MRPiPS: ewidencja czasu pracy nie musi być jednym dokumentem

Zgodnie z art. 149 par. 1 kodeksu pracy pracodawca prowadzi ewidencję czasu pracy pracownika do celów prawidłowego ustalenia jego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą. W k.p. nie ma mowy o karcie ewidencji czasu pracy czy na temat jej wyglądu. Czytając przepisy nowego rozporządzenia ministra rodziny pracy i polityki społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. poz. 2369), można mieć w tym zakresie wątpliwość, bo główny przepis dotyczący ewidencji (par. 6 pkt 1 lit. a rozporządzenia) posługuje się jedynie zwrotem „ewidencja czasu pracy, zawierająca informacje o:…”. Z jego treści nie wynika zatem wprost czy ewidencja to jeden dokument. Inaczej można jednak podejść do tematu, czytając przepis przejściowy czyli par. 20 ust. 3 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej. Z niego wynika bowiem, że do zakresu kart ewidencji czasu pracy pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 2019 r., które są prowadzone w dniu wejścia w życie niniejszego rozporządzenia, stosuje się przepisy obowiązujące przed tym dniem (dotychczasowe). W przepisie tym pojawia się więc karta czasu pracy, która może nie mieć nowych danych (zawierać ich ograniczony zakres wynikający ze starego stanu prawnego). W związku z tym można dojść do wniosku, że jest to jeden dokument, czyli karta ewidencji czasu pracy. Czy na pewno tak musi być?

Ministerstwo pracy w stanowisku z 6 sierpnia 2019 r. przyjęło, że żadne przepisy nie konkretyzują kwestii technicznych związanych z prowadzeniem ewidencji, a zwłaszcza, z ilu stron czy kartek taka ewidencja ma się składać. W praktyce oznacza to, że za ewidencję można uznać także kilka dokumentów łącznie, o ile każdy z nich będzie prowadzony indywidualnie dla pracownika i w sumie będą one zawierały wszystkie dane wynikające z rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej. Niezbędna treść ewidencji czasu pracy to informacje o: