Usługi zewnętrznego dostawcy to szansa na redukcję kosztów w firmie

Dynamiczny rozwój outsourcingu w obszarze płac i kadr jest pochodną wielu czynników rynkowych. Wraz z narastaniem konkurencji coraz większym zainteresowaniem firm cieszą się te metody, które ułatwiają im obniżenie cen produktów czy usług przez redukcję kosztów własnych, np. przez obniżanie wydatków na zatrudnienie personelu i administrację. Nie bez znaczenia jest fakt, że specjaliści zewnętrzni mają często lepsze kompetencje, niż wykwalifikowani pracownicy z firmowej administracji, a ponadto są tańsi. Częste zmiany w prawie pracy, ubezpieczeniach społecznych i zdrowotnych wymagają od pracowników administracji ciągłego doszkalania się, poznawania przepisów i dostosowywania się do nowych wymogów, co niekiedy generuje dodatkowe koszty. Korzystanie z usług zewnętrznych specjalistów w wyższym stopniu zapewnia firmie potrzebną poufność, np. tajność informacji o wysokości wynagrodzeń. Ponadto decydując się na współpracę z outsourcerem firma stosuje dobrą praktykę, która sprawdziła się na rozwiniętych rynkach zachodnich i ma dobre referencje. W ten sposób zyskuje też wizerunkowo.

Decyzja o outsourcingu kadr i płac powinna wynikać z gruntownej analizy sytuacji firmy i rozważenia wszystkich "za" i "przeciw". Przede wszystkim należy precyzyjnie zdefiniować podstawową działalność firmy i jej działania dodatkowe oraz wspierające, które można przekazać do obsługi partnerowi zewnętrznemu. Następnie warto sporządzić symulację finansową współpracy z specjalistami, którzy przejmą firmowe płace i kadry. W ten sposób firma jest przygotowana do zapoznania się z ofertami i wyboru spośród nich tej, najbardziej odpowiadającej potrzebom.

Przy wyborze zewnętrznego partnera nie warto kierować się jedynie ceną. Najważniejsze, by usługi oferowane przez zewnętrzną firmę dokładnie odpowiadały potrzebom zamawiającego, np. outsourcer ma zapewnić nie tylko generowanie listy płac z dokumentacją kadrowo - płacową (lista płac, PIT-y, deklaracje ZUS itp.), ale też sporządzać raporty płacowe i kadrowe, na podstawie których pracodawca będzie mógł podejmować strategiczne decyzje.

Przed podpisaniem kontraktu na usługi outsourcingowe warto skorzystać z pomocy prawnika lub osoby dysponującej wiedzą i doświadczeniem w negocjowaniu warunków tego rodzaju umowy. Precyzyjnie opisane zasady współpracy odzwierciedlają zakres wzajemnych zobowiązań i praw. Pozwoli to uniknąć nieporozumień i ewentualnych konfliktów, np. firma zewnętrzna powinna ponosić odpowiedzialność przede wszystkim za jakość świadczonych usług. Nie ponosi natomiast odpowiedzialności za wykroczenia przeciwko prawom pracownika. Pracownika firmy zlecającej usługi i firmy zewnętrznej nie łączy żaden stosunek prawny. Outsourcer odpowiada za swoje działania tylko wobec zleceniodawcy, czyli pracodawcy danego pracownika, na podstawie łączącej ich umowy. Jest to odpowiedzialność cywilnoprawna.

Cezary Warda