należy wskazać, że obowiązek noszenia przez pracowników np. identyfikatorów zawierających imię, nazwisko oraz stanowisko służbowe wynika co do zasady z wewnętrznych regulacji obowiązujących u danego pracodawcy. Choćby regulamin pracy, który zawiera regulacje dotyczące organizacji pracy, może zawierać też przepisy sprzyjające porządkowi i sprawności załatwiania spraw przez pracowników z wykorzystaniem legitymacji służbowych lub identyfikatorów. Obowiązek ujawniania swoich danych osobowych w przepustkach czy identyfikatorach, którego źródłem są przepisy wewnątrzzakładowe, nie pozostaje w kolizji z ustawą o ochronie danych osobowych.

wFakt, iż pracownik zmienia pracodawcę, nie powoduje, że jego zobowiązania i związane z tym zajęcie wynagrodzenia za pracę nie obowiązują. Warto w tym miejscu przytoczyć art. 884 par. 1 ustawy z 17 listopada 1964 r. - Kodeks postępowania cywilnego (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 101 ze zm.; dalej: k.p.c.), zgodnie z którym zajęcie obowiązuje nadal, choćby po zajęciu nawiązano z dłużnikiem nowy stosunek pracy lub zlecenia albo choćby zakład pracy przeszedł na inną osobę, jeżeli osoba ta o zajęciu wiedziała. W razie rozwiązania stosunku pracy z dłużnikiem dotychczasowy pracodawca czyni wzmiankę o zajęciu należności w wydanym dłużnikowi świadectwie pracy, a jeżeli nowy pracodawca dłużnika jest mu znany, przesyła temu pracodawcy zawiadomienie komornika i dokumenty dotyczące zajęcia wynagrodzenia oraz powiadamia o tym komornika i dłużnika, przeciwko któremu toczy się postępowanie egzekucyjne. Wzmianka w świadectwie pracy powinna zawierać oznaczenie komornika, który zajął należność, oraz numer sprawy egzekucyjnej, jak również wskazać wysokość potrąconych już kwot.

Przesłanie zawiadomienia komornikowi ma skutki zajęcia należności dłużnika u nowego pracodawcy od chwili dojścia zawiadomienia do tego pracodawcy. Nowy pracodawca, któremu pracownik przedstawi świadectwo pracy ze wzmianką o zajęciu należności, powinien zawiadomić o zatrudnieniu pracownika pracodawcę, który wydał świadectwo, oraz wskazanego we wzmiance komornika. Jeżeli nowy pracodawca, któremu pracownik nie okazał świadectwa pracy, dowie się, gdzie pracownik był przedtem zatrudniony, ma obowiązek zawiadomić poprzedniego pracodawcę o jego zatrudnieniu, chyba że pracownik przedstawi zaświadczenie tego pracodawcy stwierdzające, że jego należności nie były zajęte.

ROZDZIAŁ 2

Prowadzenie akt osobowych i dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy

wZatrudnianie pracowników - nawet jednego - wiąże się z obowiązkiem wynikającym z art. 94 pkt 8a k.p., jak również z obowiązkami wynikającymi z komentowanego rozporządzenia. Należy w tym miejscu podkreślić, że obowiązek prowadzenia dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy a obowiązek prowadzenia akt osobowych to zupełnie różne obowiązki, co wynika bezpośrednio z tytułu rozdziału 2 komentowanego rozporządzenia.

wZasadą jest, że akta osobowe są prowadzone oddzielnie dla każdego pracownika, a ich zawartość została precyzyjnie uregulowana w komentowanym przepisie. W skład dokumentacji ze stosunku pracy wchodzą natomiast dokumenty, o których mowa w par. 8 rozporządzenia, niemieszczące się w aktach osobowych, które również dotyczą poszczególnych, wskazanych imiennie pracowników, z tą jednak różnicą, że nie podlegają tak sztywnemu reżimowi w zakresie rygorów formalnych, jak akta osobowe.

wDodatkowo warto zauważyć, że przepisy nakładają na pracodawców obowiązek prowadzenia dokumentacji, która co do zasady nie może być zakwalifikowana do kategorii dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy czy akt osobowych. Dokumentacja dotycząca chorób zawodowych i wypadków przy pracy nie mieści się w ramach wyżej przywołanych kategorii dokumentacji z uwagi na to, iż stanowi dokumentację zbiorczą dotyczącą wszystkich pracowników (niezależnie od tego, że stanowią ją cząstkowe dokumentacje odnoszące się do poszczególnych pracowników).

wObowiązkiem każdego pracodawcy jest założenie i prowadzenie akt osobowych dla każdego pracownika. Obowiązek ten nie dotyczy zatem pracodawcy, jeżeli zatrudnia osobę na podstawie umów cywilnoprawnych, jak również podmiotu niebędącego pracodawcą.

Akta osobowe stanowią zbiory odpowiednio pogrupowanych dokumentów w ramach 3 części: A, B i C.

Część A

wW części A pracodawca powinien umieścić więc ogół dokumentów, o których mowa w par. 1 pkt 1 i 2 rozporządzenia - czyli wypełniony przez przyszłego pracownika kwestionariusz osobowy, kwestionariusz wypełniany przez pracownika oraz świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy lub inne dokumenty potwierdzające okresy zatrudnienia, obejmujące okresy pracy przypadające w roku kalendarzowym, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie.

wPonadto w części A należy przechowywać dokumentację potwierdzającą kwalifikacje zawodowe do wykonywania pracy na danym stanowisku. Mowa tu o dokumentach potwierdzających kwalifikacje, jakimi legitymuje się kandydat na pracownika, a nie tych, które stanowią potwierdzenie uzyskanych kwalifikacji w trakcie zatrudnienia. Część A akt osobowych zawiera ponadto orzeczenie lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy na danym stanowisku oraz dokumenty (informacje), które pracownik może przedstawić z własnej inicjatywy.

wJak już podkreślono, proces rekrutacji nie jest uregulowany przepisami powszechnie obowiązującymi. W praktyce pracodawcy często opracowują swoje zasady. Jest to jak najbardziej dopuszczalne, pod warunkiem że nie naruszają one prawa do prywatności i pozostałych dóbr osobistych przysługujących każdej osobie fizycznej, jak również nie stanowią bezprawnej ingerencji w przepisy o ochronie danych osobowych.

Powszechną praktyką jest stosowanie na etapie naboru rozmaitych testów kwalifikacyjnych. Osoby, które przeprowadzają rekrutację, sporządzają sobie notatki czy oceniają na swoje potrzeby pisemnie potencjalnych kandydatów do pracy. Może zatem powstać wątpliwość, czy tego typu dokumentacja powinna się znaleźć w części A akt osobowych pracownika. Pracodawca nie ma jednak obowiązku przechowywania w aktach osobowych dokumentów roboczych wytworzonych na potrzeby rekrutacji. Wynika to z tego, iż tego typu dokumentacja nie jest wymagana przez przepisy i stanowi wyłącznie prywatną (wewnętrzną) sprawę danego pracodawcy i osób, które przeprowadzały rekrutację. Na pracodawcy będzie ciążył obowiązek właściwego przechowywania i zabezpieczenia dokumentów wytworzonych w procesie rekrutacji. W związku z tym, iż przepisy nie wskazują na sposób postępowania z wewnętrznymi dokumentami sporządzonymi na etapie naboru pracowników, można przyjąć, że właściwą praktyką będzie albo odesłanie części dokumentów do osób, których te dokumenty dotyczą, albo ich zniszczenie.

Część B

wCzęść B akt osobowych powinna zawierać dokumenty, które dotyczą nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia. Wymienione zostały w katalogu umieszczonym w pkt 2 komentowanego przepisu. W praktyce może pojawić się wątpliwość, czy katalog ten jest zamknięty. Skoro w omawianej części akt osobowych należy umieścić dokumenty związane z nawiązaniem i przebiegiem zatrudnienia, można by mniemać, że chodzi o każdy dokument związany z tymi etapami relacji pracodawca - pracownik. Taką interpretację komentowanego przepisu sugeruje brzmienie pkt 2 komentowanego przepisu: " dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika, w tym". Użycie w treści przepisu zwrotu "w tym" pozwala na przyjęcie, że wymieniony katalog dokumentów nie jest zamknięty, a wyliczenie poszczególnych dokumentów dotyczy tych, które obligatoryjnie powinny się tam znaleźć.

Wykaz dokumentów, jakie powinny być gromadzone w części B akt osobowych, nie budzi większych wątpliwości. W praktyce nie można jednak wykluczyć pewnych trudności, jakie mogą się pojawić w związku z prowadzeniem tej najobszerniejszej części akt osobowych.

wW części B akt osobowych należy przechowywać orzeczenia lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi i kontrolnymi. W praktyce może powstać wątpliwość, czy obowiązkiem pracodawcy jest również przechowywanie kopii skierowań na badania lekarskie. Odnosząc się do tej kwestii, warto zauważyć, że przepisy bezpośrednio nie nakazują pracodawcy, aby tego typu skierowania były przechowywane. Nie ma jednak przeszkód, aby dla celów dowodowych pracodawca takie skierowania przechowywał.

wKolejna problematyczna kwestia dotycząca części B akt osobowych pracownika wiąże się z obowiązkiem przechowywania dokumentów związanych z podnoszeniem przez niego kwalifikacji zawodowych. Powszechną praktyką jest kierowanie pracowników na różnego rodzaju szkolenia czy kursy. Powstaje wątpliwość, czy pracodawca ma prawo żądać przedstawienia oryginału zaświadczenia (certyfikatu) potwierdzającego uczestnictwo i ukończenie danej formy podnoszenia kwalifikacji, czy powinien poprzestać na kopii, która następnie zostanie dołączona do akt osobowych. Zasadą jest przechowywanie przez pracodawców w aktach osobowych nie oryginałów, ale odpisów i kserokopii dokumentów. Pracodawca ma wprawdzie prawo oczekiwać przedstawienia dokumentów w oryginalnej postaci, ale tylko do wglądu lub w celu sporządzenia z nich odpisów lub kopii. Powyższa zasada jest obowiązująca w stosunku do dokumentów przedkładanych nie tylko na etapie naboru, ale i w fazie zatrudnienia. Zatem pracodawca może oczekiwać przedłożenia przez pracownika oryginału dokumentu potwierdzającego ukończenie kursu czy szkolenia - ale nie po to, aby załączyć go do akt osobowych, tylko w celu dokonania kopii, która następnie powinna zostać umieszczona w części B akt osobowych.

Z punktu widzenia braku podstaw do oczekiwania przedstawienia oryginałów i pozostawienia ich w dyspozycji pracodawcy nie ma również znaczenia źródło finansowania szkolenia. Nie jest zatem istotne, czy szkolenie było bezpłatne, czy zapłacił za nie pracodawca. O braku podstaw do pozostawienia dokumentu potwierdzającego odbyte formy podnoszenia kwalifikacji przemawia również to, że są to dokumenty skonkretyzowane personalnie, w których wskazane jest imię i nazwisko pracownika. Dokument taki stanowi zatem własność osoby, której dotyczy. Wyjątkiem od powyższej praktyki jest dokumentacja ze szkolenia w zakresie bhp. W tym wypadku pracodawca powinien uzyskać oryginał, który przechowywany będzie w części B akt osobowych.

wW części B akt osobowych pracodawca przechowuje także dokumentację związaną z wymierzeniem kary porządkowej. O zastosowanej karze pracodawca zawiadamia pracownika na piśmie, wskazując rodzaj naruszenia obowiązków pracowniczych oraz datę popełnienia tego naruszenia. Niezbędna jest również pisemna informacja o prawie złożenia sprzeciwu i terminie, w jakim można to uczynić. Odpis zawiadomienia o zastosowanej karze porządkowej składa się do akt osobowych pracownika, co wynika z art. 110 k.p. Należy uznać, że w ramach zwrotu "dokumenty związane z (...) wymierzeniem kary porządkowej" mieści się zarówno zawiadomienie pracownika o ukaraniu, jak i ewentualny sprzeciw pracownika oraz dokumenty związane z jego rozpatrzeniem.

W sytuacji gdy pracownik zrezygnuje z prawa wysłuchania go przez pracodawcę w dosłownym rozumieniu tego słowa i złoży wyjaśnienia na piśmie, powinny być one również włączone do omawianej dokumentacji. Warto zauważyć, że w przypadku wniesienia sprzeciwu (od nałożonej kary) o jego uwzględnieniu lub odrzuceniu decyduje pracodawca po rozpatrzeniu stanowiska reprezentującej pracownika zakładowej organizacji związkowej. Może powstać wątpliwość, czy stanowisko organizacji związkowej powinno być przechowywane wraz z pozostałymi dokumentami dotyczącymi procesu nakładania kary.

wWarto pamiętać, że w części B akt osobowych przechowuje się również (w ramach odrębnej kategorii) korespondencję z reprezentującą pracownika zakładową organizacją związkową we wszystkich sprawach ze stosunku pracy wymagających współdziałania pracodawcy z tą organizacją lub innymi podmiotami konsultującymi sprawy ze stosunku pracy. Można zatem przyjąć, że stanowisko organizacji związkowej powinno być przechowywane wraz z pozostałą dokumentacją z zakresu korespondencji z organizacją. Wydaje się jednak, że nie będzie można mówić o uchybieniu, jeżeli stanowisko organizacji związkowej zostanie umieszczone również wśród dokumentów dotyczących nakładania kar porządkowych.

Artykuł 110 k.p. nakłada na pracodawcę obowiązek złożenia odpisu zawiadomienia o ukaraniu w aktach osobowych pracownika. Z uwagi na to, iż ustawodawca wymaga złożenia do akt osobowych odpisu zawiadomienia, można wyprowadzić wniosek, że oryginał zawiadomienia otrzymuje pracownik.

wUstawodawca w art. 113 k.p. wprowadził instytucję zatarcia kary, zgodnie z którą karę uważa się za niebyłą, a odpis zawiadomienia o ukaraniu usuwa się z akt osobowych pracownika po roku nienagannej pracy. Problem w tym, że przepis mówi tylko o usunięciu z akt osobowych odpisu zawiadomienia o ukaraniu, a nie wszystkich dokumentów, które zostały wytworzone w ramach postępowania o nałożenie kary porządkowej. Powstaje zatem pytanie - czy usunięcie odpisu jest wystarczającym zabiegiem. Trzymając się literalnie art. 113 k.p., można dojść do wniosku, że pracodawca, który usuwa tylko odpis zawiadomienia o nałożeniu kary, postępuje prawidłowo i nie można mu będzie postawić zarzutu zaniechania wypełnienia obowiązku. Należy jednak uznać, że samo usunięcie zawiadomienia o ukaraniu nie powoduje w pełni zatarcia kary z uwagi na to, iż w aktach zostają nadal pozostałe dokumenty - np. sprzeciw pracownika. Można zatem uznać, uwzględniając potrzebę realnego zatarcia kary, że prawidłową praktyką będzie usunięcie nie tylko odpisu zawiadomienia o ukaraniu, lecz także wszystkich pozostałych dokumentów związanych z nałożeniem kary.

Przy okazji poruszania kwestii dotyczących przechowywania w aktach osobowych dokumentów dotyczących odpowiedzialności porządkowej warto zwrócić uwagę na praktykę stosowaną przez niektórych pracodawców, którzy w części B akt osobowych gromadzą dokumenty świadczące o stosowaniu nieprzewidzianych w ramach odpowiedzialności porządkowej praktyk (sankcji). Odnosząc się do legalności takich sytuacji, warto odwołać się do wyroku Sądu Najwyzszego z 23 listopada 2010 r. (sygn. akt I PK 105/10, LEX nr 686795), w którym stwierdził, że wydane na podstawie art. 298¹ k.p. komentowane rozporządzenie określa wyraźnie, jakie dokumenty gromadzi się w aktach osobowych. Zgodnie z poglądem przyjętym przez SN nie ma pośród tych dokumentów pism ostrzegawczych czy innego rodzaju wytknięć naruszenia obowiązków (por. par. 6 rozporządzenia). Sporządzanie takich pism czy notatek należy uznać za praktykę niedopuszczalną. Prowadzi ona bowiem do obchodzenia regulacji o nakładaniu kar porządkowych. Od pisma ostrzegawczego pracownik nie może się przecież odwołać i zakwestionować ujętych w nim zarzutów.

wW części B akt osobowych gromadzona jest korespondencja z reprezentującą pracownika zakładową organizacją związkową we wszystkich sprawach ze stosunku pracy wymagających współdziałania pracodawcy z tą organizacją lub innymi podmiotami konsultującymi sprawy ze stosunku pracy.

wW części B akt osobowych należy przechowywać umowę o zakazie konkurencji, jeżeli strony zawarły taką umowę w okresie pozostawania w stosunku pracy. Z umową o zakazie konkurencji wiąże się praktyczny problem na gruncie odrębności tej umowy od umowy o pracę. Zgodnie z kodeksem pracy pracownik nie może prowadzić działalności konkurencyjnej w zakresie określonym w odrębnej umowie. Interpretacja dosłowna zwrotu "odrębna umowa" może prowadzić do wniosku, że umowa o zakazie konkurencji w trakcie trwania stosunku pracy nie może stanowić części umowy o pracę. Strony, chcąc zawrzeć umowę o zakazie konkurencji, mogą to uczynić w osobnym (w sensie fizycznym) dokumencie.

Nie można jednak wykluczyć w praktyce sytuacji, w której strony zdecydują się na umieszczenie ustaleń w sprawie zakazu konkurencji w ramach dokumentu będącego jednocześnie umową o pracę. W przypadku gdy postanowienia umowy o pracę oraz ustalenia dotyczące zakazu konkurencji mającego obowiązywać w trakcie jej trwania są od siebie niezależne, innymi słowy można je rozdzielić w ramach jednego dokumentu, nie ma podstaw, aby uznać tak sporządzoną umowę o zakazie konkurencji za nieobowiązującą. Powyższy pogląd znajduje potwierdzenie w orzecznictwie Sądu Najwyższego, który w wyroku z 2 października 2003 r. (sygn. akt I PK 453/02, OSNP 19/2004/331) wskazał, iż odrębna umowa w rozumieniu art. 101¹ par. 1 k.p. to umowa niewchodząca w skład umowy o pracę, ale niekoniecznie odrębny, inny dokument.

Część C

wW części C akt osobowych znajduje się dokumentacja związana z ustaniem zatrudnienia. Podobnie jak w przypadku części B akt osobowych posłużenie się przez ustawodawcę zwrotem "dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia, w tym" może sugerować, że przepis nie wymienia wszystkich dopuszczalnych dokumentów, jakie mogą się znaleźć w części C akt, które mają związek z ustaniem zatrudnienia.

Wymagany przez komentowany przepis zbiór dokumentów, jakie pracodawca powinien zgromadzić w części C akt osobowych, nie budzi większych wątpliwości. Podobnie jak w przypadku umowy o zakazie konkurencji obowiązującej w trakcie zatrudnienia na pracodawcy spoczywa obowiązek umieszczania klauzuli konkurencyjnej (zakazu konkurencji po ustaniu stosunku pracy) w części C akt osobowych. Umieszczenie klauzuli konkurencyjnej w omawianej części akt można wytłumaczyć tym, że umowa ta staje się skuteczna po ustaniu zatrudnienia (choć umowa ta zawierana jest między stronami stosunku pracy). Warto pamiętać, że nie ma formalnych przeszkód, aby umowa o zakazie konkurencji obowiązująca po ustaniu zatrudnienia została ustanowiona jako umowa odrębna w ramach tego samego dokumentu co umowa o pracę. W takim wypadku umowa ta będzie co do zasady przechowywana w części B akt osobowych.

Obowiązek zachowania chronologii

wPodział akt osobowych na trzy części nie oznacza, że w ramach każdej z nich dokumenty mogą być ułożone w sposób dowolny. Z pkt 3 komentowanego przepisu wynika, że dokumenty zgromadzone w poszczególnych częściach akt osobowych powinny być ułożone w porządku chronologicznym oraz ponumerowane. Chronologia ułożenia akt osobowych powinna obrazować faktyczny przebieg zatrudnienia. Dokumenty powinny być więc poukładane według kolejności wystąpienia zdarzeń, których dotyczą. Taki sposób układania dokumentów pozwoli na faktyczne odtworzenie przebiegu zatrudnienia.

Dokumenty umieszczone w aktach osobowych powinny być ponumerowane w sposób ciągły. Przepisy - podobnie jak w przypadku obowiązku zachowania chronologii - nie regulują szczegółowo kwestii numerowania zawartości teczek akt osobowych. Przyjmuje się, że wraz z dołączaniem kolejnych dokumentów powinno się nadawać im kolejny numer. W praktyce może powstać wątpliwość, w jaki sposób dokumentacja powinna być numerowana - czy dopuszczalną praktyką będzie posłużenie się np. ołówkiem. Mimo że przepisy nie zabraniają (ani nie pozwalają) nadawania numerów za pomocą ołówka, należy taką praktykę uznać za kontrowersyjną. Oczywiście wykorzystanie ołówka nie pozwala na postawienie pracodawcy zarzutu braku numerowania zawartości akt osobowych. Problem w tym, że taki sposób numerowania nie jest do końca pewny pod względem trwałości numeracji, co może sprzyjać manipulacjom - np. dokument opatrzony numerem z wykorzystaniem ołówka mógłby zostać usunięty, a numeracja bez problemu zmodyfikowana.

wKażda teczka akt osobowych powinna zawierać pełny wykaz znajdujących się w niej dokumentów. Nie jest to wykaz sporządzony raz na zawsze. Mogą bowiem wystąpić sytuacje, które będą wymuszały modyfikację wykazu - np. pracownik doniesie dokument lub pracodawca usunie z części B akt osobowych odpis zawiadomienia o ukaraniu pracownika karą porządkową.

wPracodawca jest odpowiedzialny za stan bezpieczeństwa i higieny pracy w zakładzie pracy. Zakres tej odpowiedzialności nie jest uzależniony od obowiązków pracowników w zakresie bhp oraz powierzenia wykonywania zadań służby bhp specjalistom spoza zakładu pracy. Jak wiadomo, obowiązkiem pracodawcy jest zorganizowanie procesu pracy tak, aby zapewnić właściwy poziom ochrony najważniejszych wartości, jakimi są zdrowie i życie pracowników. W praktyce nie można wykluczyć, iż mimo starań pracodawcy praca będzie powodowała negatywne następstwa objawiające się chorobami zawodowymi czy wypadkami przy pracy.

wZa chorobę zawodową uważa się chorobę wymienioną w wykazie chorób zawodowych, jeżeli w wyniku oceny warunków pracy można stwierdzić bezspornie lub z wysokim prawdopodobieństwem, że została ona spowodowana działaniem czynników szkodliwych dla zdrowia występujących w środowisku pracy albo w związku ze sposobem wykonywania pracy, zwanych "narażeniem zawodowym". Każdy przypadek podejrzenia choroby zawodowej powinien być niezwłocznie zgłoszony właściwemu państwowemu inspektorowi sanitarnemu oraz okręgowemu inspektorowi pracy. Rozpoznanie u pracownika choroby zawodowej rodzi po stronie pracodawcy obowiązki, w ramach których powinien:

1) ustalić przyczyny powstania choroby zawodowej oraz charakter i rozmiar zagrożenia tą chorobą, działając w porozumieniu z właściwym państwowym inspektorem sanitarnym;

2) przystąpić niezwłocznie do usunięcia czynników powodujących powstanie choroby zawodowej i zastosować inne niezbędne środki zapobiegawcze;

3) zapewnić realizację zaleceń lekarskich.

Obowiązkiem pracodawcy jest ponadto prowadzenie rejestru obejmującego przypadki podejrzeń o choroby zawodowe oraz przypadki stwierdzonych chorób.

wWypadek przy pracy powoduje powstanie po stronie pracodawcy wielu obowiązków. Niezbędne jest podjęcie niezbędnych działań eliminujących lub ograniczających zagrożenie, udzielenie pierwszej pomocy poszkodowanym oraz ustalenie we właściwym trybie okoliczności i przyczyny wypadku. Ponadto w razie wystąpienia wypadku śmiertelnego, ciężkiego lub zbiorowego wypadku przy pracy na pracodawcy ciąży obowiązek zawiadomienia prokuratora oraz właściwego okręgowego inspektora pracy.

wObowiązkiem pracodawcy jest prowadzenie rejestru wypadków przy pracy. Prowadzony jest na podstawie wszystkich protokołów powypadkowych. Powinien on zawierać następujące informacje:

1) imię i nazwisko poszkodowanego,

2) miejsce i datę wypadku,

3) informacje dotyczące skutków wypadku dla poszkodowanego,

4) datę sporządzenia protokołu powypadkowego,

5) stwierdzenie, czy wypadek jest wypadkiem przy pracy,

6) datę przekazania do ZUS wniosku o świadczenia z tytułu wypadku przy pracy,

7) liczbę dni niezdolności do pracy,

8) inne informacje, niebędące danymi osobowymi, których zamieszczenie w rejestrze jest celowe, w tym wnioski i zalecenia profilaktyczne zespołu powypadkowego.

Od wypadku przy pracy należy odróżnić wypadek w drodze do lub z pracy. Za wypadek w drodze do pracy lub z pracy uważa się nagłe zdarzenie wywołane przyczyną zewnętrzną, które nastąpiło w drodze do lub z miejsca wykonywania zatrudnienia lub innej działalności stanowiącej tytuł ubezpieczenia rentowego, jeżeli droga ta była najkrótsza i nie została przerwana. Jednak uważa się, że wypadek nastąpił w drodze do pracy lub z pracy, mimo że droga została przerwana, jeżeli przerwa była życiowo uzasadniona i jej czas nie przekraczał granic potrzeby, a także wówczas, gdy droga, nie będąc drogą najkrótszą, była dla ubezpieczonego ze względów komunikacyjnych najdogodniejsza.

wKomentowany przepis wskazuje na obowiązki ewidencyjne, jakie ciążą na pracodawcy w stosunku do każdego pracownika. Zgodnie z art. 149 k.p. pracodawca prowadzi ewidencję czasu pracy pracownika do celów prawidłowego ustalenia jego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą. Pracodawca udostępnia tę ewidencję pracownikowi, na jego żądanie. Obligatoryjnie powinny się w niej znaleźć informacje obejmujące:

- pracę w poszczególnych dobach (w tym pracę w niedziele i święta),

- pracę w porze nocnej,

- pracę w godzinach nadliczbowych oraz w dni wolne od pracy wynikające z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy,

- dyżury,

- urlopy,

- zwolnienia od pracy oraz inne usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności w pracy.

W stosunku do pracowników młodocianych pracodawca uwzględnia w ewidencji także czas ich pracy przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego.

wUwzględniając dosłowne brzmienie użytego w przepisie zwrotu "karta ewidencji czasu pracy", można by sądzić, że właściwą formą dla jej prowadzenia jest forma fizyczna - pisemna (papierowa).

W przypadku obowiązku zakładania i prowadzenia karty ewidencji czasu pracy może powstać pytanie natury praktycznej - czy dopuszczalną praktyką jest prowadzenie takiej ewidencji w formie elektronicznej. Istnieje taka możliwość z uwagi na to, iż przepisy nie regulują (nie obligują) pracodawcy do prowadzenia tych dokumentów w sposób bezwzględny w formie pisemnej (papierowej).

Za przyjęciem możliwości elektronicznego prowadzenie karty ewidencji czasu pracy przemawia zarówno to, iż przepisy nie wskazują na formę jej prowadzenia, jak również to, że nie podają przykładowego (pomocniczego) wzoru takiej karty. Zatem bez względu na formę, w jakiej pracodawca zdecyduje się na prowadzenie karty ewidencji czasu pracy, powinien mieć na względzie, że powinna ona obligatoryjnie zawierać elementy, na które wskazują przepisy.

Pracodawca niezależnie od tego, czy prowadzi ewidencję czasu pracy w formie papierowej, czy elektronicznej, powinien mieć na uwadze, że ma ona jawny charakter. Oznacza to, że obowiązkiem pracodawcy będzie jej udostępnienie - na żądanie pracowników czy organów kontroli. Prowadzenie kart ewidencji czasu pracy w formie elektronicznej w żadnym razie nie zwalnia pracodawcy z obowiązku jej udostępniania.

wOd ewidencji czasu pracy (karty ewidencji czasu pracy) należy odróżnić listę obecności. Mimo że jest to dokument często spotykany w zakładach pracy, nie ma prawnego obowiązku jego prowadzenia. Należy pamiętać, że prowadzenie listy obecności w żadnym wypadku nie zastępuje ewidencji czasu pracy. Powodem tego jest ograniczona liczba informacji, jaka znajduje się w liście obecności. Mimo że pracodawca nie ma obowiązku prowadzenia potwierdzania obecności w pracy przez pracowników, to nałożenie na pracowników takiego obowiązku jest jednak w jego interesie - służy przede wszystkim celom dowodowym.

wObowiązkiem pracodawcy jest prowadzenie imiennej karty wypłacanego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą. Karta umożliwia pracodawcy kontrolę realizacji uprawnień pracowniczych, a pracownikowi sprawdzenie, czy otrzymał wszystkie należne świadczenia.

wJednym z podstawowych obowiązków pracodawcy jest zapewnienie pracownikom bezpiecznych i higienicznych warunków pracy. Z kolei jedną z form realizacji tego obowiązku jest właściwie dostarczanie pracownikom nieodpłatnie środków ochrony indywidualnej zabezpieczających przed działaniem niebezpiecznych i szkodliwych dla zdrowia czynników występujących w środowisku pracy. Niezbędne jest również poinformowanie pracownika o sposobach posługiwania się tymi środkami. Ponadto do obowiązku pracodawcy należy dostarczenie pracownikowi nieodpłatnie odzieży i obuwia roboczego, spełniającego wymagania określone w Polskich Normach:

1) jeżeli odzież własna pracownika może ulec zniszczeniu lub znacznemu zabrudzeniu,

2) ze względu na wymagania technologiczne, sanitarne lub bhp.

Z wydawaniem odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację wiąże się obowiązek prowadzenia ewidencji w tym zakresie w formie karty ewidencyjnej. Warto zauważyć, że przepisy nie przewidują pomocniczego wzoru takiej ewidencji, pozostawiając jego opracowanie uznaniu pracodawcy.

wPraca w godzinach nadliczbowych wiąże się z koniecznością jej zrekompensowania przez pracodawcę w formie dodatku do wynagrodzenia lub czasu wolnego. Warto pamiętać, że udzielenie czasu wolnego nie zwalnia pracodawcy z wypłaty normalnego wynagrodzenia za pracę - udzielając rekompensaty w formie czasu wolnego, pracodawca nie ma natomiast obowiązku wypłacania dodatku z tytułu pracy nadliczbowej. Czas wolny w zamian za pracę nadliczbową może być udzielany bez wniosku lub na wniosek pracownika. Wniosek pracownika w sprawie czasu wolnego powinien mieć formę pisemną - na co wskazuje zarówno art. 151² par. 1 k.p., jak i to, że wnioski te są dołączane do karty ewidencji czasu pracy.

wPrzejście zakładu pracy na innego pracodawcę wiąże się z tym, że nowy pracodawca z automatu staje się stroną w dotychczasowych stosunkach pracy. Z przejściem zakładu pracy na nowy podmiot wiąże się nie tylko transfer pracowników, lecz także całej dokumentacji z tym związanej.

Jak wiadomo, przejście zakładu pracy na nowego pracodawcę może być dokonane w całości lub w części. W przypadku całościowego przejęcia nie ma problemu, w jakim zakresie nowy podmiot przejmuje a poprzedni pracodawca przekazuje dokumentację. W praktyce problem może się pojawić w przypadku, gdy dochodzi do częściowego przejęcia zakładu. W takim wypadku można przyjąć, że dotychczasowy pracodawca powinien przekazać akta osobowe przejmowanych przez nowy podmiot pracowników wraz z dokumentacją związaną z ich stosunkami pracy. Należy pamiętać, że przekazanie dokumentów odnosi się tylko do pracowników przejmowanych. Nie dotyczy pracowników, którzy u dotychczasowego pracodawcy zostają. Przekazanie dokumentacji nie dotyczy również pracowników zwolnionych przed przejściem zakładu pracy na nowego pracodawcę. Natomiast w sytuacji gdy pracownik (lub pracodawca) rozwiązał stosunek pracy przed przejęciem zakładu, a okres wypowiedzenia upływa po dacie przejęcia pracodawcy - dokumentacja pracownika powinna zostać przekazana pracodawcy nowemu.

Obowiązek przekazania dotyczy w głównej mierze dokumentów wymienionych w komentowanym rozporządzeniu, w szczególności: kompletu akt osobowych (teczek A, B i C) przejmowanych pracowników, imiennych kart wypłacanego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą, kart ewidencji czasu pracy, kart ewidencyjnych przydziału odzieży i obuwia roboczego jak również środków ochrony indywidualnej.

wW przypadku częściowego przejęcia zakładu pracy problemy mogą natomiast powstać w odniesieniu do dokumentów zbiorczych, które dotyczą zarówno pracowników przejmowanych, jak i tych, którzy zostają u poprzedniego pracodawcy. Powstaje wątpliwość, czy w takim wypadku pracodawca powinien przekazać dokumentację nowemu pracodawcy - niezależnie od tego, iż część pracowników objętych dokumentami pozostaje u niego w zatrudnieniu. Można przyjąć, że pracodawca dotychczasowy nie ma obowiązku przekazywania zbiorczych dokumentów. Za takim stanowiskiem przemawia to, iż okoliczności istotne dla nowego pracodawcy mogą zostać ustalone na podstawie analizy dokumentów przekazanych, dotyczących konkretnych pracowników.

wNależy pamiętać, że pracodawca dotychczasowy nie ma obowiązku przekazywania akt osobowych pracowników zmieniających miejsce pracy ich przyszłym pracodawcom.

Przepisy rozporządzenia nie regulują szczegółowo zagadnienia strony technicznej przekazania dokumentacji między pracodawcami. Z uwagi na rangę dokumentów niezbędne wydają się szczególne środki ostrożności w postaci zapewnienia właściwych warunków. Należy więc przyjąć, że zarówno po stronie pracodawcy przejmującego, jak i tego, który przekazuje, w czynnościach związanych z przekazaniem powinny uczestniczyć osoby upoważnione, ponieważ przekazanie dotyczy dokumentów zawierających dane osobowe. Samo przekazywanie dokumentacji powinno nastąpić w warunkach uniemożliwiających uszkodzenie lub zniszczenie dokumentacji lub jej zagubienie.

wUmowa o pracę stanowi jedną z form zatrudnienia pracowniczego na podstawie stosunku pracy. Zasadą jest, że pracodawca zatrudniający pracowników na podstawie umowy obowiązany jest stosować wprost przepisy komentowanego rozporządzenia.

Stosunek pracy niekoniecznie musi mieć postać umowy o pracę. Zgodnie z art. 2 k.p. pracownikiem jest osoba zatrudniona również na podstawie powołania, wyboru, mianowania lub spółdzielczej umowy o pracę. Szczegółowy status prawny osób zatrudnionych na podstawie wyżej wymienionych form stosunku pracy regulowany jest przez pragmatyki służbowe. Uwzględniając specyfikę i szczególny charakter pragmatyk, które jako przepisy szczególne mają pierwszeństwo przed przepisami powszechnego prawa pracy, należy w myśl komentowanego przepisu przyjąć, że omawiane rozporządzenie będzie stosowane w takim zakresie, w jakim istnieje brak kolizji z przepisami przewidującymi uregulowania odrębne.

Zawartość poszczególnych części akt osobowych

1	Wypełniony kwestionariusz osobowy dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie
2	Świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy lub inne dokumenty potwierdzające okresy zatrudnienia, obejmujące okresy pracy przypadające w roku kalendarzowym, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie
3	Dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe, wymagane do wykonywania oferowanej pracy
4	Świadectwa ukończenia gimnazjum - w przypadku osoby ubiegającej się o zatrudnienie w celu przygotowania zawodowego
5	Orzeczenie lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku
6	Inne dokumenty, jeżeli obowiązek ich przedłożenia wynika z odrębnych przepisów
7	Dokumenty potwierdzające umiejętności i osiągnięcia zawodowe, świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy lub inne dokumenty potwierdzające okresy zatrudnienia, obejmujące okresy pracy przypadające w innym roku kalendarzowym niż rok, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie, oraz dokumenty stanowiące podstawę do korzystania ze szczególnych uprawnień w zakresie stosunku pracy - jeżeli pracownik przedłoży takie dokumenty
1	Umowa o pracę, a jeżeli umowa nie została zawarta na piśmie - potwierdzenie ustaleń co do rodzaju umowy oraz jej warunków, a także zakres czynności (zakres obowiązków), jeżeli pracodawca dodatkowo w tej formie określił zadania pracownika wynikające z umowy o pracę
2	Dokumenty dotyczące wykonywania pracy w formie telepracy
3	Pisemne potwierdzenie zapoznania się przez pracownika z przepisami i informacjami określonymi w par. 3 rozporządzenia oraz zaświadczenia o ukończeniu wymaganego szkolenia w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy
4	Oświadczenie pracownika będącego rodzicem lub opiekunem dziecka o zamiarze lub o braku zamiaru korzystania z uprawnień określonych w przepisach wymienionych w art. 1891 k.p.
5	Dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu albo wyliczenia się
6	Dokumenty związane z podnoszeniem przez pracownika kwalifikacji zawodowych
7	Oświadczenia dotyczące wypowiedzenia pracownikowi warunków umowy o pracę lub zmiany tych warunków w innym trybie
8	Dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia oraz wymierzeniem kary porządkowej
9	Pisma dotyczące udzielenia pracownikowi dodatkowego urlopu macierzyńskiego, dodatkowego urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopu ojcowskiego, urlopu wychowawczego oraz urlopu bezpłatnego
10	Dokumenty związane z obniżeniem wymiaru czasu pracy, w przypadku określonym w art. 1867 k.p.
11	Orzeczenia lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi i kontrolnymi
12	Umowa o zakazie konkurencji, jeżeli strony zawarły taką umowę w okresie pozostawania w stosunku pracy
13	Wnioski pracownika dotyczące ustalenia indywidualnego rozkładu jego czasu pracy (art. 142 k.p.), stosowania do niego systemu skróconego tygodnia pracy (art. 143 k.p.), a także stosowania do niego systemu czasu pracy, w którym praca jest świadczona wyłącznie w piątki, soboty, niedziele i święta (art. 144 k.p.)
14	Wniosek pracownika o poinformowanie właściwego inspektora pracy o zatrudnianiu pracowników pracujących w nocy oraz kopię informacji w tej sprawie skierowanej do właściwego inspektora pracy
15	Korespondencja z reprezentującą pracownika zakładową organizacją związkową we wszystkich sprawach ze stosunku pracy wymagających współdziałania pracodawcy z tą organizacją lub innymi podmiotami konsultującymi sprawy ze stosunku pracy
16	Informacje dotyczące wykonywania przez pracownika powszechnego obowiązku obrony
1	Oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę
2	Oświadczenie dotyczące żądania wydania świadectwa pracy (art. 97 par. 11 k.p.) oraz związane z niewypłaceniem pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy (art. 171 par. 3 k.p.)
3	Kopia wydanego pracownikowi świadectwa pracy
4	Potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym (art. 884 par. 2 k.p.c.)
5	Umowa o zakazie konkurencji po rozwiązaniu stosunku pracy, jeżeli strony zawarły taką umowę
6	Orzeczenia lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi po rozwiązaniu stosunku pracy

ROZDZIAŁ 3

Przepisy przejściowe i końcowe

Załączniki do rozporządzenia

Poniżej publikujemy wybrane załączniki do komentowanego rozporządzenia wraz z komentarzem, na które zapisy pracodawca powinien szczególnie zwrócić uwagę. Jednocześnie informujemy, że poniżej zaprezentowane zostały przykładowe rozwiązania zapisów.

ZAŁĄCZNIK Nr 1

1. Imię (imiona) i nazwisko

2. Imiona rodziców

3. Data urodzenia

4. Obywatelstwo

5. Miejsce zamieszkania (adres do korespondencji)

6. Wykształcenie (nazwa szkoły i rok jej ukończenia), (zawód, specjalność, stopień naukowy, tytuł zawodowy, tytuł naukowy)

7. Wykształcenie uzupełniające (kursy, studia podyplomowe, data ukończenia nauki lub data rozpoczęcia nauki w przypadku jej trwania)

8. Przebieg dotychczasowego zatrudnienia (wskazać okresy zatrudnienia u kolejnych pracodawców oraz zajmowane stanowiska pracy)

9. Dodatkowe uprawnienia, umiejętności, zainteresowania (np. stopień znajomości języków obcych, prawo jazdy, obsługa komputera)

10. Oświadczam, że dane zawarte w pkt 1-3 są zgodne z dowodem osobistym seria nr wydanym przez lub innym dowodem tożsamości

(miejscowość i data) (podpis osoby ubiegającej się

o zatrudnienie)

Miejsce zamieszkania

Przepis wymaga podania przez pracodawcę miejsca zamieszkania kandydata na pracownika, nie ma on obowiązku wskazania miejsca zameldowania. Ma to związek z tym, że miejsca to nie muszą być tożsame, wówczas kierowanie korespondencji pracodawcy na adres zameldowania, a nie na adres zamieszkania, gdzie pracownik przebywa z zamiarem stałego pobytu, utrudniałoby kontakt z pracownikiem. Sprawę komplikuje nieco użyty w nawiasie zwrot "adres do korespondencji". Może on sugerować, że kandydat nie ma obowiązku podania faktycznego miejsca zamieszkania, a tylko adres, pod który chce, aby docierała ewentualna korespondencja kierowana przez pracodawcę.

Przebieg dotychczasowego zatrudnienia (chronologicznie)

Chodzi tu o informacje odnoszące się do pracowniczych form zatrudnienia, a nie dodatkowych - np. umów cywilnoprawnych. Pracownik nie będzie więc miał obowiązku podawania informacji odnoszących się do innych niż stosunek pracy form zatrudnienia.

Dodatkowe uprawnienia, umiejętności, zainteresowania

Warto wskazać tylko te, które mają potencjalne znaczenie dla wykonywanej pracy. Informacja w sprawie uprawiania np. sportów ekstremalnych może osłabić pozy cję negocjacyjną kandydata na pracownika z uwagi na obawy pracodawcy w zakresie potencjalnych absencji.

ZAŁĄCZNIK Nr 1a

1. Imię (imiona) i nazwisko

2. Numer ewidencyjny PESEL

3. Numer identyfikacji podatkowej (NIP)

4. Stan rodzinny (imiona i nazwiska oraz daty urodzenia dzieci)

5. Powszechny obowiązek obrony:

a) stosunek do powszechnego obowiązku obrony:

b) stopień wojskowy numer specjalności wojskowej

c) przynależność ewidencyjna do WKU

d) numer książeczki wojskowej

e) przydział mobilizacyjny do sił zbrojnych RP

6. Osoba, którą należy zawiadomić w razie wypadku (imię i nazwisko, adres, telefon)

7. Oświadczam, że dane zawarte w pkt 1 i 2 są zgodne z dowodem osobistym seria nr wydanym przez lub innym dowodem tożsamości

(miejscowość i data) (podpis pracownika)

Stan rodzinny

Wbrew obiegowemu znaczeniu zwrotu "stan rodzinny", wzór wymaga wskazania w tym zakresie wyłącznie danych personalnych dzieci oraz ich dat urodzenia.

Osoba, którą należy zawiadomić w razie wypadku

Przepisy nie wymagają, aby osoba, którą należy zawiadomić w razie wypadku była w jakikolwiek sposób spokrewniona z pracownikiem.

ZAŁĄCZNIK Nr 2

(miejscowość i data)

(pieczęć nagłówkowa

pracodawcy)

.........................................

(numer REGON-EKD)

zawarta w dniu (data zawarcia umowy) 02.01.2014

między Kancelarią Prawną "Przekręt" z siedzibą we Wrocławiu reprezentowaną przez (imię i nazwisko pracodawcy lub osoby reprezentującej pracodawcę albo osoby upoważnionej do składania oświadczeń w imieniu pracodawcy)

a

(imię i nazwisko pracownika oraz jego miejsce zamieszkania)

(okres próbny, czas nieokreślony, czas określony, czas wykonania określonej pracy).

1. Strony ustalają następujące warunki zatrudnienia:

1) rodzaj umówionej pracy (stanowisko, funkcja, zawód, specjalność)

2) miejsce wykonywania pracy siedziba pracodawcy

3) wymiar czasu pracy

4) wynagrodzenie (składniki wynagrodzenia i ich wysokość oraz podstawa prawna ich ustalenia)

5) inne warunki zatrudnienia

6) (dopuszczalna liczba godzin pracy ponad określony w umowie wymiar czasu pracy, których przekroczenie uprawnia pracownika, oprócz normalnego wynagrodzenia, do dodatku do wynagrodzenia, o którym mowa w art. 151¹ par. 1 Kodeksu pracy*)

2. Termin rozpoczęcia pracy

(podpis pracodawcy (data i podpis pracownika)

lub osoby reprezentującej pracodawcę albo osoby upoważnionej do składania oświadczeń w imieniu pracodawcy)

*) Dotyczy umowy o pracę z pracownikiem zatrudnianym w niepełnym wymiarze czasu pracy.

Rodzaj pracy

Może być określony poprzez wskazanie stanowiska pracy, funkcji, zawodu lub specjalności. Ważne, aby korespondowało z charakterem umówionej pracy. Precyzyjne określenie rodzaju pracy ma znaczenie w kontekście wydawania poleceń pracownikowi - które co do zasady powinny dotyczyć stanowiska i umówionej pracy.

Miejsce pracy

Nie może być określone zbyt ogólnikowo. Nie wystarczy wskazanie jedynie obszaru geograficznego czy strefy określonej granicami jednostki administracyjnej podziału kraju. Miejscem pracy może być stały punkt w znaczeniu geograficznym, jak również pewien oznaczony obszar.

Wynagrodzenie

W ramach wynagrodzenia można wyróżnić płacę zasadniczą, a ponadto wszelkie dodatki wynikające np. z zajmowanej funkcji, z tytułu pracy w określonych warunkach pracy jak również wszelkie premie wynikające z przepisów wewnątrzzakładowych.

Dzień zawarcia umowy oraz dzień rozpoczęcia pracy

Nie muszą być takie same. Nawiązanie stosunku pracy może nastąpić w terminie późniejszym niż data zawarcia umowy.

ZAŁĄCZNIK Nr 3

(miejscowość i data)

(pieczęć nagłówkowa pracodawcy)

Pani

Rozwiązuję z Panią umowę o pracę zawartą w dniu z zachowaniem

Przyczyną wypowiedzenia umowy o pracę jest

Jednocześnie informuję, iż w terminie 7 dni od dnia doręczenia niniejszego pisma przysługuje Pani prawo wniesienia odwołania do Sądu Rejonowego - Sądu Pracy

* Dotyczy umowy o pracę zawartej na czas nieokreślony.

Pisemne uzasadnienie

Nie ma formalnie potrzeby uzasadniania wypowiedzenia umowy zawartej na czas określony - nie będzie błędem, jeżeli pracodawca takie uzasadnienie zamieści.

Pouczenie o prawie do odwołania

Pouczenie o prawie do odwołania do sądu pracy powinno wskazywać termin na wniesienie odwołania. Niezbędne jest również szczegółowe wskazanie właściwego sądu, do którego odwołanie może być złożone (podane adresu). Nie jest wystarczające samo przytoczenie przepisów kodeksu pracy czy ogólne poinformowanie o prawie do sądu. Brak pouczenia o prawie do wniesienia odwołania do sądu jest naruszeniem przepisów kodeksu pracy, ale nie powoduje bezskuteczności dokonanej czynności - uzasadnia jedynie wniosek pracownika o przywrócenie terminu na jego wniesienie.

ZAŁĄCZNIK Nr 5

.......................................

(numer REGON-EKD)

Pan

Wypowiadam Panu umowę o pracę zawartą w dniu w części dotyczącej

Przyczyną wypowiedzenia dotychczasowych warunków umowy o pracę jest

Po upływie okresu wypowiedzenia, tj. od dnia , proponuję następujące, nowe warunki umowy o pracę:

Pozostałe warunki umowy o pracę nie ulegają zmianie.

Jeżeli Pan przed upływem połowy okresu wypowiedzenia, tj. do dnia nie złoży oświadczenia o odmowie przyjęcia nowych warunków umowy o pracę, będzie to równoznaczne z wyrażeniem zgody na proponowaną zmianę warunków umowy.

W razie odmowy przyjęcia przez Pana zaproponowanych warunków umowy o pracę umowa rozwiąże się z upływem okresu wypowiedzenia, tj. z dniem

Jednocześnie informuję, iż w terminie 7 dni od dnia doręczenia niniejszego pisma przysługuje Panu prawo wniesienia odwołania do Sądu Rejonowego - Sądu Pracy we

*) Dotyczy umowy o pracę zawartej na czas nie określony.

Warunki zatrudnienia

Niezbędne jest dokładne określenie, które warunki zatrudnienia ulegają zmianie ze wskazaniem dokładnego zakresu proponowanych zmian.

Pouczenie o prawie odmowy

Brak pouczenia o prawie złożenia oświadczenia do połowy okresu wypowiedzenia o odmowie przyjęcia nowych warunków umowy o pracę powoduje, że pracownik ma prawo do końca okresu wypowiedzenia złożyć oświadczenie o odmowie przyjęcia zaproponowanych warunków.

ZAŁĄCZNIK Nr 6

.......................................

(numer REGON-EKD)

Pan

Z dniem rozwiązuję z Panem bez zachowania okresu wypowiedzenia umowę o pracę zawartą w dniu Powodem rozwiązania umowy w trybie art. 52 par. 1 k.p. jest

Jednocześnie informuję, iż w terminie 14 dni od dnia doręczenia niniejszego pisma przysługuje Panu prawo wniesienia odwołania do Sądu Rejonowego - Sądu Pracy

Warunki zatrudnienia

Tak jak w przypadku wypowiedzenia umowy zawartej na czas nieokreślony - również w przypadku rozwiązania umowy bez wypowiedzenia powinno ono zawierać uzasadnienie. Powinno być konkretne ze wskazaniem okoliczności oraz czasu ich wystąpienia, które stanowią podstawę decyzji pracodawcy. W razie sporu sądowego pracodawca nie będzie mógł się powołać na okoliczności uzasadniające rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia, które nie zostały podane w uzasadnieniu.