Ze względu na RODO PIT-y za 2019 rok będą wysłane zatrudnionym na różne adresy

Od 4 maja 2019 r. w kodeksie pracy zmieniono zakres danych osobowych, jakich można żądać od kandydata do pracy oraz pracownika. Z treści art. 221 par. 3 k.p. – określającego dane, których można żądać od pracownika – usunięto adres do korespondencji, a pozostawiono tylko adres zamieszkania. Ten ostatni stał się więc (co do zasady) jedynym adresem, który można przetwarzać w celach związanych z zatrudnieniem i na niego powinna być wysyłana korespondencja do pracownika. Wyjątek stanowi sytuacja, gdy pracownik dobrowolnie podał adres do korespondencji jako dodatkową daną (nieobjętą kodeksowym katalogiem danych, których można żądać od pracownika) i tym samym wyraził zgodę na jej przetwarzanie.

Należy jednak mieć na uwadze, że niezależnie od powyższego pracodawca może posiadać adres do korespondencji pracownika dla innych celów – ubezpieczeniowych, np. związanych ze zgłoszeniem do ZUS, oraz do PPK. I tak, zgodnie z art. 36 ust. 10 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 300 ze zm.), wśród danych potrzebnych do zgłoszenia do ZUS wymienione są m.in. aż trzy adresy pracownika: zameldowania, zamieszkania oraz do korespondencji. Zgodnie jednak ze stanowiskiem Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej adresy inne niż zamieszkania nie powinny się znajdować w kwestionariuszu osobowym, a jedynie w dokumentach zgłoszeniowych wysyłanych do ZUS (pisaliśmy o tym m.in. w tygodniku Kadry i Płace z 29 sierpnia 2019 r.: „Resort pracy i UODO tłumaczą, kiedy pozyskiwać adresy: zamieszkania, zameldowania i do korespondencji” – patrz opublikowane tam stanowisko z 8 lipca 2019 r.). Natomiast zgodnie z art. 2 pkt 3 ustawy z 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych (Dz.U. poz. 2215 ze zm.) danymi identyfikującymi uczestnika PPK są imię (imiona), nazwisko, adres zamieszkania, adres do korespondencji, numer telefonu, adres poczty elektronicznej, numer PESEL lub data urodzenia w przypadku osób nieposiadających numeru PESEL, a także seria i numer dowodu osobistego lub numer paszportu albo innego dokumentu potwierdzającego tożsamość w przypadku osób, które nie posiadają obywatelstwa polskiego. W tym przypadku adres do korespondencji służy jednak konkretnemu celowi i nie można go wykorzystać w innych sytuacjach.