Decyduje przede wszystkim specyfika pracy

Postępująca globalizacja sprawia, że w ostatnich latach można coraz częściej zaobserwować przypadki zatrudniania polskich pracowników na stanowiskach, które wymagają odpowiedzialności za pewien obszar działalności spółki lub grupy kapitałowej na poziomie określonego regionu. Co więcej, często wykracza on poza terytorium jednego państwa - tak jest np. w przypadku występującego w niektórych firmach stanowiska dyrektora sprzedaży na Europę Centralną. Planując zatrudnienie takiego pracownika, pracodawca może mieć wiele praktycznych wątpliwości dotyczących przede wszystkim prawidłowego określenia miejsca pracy w umowie o pracę oraz rozliczania podróży służbowych. Obecnie przepisy nie uwzględniają bowiem w dostateczny sposób specyfiki pracy takich osób, co powoduje problemy z zastosowaniem ich w praktyce.

Koniecznie w umowie o pracę

Pracodawca ma obowiązek określić w umowie o pracę miejsce wykonywania pracy przez pracownika. Wymóg ten wynika z art. 29 par. 1 kodeksu pracy (dalej: k.p.). Przepisy tego kodeksu nie precyzują jednak, w jaki sposób pracodawca powinien to zrobić. O ile w przypadku wielu pracowników kwestia ta nie nastręcza większego problemu, o tyle w przypadku niektórych stanowisk pracodawca może mieć istotne wątpliwości, jak prawidłowo określić miejsce pracy.

Mimo że kodeks pracy nie zawiera wytycznych odnośnie do sposobu określenia miejsca pracy w umowie o pracę, pomocne może być sięgnięcie do orzecznictwa sądów, w którym wyróżnia się trzy możliwe sposoby określenia miejsca pracy (m.in. uchwała Sądu Najwyższego z 9 grudnia 2011 r., sygn. akt II PZP 3/11). Wybór jednego ze sposobów określenia miejsca pracy powinien być podyktowany przede wszystkim rodzajem pracy wykonywanej przez pracownika oraz rodzajem działalności prowadzonej przez pracodawcę.

Po pierwsze, miejsce pracy może być określone punktowo (adresowo), czyli poprzez wskazanie miejscowości (np. Warszawa) albo konkretnego adresu (np. pl. Defilad 1, Warszawa). Taki sposób określenia miejsca pracy spotykany jest najczęściej i stosowany m.in. w przypadku pracowników biurowych czy osób zatrudnionych w zakładzie produkcyjnym.

Po drugie, dopuszczalne jest określenie miejsca pracy poprzez wskazanie obszaru geograficznego (np. województwo mazowieckie). W ten sposób można określić miejsce pracy pracowników mobilnych, np. kierowców czy przedstawicieli handlowych.

Ostatnim z możliwych rozwiązań jest wskazanie ruchomego (zmiennego) miejsca pracy. Z orzecznictwa wynika, że takie określenie miejsca pracy jest dopuszczalne m.in., gdy chodzi o pracowników zatrudnionych na budowie, w przypadku których SN we wskazanej powyżej uchwale uznał za możliwe wskazanie jako miejsca pracy np. budów realizowanych przez pracodawcę na terytorium Polski.

Nie zawsze region

W przypadku pracowników odpowiedzialnych za określony obszar działalności pracodawcy lub całej grupy kapitałowej w wyznaczonym regionie (dalej określanych jako dyrektorzy regionalni) nie da się jednoznacznie przesądzić, który ze wskazanych powyżej sposobów określenia miejsca pracy jest prawidłowy. W każdym przypadku konieczne jest uwzględnienie zakresu obowiązków na konkretnym stanowisku i sposobu, w jaki będą one wykonywane. Niekiedy nawet te same obowiązki mogą być różnie wykonywane przez różne osoby - jeden pracownik będzie bowiem wolał spotkać się osobiście z podwładnym pracującym w innej miejscowości albo z klientem, a inny większość spraw będzie załatwiał zdalnie w drodze kontaktu telefonicznego lub e-mailowego. W związku z tym najlepiej prześledzić różne możliwości określenia miejsca pracy na przykładach.

W pierwszej kolejności należy wskazać, że w pewnych przypadkach wystarczające może być wskazanie jako miejsca pracy dyrektora regionalnego w umowie o pracę konkretnej miejscowości.

PRZYKŁAD 1

Konkretna miejscowość

Pani Karolina jest dyrektorem HR na Polskę i Europę Centralną w Grupie XYZ. Większość swoich obowiązków wykonuje w siedzibie polskiej spółki XYZ Polska SA w Warszawie. Z pracownikami zespołu HR z innych krajów kontaktuje się przede wszystkim telefonicznie i e-mailowo. Okazjonalnie (2-3 razy w miesiącu) odbywa spotkania służbowe za granicą.

W takim przypadku jak ten pracownik jest w stanie wykonywać większość obowiązków z biura i w sprawach służbowych wyjeżdża jedynie sporadycznie. Nie ma więc wątpliwości, że w umowie jako miejsce pracy należy wskazać miejscowość, w której znajduje się biuro, gdzie dyrektor pracuje na stałe.

Taki sposób określenia miejsca pracy może nie być jednak adekwatny wtedy, gdy pracownik dużo podróżuje. Jeżeli dyrektor regionalny część obowiązków wykonuje stacjonarnie w zakładzie pracy, a przez pozostałe dni wykonuje pracę poza zakładem pracy, to może powstać wątpliwość, czy w przypadku takiego pracownika jako miejsce pracy należy wskazać cały obszar geograficzny, po którym będzie się poruszał. W orzecznictwie wskazuje się, że taki sposób określenia miejsca pracy właściwy jest dla pracowników mobilnych, których istotą pracy jest stałe przemieszczanie się (m.in. uchwała 7 sędziów Sądu Najwyższego z 19 listopada 2008 r., sygn. akt II PZP 11/08). Jednakże w przypadku dyrektorów regionalnych możliwość określenia miejsca pracy w ten sposób zależy w dużej mierze od tego, jak wiele czasu taki pracownik spędza w podróży.

PRZYKŁAD 2

Liczne wyjazdy

Pan Artur zatrudniony jest na stanowisku dyrektora operacyjnego w spółce Solidny Sprzedawca SA. Do jego obowiązków należy m.in. zarządzanie działalnością operacyjną spółki na terenie całej Polski, w tym nadzorowanie pracy kilkudziesięciu biur spółki. Dwa dni w tygodniu wykonuje on pracę w biurze spółki w Poznaniu, a przez pozostałe trzy dni odwiedza wybrane biura spółki zlokalizowane na terenie całej Polski.

Pracownik ten regularnie wykonuje większość swoich obowiązków poza biurem - około 60 proc. swojego czasu spędza w podróży. W przeciwieństwie jednak do typowych pracowników mobilnych (np. kierowcy, przedstawiciele handlowi) charakter pracy opisywanego tu dyrektora operacyjnego nie polega na wykonywaniu jej w terenie, przemieszczaniu się np. po obszarze całego województwa i odwiedzaniu kilku czy kilkunastu miejsc dziennie. W podanym przykładzie obowiązki pracownika nie są wykonywane w trakcie przemieszczania się, a samo przemieszczanie się służy jedynie odbyciu spotkania służbowego w konkretnym biurze. Należy również uwzględnić to, że pracownik nie jest w podróży codziennie, mimo że wyjeżdża kilka dni w tygodniu.

Podobny stan faktyczny był podstawą wyroku Sądu Okręgowego w Poznaniu z 28 października 2016 r. (sygn. akt VIII U 2939/15). Sąd wskazał w nim, że taki sposób świadczenia pracy przez pracownika sprawia, iż można w nim dostrzec elementy wszystkich trzech sposobów określenia miejsca świadczenia pracy. Sąd odrzucił jednak możliwość określenia go w takim przypadku poprzez wskazanie pewnego obszaru geograficznego lub ruchomego miejsca pracy. Uznał, że najbardziej trafne jest określenie miejsca pracy punktowo (adresowo). Jednocześnie jednak sąd nie wykluczył, że gdyby proporcja czasu spędzanego przez pracownika w podróży służbowej była wyższa niż 60 proc. (nie rozstrzygając jednak jaka), to być może istniałyby podstawy do uznania, że faktycznie miejscem świadczenia pracy przez pracownika był obszar całej Polski. Takie stanowisko powoduje jednak wątpliwości, jak dużo czasu pracownik powinien statystycznie spędzać w podróży, aby móc uznać, że jego miejscem pracy jest określony obszar geograficzny.

Wskazanie obszaru geograficznego jako miejsca pracy należy jednak uznać za dopuszczalne wtedy, gdy dyrektor regionalny wykonuje pracę poza zakładem pracy, a jednocześnie w sposobie jej wykonywania przez pracownika brak jest elementu pewnej czasowej stabilizacji. Taka stabilizacja występuje np. w przypadku pracowników budowlanych, którzy pracują w stałym miejscu przez okres trwania danej budowy.

Należy również pamiętać, że obszar geograficzny powinien być w umowie dostatecznie precyzyjnie określony. W orzecznictwie się podkreśla, że miejsce pracy musi być wskazane w umowie zgodnie z rzeczywistym, a nie fikcyjnym stanem rzeczy (m.in. uchwała 7 sędziów SN z 19 listopada 2008 r., sygn. akt II PZP 11/08, oraz wyrok SN z 10 października 2012 r., sygn. akt II UK 72/12). Powinien być to obszar, na którym pracownik faktycznie będzie wykonywał pracę.

PRZYKŁAD 3

Pełna mobilność

Pani Dominika jest menedżerem ds. sprzedaży w spółce Polska Marka SA. Odpowiada m.in. za pozyskiwanie nowych klientów w regionie Polski Północno-Wschodniej, obejmującym województwa: podlaskie, warmińsko-mazurskie i kujawsko-pomorskie. Swoje obowiązki wykonuje, przede wszystkim spotykając się z aktualnymi i potencjalnymi klientami w wyznaczonym jej regionie. Część obowiązków (np. sporządzanie raportów z odbytych spotkań) wykonuje w domu. Pracodawca nie ma biura w jej regionie, a do siedziby spółki w Warszawie pani Dominika jeździ jedynie kilka razy w roku na spotkania biznesowe.

W takim przypadku zarówno rodzaj wykonywanej pracy, jak i sposób jej wykonywania przemawiają za określeniem jako miejsca pracy regionu, na obszarze którego pracownik wykonuje swoje obowiązki, pozyskując nowych klientów. Zgodnie ze stanowiskiem Głównego Inspektoratu Pracy w przypadku pracowników mobilnych dopuszczalne jest wskazanie w umowie o pracę jako miejsca pracy więcej niż jednej miejscowości, całego województwa lub też kilku województw, a nawet obszaru całej Polski.

W omawianym przypadku nie byłoby jednak właściwe wskazanie, że miejscem pracy pracownika jest cała Polska, ponieważ pracownik zobowiązany jest do wykonywania swoich obowiązków tylko w określonym regionie. Pracodawca powinien zatem dokładnie zakreślić obszar, na którym pracownik zobowiązany jest świadczyć pracę, np. poprzez wskazanie obszarów konkretnych województw czy powiatów.

Nie jedno, a kilka miejsc w umowie

Dosłowne brzmienie art. 29 par. 1 k.p. wskazuje, że w umowie należy określić jedno miejsce pracy. Można się jednak zastanawiać, czy w przypadku niektórych pracowników możliwe jest określenie ich miejsca pracy punktowo, ale jednocześnie przy wskazaniu więcej niż jednej lokalizacji. Dotyczy to m.in. sytuacji, gdy pracownik wykonuje pracę nie tyle na określonym obszarze geograficznym, co w więcej niż jednej konkretnej lokalizacji, np. w centrali spółki i zakładach produkcyjnych. Dodatkowo osoby zatrudnione na kierowniczych stanowiskach w międzynarodowych korporacjach mogą niekiedy odpowiadać za działania korporacji w regionie obejmującym więcej niż jeden kraj (np. Europę Środkowo-Wschodnią). Jednocześnie jednak ich obowiązki nie zawsze będą wymagały przemieszczania się po całym tym regionie, a np. jedynie odbywania spotkań i wykonywania pracy w siedzibach spółek z grupy w poszczególnych krajach.

W orzecznictwie dopuszcza się możliwość spełnienia wymagania określenia miejsca pracy w umowie o pracę poprzez wskazanie oprócz stałego miejsca pracy także niestałego miejsca (miejsc) wykonywania pracy (tak m.in. wyrok SN z 19 marca 2008 r., sygn. akt I PK 230/07). Jeżeli praca jest regularnie wykonywana w określonych lokalizacjach, to istnieją podstawy do wskazania wszystkich takich lokalizacji jako miejsc pracy pracownika. Niekiedy jednak pracodawca może napotkać praktyczne trudności z określeniem więcej niż jednego miejsca pracy pracownika, w szczególności wtedy gdy liczba lokalizacji, w których pracownik wykonuje pracę, jest znaczna (np. kilkadziesiąt biur na terenie całej Polski).

PRZYKŁAD 4

Praca w różnych siedzibach spółek grupy kapitałowej

Pan Maciej jest dyrektorem marketingu na Europę Środkowo-Wschodnią. Do jego obowiązków należy m.in. nadzorowanie podległych mu dyrektorów marketingu odpowiedzialnych za poszczególne kraje w regionie. W związku z tym pan Maciej część swojej pracy wykonuje w siedzibie polskiej spółki w Warszawie, a część w siedzibach innych spółek z grupy w podległym mu regionie, w których spotyka się z podlegającymi mu pracownikami i nadzoruje realizację kluczowych projektów.

W tym przypadku można rozważać wskazanie jako miejsca pracy, oprócz Warszawy, także miejscowości, w których siedziby mają inne spółki z grupy.

Konsekwencje nieprawidłowości

Coraz większa mobilność pracowników, nie tylko na obszarze kraju, lecz także Europy czy nawet świata, a także częstsze wykorzystywanie możliwości pracy zdalnej przy użyciu telefonu i komputera może powodować problemy z prawidłowym ustaleniem, w jakim miejscu dyrektor regionalny stale wykonuje pracę. Niekiedy miejsce pracy pracowników jest na tyle zmienne, że można się zastanawiać, czy jego konkretne wskazanie w umowie w ogóle jest możliwe.

Pod tym względem przepisy unijne uwzględniają specyfikę pracy osób wykonujących pracę w różnych miejscach w większym stopniu niż przepisy polskie. Zgodnie z dyrektywą Rady 91/533/EWG z 14 października 1991 r. w sprawie obowiązku pracodawcy dotyczącego informowania pracowników o warunkach stosowanych do umowy lub stosunku pracy (Dz.Urz. UE L 288, s. 32) pracodawca ma obowiązek poinformowania pracownika o jego miejscu pracy, a w przypadku braku stałego lub głównego miejsca pracy przekazania informacji o tym, że pracownik jest zatrudniony w różnych miejscach. Jak wskazał SN w wyroku z 16 grudnia 2008 r. (sygn. akt I PK 96/08), z powyższej regulacji wynika, że miejsce pracy wskazane w umowie powinno odpowiadać rzeczywistemu stanowi rzeczy i być wyraźnie oznaczone, także wówczas gdy pracownik wykonuje swoje obowiązki w kilku miejscach. Wydaje się jednak, że można ten przepis interpretować również w ten sposób, iż w przypadku gdy nie jest możliwe wskazanie stałego miejsca pracy, pracownik powinien być poinformowany i wyrazić zgodę na to, że jego miejsce pracy będzie się zmieniać.

Gdy pracownik nie wykonuje pracy stacjonarnie w jednym miejscu, zwiększa się ryzyko, że pracodawca nieprawidłowo określi jego miejsce pracy, np. wskazując znacznie szerszy obszar niż ten, po którym faktycznie porusza się pracownik. Nieprawidłowe wskazanie miejsca pracy, w oderwaniu od rzeczywistego sposobu jej wykonywania, może wiązać się z konsekwencjami finansowymi dla pracodawcy. Sposób określenia miejsca pracy pracownika ma bowiem najczęściej wpływ m.in. na to, w jaki sposób pracodawca będzie rozliczał podróże służbowe oraz czas pracy pracownika. W przypadku dyrektorów regionalnych jest to o tyle istotne, że ich praca często wiąże się z wykonywaniem pracy poza biurem lub licznymi podróżami. Problemy z tym związane zostały opisane poniżej.

Wyjazd pracownika to niekoniecznie podróż służbowa

Pracodawca ma obowiązek pokrywać koszty ponoszone przez pracownika w związku z podróżą służbową. Z art. 77⁵ par. 1 k.p. wynika przy tym, że ma to zastosowanie do pracownika wykonującego na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy. W orzecznictwie przyjmuje się, że wykonywaniem zadania służbowego w rozumieniu powyższego przepisu nie jest wykonywanie pracy określonego rodzaju, wynikającej z charakteru zatrudnienia (np. uchwała SN z 9 grudnia 2011 r., sygn. akt II PZP 3/11). Ponadto w ocenie SN podane w umowie o pracę stałe miejsce pracy nie przesądza jeszcze o podróży służbowej pracownika, jeżeli przez dłuższy czas systematycznie świadczy pracę w innym miejscu pracy niż wskazane w umowie, nawet za granicą (wyrok SN z 17 lutego 2012 r., sygn. akt III UK 54/11).

Z uwagi na powyższe mogą powstać wątpliwości, kiedy wyjazd dyrektora regionalnego powinien być traktowany jako podróż służbowa. W przypadku gdy taki wyjazd związany jest z wykonywaniem przez pracownika obowiązków wynikających z umowy o pracę, to nie ma on charakteru incydentalnego. Dodatkowo, w szczególności w przypadku pracowników należących do wyższej kadry menedżerskiej, którzy samodzielnie planują wykonywanie powierzonych im zadań, w tym również poszczególne wyjazdy służbowe, brak może być podstaw do stwierdzenia, że pracownik otrzymał od pracodawcy polecenie wyjazdu w celu wykonania konkretnego zadania służbowego.

Z perspektywy pracodawcy istotne jest zatem precyzyjne wskazanie w umowie miejsca, w którym pracownik stale będzie zobowiązany wykonywać pracę. Prawidłowe wskazanie miejsca pracy w umowie zmniejsza bowiem ryzyko poniesienia przez pracodawcę konsekwencji finansowych związanych z nieprawidłowym stosowaniem przepisów o podróżach służbowych.

Takie konsekwencje mogą powstać, gdy pracodawca na skutek określenia miejsca pracy zbyt wąsko będzie traktował określone wyjazdy pracownika jako podróż służbową, co może zostać zakwestionowane przez ZUS. Z innej strony, gdy w celu uniknięcia wypłaty należności z tytułu podróży służbowej pracodawca określi miejsce pracy w umowie o pracę szeroko, wykraczając poza obszar, w którym pracownik faktycznie systematycznie wykonuje pracę, naraża się na wystąpienie przez pracownika np. z roszczeniami o zapłatę diet.

Niezależnie od powyższego wykonywanie przez dyrektora regionalnego obowiązków służbowych w kilku krajach, przynajmniej w niektórych przypadkach, może powodować wątpliwości, czy w danym przypadku znajdą zastosowanie lokalne regulacje implementujące dyrektywę 2014/67/UE z 15 maja 2014 r. lub dyrektywę 96/71/WE z 16 grudnia 1996 r. dotyczące delegowania pracowników w ramach świadczenia usług (odpowiednio: Dz.Urz. UE L 159, s. 11 oraz Dz.Urz. UE L 18, s. 1), obowiązujące w innym kraju lub krajach, w których pracownik wykonuje pracę. W konsekwencji mogłoby się to wiązać z koniecznością zagwarantowania minimalnych warunków zatrudnienia obowiązujących w kraju, w którym pracownik wykonuje pracę (w tym w szczególności minimalnego wynagrodzenia), a także z dopełnieniem wielu obowiązków administracyjnych. Zwłaszcza w przypadku gdy pracownik będzie wykonywał pracę za granicą przez dłuższy czas lub gdy regularnie wyjeżdża w związku z wykonywaniem obowiązków do danego kraju, warto się upewnić, czy przepisy obowiązujące w kraju, do którego wyjeżdża pracownik, nie nakładają na pracodawcę dodatkowych obowiązków.

Praca poza biurem a wykonywanie pracy po godzinach

Rodzaj miejsca pracy ma także wpływ na czas pracy pracownika. Czasem pracy pracownika zgodnie z art. 128 k.p. jest czas, w którym pracownik pozostaje w dyspozycji pracodawcy w zakładzie pracy lub w innym miejscu wyznaczonym do wykonywania pracy. Jeżeli pracodawca wskaże jako miejsce pracy pracownika cały region, to konsekwentnie pracownik ten będzie pozostawał do dyspozycji pracodawcy również przez czas potrzebny do przemieszczania się po tym regionie, a nie tylko wtedy, gdy będzie faktycznie wykonywał swoje obowiązki (np. spotykał się z klientami).

U pracowników, których miejscem pracy jest określony obszar geograficzny, może często dochodzić do przekroczeń norm czasu pracy, mimo że efektywnie mogą oni pracować mniej niż 8 godzin dziennie, a większość czasu będą zajmowały im dojazdy. Wyznaczając zatem region, za który pracownik odpowiada, pracodawca powinien uwzględnić możliwość wykonywania przez pracownika obowiązków w ramach norm czasu pracy. W przeciwnym razie musi się liczyć z obowiązkiem oddania pracownikowi czasu wolnego lub wypłatą wynagrodzenia i dodatku za godziny nadliczbowe.

RAMKA

Warto rozważyć wprowadzenie systemu zadaniowego

W przypadku pracowników, którzy wykonują swoją pracę poza zakładem pracy, uzasadnione może być zastosowanie systemu zadaniowego czasu pracy. Pracodawca ma prawo zastosować taki system w przypadkach uzasadnionych rodzajem pracy lub jej organizacją albo miejscem wykonywania. A zatem miejsce wykonywania pracy może być przyczyną zastosowania zadaniowego czasu pracy. Będzie to uzasadnione m.in. w przypadku pracowników, których miejscem pracy jest określony obszar geograficzny oraz wtedy gdy pracownik część pracy wykonuje w zakładzie pracy, a część poza nim.

Problemy w praktyce

Mimo wielu wątpliwości, które wiążą się z ustalaniem miejsca pracy pracownika, a w konsekwencji także m.in. z określeniem, kiedy przebywa on w podróży służbowej, obecnie przepisy regulują tę kwestię w minimalnym stopniu. Takich wątpliwości jest więcej w przypadku pracowników, którzy wykonują swoje obowiązki w sposób odbiegający od tradycyjnego, w tym tych dyrektorów regionalnych, którzy często odbywają podróże służbowe. Tę lukę stara się uzupełnić orzecznictwo, jednak w związku z tym, że współcześnie miejsce pracy pracowników jest coraz mniej stabilne, wciąż istnieją liczne wątpliwości w tym zakresie.

WAŻNE

Przepisy unijne uwzględniają specyfikę pracy osób wykonujących pracę w różnych miejscach w większym stopniu niż przepisy polskie. W przypadku braku stałego lub głównego miejsca pracy nakazują pracodawcy przekazać informację o tym, że pracownik jest zatrudniony w różnych miejscach.

@RY1@i02/2017/054/i02.2017.054.18300130a.803(c).jpg@RY2@

JAK WSKAZAĆ, GDZIE PRACA BĘDZIE WYKONYWANA

@RY1@i02/2017/054/i02.2017.054.18300130a.801.jpg@RY2@

Natalia Wołkowycka

associate w kancelarii Deloitte Legal

@RY1@i02/2017/054/i02.2017.054.18300130a.802.jpg@RY2@

Marcin Sękowski

radca prawny, senior managing associate w kancelarii Deloitte Legal

Jak unikać błędów w określeniu miejsca pracy w umowie

Wydawałoby się, że nie ma nic prostszego niż wskazanie pracownikowi miejsca, w którym ma wykonywać swoje obowiązki. Jednak w praktyce określenie miejsca pracy nastręcza firmom wielu problemów. Zwłaszcza jeśli dany pracownik nie wykonuje pracy o charakterze biurowym

Niewłaściwie określone miejsce pracy to nie tylko problem natury teoretycznej, lecz także wymierne konsekwencje finansowe, zarówno dla firmy, jak i dla pracownika. Dlatego tak ważne jest, aby zostało ono wskazane w umowie w sposób rzeczywisty i prawidłowy.

Angaż - i co dalej

Określenie miejsca wykonywania pracy powinno być elementem każdej umowy o pracę. Wymóg ten wynika wprost z kodeksu pracy, a konkretnie z jego art. 29 par. 1 pkt 2. Przy czym niewskazanie lub niewłaściwe wskazanie miejsca pracy nie skutkuje nieważnością umowy.

Jednak ani przepisy kodeksu, ani żadnego innego aktu prawnego nie definiują pojęcia "miejsce wykonywania pracy" na potrzeby jego określenia w umowie o pracę. Nie regulują również sposobu, w jaki miejsce to powinno zostać wskazane w umowie. Dają stronom stosunku pracy dużą swobodę w tym zakresie. Z innej jednak strony takie podejście rodzi wiele wątpliwości praktycznych, w szczególności w przypadku pracowników, których charakter pracy wiąże się z wykonywaniem obowiązków na rozległych obszarach lub z cykliczną zmianą miejsca świadczenia pracy.

Jedną z podstawowych praktycznych wytycznych dotyczących określania miejsca pracy powinna być ta, że miejsce wskazane w umowie o pracę ma odzwierciedlać miejsce faktycznego wykonywania przez pracownika obowiązków (o czym częściowo była już mowa w odniesieniu do dyrektorów regionalnych). Formułując postanowienia umowy o pracę, należy mieć zatem na względzie to, że swoboda stron ograniczona jest w tym zakresie przez wymóg, aby określenie to było faktycznie powiązane z rodzajem pracy wykonywanej przez danego pracownika.

Mogłoby się wydawać, że nie ma nic prostszego niż wskazanie miejsca wykonywania pracy w umowie o pracę. Przecież zarówno pracodawca, jak i pracownik doskonale wiedzą, na czym polega praca pracownika i gdzie będzie ona w wykonywana. Okazuje się jednak, że bardzo często strony wskazują w umowie miejsce wykonywania pracy, które w rzeczywistości nie odzwierciedla miejsca, w którym pracownik wykonuje swoje obowiązki. Tak wadliwie wskazane w umowie miejsce pracy rzadko kiedy wywołuje niepożądane konsekwencje organizacyjne. Może natomiast skutkować koniecznością zapłaty pracownikowi diet z tytułu podróży służbowej. Z kolei zbyt szerokie określenie miejsca pracy w umowie w stosunku do rzeczywistego miejsca pracy skutkować może nieważnością takiego zapisu. Może on bowiem zostać uznany za zmierzający do obejścia przepisów o podróżach służbowych. Jak zatem znaleźć złoty środek?

Inaczej w biurze, inaczej w terenie

Praca pracy nierówna, dlatego inaczej trzeba określić faktyczne miejsce pracy pracownika biurowego, inaczej przedstawiciela handlowego podróżującego od klienta do klienta, a jeszcze inaczej budowlańca, który będzie się przenosił co jakiś czas z jednego placu budowy na drugi. Jak już wcześniej wskazano, co do zasady miejsce wykonywania pracy może zostać określone przez strony w umowie o pracę na trzy sposoby: punktowo (stacjonarnie), poprzez wskazanie pewnego obszaru geograficznego, na którym pracownik wykonuje pracę, lub poprzez wskazanie ruchomego (zmiennego) miejsca pracy (uchwała SN z 9 grudnia 2011 r., sygn. akt II PZP 3/11).

PUNKTOWO (STACJONARNIE)

Stosunkowo najprostsza do rozstrzygnięcia jest sytuacja pracowników, którzy wykonują pracę w stałym miejscu (w szczególności pracowników biurowych). W ich wypadku wystarczy wskazać w umowie pewien punkt geograficzny, w którym pracownicy wykonują regularnie swoje obowiązki. Może to być dokładny adres pracodawcy, ale wystarczy wskazanie miejscowości, w której praca jest wykonywana. W tym drugim przypadku wskazane w ten sposób miejsce pracy, mimo że faktycznie obejmuje obszar całego miasta, będzie traktowane jako punktowe, a nie obszarowe.

Jeśli w umowie wskazany jest konkretny adres firmy, wszelkie zmiany tego adresu powinny być w zasadzie odzwierciedlane w umowie. Nie jest to duży problem w przypadku firm produkcyjnych, niejako związanych z lokalizacją np. fabryki. Inaczej jest jednak u małych firm, np. usługowych, których mobilność jest znacznie większa.

Co istotne, miejsce świadczenia pracy nie jest tożsame z siedzibą pracodawcy (por. wyrok SN z 1 kwietnia 1985 r., sygn. akt I PR 19/85). Jeśli zatem dana firma ma w Polsce kilka biur, każde z nich może być wskazane dla zatrudnionych w nim osób jako ich miejsce pracy.

PRZYKŁAD 5

Księgowa w jednym z biur terenowych

Firma ABC produkująca części samochodowe ma siedzibę w Warszawie, a także biuro sprzedaży w Poznaniu i fabrykę pod Gdańskiem. Pani Katarzyna jest zatrudniona jako księgowa w poznańskim biurze przy ul. Jaśminowej 4. W jej umowie o pracę jako miejsce pracy wskazano biuro pracodawcy w Poznaniu przy ul. Jaśminowej. Jest to zapis poprawny, choć w razie zmiany lokalizacji biura strony będą musiały dokonać stosownej zmiany umowy.

WAŻNE

Ani przepisy kodeksu, ani żadnego innego aktu prawnego nie definiują pojęcia miejsca wykonywania pracy na potrzeby jego określenia w umowie o pracę. Nie regulują również sposobu, w jaki miejsce to powinno zostać wskazane w umowie.

OBSZAR GEOGRAFICZNY

Inaczej sytuacja mieć się będzie co do pracowników terenowych, takich jak np. przedstawiciele handlowi. Kluczowym elementem ich obowiązków jest bowiem ciągłe przemieszczanie się w ramach danego obszaru i wykonywanie kolejnych zadań (dlatego nazywani są pracownikami mobilnymi).

W przypadku takich osób w praktyce zezwala się na ukształtowanie miejsca pracy, które obejmuje pewien obszar geograficzny, a nie stały punkt lub stałe punkty (uchwała składu 7 sędziów SN z 19 listopada 2008 r., sygn. akt II PZP 11/08). Ważne, żeby tak sformułowane miejsce pracy odzwierciedlało rzeczywisty zakres terytorialny odpowiedzialności pracownika, czyli obszar, na którym pracownik jest zobowiązany do przemieszczania się w celu wykonywania obowiązków.

PRZYKŁAD 6

Przedstawiciel handlowy na województwo

Firma ABC zatrudniła pana Piotra na stanowisku przedstawiciela handlowego. Pan Piotr mieszka w Olsztynie, ale do jego obowiązków będzie należeć pozyskiwanie i obsługa klientów na terenie całego województwa warmińsko-mazurskiego. Z większością z nich będzie musiał się spotykać osobiście. Dlatego w jego umowie o pracę jako miejsce wykonywania pracy wskazany został "teren województwa warmińsko-mazurskiego". Na tym terytorium będzie bowiem faktycznie wykonywać swoje obowiązki.

Obszarowe miejsce pracy nie może jednak zostać oznaczone zbyt szeroko. Przykładowo przedstawicielowi handlowemu nie powinno się wskazywać terytorium całej Polski jako miejsca wykonywania obowiązków. Określenie w ten sposób miejsca pracy może wręcz zostać uznane za nieważne. Sąd Najwyższy uznał np., że stałe świadczenie pracy na tak rozległym obszarze jest po prostu niemożliwe (por. wyrok SN z 9 lutego 2010 r., sygn. akt I PK 157/09). Pracownik powinien mieć bowiem możliwość dojechania do pracy, wykonania zadania i powrotu w godzinach pracy. To dlatego, że u pracowników mobilnych, ze względu na to, że przemieszczanie się jest jednym z ich obowiązków pracowniczych, czas podróży wliczany jest do czasu pracy.

Specyficznym przykładem pracowników mobilnych są kierowcy, zwłaszcza w transporcie międzynarodowym. Ich podstawowe obowiązki polegają również na przemieszczaniu się. Jednak w przeciwieństwie do przedstawicieli handlowych w ich przypadku przemieszczanie się nie jest niejako skutkiem ubocznym wykonywanej pracy. W tej wyjątkowej sytuacji SN zaaprobował szerokie określenie miejsca pracy. W uchwale powiększonego składu SN z 19 listopada 2008 r., sygn. II PZP 11/08, w sprawie, w której pracownik kierowca miał określone miejsce pracy jako terytorium Unii Europejskiej, SN w zasadzie potwierdził taką możliwość, jeśli odpowiada to faktycznemu miejscu wykonywania obowiązków.

RUCHOME MIEJSCE PRACY

Jeszcze inaczej jest w przypadku pracowników budowlanych czy zatrudnionych w firmach świadczących czasowe usługi u klientów (np. przy wdrażaniu systemów informatycznych). Charakter ich pracy jest o tyle nietypowy, że ich miejsce pracy zmienia się w miarę upływu czasu. Wykonują oni pracę przez pewien czas w jednym miejscu, gdzie pracodawca wykonuje zlecenie, by po pewnym czasie przenieść się w kolejne. Z drugiej strony miejsce pracy takich osób cechuje pewna stabilność. Praca wykonywana jest bowiem w danym miejscu zazwyczaj przez z góry wiadomy okres.

Dla tej grupy pracowników w orzecznictwie SN wypracowana została szczególna koncepcja określenia miejsca wykonywania pracy. Wskazanie w ich przypadku punktowego miejsca pracy wymagałoby częstego aneksowania umów, co byłoby niepraktyczne. Określenie miejsca pracy jako obszaru geograficznego nie odzwierciedlałoby zaś rzeczywistego stanu rzeczy. Natura pracy tej grupy pracowników nie polega na przemieszczaniu się. Wykonują oni pracę w konkretnych miejscach, tyle że miejsca te zmieniają się stosunkowo często w porównaniu do np. pracowników biurowych.

W takiej sytuacji adekwatne jest wskazanie w umowie ruchomego (zmiennego) miejsca pracy. Potwierdził to SN (por. uchwała z 9 grudnia 2011 r., sygn. akt II PZP 3/11). Sąd wskazał, że "istotą tak zwanego ruchomego (zmiennego) miejsca pracy, odróżniającą go od obszarowego miejsca pracy, jest jego punktowość, z tym jednak, że punkt ten może być zmieniany". Miejscem pracy takiego pracownika będą w konsekwencji te poszczególne miejsca, do których zostanie przez pracodawcę skierowany. Możliwe jest wskazanie w umowie obszaru, na jakim pracownik może być kierowany do pracy. Takie wskazanie będzie mieć jednak charakter jedynie pomocniczy, zawężający obszar, na jakim pracownik może być skierowany do pracy. Będzie to jednak także ograniczenie dla pracodawcy.

PRZYKŁAD 7

Kilka miejsc pracy kierownika budowy

Przedsiębiorstwo XYZ Sp. z o.o. realizuje inwestycje budowlane w okolicach Sochaczewa i Łowicza oraz w Warszawie. Zatrudniło pana Krzysztofa jako kierownika budowy. W jego umowie o pracę jako miejsce wykonywania pracy wskazano "miejsce, w którym pracodawca prowadzi budowy na terenie województw mazowieckiego i łódzkiego". Jest to poprawny sposób określenia miejsca pracy w tym przypadku. Zapis ten stanowi dla pana Krzysztofa niejaką gwarancję, że obszar, na jakim może być skierowany do pracy, jest ograniczony. Każdorazowo firma XYZ powinna określić konkretny plac budowy, na który będzie kierowany.

Opowiadając się za takim sposobem ukształtowania miejsca pracy pracowników branży budowlanej oraz osób wykonujących pracę w podobny sposób, SN podkreślił, że przemawiają za tym względy funkcjonalne. Specyfika działalności przedsiębiorców budowlanych polega na prowadzeniu inwestycji w różnych miejscach. Będąc zobligowanymi do określenia miejsca pracy swoich pracowników w sposób punktowy, przy rozpoczęciu realizowania nowej inwestycji pracodawcy musieliby dokonywać wypowiedzeń zmieniających lub ponosić koszty podróży służbowej pracownika. Takie rozwiązanie byłoby niepraktyczne. W efekcie w ocenie SN przedsiębiorcy ci byliby bardziej skłonni do zawierania umów o pracę na czas określony, co pogorszyłoby sytuację tej grupy pracowników.

W orzecznictwie można spotkać także przykłady innych branż, w których dopuszcza się ukształtowanie miejsca wykonywania pracy jako ruchomego. Jako przykład można podać informatyków przeprowadzających szkolenia na terenie całego kraju (por. wyrok Sądu Okręgowego w Poznaniu z 28 października 2016 r., sygn. akt VIII U 2939/15). Pracownicy ci po zakończeniu kilkudniowego szkolenia w jednym mieście kierowani byli do przeprowadzenia tego samego szkolenia już w innym mieście.

Dlaczego sposób określenia jest ważny

Sposób określenia miejsca pracy w umowie o pracę może pociągać za sobą realne konsekwencje finansowe zarówno dla pracodawcy, jak i pracownika. To, jak określone zostanie w umowie o pracę miejsce pracy, może bowiem rzutować na to, jak potraktowane będzie wykonywanie przez pracownika obowiązków poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy. Może to być uznane za wykonywanie zwykłych obowiązków niepociągających za sobą żadnych dodatkowych świadczeń lub jako podróż służbowa, za którą należą się pracownikowi dodatkowe świadczenia.

Podróż służbowa, zgodnie z art. 77⁵ par. 1 k.p., to zadanie służbowe wykonywane na polecenie pracodawcy poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy pracownika. Większych wątpliwości nie budzi pojęcie "siedziba pracodawcy". Jego wyjaśnienie znajduje się wprost w przepisach prawa. Jest to miejscowość, w której ma siedzibę organ zarządzający, chyba że ustawa lub oparty na niej statut stanowi inaczej (por. art. 41 k.c.). W praktyce w przypadku znacznej części pracodawców adres siedziby można znaleźć w rejestrze przedsiębiorców (Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej albo rejestrze przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego).

Wyjaśnienia wymaga natomiast kwestia, czy jest różnica pomiędzy "miejscem pracy", jakie powinno być wskazane w umowie o pracę, a "stałym miejscem pracy", o którym mówi definicja podróży służbowej. Kwestia ta jest na tyle istotna, że pochylił się nad nią Sąd Najwyższy. I... doszedł do różnych konkluzji. W wyroku z 19 marca 2008 r., sygn. akt I PK 230/07, SN wskazał na szerszy zakres pierwszego z tych pojęć, czyli miejsca pracy. Argumentem za takim stanowiskiem było to, że w umowie o pracę można wskazać nie tylko stałe miejsce pracy, ale także niestałe (zmienne) miejsce pracy. Natomiast w uchwale z 19 listopada 2008 r., sygn. akt II PZP 11/08, SN doszedł do wniosku, że rozróżnienie pomiędzy "miejscem wykonywania pracy" a "stałym miejscem pracy" jest zbędne. To zadaniem umowy o pracę jest bowiem wskazanie "stałego miejsca pracy". Umowa o pracę powinna bowiem oddawać rzeczywistość w tym zakresie. Wydaje się, że należy podzielić ten drugi pogląd.

Większych wątpliwości w tym kontekście nie budzi kwestia związana z podróżami służbowymi pracowników, których miejsce pracy określone jest w sposób punktowy lub ruchomy. Taki pracownik przebywa w podróży służbowej wtedy, gdy w celu wykonania incydentalnego (jednorazowego) polecenia pracodawcy wyjeżdża z miejscowości będącej jego (aktualnym) miejscem wykonywania obowiązków. Jednak wątpliwości pojawiają się w przypadku obszarowego miejsca pracy.

Jak już wcześniej wskazano, praca pracowników mobilnych z natury polega na przemieszczaniu się i wykonywaniu pracy w różnych miejscach jednego dnia. W ich wypadku podróż zatem nie stanowi zjawiska incydentalnego i nadzwyczajnego, lecz należy do standardowych obowiązków danego pracownika, wynikających z charakteru jego zatrudnienia. Nie są zatem w takim razie spełnione wskazane powyżej przesłanki zakwalifikowania podróży jako podróży służbowej. Tacy pracownicy nie będą w związku z tym uprawnieni do diet z tytułu podróży służbowej, gdy wykonują swoje zwykłe zadania w różnych miejscowościach na przypisanym im terenie, mimo że faktycznie nieustanne przebywają w trasie. Inaczej będzie jednak, gdy pracodawca wyda takiemu pracownikowi polecenie wykonania zadania poza obszarem wskazanym w umowie, a zmiana miejsca wykonywania pracy będzie zmianą o charakterze krótkotrwałym (por. uchwała SN z 9 grudnia 2011 r., sygn. akt II PZP 3/11).

Na marginesie należy zaznaczyć tylko, że to, iż pracownicy mobilni nie są uprawnieni do diet w trakcie wykonywania swych zwykłych obowiązków na podległym im terenie, nie oznacza, że pracodawca nie ma obowiązku zwracania im kosztów podróży. Obowiązek ten, co prawda, nie wynika wprost z przepisów prawa pracy, jednak kwestia ta została już rozstrzygnięta przez Sąd Najwyższy (wyrok SN z 12 marca 2009 r., sygn. akt II PK 198/08).

Permanentna podróż służbowa

Znaczące wątpliwości w orzecznictwie budziła kwestia związana z podróżami odbywanymi przez kierowców transportu międzynarodowego. Wskazywana już wcześniej uchwała Sądu Najwyższego (z 19 listopada 2008 r., sygn. akt II PZP 11/08) dopuszczająca bardzo szerokie określenie miejsca pracy dla tej grupy pracowników przyczyniła się do nowelizacji ustawy o czasie pracy kierowców.

Nowelizacja ta wprowadziła definicję podróży służbowej tej grupy pracowników. Za podróż służbową uznano każdy wyjazd poza siedzibę firmy zatrudniającej kierowcę lub jej jednostkę organizacyjną (niezależnie zatem od tego, jak ukształtowane zostanie miejsce pracy takiego pracownika w umowie o pracę). W efekcie kierowcy uzyskali prawo do diety na zasadach ogólnych w znacznej części wyjazdów. Zaproponowane rozwiązanie zostało jednak uznane za niekonstytucyjne w stosunku do kierowców w transporcie międzynarodowym (por. wyrok Trybunału Konstytucyjnego z 24 listopada 2016 r., sygn. akt K 11/15). ⒸⓅ

@RY1@i02/2017/054/i02.2017.054.18300130a.804.jpg@RY2@

Anna Skuza

radca prawny, managing associate w kancelarii Deloitte Legal

@RY1@i02/2017/054/i02.2017.054.18300130a.805.jpg@RY2@

Karolina Romanowska

adwokat, senior associate w kancelarii Deloitte Legal