Tydzień z komentarzami

Do obowiązków pracodawcy zgodnie z art. 94 pkt 9a ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 1502; dalej: k.p.) należy prowadzenie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników. O wadze tego obowiązku niech świadczy to, że nieprowadzenie dokumentacji ze stosunku pracy oraz akt osobowych stanowi wykroczenie przeciwko prawom pracownika, zagrożone karą grzywny od 1000 do 30 000 zł.

Kodeks pracy sygnalizuje jedynie obowiązek prowadzenia dokumentacji oraz akt osobowych, nie regulując szczegółowo, jak pracodawca powinien w tej kwestii postępować. W związku z powyższym minister pracy i polityki socjalnej na podstawie delegacji zawartej w art. 2981 k.p. określił w drodze rozporządzenia zakres prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposób prowadzenia akt osobowych pracownika. Wypełnieniem powyższej delegacji ustawowej jest komentowane rozporządzenie.

Reguluje ono obowiązki w zakresie szeroko rozumianej dokumentacji pracowniczej, które realizowane są przez pracodawców zatrudniających pracowników na podstawie stosunku pracy. Mówiąc o zakresie zastosowania omawianego rozporządzenia, warto przywołać wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z 3 kwietnia 2000 r. (sygn. akt II SA 2165/99, LEX nr 55009), w którym sąd wskazał, że komentowane rozporządzenie dotyczy pracodawców zatrudniających osoby na różnych podstawach stosunku pracy. Nie dotyczy ono natomiast organów prowadzących dokumentację funkcjonariuszy mundurowych, których stosunek zatrudnienia ma charakter administracyjnoprawny.

Obecnie obowiązującą zasadą jest prowadzenie oraz przechowywanie dokumentacji w formie papierowej. Nie można w przyszłości wykluczyć, iż prowadzenie, a zwłaszcza przechowywanie dokumentacji będzie prowadzone w formie elektronicznej. Prace w tym zakresie prowadzone są przez Ministerstwo Gospodarki. Trudno jednak określić przewidywany termin przygotowania oraz wprowadzenia konkretnych zmian w przepisach dotyczących przechowywania dokumentacji.

Prezentowany komentarz stanowi omówienie najbardziej istotnych zagadnień i problemów związanych z szeroko rozumianą dokumentacją pracowniczą. Z uwagi na to, że rozporządzenie nie reguluje wszystkich zagadnień związanych z dokumentacją, np. odpowiedzialności za jej nieprowadzenie, dostępu do dokumentacji czy odmowy lub podania nieprawdziwych informacji, niezbędne było (w celu kompleksowego omówienia poszczególnych zagadnień) odwołanie się do przepisów kodeksu pracy, kodeksu cywilnego, jak również ustawy o ochronie danych osobowych.

@RY1@i02/2014/245/i02.2014.245.217000100.801.jpg@RY2@

Sebastian Kryczka specjalista z zakresu prawa pracy

Sebastian Kryczka

specjalista z zakresu prawa pracy

● z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy

● z 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców

● z 13 marca 2006 r. o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników

● z 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych

● z 23 maja 1991 r. o rozwiązywaniu sporów zbiorowych

● z 13 lipca 2006 r. o ochronie roszczeń pracowniczych w razie niewypłacalności pracodawcy

● z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych

● z 13 kwietnia 2007 r. o Państwowej Inspekcji Pracy

● z 12 grudnia 2013 r. o cudzoziemcach (wybrane przepisy)

● z 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (przepisy dotyczące zatrudniania cudzoziemców)

● z 9 lipca 2003 r. o zatrudnianiu pracowników tymczasowych

● Ponadto rozporządzenia:

● z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. poz. 167)

● z 15 maja 1996 r. w sprawie szczegółowej treści świadectwa pracy oraz sposobu i trybu jego wydawania i prostowania (Dz.U. nr 60, poz. 282)

● z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz.U. nr 2, poz. 14 ze zm.)

● ministra pracy i polityki socjalnej z 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w kodeksie pracy (Dz.U. nr 62, poz. 289)

● ministra pracy i polityki socjalnej z 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 1632)