Grafiki czasu pracy można nadal prowadzić w plikach Excel

Od 1 stycznia 2019 r. mamy w kodeksie pracy legalną definicję dokumentacji pracowniczej, która wynika z art. 94 pkt 9a k.p. Na pojęcie to składają się akta osobowe pracowników oraz inna dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy. Pod tym ostatnim określeniem kryją się z kolei tylko dokumenty wymienione w par. 6 rozporządzenia ministra rodziny, pracy i polityki społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. poz. 2369), a więc również dokumentacja związana z ewidencjonowaniem czasu pracy. W jej skład nie weszły jednak harmonogramy czasu pracy. W trakcie prac nad projektem rozporządzenia istniał w nim wprawdzie punkt zobowiązujący pracodawców do przechowywania potwierdzonych przez pracowników kopii harmonogramów czasu pracy w dokumentacji związanej z ewidencją czasu pracy. Ostatecznie jednak przepis ten nie znalazł się w rozporządzeniu.

Zatem harmonogramy czasu pracy, podobnie jak listy obecności, dokumentacja wypadkowa czy ta dotycząca chorób zawodowych, stanowią inne rodzaje dokumentacji niż dokumentacja pracownicza (pracodawcy są zobowiązani do prowadzenia ich wszystkich). Zasady ich tworzenia zostały uregulowane w 2013 r. w art. 129 par. 3 k.p. Wynika z niego, że harmonogramy mogą mieć formę pisemną lub elektroniczną. Warto przy tym podkreślić, że regulacja ta nie uległa zmianie od czasu jej wprowadzenia. Przepis jest więc znacznie starszy niż obowiązujące od początku tego roku ogólne zasady prowadzenia dokumentacji pracowniczej w postaci elektronicznej. W praktyce w wielu organizacjach harmonogramy są od dawna tworzone i przechowywane elektronicznie w plikach Excel lub w różnego rodzaju aplikacjach służących do planowania czasu pracy.