Rozliczenie grudnia i stycznia to wyzwanie

Grudzień jest specyficznym okresem pracy ze względu na długie święta. W części firm zwłaszcza druga połowa miesiąca to czas mniej intensywny. Dla wielu jednak okres świąteczny wiąże się z wytężoną pracą. Dotyczy to na pewno sektora handlu, ale również tych, którzy zajmują się księgowym zamknięciem roku czy przygotowaniem różnego rodzaju planów na kolejny rok. To odbija się na planowaniu i rozliczaniu czasu pracy. Prawidłowo ułożony grafik (harmonogram) to bowiem jedno. Drugie to faktyczne zlecanie pracy w tym okresie (często nadliczbowej i w dniach wolnych) oraz tego konsekwencje.

Pracodawcy, dla których grudzień jest miesiącem bardzo intensywnym, powinni zwrócić szczególną uwagę na takie kwestie związane z czasem pracy, jak:

wograniczenia dotyczące dopuszczalności planowania pracy w poszczególnych przedziałach godzinowych i dniach, a także w niedziele i święta,

wobowiązujące okresy rozliczeniowe czasu pracy, które w bardzo istotny sposób wpływają na możliwość kilkutygodniowej intensyfikacji pracy,

wkonieczność zapewnienia minimalnych odpoczynków i minimalnej liczby dni wolnych oraz terminowego rekompensowania pracy w niedziele i święta,

wkoszty rekompensaty za pracę nadliczbową oraz pracę w poszczególnych rodzajach dni zgodnie z grafikiem wolnych od pracy.

W tym roku Święta Bożego Narodzenia (25 i 26 grudnia) przypadają w poniedziałek i wtorek. Nowy Rok wypada również w poniedziałek. Jednocześnie Wigilia i sylwester - dni, które formalnie są normalnymi dniami pracy, ale w praktyce mają szczególny status - w tym roku przypadają w niedziele, co (nie licząc zwyczajowego skrócenia dnia pracy w tym dniu) dodatkowo ogranicza możliwość polecania pracy w te dni. Tym, którzy będą wówczas wykonywać pracę, trzeba będzie oddać dzień wolny (ewentualnie wypłacić 100-proc. dodatek do wynagrodzenia, jeśli udzielenie dnia wolnego będzie niemożliwe). Z kolei święto Trzech Króli przypada 6 stycznia 2018 r. Za ten dzień trzeba będzie oddać pracownikom dzień wolny. Można to zrobić np. 2 stycznia (a także w grudniu, jeśli miesiąc ten jest objęty jednym okresem rozliczeniowym ze styczniem).

Jak rozplanować

Plany pracy na grudzień - w postaci indywidualnych rozkładów czasu pracy (harmonogramów, grafików) - powinny być już dawno utworzone. Czy jednak, jeśli są w nich błędy, jest już za późno na ich skorygowanie? I tak, i nie. Wiele zależy tu od stosowanych okresów rozliczeniowych. Należy też pamiętać o pewnych możliwościach zmiany grafiku. Szerzej będzie o tym mowa w dalszej części tekstu.

Ważne

Harmonogram (grafik) pracy jest niezbędny tam, gdzie nie ma ustalonych godzin i dni świadczenia pracy w regulaminie lub umowie o pracę. Wówczas jest on dla pracownika jedynym skonkretyzowanym źródłem informacji o tym, kiedy będzie musiał świadczyć pracę.

Obowiązek tworzenia indywidualnych rozkładów czasu pracy dotyczy wszystkich sytuacji, w których nie została wypełniona jedna z poniższych czterech przesłanek:

1) rozkład czasu pracy pracownika wynika z prawa pracy albo z umowy o pracę (stały rozkład wskazujący na wykonywanie pracy w tych samych dniach i tych samych godzinach),

2) pracodawca w porozumieniu z pracownikiem ustala czas niezbędny do wykonania powierzonych zadań, uwzględniając wymiar czasu pracy wynikający z norm czasu pracy (zadaniowy czas pracy);

3) na pisemny wniosek pracownika stosuje do niego ruchome rozkłady czasu pracy, o których mowa w art. 140¹ k.p.;

4) na pisemny wniosek pracownika ustala się mu indywidualny rozkład czasu pracy.

RAMKA 1. Podstawowe zasady tworzenia harmonogramów czasu pracy ⒸⓅ

n Harmonogram musi być zgodny z regułami wynikającymi z przepisów wewnętrznych (najczęściej z regulaminu pracy).

n Harmonogram tworzy się na okres nie krótszy niż miesiąc (przy dłuższym okresie rozliczeniowym nie musi więc obejmować jego całego).

n Przy miesięcznych okresach rozliczeniowych planujemy pracę w wymiarze równym wymiarowi czasu pracy dla danego miesiąca.

n Jeżeli są stosowane dłuższe okresy rozliczeniowe, to harmonogram miesięczny nie musi odpowiadać wymiarowi czasu pracy dla danego miesiąca.

n Grafik ma określać godziny rozpoczynania i kończenia pracy w poszczególnych dniach pracy, nie planujemy jednak przerw przysługujących pracownikom (wyjątkiem jest przerwa wynikająca ze stosowania przerywanego czasu pracy).

n W każdej dobie pracownik musi mieć zapewniony co najmniej 11-godzinny odpoczynek.

n Godzina rozpoczęcia pracy nie może przypadać w niezakończonej dobie pracowniczej (wyjątkiem jest stosowanie zmiennych rozkładów czasu pracy z art. 1401 par. 1 k.p.),

n W każdym tygodniu pracownik musi mieć zagwarantowany 35-godzinny (lub nie krótszy niż 24 godziny w razie przejścia na inną zmianę) odpoczynek tygodniowy.

n Planując pracę w niedziele, należy w zamian za nią uwzględnić dzień wolny w ciągu 6 dni przed tą niedzielą lub po niej, a przy pracy w święto uwzględnić dzień wolny do końca okresu rozliczeniowego.

n Co najmniej jedna niedziela na cztery tygodnie musi być wolna od pracy.

n Pracownik musi mieć w okresie rozliczeniowym łączną liczbę dni wolnych od pracy odpowiadającą co najmniej liczbie niedziel, świąt oraz dni wolnych od pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy przypadających w tym okresie.

Grafik jest też bardzo ważny przy późniejszym rozliczaniu czasu pracy. Analiza harmonogramów pozwala na ustalenie konsekwencji świadczenia pracy w poszczególnych dniach wolnych (taka praca jest różnie rekompensowana w zależności od rodzaju dnia wolnego) czy liczby faktycznie przepracowanych godzin w systemie równoważnym (bez harmonogramu w wielu przypadkach nie dałoby się oznaczyć nadgodzin).

W każdym systemie czasu pracy, jeżeli jest to uzasadnione przyczynami obiektywnymi, technicznymi lub dotyczącymi organizacji pracy, okres rozliczeniowy może być przedłużony, nie więcej jednak niż do 12 miesięcy, przy zachowaniu ogólnych zasad dotyczących ochrony bezpieczeństwa i zdrowia pracowników.

Okres rozliczeniowy służy zamknięciu wielu kwestii związanych z czasem pracy. W trakcie jego trwania trzeba m.in. zapewnić przeciętnie 40-godzinny tydzień pracy (z godzinami nadliczbowymi przeciętnie 48-godzinny) i dotrzymać zasady przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy. Do jego końca oddajemy dni wolne za pracę w święta, niedziele i dni wolne wynikające z zasady przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy. W tym terminie udzielamy też równoważnego odpoczynku w razie skrócenia dobowego wypoczynku w sytuacjach przewidzianych w art. 132 k.p. lub też czas wolny za pracę w nadgodzinach, gdy brak wniosku pracownika.

Okresy rozliczeniowe najczęściej zamykają się w roku kalendarzowym. Nie ma jednak przeszkód, by rozpoczynały się w jednym i kończyły w drugim, np. trzymiesięczny okres trwający od listopada do stycznia. Takie rozwiązanie może być niezmiernie przydatne u pracodawców, u których grudzień wiąże się ze szczególną intensywnością pracy. Przy jego zastosowaniu nie byłby to bowiem ostatni miesiąc z okresu rozliczeniowego, ale następowałby po nim miesiąc lub dwa (a nawet więcej w wydłużonych okresach rozliczeniowych) na rozliczenie grudniowej pracy.

TABELA 1. Okresy rozliczeniowe i systemy czasu pracy ⒸⓅ

Maksymalna długość okresu rozliczeniowego	Systemy czasu pracy, w jakich jest dopuszczalna
do 4 tygodni	● praca w ruchu ciągłym (art. 138 k.p.)
do 1 miesiąca	● równoważny czas pracy (art. 135 par. 1, 136, 137 k.p.), ● skrócony tydzień pracy (art. 143 k.p.), ● praca wykonywana tylko w piątki, soboty, niedziele i święta (tzw. system pracy weekendowej - art. 144 k.p.)
do 3 miesięcy	● równoważny czas pracy, którego stosowanie musi być uzasadnione szczególnymi przypadkami (art. 135 par. 2 i art. 137 k.p.)
do 4 miesięcy	● podstawowy system czasu pracy (art. 129 par. 1 k.p.), ● przerywany czas pracy (art. 139 k.p. - przy czym art. 139 par. 2 k.p. zawiera ograniczenie, z którego wynika, że przerywany czas pracy może być stosowany tylko w stosunku do podstawowego czasu pracy uregulowanego w art. 129 par. 1 k.p.), ● równoważny czas pracy (art. 135 par. 3 i art. 137 k.p.)

Regulamin jako podstawa

Jednym z elementów regulaminu pracy (lub - tam, gdzie nie ma obowiązku tworzenia regulaminów - obwieszczenia) są postanowienia dotyczące rozkładów czasu pracy, wiążące zarówno dla pracownika, jak i dla pracodawcy. Ten ostatni jest nimi związany przy tworzeniu harmonogramów. Rozkład czasu pracy w regulaminie pracy jest punktem odniesienia przy tworzeniu indywidualnych harmonogramów czasu pracy. Innymi słowy - grafik pracy pracownika musi być zawarty w granicach wyznaczonych przez regulaminowy rozkład czasu pracy. Przy czym gdy rozkład regulaminowy wskazuje na stałe dni godziny pracy, harmonogramy nie są tworzone - pracownik wie bowiem wówczas, kiedy ma świadczyć pracę.

PRZYKŁAD 1

Bez stosownych zapisów w regulaminie zmiana grafiku niemożliwa

Nie, regulamin pracy wyznacza rozkłady czasu pracy, jakie może stosować pracodawca. W sytuacji przedstawionej w pytaniu regulamin - nie zawierając żadnych zapisów dotyczących możliwych odstępstw od wskazanego w nim rozkładu dziennego i godzinowego - zamyka drogę do jakichkolwiek zmian w tym zakresie. Wprowadzenie innego rozkładu czasu pracy wymagałoby uprzedniej zmiany regulaminu pracy, która wchodzi w życie po upływie dwóch tygodni od podania jej do wiadomości pracowników.

Warto podkreślić, że okres świąteczny może być inaczej niż zwykle rozplanowany w grafikach, o ile regulamin przewiduje taką możliwość. Jeżeli nie, to możemy mieć do czynienia z koniecznością dokonania dodatkowych rozliczeń czasu pracy - nawet przy zaplanowaniu rozmiarów pracy prawidłowych dla np. grudnia.

Stanowisko PIP i resortu rodziny

Utworzony harmonogram czasu pracy jest wiążący i nie może być dowolnie zmieniany przez pracodawcę. Nie jest to jednak całkowicie wykluczone. Możliwość zmian dopuszcza zarówno resort pracy (pismo z 18 października 2013 r., Rzeczposp. PiP 2013/9673/5), jak i Państwowa Inspekcja Pracy (pismo z 6 kwietnia 2009 r., GPP-417-4560-19/09/PE/RP). Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej w stanowisku z 18 października 2013 r. wskazało, że obecnie obowiązujące przepisy prawa pracy nie regulują modyfikacji grafików. Z art. 129 k.p. nie wynika ani zakaz dokonywania zmian, ani też ich dopuszczalność.

Zmiany grafików nie mogą być jednak uzasadniane samymi szczególnymi potrzebami pracodawcy. Możliwość ich wprowadzania przez pracodawcę należałoby przyjąć w odniesieniu do:

wsytuacji dotyczących danego pracownika wynikających z przepisów prawa pracy, np. w związku z odbieraniem dnia wolnego za pracę w niedziele lub święto;

wmodyfikacji spowodowanych nieobecnością innych pracowników (np. wskutek choroby, urlopu na żądanie).

PIP wskazuje, że zmiany harmonogramów są dopuszczalne jedynie w sytuacjach określonych w zakładowych źródłach prawa pracy (np. długotrwała nieobecność lub choroba innego pracownika) oraz w k.p. (art. 1513 i art. 15111). Konieczne jest zatem wprowadzenie odpowiednich zapisów do regulaminu pracy. Zmiany są również możliwe na wniosek pracownika. Wnosząc o zmianę harmonogramu, kieruje się on własną potrzebą, w pełni świadomie uzgadniając z pracodawcą inne godziny lub dni pracy. Zgoda pracodawcy nie stanowi w takiej sytuacji jednostronnego polecenia służbowego narzucającego zmianę. Jest przychyleniem się do określonej potrzeby pracownika.

Dopuszczalność pracy w niedziele i święta

Możliwość pracy w niedziele i święta jest dosyć szeroka, ale nie nieograniczona. Aby rozkład pracy dotyczył także tych dni, praca musi mieścić się w katalogu prac wskazanych w art. 151¹⁰ k.p.

Święta będące dniami wolnymi od pracy określono w ustawie z 18 stycznia 1951 r. o dniach wolnych od pracy (t.j. Dz.U. z 2015 r. poz. 90).

RAMKA 2. Święta będące dniami wolnymi od pracy: ⒸⓅ

n 1 stycznia - Nowy Rok

n 6 stycznia - Święto Trzech Króli

n pierwszy dzień Wielkiej Nocy

n drugi dzień Wielkiej Nocy

n 1 maja - Święto Państwowe

n 3 maja - Święto Narodowe Trzeciego Maja

n pierwszy dzień Zielonych Świątek

n dzień Bożego Ciała

n 15 sierpnia - Wniebowzięcie Najświętszej Maryi Panny

n 1 listopada - Wszystkich Świętych

n 11 listopada - Narodowe Święto Niepodległości

n 25 grudnia - pierwszy dzień Bożego Narodzenia

n 26 grudnia - drugi dzień Bożego Narodzenia

Praca w niedziele i święta jest dozwolona:

ww razie konieczności prowadzenia akcji ratowniczej w celu ochrony życia lub zdrowia ludzkiego, ochrony mienia lub środowiska albo usunięcia awarii;

ww ruchu ciągłym;

wprzy pracy zmianowej;

wprzy niezbędnych remontach;

ww transporcie i w komunikacji;

ww zakładowych strażach pożarnych i w zakładowych służbach ratowniczych;

wprzy pilnowaniu mienia lub ochronie osób;

ww rolnictwie i hodowli;

wprzy wykonywaniu prac koniecznych ze względu na ich użyteczność społeczną i codzienne potrzeby ludności, zwłaszcza:

- w zakładach świadczących usługi dla ludności,

- gastronomii,

- zakładach hotelarskich,

- jednostkach gospodarki komunalnej,

- zakładach leczniczych podmiotów leczniczych i innych placówkach służby zdrowia przeznaczonych dla osób, których stan zdrowia wymaga całodobowych lub całodziennych świadczeń zdrowotnych,

- jednostkach organizacyjnych pomocy społecznej oraz jednostkach organizacyjnych wspierania rodziny i systemu pieczy zastępczej zapewniających całodobową opiekę,

- zakładach prowadzących działalność w zakresie kultury, oświaty, turystyki i wypoczynku;

ww stosunku do pracowników zatrudnionych w systemie czasu pracy, w którym praca jest świadczona wyłącznie w piątki, soboty, niedziele i święta;

wprzy wykonywaniu prac:

- polegających na świadczeniu usług z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej (w rozumieniu przepisów o świadczeniu usług drogą elektroniczną) lub urządzeń telekomunikacyjnych (w rozumieniu przepisów prawa telekomunikacyjnego), odbieranych poza terytorium Polski, jeżeli zgodnie z przepisami obowiązującymi odbiorcę usługi niedziele i święta są u niego dniami pracy,

- zapewniających możliwość świadczenia usług, o których mowa wyżej.

Rozwiązania w handlu

Obecnie praca w święta w placówkach handlowych jest niedozwolona. Może być natomiast wykonywana w niedziele, jeżeli jest to konieczne ze względu na ich użyteczność społeczną i codzienne potrzeby ludności. Wkrótce prawdopodobnie ulegnie to zmianie - obecnie przepisy zakazujące pracy w handlu w niedziele (od marca 2018 r. we dwie niedziele w miesiącu, od 2019 r. w trzy i od 2020 r. co do zasady we wszystkie, z kilkoma wyjątkami) są przedmiotem prac w Senacie [stan na 12 grudnia 2017 r., dzień zamknięcia niniejszego wydania - red.].

Zmiany wynikają m.in. stąd, że obecnie przesłanki dopuszczające pracę w niedziele w placówkach handlowych są tak szerokie, że nie tworzą właściwie żadnego ograniczenia dla jej planowania. Przepisy nie definiują przy tym pojęcia placówki handlowej. PIP wskazuje (stanowisko DPR-079-578/JS/MF/07), że  obejmuje ono co do zasady wszelkie instytucje i zakłady, których główną działalnością jest działalność handlowa, zarówno hurtowa, jak i detaliczna, a więc które kupują wyroby w celu ich odsprzedaży.

Ponadto inspekcja pracy, kierując się interesem społecznym oraz brakiem możliwości jednoznacznej interpretacji przepisów zawartych w k.p., uznała, że stacje paliw należy zaliczyć do placówek usługowych wykonujących prace konieczne ze względu na ich użyteczność społeczną i codzienne potrzeby ludności. Użyteczność społeczną trzeba przy tym rozumieć jako tę część działalności, której niewykonanie może przynieść szkodę społeczeństwu lub jego części. Trudno bowiem wyobrazić sobie, że obywatele i służby publiczne nie mogłyby zaopatrzyć się w paliwo w niedziele. Odmienne podejście do wspomnianych przepisów - w ocenie PIP - naruszyłoby ponadto generalną klauzulę wykładni prawa, która przyznaje interesowi społecznemu pierwszeństwo przed interesem indywidualnym. Istotą i funkcją klauzul generalnych jest zaś możliwość złagodzenia rygoryzmu przepisów prawnych i dostosowanie ich do potrzeb życiowych, tj. do konkretnych okoliczności faktycznych. W powołanym stanowisku PIP stwierdziła również, że w aptekach, które zgodnie z przepisami ustawy z 6 września 2001 r. - Prawo farmaceutyczne (t.j. Dz.U. z 2017 r. poz. 2211) są placówkami ochrony zdrowia publicznego, w których osoby uprawnione świadczą usługi farmaceutyczne, zakaz nie obowiązuje.

W pozostałych przypadkach zakaz pracy w placówkach handlowych nie jest ograniczony do realizacji pracy tylko przez pracowników zatrudnionych bezpośrednio przez właściciela danej placówki handlowej, ale dotyczy w pełni również pracowników firm zewnętrznych i tymczasowych. Nie obejmuje jednak właścicieli placówek handlowych, a także osób, które wykonują pracę na podstawie umów cywilnoprawnych.

PRZYKŁAD 2

Pracownicy tymczasowi na umowach cywilnoprawnych

Osoby skierowane do wykonywania pracy tymczasowej na podstawie umowy prawa cywilnego mogą podczas świąt świadczyć pracę w sklepie. Nie ma przy tym żadnych ograniczeń, ale należy zwrócić uwagę na warunki ich zatrudnienia. W wielu bowiem przypadkach mogą okazać się one charakterystyczne dla stosunku pracy, o co przy pracy w placówce handlowej wcale nie jest trudno. A takie zatrudnienie jest niedopuszczalne.

W przepisach k.p. nie ma zakazu zatrudniania w niedzielę i święta pracowników podlegających szczególnej ochronie w zakresie czasu pracy - kobiet w ciąży, pracowników niepełnosprawnych, osób opiekujących się dzieckiem do ukończenia przez nie 4. roku życia, pracowników młodocianych.

Rekompensata za pracę w niedziele lub święta

Pracownikowi wykonującemu pracę w niedzielę pracodawca jest obowiązany zapewnić inny dzień wolny od pracy w okresie 6 dni kalendarzowych poprzedzających lub następujących po niej, a jeżeli jest to niemożliwe, do końca okresu rozliczeniowego. Za pracę w święto dnia wolnego udziela się do końca okresu rozliczeniowego. Dopiero w razie braku możliwości udzielenia dnia wolnego od pracy w tym terminie pracownikowi przysługuje dodatek do wynagrodzenia w wysokości określonej w art. 151¹ par. 1 pkt 1 k.p. za każdą godzinę pracy w niedzielę lub święto.

Ważne

Dzień wolny udzielany jest niezależnie od czasu przepracowanego w niedziele i święta. Oznacza to, że zarówno godzina, jak i siedem godzin pracy w tym dniu równać się będą udzieleniu pracownikowi całego, ośmiogodzinnego dnia wolnego.

Najczęściej nie ma problemu, gdy praca w niedziele i święta jest planowana w grafikach. Pracodawca po prostu oznacza inny dzień wolny za pracę w te dni. Gorzej, gdy w któryś z tych dni zlecona zostanie dodatkowa praca (np. w Wigilię lub Sylwestra). Zwróćmy uwagę na to, że k.p. nie wskazuje, że pracodawca udziela dnia wolnego albo wypłaca dodatek według własnego uznania (wyboru). Obowiązuje tu stopniowanie:

ww pierwszej kolejności: dzień wolny 6 dni przed albo 6 dni po danej niedzieli,

ww drugiej (dopiero jeżeli nie jest możliwe wykorzystanie dnia wolnego w ciągu tych 6 dni): dzień wolny do końca okresu rozliczeniowego,

ww trzeciej (gdy niemożliwe jest wykorzystanie dnia wolnego do końca okresu rozliczeniowego): wypłacany jest dodatek do wynagrodzenia w wysokości 100 proc.

Pamiętajmy przy tym, że dodatek do wynagrodzenia przysługuje dopiero wtedy, gdy nie jest możliwe udzielenie dnia wolnego w obu terminach wskazanych w przepisach. Tak więc nie można w każdym przypadku od razu w ten sposób zrekompensować pracy w niedzielę. Ta forma jest zastępczą wobec udzielenia wolnego dnia i powinna być traktowana jako wtórna. Podstawową zasadą jest zapewnienie pracownikowi prawa do należytego wypoczynku przy zachowaniu podstawowej zasady, jaką jest przeciętnie pięciodniowy tydzień pracy. Brak zapewnienia dnia wolnego burzy tę zasadę. Dopuszczony jest wprawdzie przez art. 151¹¹ par. 3 k.p., ale jako swoiste odstępstwo od reguły.

RAMKA 3. Pismo Departamentu Prawnego Głównego Inspektoratu Pracy z 18 października 2012 r. ⒸⓅ

W odpowiedzi na pytanie dotyczące wysokości wynagrodzenia przysługującego za pracę w niedzielę i święta w przypadku braku rekompensaty pracy w tych dniach innymi dniami wolnymi od pracy w danym okresie rozliczeniowym wyjaśniamy, że zgodnie z art. 15111 k.p. pracownikowi wykonującemu pracę w niedzielę i święta, gdy przepisy dopuszczają pracę w tych dniach, pracodawca jest zobowiązany zapewnić inny dzień wolny od pracy. W zamian za pracę w niedzielę - w okresie sześciu dni kalendarzowych poprzedzających lub następujących po takiej niedzieli oraz w zamian za pracę w święto - w ciągu okresu rozliczeniowego. Jeżeli natomiast nie jest możliwe wykorzystanie w tym okresie dnia wolnego od pracy w zamian za pracę w niedzielę, pracownikowi przysługuje dzień wolny od pracy do końca okresu rozliczeniowego, a w razie nieudzielenia go w tym terminie - dodatek do wynagrodzenia w wysokości 100 proc. stawki godzinowej, wynikającej z jego osobistego zaszeregowania, określonego stawką godzinową lub miesięczną, za każdą godzinę pracy w niedzielę.

Jeżeli jednak w wyniku braku takiej rekompensaty zostanie przekroczona przeciętna tygodniowa norma czasu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym, pracownikowi przysługuje kolejny dodatek za pracę przekraczającą tę normę w wysokości 100 proc. stawki godzinowej wynikającej z jego osobistego zaszeregowania, określonego stawką godzinową lub miesięczną.

Podstawową kwestią dla wszystkich regulacji dotyczących pracy w niedziele lub święta jest to, jaki przedział czasowy przyjmujemy jako pracę w te dni. Zgodnie z przepisami k.p. za pracę w niedzielę i święto uważa się pracę wykonywaną między godziną 6.00 w tym dniu a godziną 6.00 w następnym, z zastrzeżeniem: "chyba że u danego pracodawcy została ustalona inna godzina". W pełni dopuszczalne jest zatem wprowadzenie innego przedziału czasowego, w zależności od potrzeb pracodawcy. Należy jednak przy tym pamiętać, że:

wnie może on obejmować mniej niż 24 kolejne godziny,

wnie może być w sposób istotny oderwany od dnia kalendarzowego (nieprawidłowe byłoby np. wskazanie, że za pracę w niedzielę lub święto uznaje się pracę pomiędzy 22.00 tego dnia a 22.00 dnia następnego).

Ważne

W przypadku polecenia pracy w sylwestrową niedzielę - 31 grudnia - u pracodawców, których okresy rozliczeniowe kończą się w tym dniu, nie będzie możliwości oddania dnia wolnego, a zatem od razu wchodzi obowiązek wypłaty dodatku.

Wewnętrzne regulacje w tym zakresie powinny zostać wprowadzone w układzie zbiorowym pracy lub - przy jego braku lub gdy nie odnosi się on do tej materii - w regulaminie pracy lub obwieszczeniu dotyczącym czasu pracy u pracodawców, którzy nie wydają regulaminu. Przykładowy zapis powinien wyglądać tak:

1. Za pracę w niedziele i święta uważa się pracę wykonywaną pomiędzy godziną 7.00 w tym dniu a godziną 7.00 w dniu następnym, z zastrzeżeniem ust. 2.

2. Dla pracowników zatrudnionych na stanowisku kierowcy za pracę w niedzielę i święta uważa się pracę wykonywaną pomiędzy 5.00 w tym dniu a 5.00 w dniu następnym.

PRZYKŁAD 3

Wcześniejsza praca w poniedziałek

W tej sytuacji czas przepracowany od 5.00 do 6.00 w poniedziałek kalendarzowy jest kwalifikowany jako praca w niedzielę. Pracownik powinien mieć ją zrekompensowaną w sposób przypisany do niedzieli (dzień wolny, a dopiero przy braku możliwości jego zapewnienia, dodatek do wynagrodzenia).

Wolna niedziela co cztery tygodnie

Przy pracach wykonywanych w niedziele pracownik ma mieć jedną wolną niedzielę co najmniej raz na cztery tygodnie. Nie dotyczy to jedynie pracowników instytucji kultury i osób zatrudnionych w weekendowym systemie czasu pracy. Warto w tym miejscu przytoczyć fragment pisma Głównego Inspektoratu Pracy z 4 sierpnia 2009 r. nr GPP-459-4560-49/09/PE/RP: "art. 151¹² k.p. nie precyzuje, jak liczyć te cztery tygodnie. Można więc przyjąć, że rytm, w jakim podwładnemu będzie udzielana wolna niedziela, jest niezależny od okresów rozliczeniowych i w zasadzie powinien być odnoszony do układu tygodni w roku kalendarzowym. Natomiast z uwagi na to, że ten przepis nie określa początku czterotygodniowego okresu, w jakim ma przypadać wolna niedziela, pracodawca wywiąże się z tego wymogu, jeśli w każdym dowolnie wybranym czterotygodniowym okresie będzie przypadać co najmniej jedna niedziela wolna od pracy."

PRZYKŁAD 4

Zgoda pracownika nie wystarczy

Nie, zgoda pracownika nie może prowadzić do niezapewnienia mu co najmniej jednej wolnej niedzieli w każdych czterech kolejnych tygodniach. Rozkład czasu pracy pracownika powinien wyglądać np. w ten sposób:

26.11	3.12	10.12	17.12	24.12	31.12
wolne	pracuje	pracuje	pracuje	wolne	pracuje lub wolne

"Wolna niedziela" to dzień zarówno niezaplanowany jako dzień pracy w rozkładzie, jak i dzień wolny faktycznie, tzn. taki, w którym pracownik nie został wezwany do świadczenia pracy i jej nie wykonywał w przedziale czasu przyjętym w zakładzie pracy jako niedziela.

PRZYKŁAD 5

Trzeba pamiętać o godzinach granicznych

Pracownik miał zaplanowaną w harmonogramie pracę w trzy niedziele z rzędu, czwartą miał wolną. Ze względu na konieczność realizacji pilnego zamówienia został wezwany do pracy w poniedziałek od godz. 5.00.

Jeżeli w przepisach wewnętrznych obowiązujących w firmie nie zostały zmienione godziny graniczne wyznaczające niedzielę, to praca pomiędzy godz. 5.00 a 6.00 w poniedziałek kalendarzowy była faktycznie kwalifikowana jako praca w niedzielę. Stanowi to w opisanej sytuacji naruszenie przepisów, za które może zostać nałożona grzywna.

Wolne za 11 listopada i Trzech Króli

Każde święto w okresie rozliczeniowym i przypadające w innym dniu niż niedziela obniża wymiar czasu pracy o 8 godzin. Zasada ta dotyczy nie tylko świąt w dniach wyznaczonych zgodnie z rozkładem czasu pracy jako dni pracy, lecz także przypadających w dniach wolnych od pracy (poza niedzielą). W okresie końca i początku roku dla wielu pracodawców takimi świętami było przypadające w sobotę 11 listopada 2017 r. Narodowe Święto Niepodległości, a w 2018 r. w sobotę 6 stycznia przypadnie Święto Trzech Króli.

Wpływa to na obniżenie o 8 liczby godzin do przepracowania w okresie rozliczeniowym, a w wielu przypadkach konieczne jest zapewnienie innego dnia wolnego. Pracownik w okresie rozliczeniowym powinien mieć bowiem łączną liczbę dni wolnych od pracy odpowiadającą co najmniej liczbie niedziel, świąt oraz dni wolnych od pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy przypadającym w tym okresie. W obu przypadkach - w zakresie godzin i dni - poruszamy się wyłącznie po tym samym okresie rozliczeniowym.

PRZYKŁAD 6

Liczba wolnych dni zależy od okresu rozliczeniowego

Pracodawca stosuje trzymiesięczne okresy rozliczeniowe obejmujące kwartały kalendarzowe. Zatrudnieni pracują od poniedziałku do piątku. Za święto 11 listopada pracodawca może wyznaczyć dzień wolny zarówno przed tym dniem, jak i po nim, w okresie październik-listopad 2017 r. Gdyby pracodawca stosował okresy kilkumiesięczne, ale zahaczające o kolejny rok (np. od listopada do końca stycznia), to w tym okresie wyznaczałby dwa dodatkowe dni wolne (za 11 listopada i 6 stycznia).

Rozliczanie nadgodzin

Pracą w godzinach nadliczbowych jest praca wykonywana ponad obowiązujące pracownika normy czasu pracy, a także ponad przedłużony dobowy wymiar czasu pracy, wynikający z obowiązującego pracownika systemu i rozkładu czasu pracy. Normy czasu pracy wynoszą zaś 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym (art. 129 k.p.).

Nadgodziny mogą być średniotygodniowe i dobowe. Te pierwsze można ustalić dopiero po zakończeniu okresu rozliczeniowego. Wynikają z przekroczenia średniotygodniowej normy czasu pracy (40 godz.), które nie zostało wcześniej zaliczone do nadgodzin dobowych. Przekroczenie takie wystąpić może najczęściej w systemach czasu pracy przewidujących możliwość stosowania różnych dobowych wymiarów godzinowych pracy (tj. możliwość przedłużenia i wyrównania czasu pracy w poszczególnych dniach okresu rozliczeniowego).

Nadgodziny dobowe powstają zaś po przekroczeniu dobowej normy czasu pracy (lub wydłużonego wymiaru czasu pracy w systemie równoważnym).

PRZYKŁAD 7

Kiedy praca jest nadliczbowa

Pracownicy A i B pracują w systemie równoważnym. Na 18 grudnia pracownik A miał zaplanowane 6 godzin pracy, pracownik B - 10 godzin. Obaj przepracowali tego dnia na polecenie szefa po 12 godzin. Czas pracy rozliczony zostanie następująco:

● pracownik A - 6 pierwszych godzin to zwykła praca, 7. i 8. godzina to praca ponad zaplanowany wymiar, która nie jest jeszcze nadliczbową, godziny od 9. do 12. to praca nadliczbowa z tytułu przekroczenia dobowej normy czasu pracy;

● pracownik B - pierwsze 10 godzin to praca wynikająca z harmonogramu, 11. i 12. godzina to praca nadliczbowa dobowa.

7. i 8. godzina przepracowane przez pracownika A mogą się stać nadgodzinami średniotygodniowymi, np. jeżeli grafik został stworzony na cały okres rozliczeniowy (grudzień). Tak też raczej się stanie, gdy co prawda obowiązuje dłuższy okres rozliczeniowy, ale grudzień go zamyka, gdyż wówczas harmonogram prawdopodobnie także domyka wymiar czasu pracy w okresie rozliczeniowym.

Ważne

● dobowego - wyznaczonego przez 11-godzinny nieprzerwany odpoczynek (cały pozostały czas zasadniczo może być "zagospodarowany" przez pracodawcę),

● średniotygodniowego - nadgodzin nie może być więcej niż przeciętnie 8 na tydzień w okresie rozliczeniowym,

● rocznego - 150 godzin nadliczbowych w roku kalendarzowym (przy czym w przepisach wewnętrznych limit ten może zostać podniesiony).

Kiedy wolne

Dni wolne od pracy to niedziele i święta, dni wyznaczone za pracę w niedziele i święta oraz wynikające z zasady przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy. Do tego dochodzą także dni wolne harmonogramowo. Te ostatnie występują najczęściej w systemach równoważnego czasu pracy i związane są z bilansowaniem pracy ponad 8 godzin na dobę. Mogą być także związane z rozkładem czasu pracy niepełnoetatowca. Oznaczając dni wolne w grafikach, należy je scharakteryzować poprzez przypisanie odpowiedniego skrótu do dnia wolnego:

wniedziele lub święta - np. Wn,

wdzień wolny wynikający z zasady przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy - np. W5,

wdzień wolny harmonogramowo (wynikający najczęściej z rekompensaty nadpracowanego czasu w związku ze stosowaniem równoważnego czasu pracy) - np. Wh.

Oznaczenia są istotne przede wszystkim w związku z ewentualną koniecznością świadczenia pracy w dniach wolnych. W zależności od rodzaju takiego dnia występują bowiem bardzo duże różnice pomiędzy rekompensowaniem pracy. I tak, za pracę:

ww dniu wolnym z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy - przysługuje dzień wolny udzielany do końca okresu rozliczeniowego, w terminie uzgodnionym z pracownikiem,

ww niedziele i święto - przysługuje, jak już wcześniej zaznaczono, dzień wolny (termin wskazuje pracodawca),

ww dniu wolnym udzielonym za zaplanowaną pracę w niedzielę lub święto oraz dni wolne harmonogramowo - nie udzielamy dnia wolnego.

Rozliczenie opiera się na przepisach dotyczących rekompensaty pracy w godzinach nadliczbowych.

PRZYKŁAD 8

Dzień wolny i rekompensata finansowa

Skoro pracownik pracuje pięć dni w tygodniu, to powinien w pierwszej kolejności otrzymać za każdą sobotnią pracę dzień wolny. Brak takiej rekompensaty spowoduje naruszenie zasady przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy w okresie rozliczeniowym. Każdy z dni wolnych zrekompensuje przy tym 6 z przepracowanych w sobotę godzin. 7. i 8. z przepracowanych w soboty godzin nie są pracą nadliczbową, gdyż nie stanowią przekroczenia normy czasu pracy. Jest to jednak oczywiście czas pracy i przysługuje za nią wynagrodzenie:

● za 7. godzinę - zwykła stawka godzinowa,

● za 8. godzinę - zwykła stawka godzinowa oraz 50-proc. dodatek w związku z przekroczeniem dziennego limitu godzin ponadwymiarowych ustanowionego umową o pracę (zgodnie z art. 151 par. 5 k.p.).

W każdym z tych dni 9. i 10. godzina stanowią pracę ponad dobową normę czasu pracy (praca w godzinach nadliczbowych). Pracownik powinien otrzymać za nią oprócz normalnego wynagrodzenia 50-proc. dodatek lub uzyskać czas wolny w wymiarze 1:1 (jeżeli złoży taki wniosek) albo 1,5 godziny za każdą przepracowaną nadgodzinę (jeżeli taką formę rekompensaty narzuci pracodawca).

PRZYKŁAD 9

Czas wolny lub dodatek za nadgodziny

W tym przypadku dniem wolnym wynikającym z zasady przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy nie jest sobota kalendarzowa. Dzień ten zaczyna się po zakończeniu doby pracowniczej, rozpoczętej w piątek o 14.00. Czas przepracowany w sobotę od 10.00 do 14.00 stanowi nadgodziny z tytułu przekroczenia piątkowej normy czasu pracy. Dalsza praca (14.00-19.00) jest pracą w dniu wolnym, za którą przysługuje inny dzień wolny udzielany do końca okresu rozliczeniowego w terminie uzgodnionym z pracownikiem.

Jeżeli pracownik rozpoczął pracę na drugiej zmianie (14.00-22.00), to jego doba rozpoczęła się w piątek o godz. 14.00 i zakończyła w sobotę o godz. 14.00. Od 14.00 do 22.00 wypracował już normę czasu pracy. Dodatkowa praca w tej dobie (10.00-14.00) stanowi zatem pracę w godzinach nadliczbowych z tytułu przekroczenia dobowej normy czasu pracy. Te 4 godziny powinny zostać zrekompensowane czasem wolnym w wymiarze:

● godzina za godzinę nadliczbową, jeżeli pracownik złoży wniosek o udzielenie mu czasu wolnego za nadgodziny, albo

● 1,5 godziny za godzinę nadliczbową, jeśli taką formę rekompensaty narzuci pracodawca.

Zamiast udzielać czasu wolnego pracodawca może również wypłacić dodatek do wynagrodzenia w wysokości 50 proc. stawki godzinowej za każdą z tych 4 godzin.

PRZYKŁAD 10

Skomplikowane rozliczanie dodatkowych godzin

Pracownik przepracował dodatkowo łącznie 11 godzin, z czego pierwsze dwie to nadgodziny dobowe, kolejne 8 to praca w dniu wolnym od pracy, ostatnia zaś to najprawdopodobniej godzina przepracowana w niedzielę. Pracownik powinien uzyskać dwa dni wolne, przy czym ewentualnie zamiast udzielania jednego z nich (za niedzielę) można mu wypłacić dodatkowe wynagrodzenie. Poza tym rekompensujemy 2 godziny nadliczbowe (dodatkiem do wynagrodzenia lub czasem wolnym).

Doba robocza pracownika, który zaczyna pracę w piątek według narzuconego mu harmonogramu czasu pracy o godz. 22.00, kończy się o godz. 22.00 kolejnego dnia. W tym przedziale musimy dokonać rozliczenia zarówno dobowej normy czasu pracy, jak i minimalnego wypoczynku dobowego. Dopiero więc po godz. 22.00 w sobotę zacznie się dla tej osoby sobota będąca dniem wolnym. Co więcej, na taki dzień nie będą przypadać całe kolejne 24 godziny. Wchodzimy bowiem w pracę w niedzielę, co związane jest z odrębnym sposobem rekompensaty.

Skoro pracownik pracował od 22.00 do 6.00, to wypracował 8-godzinną dobową normę czasu pracy. Tym samym dwie pierwsze godziny dodatkowo przepracowane w sobotni wieczór (20.00-22.00), przypadające jeszcze na niezakończoną dobę, stanowią przekroczenie normy dobowej czasu pracy. Są to nadgodziny dobowe, za które przysługuje wynagrodzenie oraz 50-proc. dodatek za każdą z nich, albo czas wolny udzielony na wniosek pracownika (w wymiarze 1:1) bądź bez takiego wniosku (w wymiarze o połowę wyższym, czyli 1,5 godziny za przepracowaną godzinę).

W tym przypadku pracownik w dniu wolnym przepracował 8 godzin (22.00-6.00). Udzielony dzień wolny będzie zatem równy przepracowanemu czasowi.

Ostatnia przepracowana godzina (6.00-7.00) przypada na niedzielę (jeżeli u pracodawcy nie obowiązują inne godziny graniczne) i powinna być rekompensowana w sposób przypisany do takiej pracy.

PRZYKŁAD 11

Wykonanie musi pokrywać się z planem

Jednemu z zatrudnionych pracodawca zaplanował pracę w sposób, który pokazujemy powyżej. W grudniu wymiar czasu pracy wynosi 152 godziny, a minimalna liczba dni wolnych - łącznie 12. Plan pracy został więc stworzony prawidłowo.

Wykonanie wyglądało zaś tak, jak pokazujemy na następnej stronie.

W tym przypadku należy dodatkową pracę rozliczyć następująco:

● 8 godzin przepracowanych 7 grudnia (nadgodziny z tytułu przekroczenia normy średniotygodniowej) - wynagrodzenie + dodatek 100 proc. za każdą godzinę lub czas wolny na wniosek pracownika,

● dwie godziny nadliczbowe 14 grudnia - nadgodziny dobowe, wynagrodzenie + 50-proc. dodatek (przy czym jeżeli pora nocna zaczyna się o godz. 21.00, to za drugą z nich byłby 100-proc. dodatek) albo czas wolny na wniosek lub bez wniosku pracownika,

● 6 godzin przepracowanych 22 grudnia - nadgodziny z tytułu przekroczenia normy średniotygodniowej - wynagrodzenie + dodatek 100 proc. za każdą godzinę lub czas wolny na wniosek pracownika.

Ponadto praca 7 grudnia skutkowała brakiem odpoczynku tygodniowego w okresie 1-7 grudnia, co stanowi wykroczenie przeciwko przepisom o czasie pracy, natomiast praca nadliczbowa zlecona 14 grudnia spowodowała skrócenie minimalnego odpoczynku dobowego poniżej 11 godzin - co także jest wykroczeniem.

PRZYKŁAD 12

Dwa rodzaje nadgodzin

Rekompensata opierać się będzie tylko na zaliczeniu pracy w obu dniach do pracy w nadgodzinach. Będą to dwa rodzaje nadgodzin: pierwsze 8 przepracowanych godzin to nadgodziny średniotygodniowe, wynikające z przekroczenia przeciętnie 40 godzin pracy w tygodniu - z końcem okresu rozliczeniowego zostaną zakwalifikowane jako praca nadliczbowa, natomiast 9. godzina stanowi przekroczenie dobowej normy czasu pracy. W razie rozliczenia finansowego nadgodzin pracownik powinien otrzymać normalne wynagrodzenie za pracę powiększone o dodatek z tytułu pracy w godzinach nadliczbowych w wysokości 50 proc. lub 100 proc. wynagrodzenia (art. 151¹ k.p.). Jeżeli pracodawca zdecyduje się na rozliczenie dodatkiem, to:

● przy pracy w dniu wolnym wyznaczonym za pracę w niedzielę - zarówno nadgodziny dobowe, jak i powstałe z końcem okresu rozliczeniowego średniotygodniowe dadzą prawo do 100 proc. dodatku do wynagrodzenia,

● przy pracy w dniu wolnym harmonogramowo nadgodziny dobowe są powiązane z 50-proc. dodatkiem.

Dodatek w wysokości 100 proc. wynagrodzenia przysługuje za pracę w godzinach nadliczbowych dobowych przypadających:

● w nocy,

● w niedziele i święta niebędące dla pracownika dniami pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy,

● w dniu wolnym od pracy udzielonym pracownikowi w zamian za pracę w niedzielę lub święto, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy,

● po przekroczeniu przeciętnie 40 godzin pracy na tydzień w okresie rozliczeniowym, które nie zostało zakwalifikowane wcześniej jako przekroczenia dobowe.

W pozostałych dniach za pracę nadliczbową przysługuje dodatek w wysokości 50 proc. wynagrodzenia.

TABELA 2

				1	2	3
				8.00-20.00	8.00-20.00	8.00-20.00
4	5	6	7	8	9	10
8.00-20.00	8.00-20.00	8.00-20.00	Wn	8.00-20.00	8.00-20.00	8.00-20.00
11	12	13	14	15	16	17
8.00-20.00	Wn	8.00-18.00	8.00-20.00	8.00-18.00	W5	Wn
18	19	20	21	22	23	24
W5	Wh	W5	W5	Wh	W5	Wn
25	26	27	28	29	30	31
Wś	Wś	Wh	Wh	Wh	Wh	Wn

TABELA 3

				1	2	3
				8.00-20.00	8.00-20.00	8.00-20.00
4	5	6	7	8	9	10
8.00-20.00	8.00-20.00	8.00-20.00	Wn	8.00-20.00	8.00-20.00	8.00-20.00
11	12	13	14	15	16	17
8.00-20.00	Wn	8.00-18.00	8.00-20.00	8.00-18.00	W5	Wn
18	19	20	21	22	23	24
W5	Wh	W5	W5	Wh	W5	Wn
25	26	27	28	29	30	31
Wś	Wś	Wh	Wh	Wh	Wh	Wn

@RY1@i02/2017/242/i02.2017.242.050000100.805.jpg@RY2@

Marek Rotkiewicz

specjalista ds. prawa pracy