Długość okresu przechowywania zwolnień lekarskich – zamiast jednej interpretacji wykluczające się opinie

Zgodnie ze stanowiskiem ZUS z 25 marca 2019 r. zwolnienia lekarskie podobnie jak dokumentację zasiłkową należy przechowywać przez lat pięć, co wynika z faktu rozliczania ich przez płatników w składkach, a należności z tego tytułu przedawniają się po pięciu latach (zob. Ubezpieczenia i Świadczenia z 4 kwietnia 2019 r. – „ZUS: Dokumentację zasiłkową przechowujemy przez pięć lat”, DGP nr 67). Stanowisko to wzbudziło jednak pewne wątpliwości i dlatego skierowaliśmy kolejne pytania do ZUS i Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej: „Czy ze względu na okres przechowywania dokumentacji zasiłkowej określony przez ZUS na pięć lat można zachować dane o zasiłkach w systemach kadrowo-płacowych na potrzeby wystawienia świadectwa pracy, w którym to świadectwie muszą być wymienione okresy nieskładkowe z całego okresu zatrudnienia? Innymi słowy: czy dopuszczalne jest przechowywanie zwolnień lekarskich przez cały okres zatrudnienia pracownika, jeśli celem takiego działania jest prawidłowe uzupełnienie świadectwa pracy pracownika o okresy nieskładkowe?”.

Odpowiadając na tak postawione pytanie, ZUS wskazuje, że dla celów rozliczenia zasiłków i składek na ubezpieczenia społeczne okres przechowywania zwolnień lekarskich wynosi pięć lat i tego dotyczyło pierwsze stanowisko. Jednak dla celów emerytalno-rentowych dokumentacja taka powinna zostać potraktowana inaczej, tj. jako część dokumentacji płacowej, która może mieć wpływ na ustalenia ZUS w przedmiocie podstawy wymiaru świadczeń emerytalno-rentowych. Okres jej przechowywania reguluje zaś art. 125a ustawy z 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 1270 ze zm.), wskazując 10 lub 50 lat.