Ustawa o ZFŚS: zmiany są potrzebne...

...ale muszą być radykalne

1. Świadczenia urlopowe dla dużych firm

Kilkukrotne zmiany zasad tworzenia ZFŚS i wypłacania świadczenia urlopowego doprowadziły do pewnego bałaganu. Pracodawcy i pracownicy, a nawet sądy gubią się wśród różnych interpretacji i warunków stawianych przez ustawodawcę. Dlatego warto rozważyć zmianę, zgodnie z którą podmioty zobowiązane do tworzenia ZFŚS z uwagi na stan zatrudnienia (nie dotyczy jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych) mogły wybierać w układzie zbiorowym lub regulaminie wynagradzania, czy tworzą ZFŚS, czy też wypłacają świadczenie urlopowe. W obecnym brzmieniu ustawy świadczenie urlopowe wypłacają wyłącznie te podmioty, które tworzą ZFŚS dobrowolnie (zakłady z małym stanem zatrudnienia). Jest to o tyle istotne, że z ZUS zwolnione są wyłącznie świadczenia urlopowe wypłacane na podstawie ZFŚS.

Ponadto, wydaje się, że nie jest konieczne informowanie pracowników w pierwszym miesiącu każdego roku o nietworzeniu ZFŚS i niewypłacaniu świadczenia urlopowego. Zamiast tego mogłoby być zarządzenie pracodawcy w tym zakresie.

Warto by także uregulować kwestie rezygnacji z ZFŚS, np. poprzez zapis: "W przypadku rezygnacji z tworzenia ZFŚS, środki funduszu muszą być wydatkowane do wyczerpania na dotychczasowych zasadach".

2. W podstawie wynagrodzenie za dany miesiąc

Pomijając obowiązujące od kilku lat zamrożenie kwot, przy ustalaniu podstawy naliczania odpisów bierze się pod uwagę jedno z przeciętnych wynagrodzeń ustalanych przez GUS. Konstrukcja jest jednak dość karkołomna. Przepis mówi bowiem o przeciętnym wynagrodzeniu z poprzedniego roku lub z drugiego półrocza roku poprzedniego, jeżeli byłoby ono wyższe. Powoduje to, że GUS bez sensu musi ustalać dwa wskaźniki (drugie półrocze zawsze jest lepsze od całego roku). Po drugie wskaźniki GUS-u podawane są dopiero w drugiej dekadzie lutego, co powoduje, że przez około półtora miesiąca nie wiadomo, ile pieniędzy będzie miał ZFŚS. Zdecydowanie lepiej byłoby np. oprzeć się na przeciętnym wynagrodzeniu za październik roku poprzedniego - byłaby tylko jedna kwota i to znana przed początkiem roku.

3. Średnia miesięczna: jak ją ustalić

Wysokość odpisów zależy także od stanu zatrudnienia. Rozporządzenie z 9 marca 2009 r. w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych określa, jak ustalać przeciętny miesięczny stan zatrudnienia (średnia średnich miesięcznych), ale brakuje określenia, jak ustalić średnią miesięczną. Warto więc doprecyzować przepisy rozporządzenia w ustawie z wyraźnym dopiskiem uszczegóławiającym np., że średnią miesięczną oblicza się według zasad przewidzianych dla celów statystyki GUS.

4. Doprecyzowanie katalogu dokumentów

Warto doprecyzować katalog dokumentów, jakich pracodawca może żądać od członków rodziny pracownika, np. w celu ustalenia sytuacji materialnej rodziny zatrudnionego. Brak odpowiednich przepisów w tym zakresie rodzi wątpliwości dotyczące ochrony danych osobowych członków rodziny pracownika.

5. Stan środków na dzień przyjęcia

Jeden z większych błędów ustawodawcy dotyczy przejęcia części zakładu pracy. Zgodnie z art. 7 ust. 3b ustawy stan środków, należności i zobowiązań ustala się według stanu na ostatni dzień miesiąca, w którym następuje przejście. Tymczasem bezwzględnie powinien to być dzień przejęcia, gdyż inaczej może to prowadzić do znacznych nadużyć - firma zbywająca zakład miałaby czas do końca miesiąca, żeby wydać środki.

6. Prawo własności dla pracodawcy

Chyba każdy, kto prowadzi ZFŚS, chociaż raz usłyszał od któregoś z pracowników, że to są jego pieniądze i mu się należy. Czasem związki zawodowe także uzurpują sobie prawo do środków ZFŚS. Jednym z bardziej kuriozalnych stanowisk był pogląd jednego z organów podatkowych, który uznał, że właścicielem jest ogół pracowników. Ciekawe, czy organ zdawał sobie sprawę, że jeżeli ZFŚS posiadałby ośrodek wypoczynkowy, zwolnienie i zatrudnienie pracownika wymagałoby formy aktu notarialnego, gdyż zmieniałby się właściciel. Dlatego też wskazane byłoby, żeby w art. 10 ustawy wyraźnie zapisać, że pracodawca jest nie tylko administratorem środków, ale także ich właścicielem.

7. Wszystkie świadczenia bez PIT

Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy z 26 lipca 1991 r. ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2012 r. poz. 361 ze zm.; dalej: ustawa o PIT) wolne są świadczenia pieniężne i rzeczowe sfinansowane m.in. ze środków ZFŚS do wysokości 380 zł w skali roku. Korzyść pracownika wynosi w skali roku 68,40 zł (przy podatku w wysokości 18 proc.), co miesięcznie daje 5,70 zł. I dla takich pieniędzy pracodawca musi prowadzić kartotekę na każdego pracownika, pilnując, w którym momencie przekroczony zostanie limit. Warto byłoby się zastanowić nad skreśleniem tego zwolnienia lub uwspółcześnienia jego kwoty (co najmniej 1000 zł). Dodatkowo zwolnieniem powinny być objęte wszystkie świadczenia z ZFŚS, w tym także wartości pieniężne (np. bony) lub świadczenia inne nieodpłatne (np. wycieczki).

8. Artykuł 21 ustawy o PIT do poprawki

Zwolnienie zawarte w art. 21 ust. 1 pkt 78 ustawy o PIT jest chyba najgorzej zredagowanym przepisem w całym art. 21. Zbyt kazuistyczne zapisy z jednej strony i użycie nieprecyzyjnych sformułowań z drugiej powoduje, że przepis ten jest szalenie trudny do zastosowania w praktyce. Tym samym warto rozważyć następujące zmiany:

a) przepis mówi o "dopłatach do wypoczynku" - byłbym za tym, żeby mówił o "świadczeniach na rzecz wypoczynku" - nie byłoby wtedy konieczności finansowania jakiejkolwiek części przez uprawnionego,

b) doprecyzowanie co znaczy zwrot "dzieci i młodzież do lat 18" - można zapisać np.: "Zwolnienie stosuje się, jeżeli wypoczynek rozpocznie się przed dniem 18. urodzin",

c) zrezygnowanie z zapisu: "wypoczynku zorganizowanego przez podmioty prowadzące działalność w tym zakresie" - jeżeli jakiś podmiot zorganizował wypoczynek, to jest podmiotem, który w tym momencie prowadził taką działalność. Żądanie okazania wpisu do CEIDG lub KRS jest w tym wypadku zbędne.

d) wykreślenie lub zmiana katalogu rodzajów wypoczynku, tak żeby ze zwolnienia korzystało także dofinansowanie wypoczynku niezorganizowanego (wczasy pod gruszą), a na pewno wykreślenie "zimowisk" (dlaczego tylko jedna pora roku jest tak uprzywilejowana?) i dodanie innych wyjazdów.

9. Rozszerzenie zwolnienia

Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 92 ustawy o PIT wolne od podatku są świadczenia otrzymane na podstawie odrębnych przepisów przez członków rodzin zmarłych pracowników oraz zmarłych emerytów lub rencistów, do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 2280 zł. Problem w tym, że świadczenia z ZFŚS nie przysługują na podstawie ustawy, tylko regulaminu ZFŚS - ustawa zawiera jedynie upoważnienie dla pracodawcy do sporządzenia takiego regulaminu. Tym samym zasadne byłoby rozszerzenie zwolnienia na świadczenia pochodzące ze środków ZFŚS.

10. Dla nauczycieli ze środków obrotowych

Zgodnie z art. 53 Karty nauczyciela nauczycielom wypłaca się świadczenie urlopowe, które ma charakter roszczeniowy i jest wypłacane bez uwzględniania kryteriów socjalnych. Tym samym świadczenie takie nie powinno być wypłacane ze środków ZFŚS, tylko ze środków obrotowych. Jednocześnie - żeby nauczyciele nie byli stratni - wypłacane im świadczenie urlopowe powinno być wolne od składek ZUS, tak jak zwykłe świadczenie urlopowe - konieczna byłaby nowelizacja rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz.U. nr 161, poz. 1106 ze zm.).

OPINIE EKSPERTÓW

@RY1@i02/2014/157/i02.2014.157.217000200.804.jpg@RY2@

Grzegorz Orłowski radca prawny z Kancelarii Orłowski, Patulski, Walczak

Nie ma możliwości prawnych rozszerzenia definicji działalności socjalnej. Praktyka wykształciła różne formy kamuflażu faktycznych celów wypłat z funduszu (np. za wczasy pod gruszą bez jakiejkolwiek weryfikacji).

Spoglądając na to z szerszej perspektywy widzimy w tym coś głęboko niezdrowego. Z jednej strony możemy sfinansować z funduszu bony świąteczne, a z drugiej nie możemy choremu pracownikowi pomóc z funduszu w sfinansowaniu drogiej operacji (bo sprawy ochrony zdrowia są wyłączone z gestii funduszu). W efekcie rozwiązujemy powyższy problem zasilając chorego pracownika gotówką np. pod postacią świadczenia za wczasy pod gruszą i materialnej zapomogi w związku z popadnięciem przez niego w trudną sytuację życiową. Warto dodać, że zaspokajanie przez pracodawcę (w miarę możliwości) socjalnych i bytowych potrzeb pracowników to jedna z podstawowych zasad prawa pracy (art. 16 kodeksu pracy). Zasadę tę ujęto jednak nieprecyzyjnie. Aby była ona kompatybilna z ustawą o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, powinna brzmieć następująco: "Pracodawca, stosownie do możliwości i warunków, zaspokaja określone w odrębnej ustawie bytowe, socjalne i kulturalne potrzeby pracowników".

@RY1@i02/2014/157/i02.2014.157.217000200.805.jpg@RY2@

Paweł Ziółkowski ekspert z zakresu podatków i prawa pracy

Pracodawcy mają dylemat, jak uwzględniać kryteria socjalne przy chociażby imprezach sportowych, np. spływ kajakowy. Problem przez lata był niezauważany, aż ZUS odkrył, że może go wykorzystać do zmniejszenia swojego deficytu. Wykorzystując niejasność przepisów, w przypadku świadczeń po równo wydawał decyzje wymiarowe, a sądy zazwyczaj potwierdzały jego stanowisko (chlubny wyjątek stanowi wyrok Sądu Apelacyjnego w Szczecinie z 31 stycznia 2013 r. - sygn. akt III AUa 677/12). Na dodatek mimo tego, że kryteria socjalne są trzy, skupiał się wyłącznie na jednym - sytuacji materialnej. Tymczasem wszystkie trzy kryteria są równouprawnione. Stosowanie kryteriów socjalnych wyłącznie do części pomocowej (zapomogowej) funduszu jest w pełni zasadne. Wyłączenie obowiązku stosowania kryteriów wobec działalności sportowej, wypoczynkowej lub rekreacyjnej ułatwi życie pracodawcom, zmniejszy zagrożenia związane z kontrolą ZUS i odciąży sądy.

Bezwzględnie trzeba rozstrzygnąć, co jest pomocą materialną - przykładowo wczasy pod gruszą są świadczeniem związanym z wypoczynkiem, ale stanowią też rodzaj pomocy materialnej. W przeciwnym razie ZUS może rozszerzać pojęcie pomocy materialnej.

@RY1@i02/2014/157/i02.2014.157.217000200.806.jpg@RY2@

Katarzyna Dulewicz radca prawny i partner CMS Cameron McKenna

Zmiany w zakresie ustalania kręgu osób uprawnionych do korzystania ze świadczeń socjalnych są pożądane. Przepisy nie dają jasnej odpowiedzi, kto może otrzymać pomoc z funduszu socjalnego. Brak ustawowej definicji rodziny pracowników oraz byłych pracowników budzi wiele wątpliwości. Pracodawcy w regulaminach najczęściej ograniczają krąg osób uprawnionych do małżonka i dzieci, ewentualnie rodziców i wnuków. Niektórzy wprowadzają większe ograniczenia i przyznają pomoc socjalną jedynie małżonkom pracownika oraz dzieciom pozostającym na jego utrzymaniu. Niezbędne wydaje się zatem dokładne określenie minimalnego katalogu osób, które mogą korzystać ze świadczeń socjalnych. Propozycją wartą rozważenia jest wyłączenie z kręgu osób uprawnionych do świadczeń z funduszu byłych pracowników - emerytów i rencistów oraz ich rodziny. Może to być uzasadnione w sytuacji, gdy pracownik był zatrudniony w danej firmie jedynie przez krótki czas, zanim przeszedł na emeryturę. Pracodawca, chcąc finansować pomoc socjalną dla długoletnich byłych pracowników, może zawrzeć odpowiednie postanowienia w regulaminie ZFŚS.

Oprac. Paweł Ziółkowski i Katarzyna Dulewicz